Bất kể bạn đang làm việc từ xa hay tại trụ sở, thời điểm hiện tại là một thời điểm đầy căng thẳng với sự hoành hành của dịch COVID-19. Việc sắp xếp công việc và cuộc sống trở nên khó khăn hơn bao giờ hết – ngay cả khi có thể bạn chủ yếu làm việc ở nhà. Thậm chí sẽ là cả một thách thức lớn khi bạn có quá nhiều công việc phải làm. Theo báo cáo State of Remote Work 2020 của công ty công nghệ hội nghị truyền hình Owl Labs, 70% người lao động toàn thời gian ở Hoa Kỳ đang làm việc tại nhà trong dịch COVID-19; 75% trong số họ có năng suất cao hơn hoặc vẫn duy trì được năng suất làm việc như mọi ngày thường, khi làm việc từ xa.

Mặc dù việc chuyển sang làm việc từ xa mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên, song cũng có những mặt hạn chế.

Căng thẳng, kiệt sức và giảm năng suất làm việc

Cố gắng tăng năng suất khi được làm việc từ xa có thể sẽ phải trả một cái giá đắt. Ranh giới giữa cơ quan và nhà riêng bị xóa nhòa, và nếu bạn cảm thấy quá tải và làm việc quá sức, bạn cũng không đơn độc đâu. Bạn có cảm thấy căng thẳng hơn không? Có thể chứ. Trong nghiên cứu của Owl Labs, các nhân viên toàn thời gian cho biết họ phải làm việc thêm trung bình 26 giờ một tháng khi làm việc từ xa. Trong khi đó, một cuộc khảo sát của FlexJobs và Mental Health America (MHA) cho thấy 37% những người được hỏi đã có việc làm đều đã làm việc nhiều hơn giờ bình thường kể từ khi đại dịch bắt đầu. Trong số 75% người đã từng bị kiệt sức trong công việc, 40% cho biết họ đã từng bị kiệt sức trầm trọng đặc biệt là trong mùa đại dịch.

Giải thích về ưu điểm của việc làm thêm giờ

Đảm nhận nhiều trách nhiệm trong công việc rất hữu ích cho sự nghiệp của bạn. Nó cho thấy bạn quan tâm đến công việc của mình và đó không chỉ đơn giản là làm việc với mức tối thiểu, xem đồng hồ cho đến khi hết giờ và ngừng công việc. Bạn sẽ thuận lợi bổ sung thêm được nhiều kỹ năng vào sơ yếu lý lịch của mình và dễ dàng thăng tiến hơn trong sự nghiệp.

Khi bạn yêu cầu tăng lương hay nhắm đến một vị trí thăng chức, thái độ chủ động làm việc trên mức yêu cầu về trách nhiệm công việc thường là chìa khóa giúp bạn thành công.

Giải thích về nhược điểm của việc làm thêm giờ

Tuy nhiên, vẫn có một mặt trái. Nói đồng ý với mọi dự án và công việc đi kèm có thể dẫn đến việc bạn phải đảm đương quá nhiều việc. Và đôi khi bạn có thể có quá nhiều công việc vì những lý do khác nữa. Người quản lý của bạn có thể chỉ đơn giản là phải gánh vác nhiều trách nhiệm hơn bất kỳ người nào có thể đảm đương, hoặc phải đánh đổi trách nhiệm cá nhân (chẳng hạn như việc một thành viên trong gia đình bị ốm hay nghĩa vụ chăm sóc con cái), điều đó có thể có nghĩa là bạn thậm chí không còn đủ thời gian để làm việc vào đêm muộn hay cuối tuần để bắt kịp công việc. Khi sếp của bạn biết rằng bạn rất có thể sẽ đồng ý với mọi yêu cầu, việc họ đưa ra yêu cầu với bạn sẽ trở nên quá thuận tiện – và đó là một cách dễ dàng để họ giải quyết khối lượng công việc bổ sung của mình.

Tuy nhiên, quá nhiều công việc có thể khiến bạn trở nên quá tải hoặc kiệt sức, gây căng thẳng và ảnh hưởng xấu đến sức khỏe của bạn. Thêm vào đó, danh sách tràn ngập các công việc cần phải làm không nhất thiết sẽ giúp bạn làm việc một cách đảm bảo và đáng tin cậy. Thay vào đó, nó có thể dẫn đến các lỗi cẩu thả hay bỏ quên một số nhiệm vụ.

