​

Có một tình huống được đặt ra thế này: bạn ghi ra danh sách những việc cần làm và ngay lập tức đổ mồ hôi. Có quá nhiều việc cần phải hoàn thành, và bạn không biết bắt đầu từ đâu và nên ưu tiên việc nào trước. Tuy nhiên, có một điều tồi tệ hơn là việc nào cũng quan trọng, và áp lực thời gian cứ đè xuống vai bạn. Vậy bạn đã biết chọn lựa điều gì trong khi việc nào cũng cần sự ưu tiên hàng đầu?

Với nhịp sống dồn dập như ngày nay, mỗi ngày bạn sẽ phải bận túi bụi, hộp thư thì đầy ắp những công việc cần giải quyết. Tất tần tần mọi thứ cứ bay thẳng vào mặt bạn như trái bóng tuyết không được kiểm soát. "Đĩa thức ăn" của bạn thì đang quá tải, còn bạn thì không biết bắt đầu ăn từ đâu? Danh sách công việc dài bao nhiêu, nhịp tim bạn càng đập nhanh bấy nhiêu. Thay vì tỏ ra căng thẳng, hãy bình tĩnh trong vòng vài phút. Sau đó, chậm rãi suy nghĩ trả lời những câu hỏi sau và lập ra một kế hoạch để giải quyết các công việc tồn đọng.

Mô hình đơn giản sau đây sẽ giúp bạn phân loại những công việc cần phải làm dựa trên sự khẩn cấp và quan trọng. Nếu bạn muốn phác họa một ma trận cho chính bạn, bạn có thể sử dụng mô hình này. Nếu không, bạn có thể tự hỏi mình 5 câu hỏi sau sẽ cho ra kết quả tương tự.
 

​

1. Hôm nay cần phải hoàn thành xong việc gì?
 

​

Khi bạn bắt đầu căng thẳng, bạn liếc mắt nhìn vào thời gian biểu cho công việc tuần sau hoặc tháng sau. Bạn nghĩ điều đó sẽ giúp bạn bớt căng thẳng khi cho rằng những việc khác còn lâu mới tới deadline; nhưng thực chất bạn chỉ làm cho chính mình cảm thấy nặng nề hơn mà thôi. Nào là bài thuyết trình phải thực hiện trong hai tuần tới, hay bài báo cáo cần phải nộp vào cuối tháng này. Dù đây không phải là những việc quan trọng, nhưng chỉ tổ làm cho "đĩa thức ăn" của bạn đầy thêm mà thôi.

Thay vào đó, bạn cần phải làm từng bước và chỉ tập trung vào công việc ngày hôm nay thôi. Những việc khẩn cấp nhất trong list việc của bạn là gì? Việc gì bạn cần phải làm xong trong vòng 8 tiếng tới?

2. Trong số những công việc khẩn cấp, việc nào quan trọng nhất?
 

​

Bây giờ bạn đã có danh sách những việc khẩn cấp, đến lúc bạn cần tìm ra trong số những việc khẩn cấp này, việc nào là quan trọng nhất. Chắc hẳn bạn đang nghĩ trong đầu "Nhưng việc nào cũng quan trọng hết! Bởi vậy nó mới nằm trong danh sách những việc cần làm!". Đúng vậy, dù thế nào bạn vẫn muốn những việc này phải được hoàn thành. Tuy nhiên, ngay lúc nào đây sự tập trung của bạn chỉ cần đặt vào một thứ chính yếu nhất mà thôi.

Hãy xem xét những hậu quả bạn sẽ nhận được nếu như không hoàn thành xong những công việc đó cuối ngày; có phải ngày tàn sẽ tới? Bạn có đang phụ trách một dự án nào đó, nếu không hoàn thành đúng hạn thì sếp sẽ khiển trách? Mối quan hệ giữa bạn và khách hàng bị đổ vỡ? Mặc dù nghĩ đến những hậu quả này có đôi phần đáng sợ. Nhưng, điều này cũng sẽ giúp bạn tìm ra nhiệm vụ nào thuộc về mục "Khẩn cấp và Quan trọng" - những công việc mà bạn phải bắt đầu làm ngay lập tức.

