Trước khi cần tới sự giúp đỡ của một chuyên gia hòa giải, hãy nhớ rằng, với vai trò là một người quản lý thì đây là một phần nhiệm vụ cơ bản của bạn. Việc nắm bắt được nguồn gốc của sự bất đồng ấy sẽ giúp bạn cải thiện phần nào các mối quan hệ trong một nhóm đồng thời gây dựng lại lòng tin hay sự gắn bó lẫn nhau. Để tìm được nguyên do của vấn đề và giải quyết dứt điểm các mâu thuẫn thì bạn hãy thử một vài cách sau đây:
1.MÂU THUẪN NÀY BẮT NGUỒN TỪ ĐÂU?
Trước khi bắt tay vào giải quyết tình trạng căng thẳng giữa hai nhân viên, thì bạn cần phải chắc chắn rằng những mâu thuẫn này bắt nguồn từ những hiềm khích cá nhân chứ không phải là từ tổ chức. Đầu tiên, hãy đảm bảo các nhân viên của bạn nắm rõ vai trò của mình, cũng như biết rõ những việc họ phải làm, và các chính sách khen thưởng của công ty là nhằm thúc đẩy việc hợp tác chứ không phải cạnh tranh.
Sau đó, hãy dành thời gian để xem xét về cảm xúc và đánh giá của cá nhân bạn về những người đó trước khi nói chuyện với họ. Nếu bạn đang cảm thấy chán nản hay không sẵn sàng để đồng cảm với họ, thì bạn đừng nên can thiệp vào việc này.
2. PHẢN HỒI NGAY LẬP TỨC VỀ NHỮNG HÀNH VI DỄ GÂY MÂU THUẤN
Sự thù ghét là kết quả của việc truyền đạt sai, hiểu lầm và nỗi sợ hãi, trong khi sự đồng cảm có thể hóa giải tất cả. Hãy bắt đầu với một giả định tích cực rằng nhân viên của bạn là những người tốt và họ đang phải trải qua một giai đoạn vô cùng căng thẳng. Vì vậy hãy biết kiềm chế bản thân nếu không rất có thể bạn sẽ khiêu khích thêm sự phẫn nộ bên trong những con người mà bạn đang cố gắng xoa dịu.
Khi mối quan hệ có dấu hiệu xấu đi, bạn cần ngay lập tức có hành động can thiệp. Ví dụ, đơn giản như việc cảnh báo với anh ta/ cô ấy về những hành động không đúng: “Có phải là bạn đang thiếu tôn trọng Lan không? Vì tôi thấy bạn có vẻ đang phớt lờ ý kiến của Lan. Lúc đó trông bạn rất thiếu chuyên nghiệp. Tôi muốn biết vì sao bạn lại xử sự như vậy?”
Đừng bỏ sót những hành vi như thế này hay ngần ngại phản hồi về lối cư xử “vô tâm” của nhân viên, ví dụ như: “Tôi thấy anh phản ứng quá gay gắt trong suốt bài thuyết trình của Lan. Rốt cuộc có chuyện gì vậy?”
Và trong mỗi trường hợp, hãy luôn đảm bảo những câu hỏi của bạn sẽ buộc đối phương phải lên tiếng.
3.HỎI HỌ TẠI SAO HỌ HÀNH XỬ NHƯ NHƯ VẬY.
Hãy dựa vào những câu trả lời của họ để lần ra căn nguyên của sự mâu thuẫn. Và đừng quên rằng, đôi khi những vấn đề tưởng chừng như phức tạp lại bắt nguồn từ những điều hết sức đơn giản. Bạn có thể bắt đầu bằng việc tìm hiểu tại sao họ cảm thấy lo lắng, thiếu tự tin hay sợ hãi. Thử đặt những câu hỏi như: “Sao trông anh có vẻ lo lắng như vậy?” “Anh thấy việc này như thế nào?” “Anh nghĩ sao khi cô ấy làm như vậy?” Và sau đó, hãy để cho các câu trả lời của họ gợi ý cho những câu hỏi tiếp theo của bạn. Hãy để họ thấy rằng bạn đang cố gắng để hiểu xem người đó nghĩ gì, cảm thấy gì và tại sao lại như vậy. Bởi đây mới chính là khởi nguồn của cảm xúc.
Hãy lắng nghe thật cẩn thận những câu trả lời ấy và điều quan trọng là bạn phải cố gắng để hai bên hiểu được suy nghĩ của nhau. Ví dụ, nếu anh ta nói một cách tức giận rằng “Cô ta đang cố hủy hoại uy tín của tôi” thì hãy xoa dịu nó bằng cách hỏi lại anh ta: “Tôi không nghĩ Lan có ý vậy đâu? Hãy nói với tôi xem cô ta đã làm gì mà khiến anh nghĩ như vậy?” hay “Thế anh thấy sao khi Lan phản đối ý tưởng của anh trước tất cả mọi người?”
Hãy chủ động phản hồi lại về những gì bạn nghe được và bắt đầu thử giả định về những gì đang diễn ra. “Anh thấy sao nếu Lan lên phó phòng trong năm nay. Điều này có công bằng hay không?” “Anh nghĩ gì về điều này”. Thực chất, mục đích của những câu hỏi này chỉ là để đảm bảo rằng mỗi cá nhân đều nhân thức được rằng những suy nghĩ hay cảm xúc của họ sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến tới thái độ của họ đối với người khác.
4. KHUYỄN KHÍCH HỌ SUY NGHĨ HAY QUAN TÂM ĐẾN CÁCH ĐỐI PHƯƠNG HÀNH XỬ THEO MỘT CÁCH TÍCH CỰC NHẤT CÓ THỂ.
Bạn có thể bắt đầu bằng việc hỏi những câu hỏi giúp họ nghĩ về những tình huống này theo một cách khác. “Nếu là Lan, anh sẽ cảm thấy thế nào khi phải tham gia một nhóm mà toàn những người những người hơn tuổi và dày dặn kinh nghiệm hơn mình?” “Tại sao anh không để tự Lan diễn đạt ý của mình, nếu mà thế chắc cô ấy sẽ không phản ứng quá gay gắt như vậy ”
Một khi đã giúp từng người hiểu được họ cũng như đối phương thì bạn có thể đưa hai người họ đến một cuộc trò chuyện thật sự nghiêm túc với nhau. Bạn có thể nói như thế này: “ Tôi thực sự rất lo lắng về quan hệ căng thẳng giữa hai bạn. Và tôi nghĩ đã đến lúc hai người nên nói chuyện với nhau.” Tuy nhiên đừng can thiệp quá nhiều vào cuộc trò chuyện này. Bạn chỉ nên xen vào khi nó trở nên căng thẳng hay sai hướng. Bạn cũng cần phải thật kiên nhẫn vì quá trình “hòa giải” này có thể sẽ cần tới vài buổi nói chuyện như vậy.
Cuối cùng thì, lợi ích lớn nhất của việc đầu tư thời gian vào giải quyết các mâu thuẫn nội bộ này chính là việc nó sẽ chỉ diễn ra một lần và mãi mãi. Bởi một khi mà bạn đã đặt mình vào hoàn cảnh một người nào đó và thông cảm cho những cư xử của họ thì tự nhiên bạn sẽ không còn cảm giác thù ghét hay khó chịu nữa.
Thậm chí, đối với những người trong cuộc thì đây có lẽ sẽ là bải học hữu ích nhất về trách nhiệm tinh thần đồng đội hay khả năng lãnh đạo mà họ nhận được không chỉ được áp dụng trong công việc mà còn cả trong cuộc sống.