Chứng từ kế toán sử dụng

Để phục vụ cho quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, kế toán sử dụng các chứng từ sau:

- Bộ chứng từ thanh toán, gồm:

+ Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá (Contract)
+ Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)
+ Vận tải đơn (Bill of lading – B/L) hoặc (Bill of air – B/A)
+ Đơn bảo hiểm (Insurance policy)
+ Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality) do Vinacontrol cấp
+ Bảng kê đóng gói bao bì (Packing List)
+ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (Certificate of Original)
+ Giấy chứng nhận kiểm dịch đối với hàng nông sản, thực phẩm
+ Hối phiếu

Hoặc các tài liệu khác kèm theo như: Biên bản quyết toán với tàu, Biên bản hư hỏng, tổn thất…

- Ngoài bộ chứng từ thanh toán, còn có các chứng từ khác như:

+ Thông báo thuế của Hải quan
+ Biên lai thu thuế
+ Tờ khai hải quan
+ Phiếu nhập kho
+ Các chứng từ thanh toán
+ …

Tài khoản kế toán sử dụng

Để hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá trực tiếp trong các doanh nghiệp thương mại kinh doanh xuất – nhập khẩu, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:

– Các tài khoản 156, 151, 133(1331) …để phản ánh trị giá hàng nhập khẩu. Các tài khoản này có nội dung phản ánh giống ở các doanh nghiệp thương mại nội địa đã trình bày ở phần trước.

– Ngoài ra, để hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá trực tiếp, kế toán còn sử dụng các tài khoản: 333(3333), 144, 007, 413… với nội dung phản ánh cụ thể của các tài khoản này như sau:

+ Tài khoản 3333 “Thuế xuất, nhập khẩu”: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình xác định và nộp thuế xuất, nhập khẩu.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 3333 như sau:

Bên Nợ: Phản ánh số thuế xuất, nhập khẩu đã nộp vào Ngân sách Nhà nước.
Bên Có: Phản ánh số thuế xuất, nhập khẩu phải nộp vào Ngân sách Nhà nước.
Số dư Có: Phản ánh số thuế xuất, nhập khẩu còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước.
Số dư Nợ (nếu có): Phản ánh số thuế xuất, nhập khẩu đã nộp thừa vào Ngân sách Nhà nước.

+ Tài khoản 144″Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn”: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình và sự biến động của các loại tài sản đem thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn. Trong kế toán hoạt động nhập khẩu, tài khoản 144 được sử dụng để phản ánh số tiền đem ký quỹ khi mở L/C.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 144 trong trường hợp này như sau:

Bên Nợ: Phản ánh số tiền ký quỹ khi mở L/C theo tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá thực tế bình quân.

Bên Có: Phản ánh số tiền ký quỹ khi mở L/C đã dùng để thanh toán theo tỷ giá đang ghi sổ.
Số dư Nợ: Phản ánh số tiền ký quỹ hiện còn.

Do trong hoạt động nhập khẩu hàng hoá, đồng tiền được sử dụng trong thanh toán là đồng ngoại tệ, trong khi đồng tiền để ghi sổ là đồng Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Do đó, phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Đồng thời, doanh nghiệp phải phản ánh chi tiết số phát sinh liên quan đến ngoại tệ trên TK007 “Ngoại tệ các loại” theo từng loại nguyên tệ, với kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 007 như sau:

Bên Nợ: Phản ánh số ngoại tệ thu vào theo nguyên tệ.
Bên Có: Phản ánh số ngoại tệ chi ra theo nguyên tệ.
Số dư Nợ: Phản ánh số ngoại tệ hiện còn theo nguyên tệ.

* Lưu ý về nguyên tắc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ trong các doanh nghiệp thương mại (theo chuẩn mực kế toán số 10):

– Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ thì một mặt phải theo dõi chi tiết theo từng nguyên tệ, mặt khác phải quy đổi ra tiền Ngân hàng Nhà nước Việt Nam theo tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá thực tế bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán. Cụ thể:

+ Đối với các tài khoản phản ánh doanh thu, chi phí, hàng tồn kho, TSCĐ và bên Nợ của các tài khoản vốn bằng tiền… thì phản ánh theo tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá thực tế bình quân do liên ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố.

