1. SẮP XẾP MỤC TIÊU

Khi quyết định quá trình tự động hóa, Peter Hilton đã nói rằng việc liên kết mục tiêu phải là sự quân tâm quan trọng nhất, “Tầm quan trọng của quy trình đối với một doanh nghiệp - giá trị kinh doanh là yếu tố lớn hơn sự đơn giản hóa hoặc những thứ  liên quan, nhưng sự liên kết này lại dễ bị bỏ qua. Nhưng các mục tiêu có sự liên kết với nhau rất quan quan trọng. Nhưng sẽ không có tác dụng gì khi doanh nghiệp tự động hóa một quy trình cụ thể mà chỉ bao gồm kích thước và độ phức tạp phù hợp nếu kết quả của quá trình không đủ quan trọng để minh chứng cho nỗ lực này”

Nếu công ty của bạn đã hoàn thành qúa trình thiết lập mục tiêu và đang tích cực làm việc dựa theo các mục tiêu cụ thể hay kết quả thiết yếu, thì mỗi lần bạn thực hiện một công việc định kỳ, bạn nên tự hỏi liệu nó có phù hợp với một trong những mục tiêu đã đề ra hay không. Nếu không, thì đó là thời gian để đánh giá giá trị của nó. Nếu công việc đó  vẫn được chứng minh là có giá trị, thì nó phải được gắn kết với một mục tiêu nào đó (và do đó vẫn xứng đáng với số giờ mà công việc đó đòi hỏi) hoặc nó sẽ được tự động hóa khi bạn đang được đo lường so với những thứ khác.

2. ĐÁNH GIÁ GIÁ TRỊ

Khi đánh giá giá trị của một quá trình đang diễn ra hoặc đã lặp lại nhiều lần, bạn không nên hỏi mọi người “việc này có giá trị không?” Họ sẽ có xu hướng trả lời  là có, vì không có sự cơ sở nào cho sự khẳng định trên và bạn không bao giờ biết được khi nào nó có thể có ích. Thay vào đó, bạn nên xem xét câu hỏi này như một sự lựa chọn.

Ví dụ: “Bạn có muốn xem báo cáo hàng tuần về số lượng người dùng chúng tôi có ở mỗi tiểu bang hoặc để tôi thực hiện cập nhật nhóm bán hàng hàng tuần về các tính năng của sản phẩm không?" Điều này yêu cầu chi phí cơ hội cho tình huống hiện tại và buộc phải đưa ra lựa chọn.

3. XÁC ĐỊNH SỰ KHÔNG HIỆU QUẢ

Quy tắc đầu tiên của bất kỳ công nghệ nào được sử dụng trong một doanh nghiệp là tự động hóa được áp dụng cho hoạt động hiệu quả sẽ làm tăng hiệu quả. Thứ hai là tự động hóa được áp dụng cho một hoạt động kém hiệu quả sẽ phóng đại sự kém hiệu quả.

Một điều  quan trọng nữa là xác định các nhiệm vụ cần lặp lại, các công ty cũng phải xác định các nhiệm vụ đang được thực hiện chưa có hiệu quả. Việc chưa hiệu quả này  có thể được đo lường bằng nhiều cách, bao gồm cả liệu quy trình có tỷ lệ lỗi cao hay không, nếu nó sử dụng nhiều nguyên vật liệu hoặc nếu nó sử dụng hết băng thông có thể được chi tiêu khôn ngoan hơn vào một việc khác hay không. Tùy thuộc vào lĩnh vực của bạn, bạn cũng có thể đánh giá xem liệu nó có tạo ra vấn đề bảo mật hoặc tuân thủ bằng quy trình hiện tại hay không.

Khi chúng ta xác định được tính hiệu quả, chúng ta chưa hiểu hết được các bước chúng ta thực hiện và thời gian lãng phí mỗi khi chúng ta thực hiện một nhiệm vụ cụ thể,”  Kate Erickson của EntusinessurOnFire. “Bằng cách lùi lại một bước, viết ra các bước và xác định tính hiệu quả, giờ đây chúng ta có cơ hội để đưa một quá trình vào vị trí và điều này đưa chúng ta ra khỏi phương trình gần như tuyệt đối.”

4. SỬ DỤNG CÁC CÔNG CỤ THEO DÕI THỜI GIAN ĐỂ PHÁT HIỆN RA ĐIỂM BỊ ỨNG ĐỌNG THỜI GIAN

Chỉ ra những gì mọi người làm nhiều nhất. Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng con người không phải lúc nào cũng là những phóng viên chính xác nhất về hành vi của chính họ. Yêu cầu mọi người thực hiện một nghiên cứu theo dõi thời gian trong một tuần và việc này có thể tiết lộ rất nhiều về cách họ thực sự  tận dụng thời gian của họ (và việc này nên được thực hiện trong một thời gian nhất định cũng có nghĩa là họ có nhiều khả năng để theo dõi mọi thứ và không sợ điều gì như việc “một đối thủ lớn hơn vào thị trấn").

Ví dụ, một cuộc khảo sát của IBM cho thấy những người dùng  thử phần mềm dành 30% - 50% thời gian của họ để tải về môi trường kiểm thử thay vì thực sự dùng phần mềm tạo ra mục tiêu tuyệt vời để tự động hóa các nhiệm vụ đó cho các nhóm để làm việc hiệu quả hơn). Mặc dù điều này nghe có vẻ không hấp dẫn hoặc khiến đội ngũ bán hàng của bạn hứng thú, nhưng dùng thử phần mềm là điều xảy ra một cách nhất quán và có  hiệu quả hơn việc đưa ra những cách khác tốn nhiều chi phí trong quá trình tăng trưởng.

