Quan hệ công chúng đã phát triển từ một chiến lược bán hàng thành một hình thức nghệ thuật. Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ không có điều kiện thuê công ty PR hay chuyên gia PR, nhưng không có nghĩa sự tham gia công khai của họ trở nên mờ nhạt.

Dưới đây là 25 bí quyết đến từ các chuyên gia trong lĩnh vực này.

1. Xây dựng vững chắc các thông điệp chính 

Leigh Barer, Chủ sở hữu Barer Communications

Nền tảng của bất kỳ chương trình PR nào là bạn nên truyền đạt rõ ràng thông điệp chính của mình. Thông điệp chính là những điều quan trọng nhất bạn muốn đối tượng mục tiêu của bạn biết về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Bạn biết bạn có các thông điệp chính vững chắc khi:

• Thông điệp chính nhấn mạnh đến sức mạnh và tính độc đáo cốt lõi của công ty bạn và được hỗ trợ bởi một lượng lớn thông tin.

• Chúng được thêu dệt xuyên suốt TOÀN BỘ nội dung và giao tiếp của bạn với nhân viên, phóng viên, nhà đầu tư, thành viên hội đồng quản trị, nhà phân tích ngành, v.v.

• Thông điệp chính vẫn nhất quán trong câu chuyện thương hiệu của bạn.

Hãy nhớ rằng trong một chương trình PR, thứ bạn thể hiện quan trọng hơn là cách bạn thể hiện.

2. Xác định điều gì tạo ra tin tức (tin tức giá trị)

David E. Rudolph, Đối tác quản lý cấp cao tại D. Ericson & Associates Public Relations

Không phải tất cả thông tin đều giá trị. Các doanh nghiệp nhỏ cần hiểu rằng phòng tin tức và chu kỳ tin tức là một đấu trường đầy tính cạnh tranh, nơi các nhà báo và các nhà truyền thông doanh nghiệp đang đấu tranh để định vị chuyện gì có thể trở thành tin tức. Để đưa được câu chuyện lên báo, đài phát thanh, truyền hình hoặc mạng xã hội, bạn cần hiểu cách kiểm duyệt nội dung và chọn cái thích hợp nhất để truyền thông. Lựa chọn và kiểm duyệt chính là bước đầu tiên.

3. Có mối quan hệ với các nhà báo

Annie Scranton, Chủ tịch Pace Public Relations

Làm quen với tác phẩm của các nhà báo mà bạn đang muốn tạo quan hệ. Đọc những thứ họ viết, xem LinkedIn và Twitter của họ. Bằng cách làm quen với các thể loại họ thường viết, bạn có thể định hướng bản thân và công ty theo cách thu hút được sự chú ý của họ.

4. Lên báo đúng cách

Rafe Gomez, Đồng sở hữu VC Inc. Marketing

Bước đầu tiên trong việc lên báo của doanh nghiệp là gửi thông tin đến các phương tiện truyền thông. Không may là hầu hết các chủ doanh nghiệp đều quên phần “thông tin” và họ xem nỗ lực tiếp cận truyền thông như một cơ hội để buôn bán thay vì thông báo. Họ cũng không truyền tải sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong lần thông báo này, họ thất bại trong việc chia sẻ những thông tin độc đáo, độc quyền hoặc thú vị.

Điểm mấu chốt: Khi tạo ra tin tức để phát hành lên báo, hãy giống CNN chứ không phải QVC. Tập trung vào việc chia sẻ những thông tin giá trị, hữu ích với thị trường và tránh thổi phồng quá mức - khiến bạn khó có thể nhận được sự chú ý từ một phương tiện truyền thông đáng tin cậy.

