Cùng với sự phát triển của công nghệ hiện đại, quỹ thời gian trong ngày đã mở rộng hơn khi chúng ta bắt buộc phải thực hiện mọi thứ mà chúng ta cần. Một danh sách công việc đơn giản thường không cắt bớt chúng mà chỉ càng dễ khiến cho chúng ta thấy hoang mang giữa một núi công việc mà thôi. Mấu chốt để kiểm soát tất cả những nhiệm vụ phải trong công việc của bạn chính là sự ưu tiên.

Trong lý thuyết, sự ưu tiên đơn thuần chỉ là: viết ra tất cả những điều bạn cần và bắt tay vào thực hiện chúng.

Tuy nhiên, vấn đề của sự ưu tiên nằm ở chỗ - nó luôn luôn thay đổi. Các nhà quản lý dự án luôn biết rằng, mọi chuyện đều sẽ xảy đến, thất bại và lại tiếp tục phát triển. Cách mà chúng ta thích nghi với những sự thay đổi đó sẽ quyết định sự thành hay thất trong hiệu suất thực hiện danh sách công việc dài cả tá cây số của bạn.

Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu các cách thức khác nhau để giúp bạn trở thành những chuyên gia quản lý thời gian biểu và khiến cho bạn có thể giữ được trạng thái cân bằng trong tình thế tiến thoái lưỡng nan.

1. Hãy viết ra tất cả những điều mà bạn muốn làm

   

Trở thành một người giỏi trong việc sắp đặt thứ tự ưu tiên sẽ mang lại cho bạn rất nhiều lợi ích. Bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn, thăng tiến nhanh hơn và có nhiều thời gian hơn để tận hưởng cuộc sống của mình sau khi kết thúc công việc. Tất cả đều bắt đầu bằng việc bạn viết ra một danh sách những việc mà bạn cần phải làm.

Hay ghi ra tất cả những điều bạn cần phải làm vào hôm nay, ngày mai hay trong tuần, trong tháng này. Đừng lo lắng về thứ tự của chúng - Chúng ta sẽ bắt tay vào điều đó ngay sau đây - nên hãy chỉ tập trung vào việc viết tất cả mọi thứ ra đã nhé.

2. Hãy bắt đầu với câu hỏi: Điều gì thực sự là quan trọng nhất?

   

Rất có thể là bạn sẽ có một danh sách khá đầy đủ và hầu hết những điều được ghi ra đều có vẻ là quan trọng nhất hoặc ít nhất sẽ được đặt lên ưu tiên hàng đầu. Một số công việc có thể được đặt lên trên hết, nhưng những điều còn lại đều có thể đợi được. Điều này sẽ xảy ra nếu như bạn chọn giải quyết những vấn đề hàng đầu trong danh sách của bạn.

Mỗi ưu tiên sẽ được chia vào các mục: làm, trì hoãn, uỷ thác, huỷ bỏ. Bạn chưa cần phải gán cho mỗi ưu tiên một nhãn dán cụ thể, bởi vì sẽ có những phương pháp để giúp các bạn thấy sáng tỏ hơn.

3. Tam giác của giá, phạm vi và thời gian

   

Một phương pháp mà một nhà quản lý công việc hiệu quả sử dụng để sắp đặt thứ tự ưu tiên trong một phạm vi dự án lớn là nhìn nhận mỗi công việc dưới dạng một tam giác đều. Mỗi khía cạnh của một điều ưu tiên có thể được tính bằng giá trị của nó (Các nguồn cần được hoàn thành), phạm vi (Công việc này có tầm ảnh hưởng đến đâu) và thời gian (Sẽ mất bao lâu để công việc đó được hoàn thành). Dưới đây là một biểu đồ về Tam giác giới hạn, được thể hiện qua một trang Quản lý dự án:

Bạn có thể thay đổi một cạnh nào đó của tam giác, có thể là giảm khoảng giá trị mà bạn cần phải hoàn thành, nhưng nó sẽ có xu hướng dẫn tới sự thay đổi trong quy mô và thời hạn hoàn thành.

Trong thực tế:

Nếu kỳ hạn và phạm vi của một công việc không thể thay đổi, thì có lẽ dự án đó là ưu tiên hàng đầu và phải được đền bù bằng giá và phạm vi của các công việc khác.

4. Sử dụng Ma trận Eisenhower

“Tôi có 2 loại vấn đề: Sự khẩn cấp và sự quan trọng. Việc khẩn cấp thường không quan trọng và việc quan trọng thường không khẩn cấp.” - Tổng thống Dwight D.Eisenhower.

Ma trận Eisenhower về sự ưu tiên đã được thiết lập dựa trên câu nói này. Bạn có nhớ các nhãn dán Làm, Trì hoãn, Bàn giao và Huỷ bỏ đã được nhắc đến ở trên không?

Chúng đã được minh hoạ thông qua một biểu đồ của James Clear: 

• Khẩn cấp và Quan trọng: Làm, hay như trong biểu đồ nêu ra, làm ngay lập tức.

• Quan trọng và không khẩn cấp: Quyết định. Hãy thực hiện điều này sau, và quyết định khi nào bạn sẽ làm nó.

