“Bận”, là một từ đã thành thời thượng trong cuộc sống của chúng ta ngày nay. Nhìn đâu ta cũng thấy một sự tất bật, hối hả, quay nhanh như chong chóng.24 giờ một ngày dường như là quỹ thời gian quá eo hẹp để ta có thể giải quyết vô số công việc.Vì vậy, quản lý thời gian chắc hẳn đã trở nên rất quan trọng đối với bất cứ ai sống ở thể kỉ 21. Bài viết này hi vọng sẽ đem lại câu trả lời hữu ích cho bạn cho bài toán nan giải mang tên “quản lý thời gian”
Áp lực công việc ngày càng căng thẳng và phức tạp, bắt buộc chúng ta phải hết sức cố gắng mới vượt qua được. Còn để thành công, ta còn phải làm nhiều hơn là chỉ giải quyết hết những việc cần làm . Trong khi thời gian thì vẫn cứ thế, từng phút từng giây trôi qua thật vô tình. “Con ma” thời gian ấy chắc hẳn đã trở thành nỗi ám ảnh của không ít người.
1. Thời gian là gì?
Theo tôi, thời gian là thứ tài sản thượng đế ban tặng muôn loài trên vũ trụ, tuyệt nhiên không thay đổi được và tất nhiên là không mua, bán được. Vì thế nên thực sự chúng ta không bao giờ “ăn cắp” được thời gian từ bất cứ đâu, điều duy nhất chúng ta có thể làm được là sắp xếp và sử dụng thời gian theo một cách tối ưu nhất có thể. Ai quản lý thời gian hiệu quả hơn, người đó “giàu có” về thời gian hơn ai hết.
2. Biết vứt bỏ những việc không cần thiết
Thời gian là hữu hạn, bởi vậy chúng ta không nên quá cầu toàn và tham lam : muốn làm hết tất cả mọi việc. Điều đó dường như là không thể. Vì vậy hãy chấp nhận vứt bỏ những thứ vụn vặt để dành ưu tiên cho những đầu việc quan trọng trước.
Bây giờ, bạn hãy lấy một tờ giấy A4 và chia thành 4 góc như hình dưới đây
Bây giờ, hãy thử tư duy và xác định : Đâu là việc khẩn cấp cần làm ngay lập tức ? Đâu là việc quan trọng, cần có kế hoạch rõ ràng, và bảo đảm đúng tiến độ công việc ? Và việc không khẩn cấp và không quan trọng là gì ?
Có một lý thuyết cho rằng : 80% thành quả được mang đến từ 20 % công việc. Dĩ nhiên, 20% đó phải là những việc cần thiết và vô cùng quan trọng. Người thành công là người biết chọn đúng những việc quan trọng để làm và dám “vứt” đi những việc không cần thiết, làm tốn quỹ thời gian hữu hạn, quý giá.
Bạn có thể ngụy biện rằng : “Tôi thấy việc nào cũng đều rất khẩn cấp và quan trọng ”. Tôi rất hiểu và thông cảm với cảm giác của bạn. Khi bạn chưa biết cách quản lý thời gian và công việc hiệu quả, thì bạn sẽ luôn bị những việc phụ rượt đuổi. Tất cả chúng dường như đều rất khẩn cấp và cũng rất quan trọng. Nhưng thực ra, những việc ấy thường là 80% công việc tôi đã nói phần trên. Nghĩa là bạn đã dành 80% công sức, tâm huyết, thời gian để thực hiện việc mà những người thành công sẵn sàng vứt đi.
3. 6 bước để lập kế hoạch hiệu quả
Để quản lý tốt được thời gian thì bạn cần có một kế hoạch thông minh cho công việc của mình, 6 bước cần thiết để lập một kế hoạch hoàn hảo là :
1. Xác định mục tiêu
2. Liệt kê những việc phải làm
3. Ước tính thời gian cần thiết
4. Cân nhắc mức độ ưu tiên
5. Quyết định thực hiện
6. Lên lịch trình thực hiện
Bạn cần lưu ý, chúng ta hay xác định mục tiêu rất chung chung, thiếu cụ thể. Do vậy, bạn sẽ khó có thể ước lượng được thời gian cần thiết. và sau đó bạn bị “vỡ” kế hoạch. Và bạn lại cần thời gian để chỉnh sửa kế hoạch, cứ theo vòng luẩn quẩn như vậy….
Vì vậy, để thành công, bạn cần dành đủ thời gian để lập kế hoạch tốt và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của mình. Hãy linh động, sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với thực tế để mục tiêu được hoàn thành. Như vậy, bạn đã thành công trong quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả rồi. Chúc bạn thành công !
Theo YBOX