3. Có việc nào trong những công việc khẩn cấp có thể ủy quyền được không?

Khi đã chọn ra được những công việc quan trọng, bạn sẽ còn lại một số công việc khẩn cấp. Tất nhiên những việc này hoàn thành càng sớm càng tốt, nhưng bạn cũng không nên để những việc này vào "danh sách chết". Nếu đã không xem đây là những công việc quan trọng, chắc rằng việc này thường nhỏ lẻ và không đáng bận tâm. Những việc này có thể là: trả lời cuộc điện thoại hoặc trả lời email hoặc điền những bản báo cáo cho phòng tài chính.
 

​

Những việc thế này bạn sẽ đưa chúng vào khung "Khẩn cấp và Không Quan Trọng", cùng đó là xem xét liệu bạn có thể ủy thác hay tự động hóa công việc hay không. Hãy nghĩ xem có người nào hoặc đồng đội nào có thể đảm đương nhiệm vụ tạm thời giúp bạn cho đến khi bạn có thể bắt đầu làm tiếp hay không? Hoặc bạn có thể sử dụng các công cụ tự động hóa như Zapier hoặc IFTTT giúp bạn loại bỏ những công việc không cần thiết?

Lưu ý: Bạn không thể tìm ra điều này ngay lập tức. Rõ ràng là bạn không muốn bỏ ra hàng giờ để sắp xếp lại toàn bộ công việc. Tuy nhiên, bạn vẫn nên dành ra một chút suy nghĩ trong những trường hợp thế này. Nhờ vậy bạn có thể cải thiện và thúc đẩy khối lượng công việc được hoàn thành sớm nhất.

Đối với những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng đã được lọc ra thì sao? Giải quyết chúng ngay lập tức sau những việc quan trọng có "áp lực thời gian". Đây chính là cách để bạn có thể xoay sở tất cả những việc ưu tiên trong khoảng thời gian nhạy cảm như vậy.

4. Còn những việc quan trọng, nhưng không khẩn cấp?
 

​

Giờ những việc khẩn cấp nhất đã được phân chia, đến lúc bạn liếc mắt vào những việc cần làm và xem việc nào thật sự quan trọng, nhưng không cần phải hoàn thành ngay lập tức. Những công việc này nên làm từ từ, đừng để nước tới chân mới nhảy rồi lại quýnh quáng cả lên.

Tuy nhiên, bạn cũng cần phải suy nghĩ và lên kế hoạch. Vậy nên, đối với những nhiệm vụ "Không Khẩn Cấp và Quan Trọng", bạn cần vạch ra thời gian cụ thể cần phải làm. Tự đặt cho mình những cột mốc nhỏ và deadline của bản thân để giúp chính mình làm tốt các công việc. Chính nhờ điều này, bạn sẽ không cảm thấy mình đang bỏ mặc công việc, thực ra bạn đang ưu tiên chúng theo một kế hoạch cụ thể.

5. Có công việc nào có thể loại bỏ cùng lúc?
 

​

Mong muốn bỏ được việc nào thì tốt việc đó là ước mơ của hầu hết mọi người. Nhưng bạn nghĩ rằng ước mơ chỉ là mơ ước, điều này không thể xảy ra? Nếu có bất kỳ việc gì cần làm còn sót lại trong danh sách mà bạn có thể phân loại chúng vào mục "Không Khẩn Cấp và Không Quan Trọng", thì thật quá tuyệt vời. Nhờ có ma trận này, bạn có thể quyết định ngay lập tức những món ăn cần phải loại khỏi chiếc đĩa của mình.

Ưu tiên luôn luôn là một thách thức, nhưng điều này trở nên đặc biệt khó khi mọi việc đều cần sự ưu tiên. Thật may là những câu hỏi này có thể giúp bạn phân loại tất cả nhiệm vụ và những công việc cần làm, cũng như quyết định việc nào nên được đưa lên đầu danh sách. À, thế còn chỉ có thể làm được một trong khi có đến hơn một việc quan trọng và khẩn cấp như nhau? Hãy chọn làm một việc ngẫu nhiên với tư thế: Làm một trong ba việc vẫn tốt hơn chẳng có việc nào xong. "Better than Nothing"