• Khẩn cấp và không quan trọng: Bàn giao. Bàn chuyển công việc này cho người khác.

• Không quan trọng và Không khẩn cấp: Loại bỏ. Đừng tốn thời gian của bạn cho những việc này!

5. Hãy nuốt sống con ếch...Tin tôi đi!

   

Nếu bạn dung túng cho sự trì hoãn, thì tất cả mọi thứ đều sẽ chậm lại và bạn sẽ gặt hái được ít thành tựu hơn. Mark Twain đã khuyên rằng nếu bạn ăn con ếch trước (những điều khó nhằn nhất trong danh sách mà bạn đang trốn tránh) thì bạn sẽ tận hưởng trọn vẹn một ngày thoải mái nhất.

Cách khởi đầu một ngày mới thực sự có thể ảnh hưởng đến năng suất của bạn trong ngày. Phân tích và chinh phục hết những vấn đề quan trọng nhất (MIT) của bạn trước sẽ tạo nên động lực để thực hiện tất cả những điều còn lại.

6. Hãy chọn ưu tiên của mình một cách chính xác với phương pháp ABCDE

   

Tất cả mọi thứ dường như đều rất quan trọng, tuy nhiên thực chất thì nó không hề như thế và có một cách để tìm ra được điều nào thực sự quan trọng và điều nào thì không. 

Hãy nhìn vào các mục trong danh sách của bạn và gán chúng với các chữ cái từ A cho đến E (với A đại biểu cho ưu tiên cao nhất). Bây giờ thì hãy đặt cho mỗi công việc loại A một số tương ứng với thứ tự mà bạn sẽ thực hiện chúng.

Lặp lại quá trình này cho đến khi tất cả các công việc đều được đánh chữ và số. Bạn sẽ bắt đầu có một cách nhìn rõ ràng hơn về công việc nào là thứ yếu và công việc nào mới thực sự là ưu tiên hàng đầu.

7. Gắn mọi thứ với hiện thực

Rõ ràng là bạn sẽ chẳng thể thực hiện từng nhiệm vụ trong danh sách của mình vào đúng những thời điểm chính xác mà bạn muốn. Mọi thứ đều thay đổi và thường nó sẽ xảy ra vào thời điểm mà bạn không hề không mong muốn, vì vậy điều quan trọng là bạn cần phải linh hoạt và thực tế với những gì bạn có thể làm.

Nếu như bạn thấy mình bận đến mức không còn đủ năng lượng để tiến hành công việc, bạn có thể cần phải cân nhắc kỹ lưỡng đến việc giao phó hoặc loại bỏ một số công việc. 

8. Xác định 20% nhiệm vụ của bạn

Nguyên tắc Pareto đã chỉ ra rằng để đạt được hiệu quả thực sự và khả năng tái tạo, bạn nên nhận được 80% thành quả từ 20% nỗ lực của chính mình. Dù cho nói có thể dễ hơn làm, nhưng có một số mẹo mà bạn có thể dùng để áp dụng nó vào thực tế. 

Nếu bạn chỉ có thể hoàn thành 5 điều, đó sẽ là gì?

Giờ thì hãy bỏ đi 3 điều trong số đó. Đó là gì?

Giờ thì hãy chỉ chọn ra 1 điều.

Đó chính là điều quan trọng nhất.

9. Hãy ngừng việc thường xuyên kiểm tra Email của bạn

   

Có thể bạn đã từng nghe điều này trước đó, nhưng khi đề cập đến vấn đề sắp xếp ưu tiên cho công việc như một ông chủ, nó nên được nhắc lại.

Hãy ngừng việc thường xuyên kiểm tra hòm thư điện tử của mình. Trong một cuộc khảo sát của gần 20,000 chuyên viên, những người thành công nhất đều sở hữu một đặc điểm chung - họ cực kỳ giỏi trong việc quản lý luồng thư điện tử được gửi đến. Họ biết cách lọc ra những bức thư nằm trong khoảng ưu tiên cao nhất và đó chính là những gì mà họ thực sự tập trung vào.

Hơn hết, đừng khiến việc kiểm tra hòm thư điện tử trở thành nhiệm vụ đầu tiên phải thực hiện khi bắt đầu làm việc! 

10. Xem xét và đánh giá lại

    

Cuộc sống của chúng ta luôn không ngừng thay đổi và các ngôi sao sẽ không bao giờ tương thích với tất cả những điều trong danh sách phải làm của bạn. Các kỳ hạn hoàn thành được thiết lập, các dự án bị trì hoãn và cuộc sống hàng ngày có thể ngáng đường bạn.

Giảng viên cao cấp tại trường Quản lý MIT Sloan, Robert Pozen, khuyến khích việc nghiên cứu thời gian biểu của ngày hôm sau vào mỗi buổi tối trước khi đi ngủ cũng như xem xét và đánh giá lại các mục nếu cần thiết.