Melanie Downey, Trưởng chiến lược gia PR thương hiệu tại The Publicity Workshop

Bạn đang tìm kiếm ý tưởng để đưa lên tạp chí? Hãy đọc “Thư của Biên tập viên” ở phần trước tạp chí. Tại đây bạn có thể tìm hiểu ý kiến của họ trên cả tư cách cá nhân và chuyên nghiệp - những thông tin có thể dùng trong lời mời gọi của bạn. Ví dụ, nếu biên tập viên nói về tình yêu du lịch của cô ấy, bạn có thể đưa ra hướng dẫn du lịch, quần áo và những thứ cần mang cho khách du lịch, hoặc thậm chí một câu chuyện về cách chuyến đi đã truyền cảm hứng cho bạn bắt đầu công việc kinh doanh.

6. Luôn có tổ chức và đáng tin cậy

Cara Zizzo, Nhà báo của DineAmic Group

Một trong những lời khuyên về quan hệ công chúng tôi luôn nói với các chuyên gia PR truyền cảm hứng là hãy luôn luôn trả lời email của bạn và càng nhanh càng tốt, cho dù là email từ khách hàng, sếp, hay truyền thông. Tôi khuyên họ làm điều đó ngay cả khi họ không có câu trả lời. Trả lời email để họ biết rằng bạn vẫn đang theo công việc và họ sẽ nhận được thứ họ cần trước hạn, hoặc đưa ra một thời hạn khả thi hơn.

7. Kết hợp với các tổ chức PR tại địa phương

Cristy Brusoe, Chủ sở hữu Brusoe Communications

Với ngân sách hạn hẹp, hãy tránh những công ty lớn, tìm một nhà quảng cáo tự do hoặc tổ chức PR mới thành lập ở địa phương - những người cũng đang làm việc chăm chỉ để có sản phẩm kinh doanh như bạn. Bạn có thể tìm kiếm trên LinkedIn hoặc các trang web như Upwork.

8. Tránh tầm nhìn tăm tối

Doreen Clark, Giám đốc Quan hệ công chúng của SmartBug Media

Mọi người đều muốn gửi thông tin đến những kênh truyền thông có mạng lưới rộng. Tuy nhiên, đừng quên đâu là thị trường mục tiêu của bạn. Rộng lớn không đồng nghĩa với việc người đọc nhất thiết phải là người mua sản phẩm hoặc dịch vụ bạn cung cấp. Đừng quá tập trung vào các biên tập viên và phóng viên truyền thống mà quên xây dựng mối quan hệ với blogger và nhà quảng cáo tự do.

9. Luôn cá nhân hóa lời mời gọi 

Kristin Marquet, Nhà sáng lập và Giám đốc sáng tạo của CreativeDevelopmentAgency.com

Luôn luôn nỗ lực để điều chỉnh bất kỳ lời mời nào bạn gửi email cho bên truyền thông và đảm bảo bạn ghi đúng tên của kênh truyền thông đó. Nói cách khác, đừng gửi một lời chào mời chung cho 1000 kênh (trừ khi bạn muốn email của bạn kết thúc tại thùng rác).

10. Xem xét cách tiếp cận phản ứng với chiến lược PR 

Linda Pophal, Tư vấn viên và Chủ sở hữu Strategic Communications

Mẹo hàng đầu của tôi là đăng ký các công cụ như ProfNet hoặc HARO để nhận thông báo từ các tác giả, biên tập viên, nhà báo, blogger và những người làm cùng lĩnh vực khác. Cách tiếp cận phản ứng này có nhiều khả năng thành công hơn những ý tưởng thuyết phục mù quáng tới biên tập viên và những người liên quan, hy vọng kết nối được với đúng chủ đề vào đúng thời điểm.

Khi trả lời truy vấn ProfNet hay HARO, hãy bao gồm tiêu đề của truy vấn trong chủ đề email, kỹ lưỡng và đúng trọng tâm. Tập trung vào việc cung cấp thông tin có giá trị cho người đọc chứ không phải quảng bá một cách trắng trợn về bản thân hoặc sản phẩm, dịch vụ của bạn. Nó cũng có thể giúp cung cấp bất kỳ thông tin hoặc tài nguyên bổ sung nào nếu phù hợp. Cuối cùng, tránh làm phiền những người kiểm duyệt bằng cách hỏi đi hỏi lại họ có nhận được phản hồi hay có kế hoạch sử dụng nó không.

