Steve Jobs nhấn mạnh rằng mọi mục trong chương trình của cuộc họp đều có một người được chỉ định chịu trách nhiệm về điều đó và bất kỳ công việc tiếp theo nào đã xảy ra. Ông ấy gọi người đó là DRI - Cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp. Ông biết trách nhiệm công khai sẽ phải thực hiện một dự án hoặc nhiệm vụ thực sự sẽ được thực hiện, và ông ấy muốn mọi thứ rõ ràng, hướng dẫn cho đội của mình làm theo.

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng phần lớn các nhà quản lý và các lãnh đạo hoàn toàn thất bại khi làm điều này. Tất cả chúng ta đã rời khỏi cuộc họp và cảm thấy rất tốt về những gì chúng ta vừa thảo luận, tại sao rất ít kết quả đạt được như mong muốn. Động lực đã đi đâu?

Có rất nhiều lý do tại sao các cuộc đối thoại hiệu quả trong một cuộc họp dường như không đi đến đâu. Những người tham dự thường ngay lập tức chạy đến một cuộc họp khác, nơi sự chú ý của họ chuyển sang một loạt vấn đề mới. Hoặc mọi người rời khỏi cuộc họp mà không rõ ràng về những gì đã được thỏa thuận

Để đảm bảo năng suất không chậm trễ sau khi bạn rời khỏi phòng họp, hãy làm hai việc sau và giữa các cuộc họp: Nhanh chóng rõ ràng và súc tích các ghi chú về cuộc họp rõ ràng và súc tích và theo dõi các cam kết đã được thực hiện.

CÁC GHI CHÚ VỀ CUỘC HỌP

Như ngạn ngữ Trung Quốc có câu: "Mực tốt nhất là tốt nhất so với bộ nhớ tốt nhất". Nếu bạn không thể theo kịp cuộc đối thoại và đưa nó vào một hình thức có thể lấy lại sau này.

Các ghi chú về cuộc họp không phải là một thông điệp cần thiết. Nó tác động một cách mạnh mẽ để gây ảnh hưởng đến người khác. Nó giúp thông báo cho mọi người về những gì đã xảy ra và họ là ai. Bạn có thể sử dụng nó để giữ mọi người trên cùng một trang và tập trung vào những gì bạn cần làm trước cuộc họp tiếp theo.

Nếu bạn đang tìm cách giảm số lượng người tham dự các cuộc họp của bạn, hãy ghi chú về tầm quan trọng hơn bởi vì mọi người thích được bao gồm và thông báo. Chia sẻ một cuộc họp là một phần quan trọng của việc tham gia vào cam kết.

Mọi thứ diễn ra như sau : Chia phần hợp lý, ghi chú rõ ràng về cuộc họp. Trong lịch sử, vài phút giống như phiên âm của tòa án, nắm bắt mọi thứ được nói trong cuộc họp. Đây không phải là những gì bạn muốn. Một trang duy nhất sẽ đủ cho hầu hết các cuộc họp. Mục đích không phải là tạo lại cuộc thảo luận mà là nắm bắt những điểm chính và các cam kết cụ thể cho từng chủ đề, để những người không tham dự có ý thức về những gì đã xảy ra và tất cả đều có hồ sơ về những người muốn hành động tiếp theo.

Các ghi chú này phải nêu rõ từng chủ đề bạn đã thảo luận, các vấn đề chính và danh sách các hành động cụ thể sẽ được thực hiện bởi những người nào, và khi nào.

Viết và tóm tắt cuộc họp trong vòng 24 giờ, nếu không sớm hơn. Khả năng ghi nhớ của bạn và việc nắm bắt bản chất của từng cuộc đối thoại giảm đi sau mỗi giờ trôi qua. Gửi bản tóm tắt trong một giờ hoặc vào cuối ngày cũng thể hiện cảm giác cấp bách.

