Hệ thống thông tin quản lý thật ra là gì?

Hệ thống thông tin quản lý là sự gắn kết giữa ổ cứng, ổ mềm và mạng truyền thông có trách nhiệm chính là thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin và các dữ liệu,  nhằm đạt được hiệu quả đặt ra. 

Hệ thống thông tin là công cụ đóng vai trò rất quan trọng cho các doanh nghệp về quản lý và trao đổi thông tin dữ liệu với nhau. Ngành Hiện nay hệ thống thông tin là một ngành rất thu hút hiện nay về lĩnh vực liên quan tới công nghệ thông tin.

Các loại thông tin quản lý thường gặp

Thông tin quản lý thường là những thông tin đã được qua xử lý và sẵn sàng phục vụ cho công tác quản lý của tổ chức hay doanh nghiệp. Có một số loại thông tin quản lý trong một tổ chức như sau:

• Thứ nhất là thông tin chiến lược: Là thông tin chiến lược được dùng trong chính sách lâu dài của tổ chức, chủ yếu dùng để phục vụ cho các doanh nghiệp cấp cao khi dự đoán về tương lai. Loại thông tin này cần một sự khái quát chính xác và tổng hợp dữ liệu cao. Dữ liệu dùng để giải quyết ra được loại thông tin này thường là những dữ liệu tổ chức từ bên ngoài. Loại thông tin này được dùng để cung cấp trong những trường hợp đặc biệt.
• Thứ hai là loại thông tin chiến thuật: Là loại thông tin được sử dụng trong các chính sách ngắn hạn, nó hầu như chủ yếu đáp ứng được với các nhà quản lý cấp phòng ban của tổ chức. Loại thông tin này trong khi nó cần có tính tổng hợp và đồng thời với nhau vẫn cần phải có mức độ chi tiết chính xác nhất định ở dạng thống kê. Đây là một loại thông tin được cung cấp thường xuyên để sử dụng.
• Thứ ba là thông tin điều hành: Hay còn gọi tên là thông tin tác nghiệp của doanh nghiệp, nó được sử dụng trong các công tác điều hành của tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát các hoạt động tác nghiệp của tổ chức được diễn ra. Loại thông tin này là loại thông tin cần chi tiết và rõ ràng, được rút kinh nghiệm từ quá trình xử lý các dữ liệu của tổ chức. Loại thông tin này cần được cung cấp định kỳ thường xuyên.

Cấu trúc của một hệ thống thông tin quản lý

Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế với mục đích để tạo nên một cấu trúc tốt gồm những hệ thống con, đó là những hệ thống được ghi chép lại những thông tin nội bộ của tổ chức doanh nghiệp, hệ thống tình báo, hệ thống tìm hiểu và nghiên cứu cuối cùng là hệ thống hỗ trợ và đưa ra quyết định sau cùng.

Hệ thống ghi chép thông tin nội bộ: Đảm bảo cung cấp đầy đủ được những số liệu hiện thời, hiện nay đã có nhiều tổ chức phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ hiện đại có sử dụng công nghệ thông tin vào quản lý để có thể giúp cho việc cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn.

Hệ thống tình báo: Là hệ thống cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin và dữ liệu hàng ngày  và tình hình đang hoạt động về những diễn biến đang diễn ra của môi trường bên ngoài.

Hệ thống nghiên cứu thông tin: Tìm hiểu và cập nhật những thông tin liên quan đến một số vấn đề cụ thể nào đó mà tổ chức đã đặt ra mục tiêu từ trước đó, ưu điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là dùng phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, tạo dựng được mô hình, ước lượng tỷ lệ chi phí/ thông tin ấy mang lại lợi ích cao nhất và giá trị như thế nào.

Hệ thống hỗ trợ và đưa ra quyết định: Gồm những phương pháp dùng để liệt kê và các mô hình quyết định để giúp cho các nhà quản lý ban hành ra những quyết định chính xác nhất có thể.

Phân loại các hệ thống thông tin quản lý

Một tổ chức cũng có thể có nhiều các cấp bậc khác nhau, và mỗi cấp bậc đó lại có thể cần có riêng cho mình một hệ thống thông tin quản lý dành riêng cho mình. Một tổ chức điển hình có thể có các cấp là chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp doanh nghiệp. Vì vậy, trong một tổ chức có thể có các hệ thống thông tin quản lý cho các cấp này. Các cấp đó có thể có những bộ phận chung với nhau.