11. Phản hồi là chiến thắng

Sarah Johnson, Chuyên gia PR tại Fit Small Business

Một người PR giỏi luôn luôn đặt truyền thông là ưu tiên hàng đầu. Truyền thông luôn đứng trước khách hàng. Nếu bạn bằng cách nào đó đối kháng với người bên báo chí, bạn đã mất kết nối quan trọng này mãi mãi.

Phản hồi đi đôi với xây dựng mối quan hệ. Đừng xem nhà báo là phương tiện để kết thúc, thay vào đó, hãy coi họ là những người bạn có thể và nên nuôi dưỡng mối quan hệ khăng khít. Một khi các nhà báo thấy rằng họ có thể dựa vào bạn nhiều lần để có ý tưởng viết bài và bình luận của chuyên gia, thì bạn đã trở thành một hàng hóa có giá trị trong mắt họ.

12. Viết các bài byline thể hiện chuyên môn

Sandra Poirier Smith, Chủ tịch SmithPublicity

Bài viết byline là những bài được viết bởi chủ doanh nghiệp, chuyên gia,... có dạng “làm cách nào để...” hoặc tiết lộ các bí mật bên trong. Nó không phải là một phần tự quảng cáo trực tiếp, nhưng dẫn dắt nội dung và thông tin hành động cho độc giả mục tiêu. Các phương tiện truyền thông in ấn và trực tuyến, lấy các bài viết này (đôi khi, nhưng không thường xuyên, trả cho người viết một khoản phí nhỏ) và công nhận tác giả bài viết. Một tiểu sử ngắn thường được bao gồm cùng với tên công ty, mạng xã hội, trang web, sách viết, sự kiện sắp tới, v.v…

Khi bài viết được đăng tải, chủ doanh nghiệp có thể dẫn liên kết bài viết đến web/blog hay nền tảng truyền thông xã hội của họ, cập nhật công cụ hỗ trợ quảng cáo và tiểu sử (“được đăng trên tạp chí ABC”), tất cả đều xây dựng thương hiệu cá nhân và uy tín, đồng thời tăng khả năng hiển thị cho doanh nghiệp của họ.

13. Tạo lịch PR và quảng cáo hàng năm

Larry H. Oskin, Chủ tịch Marketing Solutions

Cũng như bí quyết về quan hệ công chúng, một trong những lời khuyên tốt nhất là lên kế hoạch trước.

Vì hầu hết các phương tiện truyền thông hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng chỉ có tác dụng trong 1-3 tháng, hãy tạo kế hoạch PR với các thông cáo báo chí được sắp xếp hợp lý trước mỗi mùa, kỳ nghỉ hoặc thông báo lịch kinh doanh.

14. Tìm cách khiến bản thân có liên quan ngay cả khi bạn không có tin tức nào để chia sẻ

Eleana Collins, Giám đốc Warchawski

Bạn không cần phải đợi đến khi ra mắt một sản phẩm hay dịch vụ mới, phát triển hay mở rộng chúng. Bạn có thể tự buộc mình vào những cơ hội kịp thời và liên quan trong tin tức bằng cách buộc doanh nghiệp vào những sự kiện vừa xảy ra. Ví dụ, tháng 11 là Tháng Doanh nhân Quốc gia. Bạn có thể vận dụng điều này như một cơ hội để chia sẻ câu chuyện khởi nghiệp của mình không?

Nếu bạn có tài nguyên và thời gian, bạn thậm chí có thể tiến thêm một bước và tự tạo tin tức. Sử dụng ví dụ Tháng Doanh nhân Quốc gia, hãy nghĩ về các giá trị thương hiệu của bạn và loại chiến dịch bạn có thể tạo có khía cạnh tin tức và cũng phản ánh giá trị của bạn. Nếu bạn coi trọng giáo dục hoặc chăm sóc cộng đồng, bạn có thể tạo một cuộc thi dành cho học sinh trung học - những người có tham vọng doanh nhân, muốn tham gia vào ngành của bạn và khởi động một chuỗi hội thảo về những gì họ cần biết để thành công.

