Phương pháp hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá (Phần 1):

Trường hợp bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp

- Khi xuất kho hàng hoá giao cho bên mua, đại diện bên mua đã ký nhận đủ hàng hoá và đã thanh toán tiền mua hàng hoặc chấp nhận nợ, kế toán ghi các bút toán sau:

Ghi nhận doanh thu bán hàng:

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112, 131...: Tổng giá thanh toán của hàng bán

Có TK511(5111): Doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế GTGT

Có TK333(33311): Thuế GTGT đầu ra của hàng bán

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc đối với các đối tượng không chịu thuế GTGT, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112, 131...: Tổng giá thanh toán của hàng bán

Có TK511(5111): Doanh thu bán hàng theo tổng giá thanh toán của hàng bán ra
Phản ánh trị giá thực tế của hàng xuất bán:

Nợ TK632: Giá vốn hàng bán

Có TK156(1561): Trị giá thực tế của hàng xuất kho bán

Nếu xuất kho bao bì bán kèm theo hàng hoá tính giá riêng, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112, 131: Tổng giá thanh toán của bao bì

Có TK153(1532): Trị giá bao bì xuất kho (chưa gồm thuế GTGT)

Có TK3331(33311): Thuế GTGT phải nộp của bao bì

- Khi người mua thanh toán tiền hàng, căn cứ vào các chứng từ thanh toán, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112, 331(trường hợp đối trừ công nợ)...: Tổng số tiền hàng đã thu được

Có TK131: Số nợ tiền hàng người mua đã thanh toán

Khi người mua thanh toán tiền bao bì đi kèm, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112: Số tiền bao bì đã thu

Có TK131: Số nợ bao bì người mua đã thanh toán

Trường hợp bên mua được hưởng chiết khấu thanh toán do thanh toán tiền hàng trước hạn, kế toán chỉ hạch toán khoản chiết khấu thanh toán sau khi bên mua đã thanh toán tiền hàng. Thực tế có hai cách hạch toán khoản chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua như sau:

+ Nếu sau khi người mua thanh toán toàn bộ tiền hàng mới được hưởng chiết khấu thì kế toán ghi nhận khản chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua như sau:

Nợ TK635: Số chiết khấu thanh toán người mua được hưởng

Có TK111, 112: Số chiết khấu thanh toán đã trả cho người mua bằng tiền

Có TK338(3388): Số chiết khấu thanh toán đã chấp nhận cho người mua nhưng chưa thanh toán

+ Nếu khi người mua thanh toán tiền hàng đã trừ khoản chiết khấu thanh toán được hưởng, kế toán sẽ ghi nhận nghiệp vụ thanh toán như sau:

Nợ TK111, 112, 331(đối trừ công nợ)...: Số tiền hàng thực nhận từ người mua

Nợ TK635: Số chiết khấu thanh toán người mua được hưởng

Có TK131: Tổng số nợ người mua đã thanh toán

- Trường hợp bán hàng có phát sinh chiết khấu thương mại:

Trong quá trình bán hàng, để khuyến khích người mua, doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách chiết khấu thương mại - chính sách giảm giá bán niêm yết cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn. Khi phát sinh nghiệp vụ này, kế toán sẽ tiền hành ghi nhận khoản chiết khấu thương mại phải thanh toán cho người mua như sau:

+ Trường hợp khoản chiết khấu thương mại được thể hiện trên hoá đơn bán hàng thì khi ghi nhận doanh thu, kế toán sẽ phản ánh theo giá đã trừ chiết khấu nên không sử dụng tài khoản 521 để theo dõi khoản chiết khấu thương mại phải trả.

