TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN HIỆU QUẢ
VẤN ĐỀ THỨ NHẤT
Yếu Tố 6 W
Trước khi muốn nói điều gì với một ai hay những ai đó. Chúng ta phải xác định hai mục tiêu :
§Bạn có muốn người nghe hiểu rõ toàn bộ nội dung mà bạn muốn truyền đạt cho họ không ? Nếu bạn chỉ nói cho có chuyện và không muốn họ hiểu thì bạn không cần phải đọc trang mục này. Nếu bạn khẳng định là muốn truyền đạt thông tin hiệu quả thì bạn nên biết như sau :
Một thông tin chỉ được hiểu trọn vẹn khi nó hội đủ các yếu tố :
WHO : Ai WHAT : Cái gì WHEN : khi nào WHERE : ở đâu WHY : Tại sao HOW : Thế nào . Đây gọi là “ Yếu Tố 6W” .
Nội dung chính cần cho người nghe được biết (trong 6 yếu tố trên) bạn phải đề cập đến trước tiên, kế đến là những yếu tố kém quan trọng dần .
Ví dụ 1. Bạn muốn tường thuật lại câu chuyện bạn đi tham dự một đám cưới . Bạn có 2 ý chính : Nhân vật và Sự kiện. Như vậy bố cục câu chuyện bạn kể sẽ là :
WHO : Bạn
WHAT : Đám cưới (của ai đó)
WHEN : Thời điểm tham dự
WHERE: Địa điểm tham dự
HOW : Đám cưới diễn ra thế nào
WHY : Lý do tham dự đám cưới
Ví dụ 2. Bạn muốn kể một số câu chuyện xảy ra ngày nào đó. Bạn có 2 ý chính : Thời gian và sư kiện. Bố cục nội dung như sau :
WHEN : Thời điểm
WHERE : Địa điểm
WHAT : Những sự việc diễn ra
HOW : Sự việc xảy ra thế nào
WHY : Lý do xảy ra sự việc
WHO : Những nhân vật liên quan
VẤN ĐỀ THỨ HAI
Giọng Nói
Tiếp theo, bạn phải lưu ý đến giọng nói. Giọng nói là một trong những yếu tố quan trọng trong việc truyền đạt tin tức. Cho dù bạn đã sử dụng đúng và đủ 6W, nhưng giọng nói của bạn khiến người nghe không nhận ra được từ gì, thì …cũng giống như bạn không nói một W nào cả.
VẤN ĐỀ THỨ BA
Từ Ngữ
Vấn đề kế tiếp là từ ngữ bạn sử dụng. Nếu bạn dùng những từ cá biệt của địa phương nào đó, mà người địa phương khác không hiểu được, thì việc thông tin của bạn cũng gặp khá nhiều trở ngại, vì người nghe phải đoán nghĩa từ !
VẤN ĐỀ THỨ TƯ
Ngữ Pháp
Cuối cùng, bạn phải cẩn thận trong cách đặt câu. Câu văn càng đơn giản, rõ ràng, trong sáng và đúng ngữ pháp thì việc truyền đạt của bạn càng thành công như ý.
VẤN ĐỀ THỨ NĂM
Thái Độ Người Nghe
Truyền đạt thông tin là một hoạt động giao tiếp giữa người nghe và người nói. Cho dù bạn nói hay nói giỏi đến đâu mà đối tượng của bạn đang…ngủ hoặc đang mải mê lắng nghe một thứ khác, thì ‘tài năng’ của bạn cũng đành…bỏ đi.
Nếu là những câu chuyện linh tinh, nghe qua rồi bỏ, bạn có thể không cần quan tâm đến đối tượng của của mình. Họ có thể nghe một tai, nhìn một mắt cho vui cũng chẳng sao, những câu chuyện để ‘tám’ có hiểu lệch lạc đi chút đỉnh cũng là chuyện thường tình trong thiên hạ. Nhưng, nếu bạn đang đưa ra mệnh lệnh của công việc hay những câu chuyện có nội dung bắt buộc phải hiểu rõ, nhớ đúng; bạn cần cẩn thận theo dõi thái độ người nghe. Nếu nghi ngờ sự tập trung hoặc năng lực ghi nhớ của họ, bạn có thể kiểm tra lại bằng cách yêu cầu họ lập lại những gì đã nghe.
Nếu bạn thực hiện hoàn chỉnh những nội dung chúng ta vừa trao đổi, bạn có thể yên tâm về Kỹ Năng Truyền Đạt Thông Tin của mình rồi.
Chúc các bạn vui vẻ và thành công như ý.