15. Sử dụng Twitter

Aly Jamison APR, Chủ sở hữu Jamison PR

Mẹo PR lớn nhất của tôi là tận dụng Twitter. Tôi theo dõi các phóng viên/biên tập viên khác nhau trên nền tảng xã hội đó, và nó có ích trên nhiều mặt. Đầu tiên, nó cho phép tôi biết những cá nhân đó và cập nhật những tin tức họ viết. Ngoài ra, không phải là hiếm khi họ gửi yêu cầu cho các nguồn. Cuối cùng, nó rất hữu ích để tạo danh sách Twitter và nhóm các liên hệ của bạn lại với nhau. Chẳng hạn, nếu bạn đang làm việc với khách hàng trong lĩnh vực giáo dục, nhà hàng và không gian xây dựng, hãy tạo các danh sách riêng cho từng người và xem những người đó khi bạn có thời gian.

16. Hợp tác với tổ chức từ thiện

Jon Sloane, Phó Chủ tịch và Quản lý PR thành công khách hàng của PowerPost Digital

Một chiến lược PR hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ là hợp tác với một tổ chức từ thiện trong một sự kiện không thường xuyên. Sự kiện này nên liên quan đến sản phẩm/dịch vụ của bạn và tổ chức từ thiện được coi là “người yêu của truyền thông”, có nghĩa là các tổ chức từ thiện có lợi cho phụ nữ, trẻ em hoặc động vật - những người có xu hướng thu hút sự chú ý của truyền thông và tạo ra những bức ảnh tuyệt vời (lên truyền hình). Hãy khiến sự kiện thể hiện doanh nghiệp của bạn, các đối tác từ thiện và quyên tiền với sự tiếp cận với công chúng. Kết quả truyền thông trên kênh chính thống và mạng xã hội sẽ nâng cao nhận thức về thương hiệu và truyền đạt thông điệp của bạn một cách tích cực nhất tới khán giả.

17. Phối hợp PR và sáng kiến trên mạng xã hội

Hilary Reiter, Chuyên gia PR và Chủ sở hữu Redhead Marketing & PR

Nhiều doanh nghiệp sai lầm khi phân chia PR và sáng kiến mạng xã hội. Chúng thực sự hiệu quả nhất khi bổ trợ lẫn nhau. Tin tức về doanh nghiệp nên được đăng lên các nền tảng xã hội của bạn, gắn thẻ kênh truyền thông và phóng viên. Các biên tập viên và nhà văn muốn thấy rằng bạn đang chia sẻ nội dung của họ và điều này có thể buộc họ phải bảo đảm bạn một lần nữa trong tương lai. Mạng xã hội cũng là một công cụ tuyệt vời để nghiên cứu các phóng viên và kênh truyền thông về ngành của bạn. Tôi thường phát hiện ra các phóng viên trên Twitter và đã kết nối với họ theo cách đó để đưa ra ý tưởng thuyết phục và thông tin cho họ về khách hàng của tôi. Khi PR và mạng xã hội được quản lý bởi cùng một cá nhân hoặc tổ chức, nhiều khả năng doanh nghiệp của bạn có thể đứng trước các kênh truyền thông mục tiêu và biên tập viên bằng cách theo dõi và tham gia cùng họ. 

18. Ép ra càng nhiều lợi thế càng tốt từ vị trí PR

Caroline Callaway, Chủ tịch và Người sáng lập Bolt PR

PR không phải một vị trí hoàn thiện. Để cạnh tranh và tối đa hóa khoản đầu tư của bạn, PR cần là một phần của nỗ lực truyền thông tích hợp. Khi bạn đảm bảo vị trí công chúng này, bạn muốn tận dụng nó trên mọi kênh kỹ thuật số, bao gồm đăng bài về nó trên mạng xã hội, thêm vào phòng tin tức trực tuyến, viết blog về tin tức và chia sẻ nó với cơ sở dữ liệu email. Bạn cũng nên tận dụng nó cho các cơ hội bổ sung như tham gia phát biểu và đóng góp bài viết về chủ đề tin tức. 

