Hệ thống thông tin cơ bản được những người quản trị marketing sử dụng là hệ thống báo cáo nội bộ. Chúng gồm có các báo cáo về đặt hàng, bán hàng, giá cả, mức dự trữ, những khoản phải thu, những khoản phải trả,… Phân tích các thông tin này, những người quản trị có thể nhận thức được những cơ hội và những vấn đề marketing quan trọng.

1. Hệ thống hóa đơn – vận chuyển – đặt hàng

Trung tâm của hệ thống báo cáo nội bộ là chu kỳ hóa đơn – vận chuyển – đặt hàng. Các đại diện bán hàng, các địa lý và khách hàng gửi đơn đặt hàng cho doanh nghiệp. Bộ phận đặt hàng làm hóa đơn và chuyển cho các bộ phận khác nhau. Danh mục những sản phẩm bán hết được đặt lại. Hàng vận chuyển đi kèm theo chứng từ gửi hàng và vận đơn, những giấy tờ này cũng được sao chụp và gửi cho các bộ phận khác.

Ngày nay doanh nghiệp đang cố gắng thực hiện nhanh chóng và chính xác các bước này. Những doanh nghiệp năng động đang thực hiện những chương trình cải tiến chất lượng tổng hợp nhằm nâng cao tốc độ và sự chính xác trong việc giải quyết các công việc giữa các bộ phận và nhiều báo cáo đã được mức hiệu quả cao.

2. Hệ thống báo cáo bán hàng

Sau khi hàng đã được bán đi, những người quản trị marketing sẽ nhận được các báo cáo về tình hình bán hàng. Những người quản trị marketing mong muốn các báo cáo xuất kho được cập nhật thường xuyên. Việc nắm chắc và kịp thời tình hình bán hàng và đơn đặt hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng xử lý các đơn hàng, giảm được lượng hàng dự trữ, cải tiến tốt hơn các dịch vụ chăm sóc khách hàng và nhận được những điều kiện tốt hơn từ phiá những người cung ứng.

3. Thiết lập hệ thống báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng

Việc thiết lập 1 hệ thống báo cáo đáp ứng được đúng những yêu cầu của người sử dụng là hết sức cần thiết nhưng cũng đồng thời cũng là 1 công việc hết sức khó khăn. Những người quản trị marketing cần nên tránh những sai lầm có thể xảy ra làm hạn chế hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin marketing. Thứ nhất là, tạo ra một hệ thống cung cấp quá nhiều thông tin, dẫn đến sự quá tải buộc những người quản trị hoặc là phải bỏ qua, hoặc là phải mất nhiều thời gian để đọc và phân tích các số liệu thống kê về tình hình bán hàng. Thứ hai là tạo ra một hệ thống cung cấp quá nhiều thôn tin cụ thể và vụn vặt về tình hình bán hàng làm cho những người quản trị phải tập trung sự quan tâm, thời gian và công sức vào những vấn đề chi tiết quá mức cần thiết.

Hệ thống thông tin marketing của 1 doanh nghiệp cần phải được thiết kế sao cho nó có thể cung cấp đầy đủ những gì mà những nhà quản trị marketing thực sự cần thiết và khả thi về mặt hiệu quả kinh tế. Muốn vậy, những người thiết kế hệ thống thông tin này cần tham khảo ý kiến của tất cả những người quản trị marketing, như những người quản trị sản phẩm, những người quản trị bán hàng và các đại diện bán hàng của doanh nghiệp để tìm hiểu những nhu cầu thông tin của họ. Mặt khác, những người thiết kế hệ thống thông tin nội bộ, về phía mình, cần xác định xem những thông tin nào là cần thiết và hữu ích cho nhà quản trị trong việc đưa ra các quyết định marketing. Chẳng hạn, cần xác định xem những người quản trị sản phẩm cần biết những thông tin gì để xác định quy mô ngân sách khuyến mãi. Chắc chắn là họ cần phải biết nhu cầu thị trường hướng về những sản phẩm của doanh nghiệp, thị phần và khả năng tiêu thụ tối đa những sản phẩm đó, mức tăng doanh thu khi thực hiện các công cụ khuyến mãi với mức ngân sách cho trước, các giải pháp và chi phí dành cho khuyến mãi của đối thủ cạnh tranh.

Tóm lại, hệ thống thông tin marketing cần phải được tổ chức sao cho có thể đảm bảo cung cấp những số liệu cần thiết đủ để đưa ra những quyết định marketing chủ yếu.

Nguồn: Quantri.vn (Biên tập và hệ thống hóa)