Công ty Đào tạo, Tư vấn và Phát triển Best (Best Training, Consulting & Promoting co.) giới thiệu một số bí quyết tạo mối quan hệ tốt đẹp giữa các đối tác kinh doanh trích từ cuốn: The Global Negotiator: Making, Managing, and Mending Deals Around the World in the Twenty-First Century (Các nhà Đàm phán toàn cầu: Thiết lập, Quản lý và Điều chỉnh các thương vụ trên toàn thế giới trong thế kỷ 21), một trong những cuốn sách được Library Journal bầu chọn là sách kinh doanh hay nhất của năm 2003.
1. Bắt đầu tạo lập một mối quan hệ trước khi ký kết hợp đồng
Trong khi phải đặc biệt chú ý tới các điều khoản trong hợp đồng kinh doanh, các nhà đàm phán cũng nên đặt nền tảng vững chắc cho mối quan hệ kinh doanh ngay từ khi bắt đầu đàm phán. Tuy nhiên, thực tế họ lại không như vậy. Trong một nghiên cứu, Jeswald Salacuse đã hỏi các nhà quản lý, điều hành Mỹ câu hỏi rằng: mục tiêu đàm phán chủ yếu của họ là ký kết được một hợp đồng hay bắt đầu một mối quan hệ.
54% câu trả lời của những người được hỏi là tập trung vào mục tiêu ký kết được một hợp đồng. Cơ hội thành công trong kinh doanh của họ sẽ lớn hơn nếu họ coi bản thân là những người đàm phán tạo lập mối quan hệ chứ không phải chỉ là những người đi ký kết hợp đồng.
Trước khi ngồi ở bàn đàm phán, bạn cũng có thể cân nhắc tới việc thuê một nhà tư vấn giúp bạn tạo và phát triển một chương trình các hoạt động xây dựng mối quan hệ. Chương trình có thể bao gồm các buổi trao đổi ý kiến, làm quen dành cho các nhà quản lý của hai bên.
2. Chọn đúng người để quản lý mối quan hệ
Thiết lập một mối quan hệ kinh doanh đòi hỏi các quy tắc về ngoại giao cũng như chuyên môn kỹ thuật. Để đặt một nền tảng vững chắc cho mối quan hệ, mỗi bên nên chọn đúng người đi đàm phán với các kỹ năng liên cá nhân, kiến thức và độ nhạy bén phù hợp.
Trong dài hạn, các tiêu chuẩn này có thể quan trọng hơn là các kiến thức kỹ thuật về Xây dựng, Marketing hay Tài chính. Cũng như các chính sách ngoại giao cần được thông qua bởi bên nhận chính sách, việc chỉ định người đàm phán của mỗi bên đàm phán nên được chấp thuận bởi bên còn lại.
3. Để các nhà đàm phán tham gia sâu vào việc thực hiện dự án
Các công ty ký kết hợp đồng dài hạn thường hay cho rằng mối quan hệ làm việc bền vững sẽ phát triển tự động. Một ví dụ cụ thể, General Motors đã đám phán hàng loạt các thương vụ liên doanh và các thương vụ đó đều gặp phải rắc rối ngay khi GM và các đối tác quốc tế của hãng bắt đầu làm việc cùng nhau. Vì sao vậy? Bởi các đội đàm phán các thương vụ đó không tham gia với trong việc thực thu dự án. Sau khi các nhà đàm phán của GM đàm phán xong một liên doanh, họ tiếp tục tiến tới một thương vụ khác, bỏ mặc các nhà điều hành với công việc xây dựng kế hoạch làm sao để nó hoạt động.
Trong quá trình đàm phán, cả hai bên có được rất nhiều thông tin về nhau và về thương vụ. Trong quá trình đó, họ có thể tạo được một mối quan hệ rất tốt đẹp. Để linh động những tài sản giá trị là các mối quan hệ này, các nhà đàm phán nên tự mình đóng một vai trò trong việc thực thi kế hoạch ít nhất ngay từ ban đầu.
4. Giúp các nhà lãnh đạo tham gia và có niềm yêu thích vào mối quan hệ
Rất nhiều thương vụ được thành lập nhờ sự tham gia tích cực của các nhà lãnh đạo các bên.Các mối quan hệ cá nhân của các nhà lãnh đạo trở thành một nền tảng cho mối quan hệ giữa các tổ chức. Sau khi hợp đồng được ký kết, việc tìm cách duy trì niềm yêu thích của người lãnh đạo rất cần thiết.
Cố gắng xây dựng các cuộc họp định kỳ cho các nhà lãnh đạo để cùng nhau ôn lại sự phát triển của mối quan hệ giữa các công ty họ.
5. Cung cấp thông tin cho các nhân viên công ty về thương vụ
Đừng cho rằng những người khác trong tổ chức của bạn cũng nhiệt tình và hiểu biết về vụ làm ăn như các nhà đàm phán. Trên thực tế, một số người có thể coi việc hợp tác với một công ty với sự khác biệt về văn hóa và thực tiễn kinh doanh mà họ không thể hiểu là một gánh nặng, thậm chí một mối đe dọa.
Việc thực hiện bất kỳ thương vụ nào cũng tất yếu vấp phải những khó khăn như giao hàng chậm, lỗi công nghệ, kỹ thuật và những hiểu lầm trong giao tiếp.
Cả hai bên sẽ có khả năng vượt qua những vấn đề này cao hơn nếu các nhân viên của họ biết và tin tưởng lẫn nhau hơn là họ nhìn phía đối tác với con mắt nghi ngờ và thù địch.
Những người ủng hộ thương vụ nên lên kế hoạch thực hiện các nỗ lực nhằm giúp nhân viên hai bên xích lại gần nhau hơn có thể thông qua các buổi họp, hội thảo, chuyến viếng thăm và cùng tạo nên các biên bản ghi nhớ và các thư thông tin.
Hãy nhớ rằng: các mối quan hệ tổ chức bắt đầu bằng các mối quan hệ cá nhân.
6. Lên kế hoạch cụ thể và rà soát các hoạt động hợp tác ban đầu
Cũng như các bước mở đầu trong một cuộc đàm phán có thể thúc đẩy hay làm cản trở các bước tiếp theo, các hoạt động hợp tác ban đầu giữa các đối tác trong hợp đồng có thể nâng cao hay gây chướng ngại tới việc tạo ra mối quan hệ làm việc tốt đẹp.
Vì vậy, cả hai bên nên định nghĩa và kiểm soát cẩn thận các bước đi đầu tiên trong mối quan hệ của họ.
Đừng cho rằng mọi thứ đều diễn ra suôn sẻ từ các điều khoản hợp đồng.
Có thể nên bắt đầu với các hành động nhỏ nhưng chắc chắn thành công trước khi tiến tới các hành động mang tính hoài bão hơn.
7. Thỏa thuận kế hoạch chi tiết các buổi họp mặt để theo dõi sự tiến triển
Mặc dù một mối quan hệ kinh doanh tự thay đổi theo thời gian, nhưng không có nghĩa là cả hai nên không nên kiểm soát nó. Để kiểm soát sự tiến triển của một mối quan hệ bền lâu, cả hai bên nên cùng gắn chặt vào một kế hoạch đều đặn các cuộc họp hơn là chỉ gặp khi nào cần thiết.