+ Đối với bên Có của các tài khoản vốn bằng tiền được ghi theo tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán (được tính theo 1 trong 4 phương pháp: tỷ giá đích danh, tỷ giá bình quân, tỷ giá nhập trước – xuất trước, tỷ giá nhập sau – xuất trước).

+ Đối với bên Nợ của các tài khoản nợ phải thu hoặc bên Có của các tài khoản nợ phải trả được ghi theo tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá thực tế bình quân do liên ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố.

+ Đối với bên Có của các tài khoản nợ phải thu hoặc bên Nợ của các tài khoản nợ phải trả được ghi theo tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán.

+ Cuối năm tài chính, số dư của các tài khoản phản ánh các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào thời điểm lập Bảng cân đối kế toán cuối năm tài chính, sử dụng tài khoản 413″Chênh lệch tỷ giá hối đoái”. Như vậy, đối với nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, tài khoản 413″Chênh lệch tỷ giá hối đoái” chỉ được sử dụng để đánh giá lại số dư của tài khoản 331″Phải trả cho người bán” cuối năm tài chính, trường hợp doanh nghiệp thương mại nhập khẩu hàng hoá chưa trả tiền.

– Toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ đối với các doanh nghiệp thương mại được ghi nhận ngay vào doanh thu hoặc chi phí tài chính của doanh nghiệp; còn khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính thì sau khi phản ánh trên tài khoản 413 cũng được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính của doanh nghiệp. Trình tự hạch toán

– Nếu doanh nghiệp áp dụng phương thức thanh toán bằng thư tín dụng thì sau khi ký hợp đồng nhập khẩu với nước ngoài, doanh nghiệp phải chuyển tiền ký quỹ để mở L/C. Số tiền ký quỹ do ngân hàng quy ước tuỳ theo sự tín nhiệm của doanh nghiệp đối với ngân hàng, có thể từ 30% đến 100% trị giá lô hàng nhập khẩu. Khi nhận được giấy báo của ngân hàng thông báo về số tiền đã chuyển ký quỹ, kế toán ghi:

Nợ TK144: Số tiền ký quỹ theo tỷ giá thực tế
Có TK112(1122): Số ngoại tệ đã dùng ký quỹ tại ngân hàng theo tỷ giá ghi sổ
Có TK515 (hoặc Nợ TK635): Khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh

Đồng thời ghi:

Có TK007: Số nguyên tệ đã sử dụng để ký quỹ
Nếu đơn vị nhập khẩu không có ngoại tệ chuyển khoản, phải vay ngân hàng để ký quỹ, kế toán ghi:
Nợ TK144: Số tiền ký quỹ theo tỷ giá thực tế
Có TK311: Số ngoại tệ vay dùng để ký quỹ tại ngân hàng theo tỷ giá thực tế

- Khi hàng hoá được xác định đã hoàn thành nhập khẩu, căn cứ vào tờ khai hàng nhập khẩu và các chứng từ ngân hàng có liên quan, kế toán sẽ phản ánh trị giá hàng nhập khẩu như sau:

Nợ TK151: Trị giá của hàng nhập khẩu đang đi đường theo tỷ giá thực tế
Có TK144: Số tiền ký quỹ đã thanh toán theo tỷ giá ghi sổ
Có TK331: Số tiền hàng nhập khẩu còn nợ người bán theo tỷ giá thực tế
Có TK1112, 1122…: Số ngoại tệ đã thanh toán trực tiếp cho người xuất khẩu theo tỷ giá ghi sổ
Có TK515 (hoặc Nợ TK635): Khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh

Khi sử dụng ngoại tệ để thanh toán bổ sung tiền hàng, kế toán sẽ đồng thời ghi bút toán:
Có TK007: Số nguyên tệ đã sử dụng để thanh toán tiền hàng nhập khẩu

- Đồng thời, căn cứ vào thông báo thuế của Hải quan, kế toán phản ánh các khoản thuế phải nộp của hàng nhập khẩu như sau:

