Do chuẩn bị bước vào kỳ bảo vệ đồ án/luận văn của sinh viên, các phương pháp và các ví dụ xuyên suốt trong bài viết tập trung chủ yếu vào nhóm các bài thuyết trình bảo về đồ án/luận văn của sinh viên

1. Ý nghĩa slides

Slide thuyết trình mang ý nghĩa là một công cụ bổ trợ cho nội dung được trình bày chứ không phải là nguồn thông tin chính dành cho thính giả. Với tư cách là công cụ bổ trợ nôi dung được trình bày, slides được chia làm 2 dạng:

• Dạng 1: Công cụ minh hoạ, trợ giúp minh họa các ý bằng hình ảnh, biểu đồ hoặc công thức. Slide dạng này nhằm mục đích làm rõ ý, tăng cường sức truyền tải của người thuyết trình muốn truyền đạt tới khán giả.

• Dạng 2: Xương sống cho nội dung trình bày. Slides dạng này đi xuyên suốt trong toàn bộ buổi thuyết trình. Dạng này là phần cốt để khán giả nắm được từ tổng thể đến chi tiết nội dung của người thuyết trình đồng thời là dàn ý trực quan cho người thuyết trình bám sát nội dung cần truyền đạt. Ở dạng này slides đóng vai trò là cấu nối gắn kết thính giả và người trình bày trong suốt buổi thuyết trình. Dạng này cũng bao gồm luôn cả dạng 1 trong một vài slides.

Do dạng 1 đi quá sâu vào chi tiết nên không có phương pháp cụ thể để làm slides theo mà chỉ có các khuyến cáo để có thể xây dựng slides theo cách tốt nhất. Bài viết này sẽ trình bày về phương pháp xây dựng slides theo dạng 2 (dạng 2 luôn bao gồm cả dạng 1) với tư cách là xương sống của bài thuyết trình và đồng thời đưa ra các khuyến cáo để xây dựng dạng 2 tốt nhất.

2. Chuẩn bị dàn ý, kịch bản thuyết trình

Do slides là xương sống của nội dung thuyết trình, vì vậy chuẩn bị dàn ý cho slides cũng chính là chuẩn bị dàn ý cho bài thuyết trình. Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất để xây dựng slides trở thành căn cứ vững chắc cho toàn bộ bài thuyết trình. Dàn ý được xây dựng bao gồm cả số trang và thời gian trình bày phân bổ cho các mục trong dàn ý tạo thành kịch bản trình bày.

Thông thường dàn ý của một slide (cũng chính là nội dung sẽ trình bày) có các mục chính sau:

• Mở đầu.
• Đặt vấn đề
• Lý thuyết chung.
• Giải quyết vấn đề.
• Kết quả đạt được.

Căn cứ theo dàn ý chung nói trên, một bài thuyết trình 15 phút sẽ có dàn ý với số trang và thời gian trình bày phân bổ như sau