THEO DÕI CÁC CAM KẾT

Kiên trì là một kỹ năng có ảnh hưởng quan trọng. Nếu bạn muốn bất cứ điều gì xảy ra, bạn phải theo dõi, theo dõi và theo dõi.

Một hiệu trưởng từng yêu cầu tôi đến trường đào tạo cho một nhóm giảng viên và cựu sinh viên vì anh ấy nghĩ rằng họ thiếu kỹ năng lãnh đạo. Anh ấy đã hợp nhất cả nhóm hai năm trước khi để thảo luận về việc mở một trường báo chí. Họ đã có một cuộc họp hiệu quả và mọi người đều hào hứng với dự án. Anh ấy đã nói với họ những gì anh ấy muốn họ làm muốn làm và sẵn sàng cung cấp bất cứ sự hỗ trợ nào mà họ cần. Nhưng hai năm sau, không có kết quả đáng kể gì xảy ra và hiệu trưởng nhận ra rằng họ chẳng hề trang bị đúng kĩ năng cần thiết.

Nhưng, trong thực tế, anh ấy đã có một trường báo chí mới bởi vì anh ấy đã theo dõi. Nếu anh ấy đã đăng ký với nhóm hai tuần sau cuộc họp, sau đó cứ sau vài tuần cho đến khi dự án bắt đầu và hoạt động, có khả năng đó sẽ là một câu chuyện khác. Có lẽ anh ấy sẽ dạy rằng những người trong phòng có một số thiếu sót về kỹ năng nhưng anh ấy không thể giúp đỡ chăm sóc những người đó trong khi họ đẩy dự án về phía trước.

Thông thường các nhà quản lý, như tổng thống này, nghĩ rằng mọi người là những người tự khởi nghiệp - những nhà lãnh đạo tự nhiên chỉ cần một ý tưởng và sự tự chủ để theo đuổi nó. Những người tài năng, tận tụy không muốn nói họ sẽ làm, và chúng ta không nên ngạc nhiên khi họ không làm thế. Mọi người bị kéo theo mọi hướng và choáng ngợp với quá nhiều công việc. Nếu bạn muốn có một dự án được hoàn thành, bạn phải theo dõi chặt chẽ và nhất quán. Nếu không, bằng cách này.

Một số nhà quản lý lo ngại rằng theo dõi chặt chẽ có thể được hiểu là vi mô. Họ không muốn bị buộc tội tin tưởng mọi người thực hiện. Trong thực tế, theo dõi nhất quán là một phần cần thiết của lãnh đạo dự án.

Mọi thứ diễn ra như sau :

Vào cuối mỗi chủ đề trong một cuộc họp, tạm dừng để thống nhất các bước tiếp theo và thiết lập các cam kết rõ ràng với hạn chót rõ ràng.

Cho mọi người biết họ có thể đàm phán các cam kết của mình, đặc biệt là liên quan đến ngày phải hoàn thành công việc.

Không sử dụng "vào cuộc họp tiếp theo" vào ngày phải hoàn thành công việc. Hãy suy nghĩ kỹ lưỡng về thời gian làm việc hiệu quả nhất.

Chắc chắn rằng bạn mong đợi từng cam kết sẽ được thực hiện theo thỏa thuận, và nếu có điều gì đó xảy ra, bạn mong đợi họ sẽ sẵn sàng để thảo luận về sự thay đổi.

Chỉ định ai đó kiểm tra lại các khoảng thời gian thích hợp để đảm bảo các cam kết diễn ra như đã hứa hoặc đánh giá lại.

Một trong những phàn nàn lớn nhất mà tôi nghe được từ các nhà lãnh đạo là họ dành quá nhiều thời gian cho các cuộc họp. Thiết kế và dẫn dắt các cuộc họp tốt hơn sẽ giúp tận dụng thời gian của mọi người tốt hơn. Nhưng các tài liệu cam kết và quản lý tiến độ sau khi cuộc họp kết thúc sẽ giúp giúp cho các cuộc họp trong tương lai hiệu quả hơn hoặc thậm chí không cần thiết.