19. Các doanh nghiệp lớn biết cách kể câu chuyện của họ

Jennifer Fortney, Nhà sáng lập CascadeComms

Không bán câu chuyện, hãy kể nó. Họ biết cách để làm cho câu chuyện về công ty của họ trở nên hấp dẫn - xác định các vấn đề tại sao và như thế nào khiến họ bắt đầu kinh doanh, tạo và ra mắt sản phẩm/dịch vụ. Hơn nữa, trong thế giới truyền thông mới ngày nay, các nhà báo thường không có thời gian để xem sự thật về công ty/sản phẩm. Bạn phải cung cấp cho họ câu chuyện và họ quyết định hướng đi tiếp theo. Rất nhiều công ty đưa ra các thông cáo báo chí như tờ thông tin nêu lợi ích, và trong khi lợi ích là quan trọng, họ không cho nhà báo - những người có độc giả là người tiêu dùng - thấy công ty, sản phẩm hoặc dịch vụ có ý nghĩa gì với khách hàng. Hoặc trả lời câu hỏi như tại sao và bằng cách nào nó sẽ thay đổi thế giới của họ? Hoặc bạn có mối liên hệ cá nhân nào cung cấp nhiều tín nhiệm và sự quan tâm hơn cho câu chuyện của bạn?

20. Biết các cách thức tốt nhất để phân phối thông cáo báo chí

Jillian Ilao, Tác giả tại Fit Small Business

Có một câu chuyện tuyệt vời quảng cáo doanh nghiệp là một chuyện, làm cho bài viết của bạn được chú ý bởi các nhà báo bạn chọn là một chuyện khác. Hãy tưởng tượng một nhà báo nhận được hàng trăm email mỗi ngày yêu cầu được quảng bá. Điều gì khiến câu chuyện của bạn trở nên nổi bật?

Tất cả bắt đầu với việc chọn đúng nhà báo, tiếp theo là biết cách tốt nhất để liên lạc với họ và sau đó đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị lời mời thú vị nhất khiến họ muốn nghe nhiều hơn từ bạn. Một khi bạn đã thu hút được sự chú ý của họ, hãy cho họ thấy rằng bạn là một người rất có năng lực và tài nguyên mà họ có thể dựa vào. Cuối cùng, hãy đảm bảo bồi dưỡng mối quan hệ của bạn với các nhà báo ngay cả sau khi họ đã xuất bản thông cáo báo chí của bạn.

21. Đưa lên trang “truyền thông” hoặc “báo chí” trên trang web của bạn

Lisa O’Neill, Người đứng đầu Newton O’Neill Communications

Một trong những bí quyết quan hệ công chúng tốt nhất hiện có là đưa lên trang truyền thông hoặc báo chí trên trang web của bạn. Đảm bảo rằng trang web của bạn được thiết kế tốt, viết tốt, sạch sẽ, rõ ràng và có thông tin liên hệ - email và tốt nhất là điện thoại. Tạo một phần để lưu giữ các mối quan hệ truyền thông trong tiểu sử công ty, thông cáo báo chí, những thông tin và lịch sử liên quan, bài đăng trên blog và để chia sẻ kênh truyền thông/người ảnh hưởng khi chúng xảy ra. Điều này cho thấy bạn đang ở đỉnh hình ảnh của mình.

22. Trở thành khách mời trên Podcasts

Anna Bolender, Trưởng phòng PR của Badger Maps

Các công ty nhỏ, hay đúng hơn là người sáng lập hoặc CEO, nên trở thành khách mời trên các podcast có liên quan trong ngành để tiếp xúc với nhiều khán giả hơn. Podcast phổ biến rộng rãi và có hàng triệu người nghe. Là một công ty nhỏ, có lẽ bạn không có nhiều tài nguyên để tự dẫn chương trình nhưng bạn hoàn toàn có thể trở thành một diễn giả khách mời.