Quan trọng: Tuy nhiên, thông báo với cấp trên rằng bạn đang làm việc quá tải có thể là một điều phức tạp. Rốt cuộc, bạn cũng không muốn trở thành một kẻ lường biếng hay bất mãn.

Dưới đây là một số mẹo mang tính xây dựng về cách thông báo với người quản lý rằng bạn có quá nhiều việc.

Nói chuyện với đồng nghiệp hoặc người cố vấn

Trước khi liên hệ với người quản lý của mình, có thể sẽ hữu ích nếu bạn được nhận ý kiến phản hồi từ những người khác. Bạn có thể liên hệ với bạn bè và các thành viên gia đình, người cố vấn hoặc thậm chí là đồng nghiệp của bạn (đồng nghiệp hiện tại hoặc từ các công việc trước đây). Bạn không có bạn tâm giao trong công việc ư?

Góc nhìn bên ngoài có thể giúp bạn nhận ra liệu bạn có đang làm quá nhiều việc hay không. Ngoài ra, bạn có thể nhận được những giải pháp tiềm năng khi nói chuyện với những người khác. Những giải pháp này có thể là những sáng kiến của riêng bạn hoặc có thể là các giải pháp từ bạn bè người thân về việc đề xuất với cấp trên của bạn.

Lên lịch cho một cuộc trò chuyện

Một khi bạn cảm thấy sẵn sàng để nói chuyện với người quản lý của mình, hãy sắp xếp thời gian để thảo luận về tình hình làm việc. Bạn có thể thể hiện mối quan tâm của mình bằng việc chuẩn bị một tập tài liệu cho cuộc trò chuyện đó.

Đầu tiên, hãy tạo một danh sách mọi thứ bạn làm mỗi ngày. Có thể hữu ích khi liệt kê các dự án theo thứ tự ưu tiên. Cũng sẽ vô cùng hữu ích nếu bạn cố gắng xác định thời gian thực hiện của mỗi nhiệm vụ. Bạn có thể nhận thấy rằng người quản lý của bạn không hay biết rằng một nhiệm vụ nhất định được giao, rất tốn thời gian. Hoặc, người quản lý của bạn có thể đề xuất cho bạn một cách xử lý công việc khác nhanh hơn. Việc trao đổi tất cả các chi tiết bạn còn khúc mắc sẽ giúp bạn giải quyết mọi vấn đề.

Chuẩn bị sẵn sàng các giải pháp để đề xuất

Ngoài việc có một danh sách rõ ràng, đầy đủ về mọi thứ có liên quan tới công việc của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn tự mình trang bị các giải pháp tiềm năng. Nói cách khác, bạn không chỉ muốn nói, “Tôi có quá nhiều công việc cần phải làm.” Thay vào đó, tốt nhất bạn nên đề xuất ra các giải pháp, chẳng hạn như sau:

• Đưa ra một số dự án không cấp bách có thể giải quyết sau: Hạn cuối của một số dự án có thể thay đổi không? Điều đó có thể giúp cho công việc hàng ngày của bạn bớt quá tải.
• Thêm các tài nguyên mới: Có lẽ có những công cụ giúp bạn làm được nhiều việc hơn, nhanh hơn. Nếu bạn có ý tưởng về những công cụ hữu ích, hãy đề cập đến chúng trong cuộc trò chuyện.
• Ủy quyền/lôi kéo các thành viên khác trong nhóm: Cũng có thể có các thành viên khác trong các nhân viên (hoặc các vị trí mới cần được bổ sung) sẽ giúp bạn giải quyết một số công việc bạn đã đảm nhận. Hãy thử đưa ra một số đề xuất hoặc hỏi ý kiến người quản lý của bạn.

Sẽ dễ dàng hơn để giải quyết tình huống nếu bạn chuẩn bị sẵn ý tưởng về những gì có thể làm để khắc phục nó.

Trong cuộc trò chuyện với người quản lý của bạn, bạn nên tập trung vào chất lượng. Hãy cho người quản lý thấy được rằng bạn không ngại làm việc vất vả, nhưng bạn lo ngại rằng đó không phải là một nước đi bền vững và chất lượng công việc của bạn sẽ bị ảnh hưởng.