11. Tận dụng một cách tối đa công nghệ hiện đại 

    

Một công cụ thiết lập kế hoạch và quản lý thời gian dễ thao tác thực sự có thể giúp bạn chinh phục những ưu tiên đó. Cho dù cuộc sống của bạn bận rộn đến mức nào hay lượng công việc của bạn dày đặc đến đâu, giữ cho tất cả mọi thứ được sắp xếp một cách gọn gàng là điều cần thiết để hoàn thành hầu hết mọi thứ. 

Có thể bạn là một người cần những bảng tính của Google, hoặc có lẽ bạn muốn một ứng dụng tích hợp với cả chuông và còi báo hiệu. Có rất nhiều sự lựa chọn ngoài kia, vì vậy hãy tìm ra một lựa chọn phù hợp với mình và sử dụng nó.

12. Hãy nhận lấy một lời khuyên từ Warren Buffet

Điều quan trọng trong việc rút ngắn được con đường để chạm tới những mục tiêu dài hạn trên đỉnh Everest kia là thanh lý hết những đống hỗn độn đang cản trở đường đi của bạn.

Warren Buffet thường bảo phi công tư nhân của mình lập một danh sách gồm 25 mục tiêu hàng đầu của anh ấy. Sau đó lại bảo anh ấy khoanh tròn 5 điều quan trọng nhất. Tất cả những mục tiêu còn lại có vẻ như đều quan trọng, nhưng không trọng yếu đến mức phải dồn hết năng lượng vào như 5 điều đầu tiên.

13. Bạn có đang giao việc? Bởi bạn nên làm thế

    

Phần “giao quyền” trong 4 khía cạnh có thể khá khó khăn đối với những ai thấy không thoải mái trong việc yêu cầu sự giúp đỡ, nhưng đó là một kỹ năng thiết yếu cần phải học hỏi. Quản lý của bạn sẽ sẵn lòng giúp đỡ nếu bạn đưa ra yêu cầu. Thực tập sinh hoặc người mới nhận việc có thể sẽ hào hứng tìm hiểu về cách khía cạnh mới trong cách thức vận hành việc kinh doanh của bạn. Ai đó trong đội ngũ có thể vượt trội hơn bạn trong một nhiệm vụ cụ thể nào đó.

14. Tình thế khó khăn của con thuyền thủng

Hãy luôn ghi nhớ thời gian của bạn quý giá đến mức nào khi sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc. Dành thời gian để làm những việc không phải ưu tiên quả là một sự hoài phí vô ích. Thật dễ dàng để bắt đầu một dự án (Chiếc thuyền), nhưng lại chạm trán một sự thay đổi làm kết quả hoặc mức độ quan trọng của nó (Bị thủng) bị biến đổi theo, tuy nhiên, chúng ta thấy mình bắt buộc phải làm tiếp và đang phải chèo lái một con thuyền sắp chìm. Đôi khi, ý tưởng tốt nhất là chuyển hẳn sang một con thuyền mới toanh thay vì cố gắng sửa một con thuyền mục ruỗng.

15. Ứng dụng 5 câu hỏi tại sao

    

Được phát triển bởi một nhà công nghiệp người Nhật Bản, phương pháp này rất đơn giản để có thể xác định được tầm quan trọng của sự ưu tiên. Hãy thực hiện thế này nhé:

Viết ra công việc và nêu ra lý do khiến nó quan trọng?

Càng ít lần bạn phải nhìn nhận lại việc tại sao công việc đó quan trọng, thì nó lại càng quan trọng.

Nếu bạn cần phải liên tục nhắc nhở bản thân về lý do tại sao nó lại quan trọng, thì lợi ích đạt được từ việc hoàn thành nhiệm vụ đó có lẽ sẽ không cao.

16. Đừng để những va vấp cản trở bạn

Rồi sẽ có những ngày mà con ếch sẽ nuốt chửng bạn và tất cả các đầu mục của bạn trông đều có vẻ quan trọng như nhau. Đây là điều mà tất cả mọi người đều không thể tránh khỏi.

Điều quan trọng nhất với bất cứ người quản lý, doanh nhân hay những doanh nhân thành đạt nói chung, chính là sự nhất quán khi phát triển và thực hiện thông qua danh sách đó.

Rồi sẽ có những con thuyền bị thủng khi bạn chẳng có bất kỳ ai bên cạnh để giao phó công việc. Hãy lùi lại một bước, xem xét kỹ càng hơn những thứ tự ưu tiên công việc và hãy giữ vững sự tập trung của mình.

Vài lời cuối

Chúng ta chỉ dành khoảng 40% một ngày làm việc của mình cho những nhiệm vụ chính, như là kiểm tra thư điện tử, các cuộc họp và những công việc hàng ngày đã chiếm cứ hết thời gian còn lại của ngày. Tuy nhiên, nếu như bạn học được cách sắp xếp những ưu tiên của mình một cách hiệu quả, bạn sẽ sớm nhận thấy việc quản lý danh sách công việc phải làm khổng lồ đó sẽ dễ dàng hơn và việc hoàn thành các nhiệm vụ cấp thiết đó sẽ diễn ra nhanh chóng hơn!

----------

Tác giả: Jeremy Diamond

Link bài gốc: How to Prioritize Work When Everything Seems Important

Dịch giả: Phùng Phương Anh - ToMo - Learn Something New