+ Thuế nhập khẩu phải nộp:

Nợ TK151: Thuế nhập khẩu phải nộp tính vào trị giá thực tế của hàng nhập khẩu
Có TK333(3333 – Thuế nhập khẩu): Số thuế nhập khẩu phải nộp của hàng nhập khẩu

+ Thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp:

Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán hạch toán như sau:

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT của hàng nhập khẩu được khấu trừ
Có TK333(33312): Số thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu

Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi:

Nợ TK151: Thuế GTGT phải nộp tính vào trị giá thực tế của hàng nhập khẩu
Có TK333(33312): Số thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu

+ Trường hợp hàng hoá nhập khẩu thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, kế toán phản ánh số thuế TTĐB phải nộp của hàng nhập khẩu như sau:

Nợ TK151: Thuế TTĐB phải nộp tính vào trị giá thực tế của hàng nhập khẩu
Có TK333(3332): Số thuế TTĐB phải nộp của hàng nhập khẩu

- Khi nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế TTĐB của hàng nhập khẩu, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi:

Nợ TK333 (3333, 33312, 3332): Số thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế TTĐB của hàng nhập khẩu đã nộp
Có TK1111, 1121…: Số tiền đã chi nộp thuế

– Khi chuyển hàng nhập khẩu về nhập kho, kế toán phải tiền hành kiểm nhận hàng theo thực tế và chỉ lập Phiếu nhập kho số hàng hoá thực nhận đủ tiêu chuẩn theo thoả thuận trong hợp đồng. Nếu có sự chênh lệch giữa số thực nhận và số ghi trên hoá đơn thương mại, trên vận đơn thì doanh nghiệp phải lập biên bản để thuận tiện cho việc xử lý về sau. Về phương diện kế toán, kế toán cũng sẽ sử dụng các tài khoản 138(1381) và 338(3381) để theo dõi trị giá hàng nhập khẩu thừa, thiếu đang chờ xử lý tương tự như nghiệp vụ mua hàng trong nước. Ví dụ: Trường hợp hàng nhập khẩu chuyển về nhập kho đủ, căn cứ vào Phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK156(1561): Trị giá hàng nhập kho
Có TK151: Trị giá hàng nhập khẩu đã chuyển về nhập kho

- Nếu hàng nhập khẩu được gửi thẳng đi bán, kế toán ghi:

Nợ TK157: Trị giá hàng gửi bán
Có TK151: Trị giá hàng nhập khẩu đã gửi bán ngay

- Nếu hàng nhập khẩu được bán ngay tại bến cảng, căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ thanh toán, kế toán ghi nhận doanh thu của hàng bán:

Nợ TK1111, 1121, 131: Tổng giá thanh toán của hàng bán
Có TK511(5111): Doanh thu bán hàng (không gồm thuế GTGT)
Có TK333(33311): Thuế GTGT phải nộp của hàng bán

Đồng thời, kế toán tiến hành phản ánh trị giá vốn của số hàng nhập khẩu đã bán ngay tại cảng theo bút toán:

Nợ TK632: Trị giá vốn của hàng bán
Có TK151: Trị giá hàng nhập khẩu đã bán ngay tại cảng

- Nếu trong quá trình nhập khẩu hàng hoá có phát sinh chi phí mà theo hợp đồng doanh nghiệp phải chịu, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán sẽ phản ánh như sau:

+ Nếu chi phí đã được chi bằng nội tệ, kế toán ghi:

Nợ TK156(1562): Ghi tăng chi phí thu mua hàng nhập khẩu
Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK1111, 1121: Tổng giá thanh toán

+ Nếu chi phí đã được chi bằng ngoại tệ, kế toán ghi:

Nợ TK156(1562): Ghi tăng chi phí thu mua hàng nhập khẩu theo tỷ giá thực tế
Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK1112, 1122: Số ngoại tệ đã chi trả theo tỷ giá ghi sổ
Có TK515 (hoặc Nợ TK635): Khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh

Đồng thời, kế toán ghi:

Có TK007: Số nguyên tệ đã chi

Nguồn: dankinhte.vn