Trong suốt cuộc trò chuyện của bạn với cấp trên, hãy tránh tỏ ra tiêu cực. Bạn không phải muốn phàn nàn mà bạn chỉ muốn thông báo cho người quản lý về tình hình của bạn thôi.

Tránh việc chỉ trích sếp giao cho bạn quá nhiều việc và cũng tránh việc so sánh khối lượng công việc của bạn với người khác nhé. Khi bạn suy nghĩ về những gì bạn muốn nói, hãy nhớ rằng rất có thể người giám sát của bạn không biết rằng bạn đang cảm thấy “ngập đầu” trong công việc.

Ghi chú: Trách nhiệm của chúng ta tại thời điểm này là thông báo cho người quản lý rằng bạn có quá nhiều việc và sự quá tải này sẽ gây ra những hậu quả tiêu cực.

Ví dụ, bạn có thể nói, “Bởi vì tôi không có đủ thời gian để quan tâm đến dự án XYZ, tôi lo ngại rằng đồng nghiệp ABC của tôi sẽ bị tụt lại phía sau và chúng tôi không thể hoàn thành dự án như dự kiến.” Hoặc, bạn có thể nói, “Tôi đã bắt đầu hoàn thành XX nhiệm vụ vào cuối tuần, nhưng thời lượng hoàn tất nhiệm vụ lại kéo dài lên tới hơn 5 giờ chiều vào mỗi thứ Bảy.

Hãy cứ đi thẳng vào vấn đề, đừng gây gổ hoặc thể hiện sự xúc động, bởi một thái độ thù địch không hữu ích cho việc giải quyết vấn đề.

Hãy luôn xác định mức độ ưu tiên của dự án

Bạn có thể thấy mình có quá nhiều nhiệm vụ phải làm trong một ngày — hoặc một tuần, một tháng hoặc thậm chí một quý. Trong trường hợp như vậy, có thể sẽ hữu ích nếu yêu cần người quản lý của bạn giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những nhiệm vụ và dự án ấy. Đôi khi, có thể thấy rõ những nhiệm vụ nào cần được ưu tiên (giả sử, hãy tính đến cả trường hợp một đồng nghiệp nào đó đang giao phó cho bạn thực hiện một nhiệm vụ giúp cá nhân họ đạt được tiến bộ).

Có nhiều nhiệm vụ mà bạn khó có thể nhìn rõ được mức độ cần được ưa tiên, tuy nhiên, cấp trên của bạn nên có cái nhìn toàn cảnh về công việc nào là quan trọng nhất. Nếu bạn thấy công việc của mình đang tăng lên, hãy chia sẻ danh sách các nhiệm vụ quan trọng của bạn với người giám sát và yêu cầu họ đứng ra chỉ đạo cho bạn về việc nào cần giải quyết trước. Bạn cũng có thể hỏi về mức độ ưu tiên của dự án khi người quản lý đề cập với bạn. 

Mẹo: Nếu bạn nhận thấy sếp của bạn cho rằng mọi công việc đều là ưu tiên hàng đầu, hãy cố gắng yêu cầu họ xếp hạng các nhiệm vụ của bạn, từ một đến ba, cho mỗi dự án.

Nếu cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ và người quản lý có thể giúp bạn tìm ra các bước tiếp theo để giảm khối lượng công việc, đừng quên bày tỏ sự cảm kích nhé.

Hãy đảm bảo rằng bạn biết chắc những gì mình hướng tới

Hãy nhớ rằng một cuộc trò chuyện có thể không giải quyết được một vấn đề lâu dài. Vì vậy, hãy dành thời gian để theo dõi số giờ làm việc của bạn và các dự án bạn đang thực hiện. Nếu cần, hãy tiếp tục lên lịch một cuộc gặp mặt với người quản lý của bạn để xem xét cách thức hoạt động của các thủ tục và quy trình mới. Bạn có thể cần phải điều chỉnh lại quy trình làm việc để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ và bạn không bị quá tải với công việc.

Link bài gốc: How to Tell Your Manager That You’re Overworked

Dịch giả: Lê Quỳnh Mai - ToMo - Learn Something New