Nếu như bạn có buổi thuyết trình cùng với cả nhóm, đừng độc diễn theo cách của mình, hãy làm theo các cách sau đây để đạt được hiệu quả cao nhất.
Trên cương vị nhà quản lý quỹ đầu tư mạo hiểm, tôi đã tham dự rất nhiều buổi thuyết trình, từ những buổi chào hàng đến các cuộc họp hội đồng quản trị của các công ty trong danh mục đầu tư. Nhiều trong số đó được thực hiện bởi cả nhóm, thường là CEO cùng với đội của mình, kỹ thuật, marketing, bán hàng, sản phẩm. Một số CEO thể hiện mình là bậc thầy giao tiếp trong buổi giới thiệu, nhiều người khác thì trái ngược lại.
Các nhà đầu tư thích làm việc với nhóm. Họ muốn nhìn thấy một CEO vừa mạnh mẽ trong vai trò lãnh đạo, đồng thời có khả năng quản lý một nhóm người tài năng. Một trong những tố chất quan trọng nhất của lãnh đạo là khả năng thu hút và giữ chân các thành viên hạng cao. Lãnh đạo tuyệt vời là người có khả năng giao quyền để các thành viên chủ động ra quyết định, và biết khi nào thì nên bước vào để đưa ra những điều chỉnh.
Vì vậy, họ sẽ quan sát để tìm hiểu động lực của cả nhóm, và hãy tin rằng tất cả nhà đầu tư đều thảo luận về vấn đề này sau khi bạn rời đi.
Vậy, phải tuân thủ theo các nguyên tắc nào trong các buổi thuyết trình theo nhóm, đặc biệt là trong những cuộc gặp để thu hút đầu tư?
1. Mọi người đều nói
Nguyên tắc vàng là từng người tham dự cuộc gặp đều cần phải nói. Nếu không họ sẽ trông có vẻ thụ động và không quan trọng, điều sẽ tạo nên ấn tượng xấu. Bạn có thể đi một mình trong lần gặp đầu tiên, nhưng cuối cùng thì nhà đầu tư vẫn muốn gặp nhóm của bạn.
2. Phân công slide
Cách tốt nhất để các thành viên đều tham gia là phân công slide mà mỗi người sẽ chịu trách nhiệm, giúp họ chuẩn bị và tập luyện, kết nối giới thiệu mỗi người thành một câu chuyện chung. Thông thường, khi các slide không được phân công cho từng người, một số thành viên trong nhóm sẽ giữ im lặng.
3. Không tranh cãi
Chúng ta biết rằng sẽ xuất hiện thời điểm khi bạn không đồng ý với câu trả lời của ai đó trong nhóm. Hãy thảo luận với họ sau cuộc gặp. Nếu biết mọi người bất đồng với nhau trước mặt tôi thường xuyên thế nào, và rất dễ nhận thấy khi họ bất đồng, bạn sẽ thấy ngạc nhiên. Khi trở về công ty có thể tranh cãi với nhau, nhưng đừng bao giờ làm điều đó trước mặt nhà đầu tư, khách hàng, đối tác…. Đó là dấu hiệu rất xấu và họ sẽ không bỏ qua điều đó.
4. Để ý đến ngôn ngữ cơ thể
Hãy nhớ là hơn 90% các giao tiếp là không lời. Con người chúng ta tiếp nhận rất nhiều tín hiệu mà không tự nhận thấy, và chúng ta cũng đưa ra nhiều như vậy theo cách như vậy. Chúng ta nhiu mắt, thở dài, bắt chéo tay, buồn chán… Mọi người có thể nhận thấy bạn không đồng ý cả khi bạn không nói. Nếu không đồng ý hoặc không thích điều gì ai đó nói, hãy để ý để không thể hiện ra qua ngôn ngữ cơ thể, hãy chỉ ghi chú và quay lại vấn đề đó sau. Điều này nói ra nghe có vẻ nhàm chán, nhưng tôi thực sự nghĩ rằng điều quan trọng là có những suy nghĩ tích cự khi bạn không đồng tình với ai đó. Nếu bạn suy nghĩ tích cực, cơ thể của bạn cũng giao tiếp tích cực và ít khả năng bạn thể hiện những hành động tiêu cực qua ngôn ngữ cơ thể hơn. Tôi làm điều này thường xuyên, đặc biệt là khi ai đó làm mình bực mình mà tôi không muốn thể hiện ra điều đó.