• Tiểu dẫn dẫn dắt người nghe, đưa người đọc đi từ khái quát sự vật hiện tượng chung đến nội dung cụ thể của đề tài.
• Mục lục: Trong khi trình bày cần dừng lại phần mục lục một chút để giúp khán giả định hình được toàn bộ nội dung mà người trình bày muốn truyền tải. Xen giữa các mục trong slides có thể chèn giữa phần mục lục như một miếng đệm để giúp thính giả biết được người trình bày đang đề cập đến phần nào.
• Tiểu dẫn và mục lục: có thể đổi chỗ cho nhau về thứ tự trình bày tùy theo ý định của người trình bày. Người trình bày có thể dẫn dắt vấn đề trước để đưa ra phần mục lục hoặc đưa ra mục lục trước và dùng tiểu dẫn để dẫn dắt sang các vấn đề cần phải đặt ra.
• Đặt vấn đề giúp thính giả hiểu khái quát nội dung được trình bày, nắm bắt mục tiêu của người trình bày. Phần đặt vấn đề chỉ nêu ra từ 2 đến 3 vấn đề với 15 phút trình bày bất chấp việc người trình bày có rất nhiều tâm sự và rất nhiều vấn đề to lớn. Nếu đưa ra quá nhiều vấn đề sẽ làm thính giả loãng mất tập trung vào chủ đề và không ghi nhớ được cấn vấn đề cần phải giải quyết. Nếu nội dung mà người trình bày có rất nhiều vấn đề tâm huyết, người trình bày buộc phải lựa chọn 2 đến 3 vấn đề tâm huyết nhất hoặc ấn tượng nổi bật với tính giả nhất hoặc người này hiểu rõ nhất để trình bày. Nên đưa số trang của phần này xuống còn 1 hoặc 2 trang, cố gắng kéo không dài sang trang thứ 3 trừ phi có nhiều biểu đồ hoặc hình ảnh minh hoạ.
• Phần lý thuyết chung trình bày về mặt lý thuyết, nguyên tắc, nguyên lý của các vấn đề trong nội dung trình bày. Phần giải quyết vấn đề trình bày về các phương pháp, phương án áp dụng giải quyết vấn đề, các thiết kế của người trình bày để. Phần lý thuyết chung và giải quyết vấn đề có thể phân bổ qua lại cho nhau về số trang và thời gian tùy thuộc theo chủ đề và mục tiêu trọng tâm của người thuyết trình; thậm chí có thể đan xen và bổ trợ cho nhau. Có những chủ đề ít lý thuyết chung ít mà nặng về phương pháp giải quyết thì giảm số trang cho lý thuyết chung chuyển sang phần giải quyết vấn đề; có những vấn đề nhiều lý thuyết chung nhưng ít phương pháp giải quyết thì tăng số trang lý thuyết chung và giảm số trang giải quyết vấn đề. Chú ý cả hai phần này phải và chỉ tập trung xoay quanh làm sáng tỏ các vấn đề nêu ra trong phần đặt vấn đề; mọi vấn đề được nêu ra nằm ngoài các vấn đề trong phần đặt vấn đề sẽ bị coi là lan man, không tập trung và gây thiện cảm không tốt với thính giả.
• Phần kết quả trình bày các kết quả đạt được như các đánh giá chất lượng, các kết quả thăm dò về chất lượng, hiệu quả, các phép thống kê và các phép đo, hình ảnh được xử lý. Phần kết quả đạt được có thể rút ngắn còn 1 trang tùy theo nôi dung trình bày, một trang rút ngắn này có thể phân bổ lại cho phần lý thuyết chung và đặt vấn đề.
• Phần lời cảm ơn thật ngắn gọn với mục đích báo cho thính giả biết đã kết thúc trình bày, đánh thức những thính giả đang ngủ gật dậy để vỗ tay.

 Ví dụ về một dàn ý/kịch bản trình bày như sau:
 

3. Phân bổ thời gian trình bày theo slides

Một bài thuyết trình tốt khi bảo vệ đồ án/luận văn chỉ được phép kéo dài tối đa 15 phút, tuy nhiên tính giả sẽ thích hơn nếu nghe trình bày trong khoảng 10 phút. Lỗi hay mắc phải khi thuyết trình là trình bày vượt quá giới hạn thời gian cho phép. Nguyên nhân của lỗi này chủ yếu là do người trnìh bày không có sự chuẩn bị về dàn ý/kịch bản trình bày trước, dẫn đến bài thuyết trình bị kéo dài, lan man không tập trung vào các vấn đề cụ thể, không xác định được trọng tâm cần trình bày.

