Chuyên gia về hiệu suất John Zeratsky nói rằng hệ thống lịch lý tưởng là "tất cả các yếu tố cho một ngày hiệu quả".

Có những ngày chúng ta không có đủ thời gian nhưng cũng có những ngày chúng ta dư thừa thời gian không biết làm gì. Kết quả là chúng ta bị trì hoãn công việc hoặc không biết rõ bản thân thật sự muốn làm gì. Đó là lý do tại sao lịch trình của chuyên gia John Zeratsky luôn đặt kín dù bất kể số lượng công việc như thế nào.

Từ lúc thức dậy cho đến khi đi ngủ, cả ngày của Zeratsky đều được lên lịch, bao gồm việc ăn, nghỉ, họp, kiểm tra email hay tập thể dục,… thậm chí anh còn đặt ra thời gian riêng biệt dành cho vợ của mình. “Không chỉ riêng công việc, tôi thích chuẩn bị kế hoạch trước cho mọi sinh hoạt thường ngày của tôi, ví dụ như trưa nay tôi sẽ ăn gì? Tôi sẽ đọc cuốn sách nào? Hay tôi sẽ đi đâu cùng vợ tôi tối nay? Thật sự mà nói nếu không lên kế hoạch trước có thể tôi sẽ không kịp nghĩ ra mình sẽ định làm gì vào thời điểm đó”.

John Zeratsky, chuyên gia hiệu suất và đồng tác giả của quyển sách nổi tiếng “Make time – Cách tập trung vào những công việc hàng ngày” chia sẻ rằng ông đã phát triển phương pháp này khi còn làm việc tại Google Ventures và viết nó trong cuốn sách mới xuất bản gần đây của ông: “thay vì cứ để mọi hoạt động xảy ra ngẫu nhiên, tôi nhận ra rằng tôi cần phải lên lịch trình cho mọi hoạt động, điều đó giúp tôi dễ dàng tiếp cận với công việc hơn”.

Phương pháp “xếp chồng lịch”

Zeratsky tạo mẫu lịch hàng ngày của anh trên Google và ở đó chứa tất cả nội dung sinh hoạt, làm việc mỗi ngày của 1 tuần. Đối với Zeratsky, việc viết lách dễ dàng nhất vào buổi sáng, vì vậy anh sắp xếp các dự án viết lách của mình vào buổi sáng và các buổi họp cũng như công việc hành chính dành cho buổi chiều. Khi đó anh tạo thêm nhiều lớp lịch trong khoảng thời gian đó để xen kẽ thêm một số việc riêng hoặc sinh hoạt cá nhân, ví dụ cuộc hẹn với bác sĩ khám răng vào buổi sáng sẽ được sắp xếp trong khoảng thời gian trống nào đó của công việc chính. Để tránh bị rảnh rỗi và dư thừa thời gian anh thường sắp xếp từ 2 công việc trở lên trong mỗi lớp lịch.

Phương pháp “lịch bonsai”

Những người bận rộn và công việc luôn chồng chất thì phương pháp này giống như bạn đang chăm sóc một cây bonsai và tỉa nó cho gọn gàng và đẹp mắt. Loại lịch làm việc này thường không linh hoạt vì số lượng công việc nhiều và diễn ra hàng ngày, vì thế nếu bạn có thể tỉa bớt nhánh nhỏ nào đó của công việc và thay thế thời gian đó cho một công việc khác hoặc sinh hoạt cá nhân sẽ giúp lịch làm việc của bạn đổi mới, không nhàm chán, và tạo động lực cho bạn làm việc hiểu quả và đúng giờ hơn.

Khởi đầu nhỏ

Việc tạo lịch trình có thể sẽ ảnh hưởng đến một số thói quen của bạn hoặc gò bó bạn vào một nề nếp nhất định. Sẽ rất khó để bạn thực hiện đúng lịch nếu bạn không có đủ động lực, vì thế hãy bắt đầu từ những việc nhỏ nhất, nhẹ nhàng nhất và bạn cảm thấy dễ dàng tạo thói quen. Từ đó hãy tạo độ khó dần đến khi bạn cảm thấy hài lòng về cách lên lịch của bản thân.

Cân bằng cuộc sống của bạn

Zeratsky nói rằng việc lên lịch cho công việc và sinh hoạt hàng ngày đã giúp anh có nhiều năng lượng và sự tập trung. “Mỗi ngày tôi đều cảm thấy phấn khởi khi bắt đầu lịch trình của bản thân, cảm giác bạn đang chơi một trò chơi điện tử và thực hiện nhiệm vụ hàng ngày để đổi lấy một thành tích nào đó. Thành quả bạn đạt được giúp bạn cảm thấy thoải mái đi vào giấc ngủ và tinh thần trở nên tích cực”.

Dịch: Thanh Thi

http://kynang.jobee.vn/Home/News_detail/5d931ad35d193fe3c8a7463f?category=5d41699f5d19e9be603baf97