Xin chào tất cả mọi người!
Đằng sau sự lung linh cũng như ánh hào quang của những sự kiện hoành tráng, lôi cuốn và ấn tượng thì ít ai biết rằng nghề tổ chức sự kiện là một nghề khá hấp dẫn và mới mẻ tại Việt Nam lại ẩn chứa những rủi ro mà chỉ cần một vài sai sót nhỏ nhặt có thể dẫn đến chương trình bị gián đoạn hoặc thậm chí bị hỏng.
Vì vậy, việc rèn luyện những kỹ năng tổ chức sự kiện nhằm hạn chế cũng như dự phòng những rủi ro có thể xảy ra là điều tối quan trọng đối với những người có ý định tham gia lĩnh vực tổ chức sự kiện hay thậm chí cả những người tổ chức sự kiện nhiều năm trong nghề.
Dưới đây chúng ta sẽ cùng đi sâu vào tìm hiểu “những kỹ năng tổ chức sự kiện cần có của một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp”.
#1 Kỹ năng lắng nghe, thấu hiểu khách hàng
Đây là kỹ năng đầu tiên mà có lẽ trong bất kỳ một lĩnh vực nào chứ không chỉ trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cần phải biết. Bạn cần phải lắng nghe thật kỹ những gì khách hàng nói, cố gắng vạch ra giấy những ý chi tiết nhất mà khách hàng muốn truyền đạt. Cố gắng hiểu rõ nhất ý tưởng của khách hàng xem họ muốn một chương trình được tổ chức như thế nào. Chỉ có như vậy, bạn mới có thể làm tiếp được các bước tiếp theo của một chương trình sự kiện. Có rất nhiều trường hợp, nhà tổ chức sự kiện không hiểu ý của khách hàng dẫn đến ý của khách hàng một kiểu, nhà tổ chức sự kiện lại làm một kiểu khác, dẫn đến sự xung đột trong ý tưởng, gây mất thời gian cũng như niềm tin của khách hàng dành cho nhà tổ chức.
#2 Kỹ năng trình bày và thuyết phục khách hàng
Để trở thành một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì khả năng trình bày cũng như thuyết phục khách hàng của bạn phải được rèn rũa và nâng tầm qua năm tháng. Sẽ ra sao nếu như bạn trình bày từ đầu đến cuối mà khách hàng của bạn không hiểu bạn đang nói gì? Thật là thảm họa phải không! Còn nữa, sẽ ra sao nếu như bạn có một đề xuất để đảm bảo an toàn cho sự kiện của khách hàng bằng việc sử dụng thêm một hạng mục khác nhưng khách hàng không chấp nhận. Ví dụ như chương trình của bạn được ấn định tổ chức tại ngoài trời, bạn quan sát thời tiết cũng như xem dự báo thời tiết bạn thấy rằng hôm đó có thể có mưa. Do vậy bạn đã đề xuất phương án lắp nhà giàn không gian hoặc nhà dù để che chắn cho toàn bộ khu vực sự kiện. Tuy nhiên, bạn không thuyết phục được khách hàng, và hậu quả là chương trình của bạn hôm đó đã bị hỏng do mưa quá to. Tất nhiên việc bạn đề xuất ý tưởng che chắn khi trời mưa và khách hàng không sử dụng thì đó không phải là lỗi của bạn. Tuy nhiên xét về mặt chuyên môn cũng như mức độ chuyên nghiệp trong khâu tư vấn thì bạn chưa làm tốt.
#3 Kỹ năng sáng tạo
Có một số người nhận định rằng sáng tạo là khả năng thiên phú, khó có thể học hỏi hay trau dồi được từ bất kỳ ai. Theo tôi điều đó chỉ đúng một nửa! Sự sáng tạo cũng có thể ít nhiều được trau dồi bằng cách chịu khó học hỏi, quan sát, tích lũy những tinh hoa xung quay minh để từ đó phát triển thành những ý tưởng mới mẻ hơn.
