Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý

Sự phát triển nhanh của mạng máy tính (mạng Internet) và năng lực tính toán (phần cứng và phần mềm) giúp cho HTTTQL dựa trên máy tính ngày càng có những ứng dụng mạnh hơn và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho công tác quản lý tổ chức.

HTTT quản lý giúp tổ chức có được những lợi thế cạnh tranh nhất định. Nó giúp quá trình điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của các tổ chức trở nên hiệu quả hơn, thông qua đó, tổ chức có khả năng giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm hàng hoá hay dịch vụ của mình. Một số lợi ích cụ thể có thể kể đến như:

• Tách rời công việc với vị trí làm việc. Với sự trợ giúp của mạng máy tính, các công việc quản lý không còn bị lệ thuộc vào nơi ở hoặc làm việc của người nhân viên. Làm việc từ xa là một điển hình: chi phí di chuyển sẽ không còn và phạm vi tuyển dụng nhân sự là khắp toàn cầu. Các nhà kho có thể không còn cần thiết nữa khi nguyên vật liệu được chuyển trực tiếp từ nhà cung cấp đến phân xưởng sản xuất ngay khi có yêu cầu.
• Làm giảm bớt các cấp quản lý trung gian. Các tổ chức có nhiều cấp thường quản lý kém hiệu quả và chậm đáp ứng với các yêu cầu công việc vì có nhiều người quản lý ở nhiều cấp khác nhau cùng chịu trách nhiệm xét duyệt cho mỗi yêu cầu công việc (thường phát sinh từ cấp quản lý thấp nhất). Mỗi người quản lý đều cần có thời gian tìm hiểu nguyên nhân và tìm biện pháp giải quyết trong phạm vi khả năng và quyền hạn được

Để khắc phục vấn đề này, các HTTT quản lý trợ giúp người quản lý nâng cao khả năng giải quyết vấn đề và năng lực kiểm soát – đánh giá công việc, giúp giảm bớt các cấp quản lý trung gian làm cho cấu trúc quản lý của tổ chức “thoáng” hơn. Trong cấu trúc này, người quản lý được phân cấp nhiều quyền hạn và trách nhiệm hơn, quản lý thực tế hơn và giải quyết nhanh công việc nhờ quy trình/thủ tục quản lý ngắn gọn.

• Tổ chức lại các luồng công việc. Các HTTT thay thế các xử lý nhân công bằng các xử lý đã được chuẩn hóa trên máy tính, đồng thời giảm giấy tờ và các bước thực hiện trong các quy trình xử lý để tránh sai sót chủ quan, cắt giảm chi phí và rút ngắn thời gian thực hiện.
• Gia tăng tính linh hoạt cho tổ chức. Các HTTT quản lý giúp cho tổ chức có thêm nhiều phương án để đáp ứng các yêu cầu đa dạng từ xã hội: yêu cầu về một sản phẩm đặc thù của khách hàng có thể được chuyển giao một phần hoặc toàn bộ cho đối tác có nhiều năng lực hơn thực hiện (outsourcing).
• Cải tiến các hoạt động kinh doanh. HTTT quản lý có thể trợ giúp người quản lý định vị được các tiến trình kém hiệu quả để cải tiến. Các hệ thống thông tin còn giúp cho tổ chức làm được những việc mà trước đây không thể thực hiện được như cung cấp dịch vụ “số hóa” 24/24 giờ cho khách hàng trên toàn thế giới qua hệ thống thương mại điện tử (e- commerce).
• Xây dựng các mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và nhà cung cấp. HTTT giúp việc mua bán và cung cấp các sản phẩm một cách thuận tiện và nhanh nhất có thể.

Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin quản lý

Trên thế giới cũng như tại Việt Nam, các tổ chức, doanh nghiệp đang có xu hướng đẩy mạnh ứng dụng CNTT phục vụ công tác điều hành hoạt động SXKD. HTTTQL tin học hóa đang dần dần trở thành một công cụ không thể thiếu trong công tác quản lý ở mọi cơ quan khác nhau, từ các cơ quan hành chính sự nghiệp đến các tổ chức, doanh nghiệp trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh. Các doanh nghiệp đã cảm nhận được những lợi ích to lớn của các HTTTQL trong việc khai thác, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin kinh tế nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhiều tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam đã bắt đầu quan tâm đến việc tự động hoá công tác quản lý và điều khiển sản xuất; đồng thời hướng đến tiêu chuẩn hoá công tác quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000.