Giống như khiêu vũ nếu theo đúng nhịp của bản nhạc, đoàn quân diễu hành theo đúng nhịp trống 1 - , người khiêu vũ và người lính không bị phung phí sức lực để khiêu vũ và diễu hành hàng giờ, hàng ngày; việc chuẩn bị tốt kịch bản trình bày với phân bổ thời gian trình bày theo các slides làm xương sống giống như nhịp nhạc giúp cho người trình bày tránh đi lan man, phung phí nguồn thời gian cho phép. Thực tế cho thấy với việc chuẩn bị kịch bản với phân bổ thời gian trước, do tâm lý hồi hộp người trình bày sẽ nói nhanh hơn bình thường so với dự định nên sẽ kết thúc bài trình bày trước thời gian dự tính. Do đó nếu lên kịch bản trình bày trong 15 phút, người trình bày có thể chỉ mất 10 đến 12 phút để kết thúc nếu đi đúng theo kịch bản, đây là thời gian hợp lý để gây thiện cảm với thính giả.

Mục 2 đã nêu ra kịch bản trình bày với thời gian phân bổ đề nghị, tùy theo tình hình đặc điểm cụ thể của nội dung mà người thuyết trình điều chỉnh phân bổ thời gian cho phù hợp hơn:

• Tên đề tài: Chào thính giả, giới thiệu bản thân và đọc tên đề tài thật ngắn gọn. Phần này chỉ giới hạn trong đúng 10 giây.
• Tiểu dẫn: dẫn dắt từ sự vật hiện tượng chung đến nôi dung đề tài, phần này chỉ mất khoảng 50 giây.
• Mục lục: Phần này nên dừng lại tối đa 30 giây để giới thiệu giúp cho thính giả hình dung được các vấn đề mà bạn sẽ trình bày.
• Chú ý rằng ba phần tên đề tài, tiểu dẫn và mục lục tuy quan trọng vì tạo ấn tượng ban đầu cho thính giả nhưng lại không phải là nội dung chính cần tập trung ban đầu. Hơn nữa thính giả chỉ có thể bị gây ấn tượng trong 2 phút đầu tiên; vì vậy các phần này chỉ kéo dài vừa đủ gây ấn tượng, không được kéo dài quá thời gian tối đa đã được khuyến cáo để tập trung vào nội dung chính cần làm nổi bật ở các phần sau.
• Đặt vấn đề là bước giúp thính giả hiểu khái quát nôi dung của đề tài, mục đích và mục tiêu mà người trình bày định giải quyết. Vì phần này khái quát nôi dung không được kéo dài  quá 3 phút.
• Lý thuyết chung và giải quyết vấn đề đi cụ thể và chi tiết vào nội dung cần trình bày, là phần trọng tâm chính của phần trình bày nhưng thường gây khó hiểu cho thính giả và làm người trình bày sa lầy quá nhiều thời gian. Thực tế nếu người trình bày càng kéo dài nôi dung dung trình bày, thính giả càng khó theo dõi và không hiểu nội dung của người trình bày. Vì vậy hai phần này càng kéo ngắn thời gian càng tốt (tất nhiên không được quá ngắn) trong giới hạn từ 6 phút đến tối đa là 8 phút.
• Phần kết quả đạt được nhằm giới thiệu thành tựu mà người thuyết trình đạt được, phần này chỉ ngắn gọn dưới 2 phút.

4. Các khuyến cáo khi làm slides

• Tránh lan man:

  Slides không phải là một bài diễn văn, vì vậy chỉ tập trung đưa các vấn đề mà người thuyết trình cảm thấy quan trọng nhất, ấn tượng với thính giả nhất, dễ hiểu với thính giả nhất hoặc người trình bày nắm rõ nhất. Việc lựa chọn các vấn đề đưa lên slides tùy thuộc theo mục đích của người trình bày.

• Không báo cáo:

  Slides khôg phải là một bản báo cáo, vì vậy không được đưa cả một bản báo cáo với rất nhiều chữ. Điều này chính thức là một tuyên bố thính giả là người điếc hoặc bạn là người câm.