5. Phân phối câu hỏi
Điều khó nhất trong mọi kịch bản gặp mặt là việc làm cách nào biết ai sẽ trả lời khi có câu hỏi. Tôi luôn khuyên bố trí “chuyền hai” (thuật ngữ trong bóng chuyền chỉ người phân phối bóng) cho cuộc gặp. Người này thường là CEO hoặc là người quan trọng thứ hai. Mục đích là người này sẽ lắng nghe câu hỏi và tự trả lời hoặc phân công cho ai đó trả lời. Hoàn hảo nhất là bạn phân phối đều câu hỏi và đừng cố gắng tự trả lời mọi câu hỏi.
6. Tranh luận ác liệt trước khi bước vào phòng
Mọi câu hỏi mà nhà đầu tư đưa ra đều chính đáng, câu hỏi càng khó khăn càng tốt. Ví dụ, nếu có hai người là đồng sáng lập và đồng giám đốc, họ có thể hỏi, “Nếu nhận được đề nghị mua với giá 100 triệu $, các anh có bán công ty không?” hoặc, “Nếu các anh chi hết tiền và một trong hai người phải ra đi, ai sẽ là người đó?”. Các nhà đầu tư muốn quan sát để tìm ra các quyết định được đưa ra thế nào, tìm hiểu mức độ cở mở giữa hai người và có không một sự lãnh đạo rõ ràng. Mọi thứ có thể xảy ra không như ý trong công ty, họ muốn biết bạn hành động thế nào để thay đổi tình huống và ai là người được giao quyền. Vì vậy hãy trao đổi kỹ trước, luôn tốt hơn nếu các bạn thể hiện được sự đồng chí hướng trước các nhà đầu tư.
7. Không át lời thành viên đội mình
Đây là lý do chính tôi viết bài này. Đây là hình thức phổ biến nhất của các CEO xem thường nhân viên và là hình thức lãnh đạo khó có thể ngưỡng mộ. Có hai dạng “át lời”. Thứ nhất là khi CEO cảm thấy cần thiết phải “mào đầu” trước khi mọi người khác nói. Đây là điều thực sự gây khó chịu, vì người đó sẽ thuyết trình theo những gì trong suy nghĩ của CEO. Tại sao bạn không để họ nói theo ý của họ? “Mào đầu” là vớ vẩn, nó chỉ ra rằng bạn thích áp đặt, kiểm soát hoặc là không tin tưởng người của mình. Dạng “át lời” thứ hai là khi thành viên thuyết trình hay trả lời câu hỏi và bạn cảm thấy cần thiết phải tổng hợp những gì họ nói bằng lời lẽ của mình. Đừng. Chúng ta biết là thành viên đội bạn không phải lúc nào cũng thể hiện chính xác những gì bạn muốn. Nhưng khả năng lớn là họ làm được tốt hơn những gì bạn nghĩ. Nếu thực sự không thoải mái với những gì họ nói, hãy nói với họ sau cuộc gặp. Còn nếu họ nói gì đó không đúng, tất nhiên là bạn có thể lịch sự sửa lại cho họ.
Các lãnh đạo tuyệt vời tạo dựng những đội ngũ tuyệt vời còn các lãnh đạo yếu kém hoặc độc tài thuê những người kém cỏi hoặc nịnh bợ. Trong buổi thuyết trình theo nhóm, bạn với vai trò lãnh đạo được nhìn nhận chính xác như đội của bạn được nhìn nhận. Chúng ta đều thích những nghệ sỹ sân cỏ nhưng những lãnh đạo mà chúng ta thích nhất lại là những người biết lúc nào cần shút còn lúc nào thì cần chuyền bóng.
(Mark Suster – Inc.)