+ Trường hợp chiết khấu thương mại phát sinh sau khi đã phát hành hoá đơn (trên hoá đơn ghi theo giá bán bình thường) thì lúc này kế toán mới sử dụng tài khoản 521 để theo dõi khoản chiết khấu thương mại chấp nhận cho người mua. Cụ thể:

· Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK521(5211): Số chiết khấu thương mại người mua được hưởng (không gồm thuế GTGT)

Nợ TK333(33311): Thuế GTGT đầu ra giảm tương ứng

Có TK111, 112, 131...: Tổng số tiền chiết khấu đã trả hoặc đã khấu trừ vào số nợ phải thu ở người mua

· Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, kế toán ghi:

Nợ TK521(5211): Số chiết khấu thương mại người mua được hưởng (gồm cả thuế GTGT)

Có TK111, 112, 131...: Tổng số tiền chiết khấu đã trả hoặc đã khấu trừ vào số nợ phải thu ở người mua

- Trường hợp bán hàng, bên mua được giảm giá:

Giảm giá hàng bán thường xảy ra đối với trường hợp hàng bán không đảm bảo chất lượng, quy cách theo yêu cầu của bên mua. Khoản giảm giá chỉ được thực hiện sau khi đã bán hàng hoá. Khi phát sinh việc giảm giá, kế toán phản ánh như sau:

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Nợ TK532: Khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh (không gồm thuế GTGT)

Nợ TK333(33311): Thuế GTGT đầu ra giảm tương ứng

Có TK111, 112, 131...: Tổng số tiền đã thanh toán hoặc chấp nhận giảm nợ cho người mua

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT:

Nợ TK532: Khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh (gồm cả thuế GTGT)

Có TK111, 112, 131. 338(3388)...: Tổng số tiền đã thanh toán hoặc chấp nhận giảm nợ cho người mua

- Trường hợp bán hàng có phát sinh trả lại hàng:

Đối với trường hợp bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp, hàng bán bị trả lại là trị giá hàng hoá đã tiêu thụ (đã lập hoá đơn bán hàng), bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc do vi phạm các cam kết theo hợp đồng. Theo quy định hiện hành, khi xuất hàng trả lại cho bên bán, bên mua phải lập hoá đơn hay biên bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại, lý do trả lại hàng để gửi kèm theo hoá đơn bán hàng cho bên bán. Chứng từ này là căn cứ để bên bán và bên mua điều chỉnh lại lượng hàng đã bán, đã mua và điều chỉnh kê khai thuế GTGT. Trong trường hợp bên mua trả lại một phần hàng hoá thì bên bán phải lập lại hoá đơn cho số hàng hoá bên mua đã nhận và đã chấp nhận thanh toán

Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán sẽ ghi các bút toán sau:

Phản ánh tổng giá thanh toán của hàng bán bị trả lại:

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Nợ TK531: Giá bán của hàng bán bị trả lại (chưa có thuế GTGT)

Nợ TK333(33311): Thuế GTGT đầu ra của hàng bán bị trả lại

Có TK111, 112, 131...: Tổng giá thanh toán của hàng bán bị trả lại

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT:

Nợ TK531: Giá bán của hàng bán bị trả lại (gồm cả thuế GTGT)

Có TK111, 112, 131...: Tổng giá thanh toán của hàng bán bị trả lại

Phản ánh trị giá thực tế của hàng bán bị trả lại, đã kiểm nhận:

Nợ TK156(1561): Trị giá hàng nhập kho

Nợ TK157: Trị giá hàng đang gửi tại kho người mua

Có TK632: Trị giá thực tế của số hàng bán bị trả lại

Nếu người mua trả lại bao bì đi kèm tương ứng, kế toán ghi:

Nợ TK153(1532): Trị giá bao bì nhập kho

Nợ TK138(1388): Trị giá bao bì đang gửi tại kho người mua

Nợ TK333(33311): Thuế GTGT của số bao bì trả lại

Có TK111, 112, 131: Số tiền hoàn lại cho người mua tương ứng với số bao bì trả lại

- Trường hợp trong quá trình bán hàng có phát sinh chi phí như: tiền lương nhân viên bán hàng, văn phòng phẩm phục vụ cho bán hàng, chi phí vận chuyển hàng hoá..., kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK641: Chi phí bán hàng thực tế phát sinh

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK111, 112, 331, 334, 338...: Tổng số tiền thanh toán tương ứng với chi phí phát sinh

Trường hợp bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng

- Khi xuất kho hàng hoá chuyển đến cho bên mua, căn cứ vào Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán phản ánh trị giá hàng hoá xuất kho chuyển đi bán như sau:

Nợ TK157: Trị giá thực tế của hàng chuyển đi bán

Có TK156(1561): Trị giá mua của hàng xuất kho

Trường hợp hàng bán có bao bì đi kèm, tính giá riêng, khi xuất kho bao bì chuyển đến cho bên mua, kế toán ghi:

Nợ TK138(1388): Trị giá bao bì đi kèm phải thu

Có TK153(1532): Trị giá bao bì đã xuất kho

- Khi hàng hoá được xác định là tiêu thụ (bên mua đã nhận hàng, đã chấp nhận thanh toán hoặc đã thanh toán), căn cứ vào Hoá đơn GTGT hay Hoá đơn bán hàng và các chứng từ liên quan, kế toán tiến hành phản ánh các bút toán sau:

+ Phản ánh doanh thu bán hàng:

· Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112, 131...: Tổng giá thanh toán của hàng bán

Có TK511(5111): Doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế GTGT

Có TK333(33311): Thuế GTGT đầu ra của hàng bán

· Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc các đối tượng không thuộc diện chịu thuế GTGT, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112, 131...: Tổng giá thanh toán của hàng bán

Có TK511(5111): Doanh thu bán hàng theo tổng giá thanh toán của hàng bán

+ Phản ánh trị giá thực tế của hàng chuyển đi bán đã được khách hàng chấp nhận:

Nợ TK632: Trị giá vốn của hàng đã tiêu thụ

Có TK157: Trị giá hàng chuyển đi đã được chấp nhận

- Khi người mua thanh toán tiền hàng, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112, 331(đối trừ công nợ)...: Tổng số tiền hàng đã thu

Có TK131: Số nợ tiền hàng người mua đã thanh toán

Đối với giá trị bao bì kèm theo hàng hoá, nếu người mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112, 131...: Số tiền bao bì đi kèm người mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

Có TK138(1388): Trị giá bao bì đi kèm đã được chấp nhận thanh toán

- Các trường hợp bán hàng có chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá cho bên mua sẽ được hạch toán tương tự nghiệp vụ bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp ở trên.

- Trường hợp bán hàng có phát sinh trả lại hàng:

+ Nếu hàng chuyển đi bán chưa được xác định là tiêu thụ, căn cứ vào biên bản và một số chứng từ liên quan khác do bên mua gửi đến, kế toán sẽ ghi nhận trị giá hàng bán bị trả lại như sau:

Nợ TK156(1561): Trị giá hàng nhập kho

Có TK157: Trị giá hàng chuyển đi bị trả lại đã nhận

Nếu người mua trả lại cảï bao bì đi kèm, kế toán sẽ phản ánh như sau:

Nợ TK153(1532): Trị giá bao bì nhập kho

Có TK138(1388): Số tiền bao bì giảm thu tương ứng

+ Nếu hàng chuyển đi bán đã được xác định là tiêu thụ thì khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán sẽ ghi nhận tương tự như trường hợp trả lại hàng đối với hình thức bán buôn qua kho giao hàng trực tiếp.

- Trường hợp trong quá trình bán hàng có phát sinh chi phí:

+ Nếu chi phí do doanh nghiệp chịu, kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK641: Chi phí bán hàng thực tế phát sinh

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK111, 112, 331, 334, 338...: Tổng số tiền thanh toán tương ứng

+ Nếu chi phí do bên mua chịu nhưng doanh nghiệp chi hộ, kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK138(1388): Số tiền chi hộ cho người mua chưa được người mua chấp nhận thanh toán

Có TK111, 112, 331...: Tổng số tiền đã chi

Khi người mua chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán khoản doanh nghiệp đã chi hộ, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112, 131: Tổng số tiền đã thu hoặc còn phải thu của người mua

Có TK138(1388): Số tiền chi hộ đã được người mua chấp nhận thanh toán

Số tiền chi hộ không thu hồi được sẽ được xử lý ghi tăng chi phí bán hàng:

Nợ TK641: Số tiền chi hộ không thu hồi được ghi tăng chi phí

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK138(1388): Số tiền chi hộ không thu hồi được đã xử lý

- Trường hợp hàng chuyển đi bán có phát sinh tổn thất, thiếu hụt, theo hợp đồng bên bán chịu:

+ Nếu hàng chuyển đi chưa được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi nhận trị giá hàng thiếu như sau:

Nếu hàng thiếu xác định ngay được nguyên nhân, kế toán sẽ tiến hành xử lý ngay. Cụ thể:

· Nếu hàng thiếu được xác định ngay do hao hụt tự nhiên trong định mức hoặc do nguyên nhân khách quan, kế toán ghi:

Nợ TK641: Trị giá hàng bán phát sinh thiếu do hao hụt trong định mức

Nợ TK811: Trị giá hàng bán phát sinh thiếu do nguyên nhân khách quan

Có TK157: Trị giá hàng chuyển đi bán phát sinh thiếu

· Nếu hàng thiếu được xác định ngay do lỗi của cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK138(1388),111: Khoản cá nhân phải bồi thường

Có TK157: Trị giá hàng chuyển đi bán phát sinh thiếu

Có TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng với số hàng thiếu

· Nếu hàng thiếu được xác định ngay do doanh nghiệp gửi thiếu, kế toán ghi:

Nợ TK156(1561): Trị giá hàng được xác nhận chưa xuất kho

Có TK157: Trị giá hàng chuyển đi bán phát sinh thiếu

Và khi doanh nghiệp gửi bổ sung hàng cho bên mua, kế toán ghi:

Nợ TK157: Trị giá hàng gửi bổ sung

Có TK156(1561): Trị giá hàng xuất kho

Nếu hàng thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, đang chờ xử lý, kế toán ghi:

Nợ TK138(1381): Trị giá hàng thiếu chờ xử lý

Có TK157: Trị giá hàng chuyển đi bán phát sinh thiếu

Khi có quyết định xử lý, tuỳ từng tình huống cụ thể, kế toán sẽ phản ánh như sau:

· Nếu hàng thiếu do hao hụt tự nhiên (trong định mức) hoặc do nguyên nhân khách quan:

Nợ TK641: Trị giá hàng thiếu do hao hụt trong định mức

Nợ TK811: Trị giá hàng thiếu do nguyên nhân khách quan

Có TK138(1381): Trị giá hàng thiếu đã xử lý

· Nếu hàng thiếu do lỗi của cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp:

Nợ TK138(1388),111: Khoản cá nhân phải bồi thường

Có TK138(1381): Trị giá hàng thiếu đã xử lý

Có TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng với số hàng thiếu

· Nếu hàng thiếu do doanh nghiệp gửi thiếu:

Nợ TK156(1561): Trị giá hàng được xác nhận chưa xuất kho

Có TK138(1381): Trị giá hàng thiếu đã xử lý

Và khi doanh nghiệp gửi bổ sung hàngcho bên mua, kế toán cũng sẽ ghi

Nợ TK157: Trị giá hàng gửi bổ sung

Có TK156(1561): Trị giá hàng xuất kho

· Nếu hàng thiếu không xác định được nguyên nhân:

Nợ TK811: Trị giá hàng thiếu không xác định được nguyên nhân

Có TK138(1381): Trị giá hàng thiếu đã xử lý

Có TK133(1331): Thuế GTGT tương ứng với số hàng thiếu (nếu không được khấu trừ)

+ Nếu hàng chuyển đi đã được xác định là tiêu thụ, khi phát sinh trường hợp thiếu, tổn thất, kế toán phản ánh như sau:

· Điều chỉnh giảm doanh thu tương ứng với giá bán của hàng thiếu:

Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK531: Giá bán chưa thuế của số hàng thiếu

Nợ TK333(33311): Thuế GTGT đầu ra của số hàng thiếu

Có TK111, 112, 131...: Tổng giá thanh toán của số hàng thiếu

Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tương chịu thuế GTGT, kế toán ghi:

Nợ TK531: Giá bán gồm cả thuế GTGT của số hàng thiếu

Có TK111, 112, 131...: Tổng giá thanh toán của số hàng thiếu

· Điều chỉnh giảm giá vốn hàng bán theo trị giá hàng thiếu: tuỳ từng trường hợp cụ thể, kế toán sẽ tiền hành xử lý khác nhau:

Nếu hàng thiếu xác định ngay được nguyên nhân, kế toán sẽ tiến hành xử lý ngay. Cụ thể:

Nếu hàng thiếu được xác định ngay do hao hụt tự nhiên trong định mức hoặc do nguyên nhân khách quan, kế toán ghi:

Nợ TK641: Trị giá hàng bán phát sinh thiếu do hao hụt trong định mức

Nợ TK811: Trị giá hàng bán phát sinh thiếu do nguyên nhân khách quan

Có TK632: Trị giá vốn của số hàng thiếu

Nếu hàng thiếu được xác định ngay do lỗi của cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK138(1388),111: Khoản cá nhân phải bồi thường

Có TK632: Trị giá vốn của số hàng thiếu

Có TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng với số hàng thiếu

Nếu hàng thiếu được xác định ngay do doanh nghiệp gửi thiếu, kế toán ghi:

Nợ TK156(1561): Trị giá hàng được xác nhận chưa xuất kho

Có TK632: Trị giá vốn của số hàng thiếu

Nếu hàng thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, đang chờ xử lý, kế toán ghi:

Nợ TK138(1381): Trị giá hàng thiếu chờ xử lý

Có TK632: Trị giá vốn của số hàng thiếu

Khi có quyết định xử lý hàng thiếu, kế toán sẽ ghi nhận tương tự như trường hợp hàng chuyển đi chưa được xác định tiêu thụ ở trên.

- Trường hợp hàng chuyển đi bán có phát sinh thừa, kế toán sẽ tiến hành phản ánh trị giá của số hàng thừa này như sau:

Nếu hàng thừa xác định ngay được nguyên nhân, kế toán sẽ tiến hành xử lý ngay. Cụ thể:

+ Nếu hàng thừa được xác định ngay do dôi thừa tự nhiên trong định mức, kế toán ghi:

Nợ TK157: Trị giá hàng chuyển đi bán phát sinh thừa

Có TK711: Trị giá hàng thừa được ghi tăng thu nhập

+ Nếu hàng thừa được xác định ngay do doanh nghiệp iao thừa, kế toán ghi:

Nợ TK157: Trị giá hàng chuyển đi bán phát sinh thừa

Có TK156(1561): Trị giá hàng hoá được xác định là đã xuất kho

Nếu số hàng thừa này được bên mua chấp nhận mua, kế toán sẽ tiến hành ghi nhận các bút toán sau:

· Ghi nhận doanh thu của số hàng thừa đã bán:

Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112, 131...: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa đã bán

Có TK511(5111): Giá bán của số hàng thừa (chưa có thuế GTGT)

Có TK333(33311): Thuế GTGT phải nộp của số hàng thừa đã bán

Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112, 131...: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa đã bán

Có TK511(5111): Giá bán của số hàng thừa (gồm cả thuế GTGT)

· Ghi nhận giá vốn của số hàng thừa đã bán:

Nợ TK632: Trị giá vốn của số hàng thừa đã bán

Có TK157: Trị giá thực tế của số hàng chuyển thừa đã bán

Nếu bên mua từ chối mua số hàng thừa này và doanh nghiệp đã chuyển về nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK156(1561): Trị giá hàng nhập kho

Có TK157: Trị giá của số hàng thừa đã chuyển về nhập kho

Nếu hàng thừa chưa xác định được nguyên nhân, đang chờ xử lý, kế toán ghi:

Nợ TK157: Trị giá hàng chuyển đi bán phát sinh thừa

Có TK338(3381): Trị giá hàng thừa chờ xử lý

Khi xác định được nguyên nhân thừa hàng, kế toán phản ánh như sau:

+ Nếu hàng thừa do dôi thừa tự nhiên trong định mức hoặc không xác định được nguyên nhân, doanh nghiệp được hưởng, kế toán ghi:

Nợ TK338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý

Có TK711: Trị giá hàng thừa được ghi tăng thu nhập

+ Nếu hàng thừa được xác định là do doanh nghiệp giao thừa, kế toán ghi:

Nợ TK338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý

Có TK156(1561): Trị giá hàng hoá được xác định là đã xuất kho

Và khi số hàng thừa này được bên mua chấp nhận mua hay từ chối mua và gửi trả lại cho doanh nghiệp, kế toán sẽ tiến hành phản ánh tương tự trường hợp hàng thừa xác định ngay nguyên nhân ở trên.

Nguồn: Nguyễn Thị Thanh Huyền (Quantri.vn biên tập và hệ thống hóa)