Là một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đòi hỏi bạn phải học hỏi và sáng tạo không ngừng nghỉ. Hãy tham khảo, học hỏi ý tưởng từ những sự kiện mà mình tham gia, để từ đó phát triển và nâng nó lên một tầm cao mới.
Bên cạnh đó, hãy chú ý tới những tiểu tiết, những điều nhỏ nhặt trong cuộc sống. Hãy mạnh dạn hỏi những người xung quanh, những vị khách tham gia sự kiện xem họ nói gì sau mỗi lần họ tham gia. Điều gì khiến họ hài lòng và không hài lòng, biết đâu bạn có thể tìm thấy được những ý tưởng cực kỳ sáng tạo từ chính những vị khách của mình.
#4 Kỹ năng lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Đây là công đoạn giáp nối các mảnh ghé của một sự kiện lại với nhau. Hãy liệt kê thật chi tiết các hạng mục công việc, dự trù thời gian cho mỗi hạng mục sao cho chương trình diễn ra thật trơn tru. Tuy nhiên nói thì dễ, kỹ năng này đòi hỏi nhà tổ chức sự kiện phải thật sự tập trung, tỉ mỉ, và chi tiết vì chỉ một sai sót nhỏ về yếu tố thời gian cũng như về khâu quản lý cũng sẽ làm ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của chương trình sự kiện.
#5 Kỹ năng quản lý tài chính
Để năm vững kỹ năng này đòi hỏi nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần nắm vững rất rõ từng hạng mục chi phí tổ chức sự kiện. nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn phải update bảng giá với nhà cung cấp theo thời điểm, theo thị trường để nhanh chóng và kịp thời đưa ra mức giá phù hợp cho khách hàng. Đảm bảo quyền lợi cho cả khách hàng và cả cho nhà tổ chức sự kiện cũng như nhà cung cấp.
#6 Kỹ năng quản lý và dự phòng rủi ro
Khi tổ chức sự kiện thì đều không thể tránh khỏi được những sai sót dù lớn hay nhỏ được. Đã là một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì bạn nên xác định sai sót và rủi ro là một phần của nghề này. Và việc bạn dự phòng rủi ro ra sao, xử lý rủi ro ra sao điều đó nằm ở kỹ năng quản lý và dự phòng rủi ro của bạn.
Càng nhiều rủi ro được đề ra và dự đoán thì càng ít những rủi ro xảy ra gây ảnh hưởng đến tiến độ sự kiện.
Đối với những sự kiện lớn và quy mô, người tổ chức luôn có một kế hoạch dự phòng rủi ro. Với những rủi ro khác nhau được đề ra tùy thuộc tính chất của sự kiện mà có những phương án giải quyết và phòng ngừa những trường hợp xấu nhất có thể xảy ra với chương trình. Ví dụ như rủi ro về thời tiết như mưa, bão, lượng khách mời quá ít hoặc quá nhiều, mất điện, sự cố trang thiết bị…
Do vậy, là một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn cần phải đặc biệt nhạy cảm với các rủi ro và tình huống xấu có thể xảy ra. Hãy nghiên cứu kỹ địa điểm tổ chức, theo dõi và cập nhật thường xuyên dự báo thời tiết, cũng như lưu lượng giao thông cũng như an ninh của khu vực tại địa điểm tổ chức sự kiện để đảm bảo một chương trình event được tổ chức một cách thành công nhất.
#7 Kinh nghiệm tổ chức sự kiện
Con đường để trở thành một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ có rất nhiều chông gai và khó khăn. Bạn phải luôn không ngừng học hỏi, rút kinh nghiệm từ những lần tổ chức sự kiện trước. sau mỗi chương trình hãy trao đổi lại với đồng nghiệp cũng như khách hàng của mình, lắng nghe lời khuyên từ họ. Chỉ có như vậy bạn mới khắc phục được những điểm yếu của mình qua đó từng bước nâng cao chất lượng dịch vụ của mình và hình ảnh thương hiệu của mình trong mắt của khách hàng.