• Không quá chi tiết:

  Nguyên tắc của buổi thuyết trình là không đi vào quá chi tiết, vì vậy trên slides càng phải ngắn gọn xúc tích hơn, không đi quá sâu vào các chi tiết về phương pháp, về kỹ thuật mà chỉ nêu khái quát.

• Màu sắc:

  Tránh sử dụng màu sắc sặc sỡ lòe loẹt hoặc quá nhạt nhòa. Chú ý phần phối màu giữa màu nền và màu chữ, chữ phải nổi bật trên màu nền. Nếu slides sử dụng máy chiếu thì cần chú ý rằng màu sắc trên hình chiếu sẽ không được sắc nét và sặc sỡ như trên máy tính, vì vậy nền và chữ phải thật tương phản và sắc nét nếu không muốn gây khó khăn cho người đọc. Nếu chọn màu nền sáng và nhạt thì màu chữ phải tối, đậm. Nếu chọn màu nền đậm, tối thì màu chữ phải có màu sáng và sắc nét. Nếu không phải là chuyên gia phối màu bạn chỉ cần chọn nền trắng chữ đen. Sử dụng màu sắc sặc sỡ như đỏ, xanh đậm để nhấn mạnh vào một số chi tiết hoặc ý quan trọng.

• Hiệu ứng:

  Không lạm dụng hiệu ứng đồ họa, hoạt hình; chỉ sử dụng nếu thật cần thiết để nhấn mạnh chi tiết nếu không thể biểu đạt bằng màu sắc.

• Diễn đạt:

  Tích cực sử dụng hình ảnh, biểu đồ để diễn đạt thay cho chữ. Nếu dùng biểu đồ cần chú giải rõ ý nghĩa biểu đồ, các trục và tóm tắt một vài bình luận. Nếu sử dụng hình ảnh nên có chú thích cho nôi dung hình ảnh. Nếu dùng công thức thì phải giải thích ý nghĩa các biến, ý nghĩa của các công thức.

5.    Một số hướng dẫn sử dụng MS PowerPoint

Ngày này việc sử dụn MS PowerPoint để soạn thảo slides trình bày đã trở nên phổ biến. Mục này sẽ hướng dẫn một số thủ thuật sử dụng Ms.PowerPoint

• Template

  Có thể tỉm rất nhiều địa chỉ trên internet chứa các slides mẫu thông qua các công cụ tìm kiếm như google hay yahoo. Một địa chỉ phổ biến là của Microsoft - http://office.microsoft.com/en-us/templates/CT101172721033.aspx

• Slide Master:

  Sử dụng slide master để biên soạn các title dùng chung cho tất cả các slides, tránh việc phải lặp đi lặp lại một thao tác trên tất cả các slides. Vào mục View > Master > Slides Master, tất cả các nôi dung biên soạn ở đây sẽ được dùng chung cho tất cả các slides. Để quay về soạn thảo nội dung cho slides, vào mục View > Normal

• Animation:

  Animation là các hiệu ứng động nhằm nhấn mạnh các chi tiết. Để tạo animation, chọn đối tượng cần tạo animation rồi vào mục Slide shows > Custom animation. Tuy nhiên tránh lạm dụng các hiệu ứng.

• Handout:

  Handout là bản in của slides phát cho thính giả để dễ theo dõi hơn và có thể ghi chú theo nội dung trình bày. Handout cũng có master giống như slides master và được soạn thảo trong mục View > Master > Handout Master.
  Để in handout, vào hộp thoại print, đặt print what là handout và chọn số trang slides in trên 1 trang giấy ở mục slides per page

6.    Kết luận

Slides không đơn giản chỉ là công cụ bổ trợ, slides còn là xương sống dàn ý trình bày giúp tăng cường hiệu quả truyền đạt từ người trình bày đến thính giả. Do đó chuẩn bị nội dung slides chính là chuẩn bị nội dung trình bày.

 

cho mình hỏi bài này là cô nào dạy  vậy bạn cái này là phân phổ thông tin phải ko.

cô Tùng dạy keke