Nghiên cứu các podcast mà khán giả mục tiêu có thể nghe và liên quan đến ngành nghề, chuyên môn của bạn. Ví dụ: nhà sáng lập có thể trò chuyện trên podcast về chủ đề như tinh thần kinh doanh, khởi nghiệp và các chủ đề liên quan đến sản phẩm. Với một lượng podcast đa dạng như vậy, bạn chắc chắn sẽ tìm thấy một vài chương trình muốn có người sáng lập hoặc CEO tham gia với tư cách một chuyên gia.

23. Hiểu cách làm việc với người có sức ảnh hưởng

Tori Ross, Giám đốc dịch vụ tài khoản tại Reed Public Relations

Khi nói đến làm việc với những người có ảnh hưởng như blogger, người nổi tiếng và các nhân vật truyền thông xã hội khác để thúc đẩy doanh nghiệp nhỏ của bạn, đôi khi người theo dõi ít lại tốt hơn. Bạn có thể dễ dàng chi hàng trăm hoặc hàng ngàn đô la cho một bài đăng được tài trợ từ những người có ảnh hưởng lớn. Tuy nhiên, các nghiên cứu cho thấy rằng khi số lượng người theo dõi tăng lên, sự tham gia của khán giả sẽ giảm.

Các cá nhân có từ 1000 - 10000 người theo dõi - gọi là những người có ảnh hưởng vi mô - thực sự nắm nhiều quyền lực hơn trong thế giới kỹ thuật số ngày nay. Người theo dõi của họ có xu hướng gắn bó, trung thành hơn. Họ được coi là một nguồn thông tin và khuyến nghị đáng tin cậy hơn những người có hàng trăm ngàn hoặc hàng triệu người theo dõi. Họ cũng thường cởi mở hơn khi chia sẻ bài viết với thù lao là hàng hóa/dịch vụ hơn tiền tệ, vì vậy đây cũng có thể là một phương án hiệu quả kinh tế.

24. Tận dụng ngày lễ để quảng bá thương hiệu

Jerry Buchs, Người đứng đầu và Tư vấn PR của Sandstone Communications

Kết nối ý tưởng PR của bạn với một kỳ nghỉ hoặc thời gian ý nghĩa trong năm, nhưng hãy giữ quan điểm đối lập. Có rất nhiều cơ hội PR dành cho các doanh nhân và doanh nghiệp nhỏ trong các mùa hoặc thời điểm nhất định trong năm. Một lần nữa, tùy thuộc vào doanh nghiệp, các ý tưởng tiềm năng có thể đầy rẫy cho Halloween, Lễ Tạ ơn, Giáng sinh, Năm mới, Valentine, nghỉ xuân, mùa thuế thu nhập, đám cưới tháng sáu,...

Nhưng tháng 1 năm ngoái, tôi đã nghe một phóng viên nói rằng: “Nếu có thêm một chiêu PR điển hình liên quan đến Super Bowl, tôi nghĩ tôi sẽ phát điên.” Vì vậy, bài học ở đây là phát triển những ý tưởng kết nối với một kỳ nghỉ hoặc thời gian trong năm nhưng đi ngược lại với sự chú ý và thu hút sự chú ý của truyền thông. Làm thế nào câu chuyện của bạn có thể khác đi - hoặc thậm chí ngược lại - mà không bị điên?

25. Thử dịch vụ thông cáo báo chí để mở rộng phạm vi

Maggie Aland, Biên tập viên tiếp thị tại Fit Small Business

Dịch vụ thông cáo báo chí cung cấp liên kết quan trọng giữa công ty của bạn và công chúng với mạng lưới liên hệ rộng lớn của họ trong tất cả các nền tảng truyền thông. Chúng cũng có giá cả cạnh tranh, vì vậy trước khi quyết định số tiền bạn sẵn sàng chi cho quan hệ công chúng, bạn nên biết tất cả các lựa chọn của mình. Hãy chắc chắn rằng bạn có một tầm nhìn vững chắc về việc PR của mình để bạn có thể kết hợp với các dịch vụ họ cung cấp.