Bất cứ khi nào bạn xác định một nhiệm vụ mà ai đó mô tả công việc này kiểu không có gì khó khăn, chỉ tốn thời gian, thì bạn sẽ biết bạn có thể làm gì đó.

5. GIẢM THIỂU SỰ DƯ THỪA

Chỉ ra có bao nhiêu người đang đụng vào cùng một dữ liệu và sử dụng nó làm hướng dẫn cho các cơ hội tối ưu hóa. Ví dụ, CFO, VP bán hàng, trưởng phòng Marketing và quản lý sản phẩm có thể dễ dàng lấy các bộ dữ liệu tương tự để cập nhật tình hình và báo cáo cho các thành viên trong nhóm quản trị, nhóm sản phẩm và Ban giám đốc.

Thay vì mỗi người đều thực thực hiện công việc này, hãy tập hợp lại và tìm ra những gì nên có trong bảng điều khiển đa năng. Bảng này sẽ thông báo tất cả các mục đích trên. Sau đó chỉ định một người chịu trách nhiệm về bảng này và cập nhật thường xuyên. Khi mọi người đồng ý rằng bảng điều khiển này đáp ứng mọi nhu cầu của bạn, các bước có thể được xác lập để tự động cập nhật thường xuyên và sau đó không ai tốn  thời gian nhập dữ liệu vào bảng tính và tạo biểu đồ mỗi tuần này nữa.

6. BẮT ĐẦU TỪ NHỮNG VIỆC NHỎ NHẤT

Vậy bạn nên bắt đầu từ đâu? Randy Clark của công ty UC4 Software cho biết: “Hãy lựa chọn công việc chưa có giá trị gia tăng của con người. Tự động hóa cho phép bạn tránh được lỗi mà người đi trước đã phạm phải.” Điều này có thể giúp bạn tiết kiếm thời gian.

Giống như sản phẩm hoặc công ty của bạn có thể đã bắt đầu với Sản phẩm có sự khả thi tối thiểu, con đường để hướng đến tự động hóa của bạn cũng có thể thực hiện một cách tiếp cận MVP bằng cách tự động hóa một cái gì đó quan trọng, nhưng không quá quan trọng đến mức một sai lầm hoặc trì hoãn sẽ phá hỏng toàn bộ công ty.

“Các quy trình quan trọng nhất có xu hướng là những quy trình liên quan đến giá trị cốt lõi trong kinh doanh và đặc biệt là được trả tiền” Peter Hilton của Effektif nói về quy trình tự động hóa  phải thực hiện đầu tiên “Tuy nhiên, đây không hẳn là một lựa chọn tối ưu cho việc đầu tiên trong quy trình tự động hóa , bởi vì những rủi ro  về sai lầm và rắc rối đầu tiên khi thực hiện quy trình mới có thể không được chấp nhận. Trong phạm vi mà dự án tự động hóa quá trình đầu tiên là một bài tập học thuật, sẽ hợp lý khi chọn một quy trình mà bạn có thể chịu áp lực và dễ dàng sửa chữa sai lầm.

7. ĐIỀU CHỈNH CHO THỊ TRƯỜNG MỚI

Khi công ty của bạn xoay vòng và mở rộng, nhiệm việc quản lý sản phẩm để đảm bảo cách tổ chức của bạn phù hợp với công ty bạn muốn so với công ty bạn đang làm. Có thể bạn bắt đầu ở một doanh nghiệp định hướng kinh doanh tốt với các cam kết cao hơn và chính sách đãi ngộ dành cho nhân viên tốt hơn. Khi bạn phát triển ở một doanh nghiệp nhỏ, bạn sẽ không thỏa mãn như khi ở công ty trước và bạn cần tạo nhiều hỗ trợ tự trợ giúp và các tác vụ quản lý tài khoản tự động dựa trên các sự kiện theo ngày và kích hoạt.

8. ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH CÓ TẦM NHÌN RỘNG HƠN

Khi một sản phẩm còn mới mẻ  và đội ngũ nhân viên phát triển nó chưa đông, tình hình chung hiện nay là  mọi người cùng tham gia vào quá trình ra quyết định, điều này có thể tạo ra một số thói quen xấu và kỳ vọng không thực tế. Khi một công ty bắt đầu phát triển, Giám đốc điều hành không thể tham dự mọi buổi đánh giá về kiến ​​trúc và giám đốc tài chính không nên ủng hộ việc lỗi lầm nào có thể châm chước. Đây không chỉ là việc không sử dụng tốt nhất thời gian của họ, mà còn có thể ngày càng khó khăn hơn trong việc sắp xếp đưa họ vào cùng phòng hoặc cuộc gọi hội nghị, điều này làm trì hoãn các quyết định xảy ra. Nhưng việc khiến các bên liên quan sớm này trì hoãn từ từ ngày này sang ngày khác xảy ra mà không thể chủ động đưa ra quyết định.

Đây là một lĩnh vực mà quá trình có thể là người bạn thân thiết của bạn.Thành lập một ban chỉ đạo sản phẩm hoặc ban đánh giá và đảm bảo mọi người mua là đối tượng công ty hướng tới. Nó sẽ thể hiện cho các chức năng chính của công ty (mặc dù bạn là người quản lý sản phẩm thì không chỉ điều hành cuộc họp mà còn có thể đại diện cho các lợi ích từ phía doanh nghiệp).

Nhóm này cần có quyền để đưa ra bất kỳ quyết định nào được yêu cầu để chạy dòng sản phẩm khi cần thiết, với sự thừa nhận rằng đối với việc phát hành mới, giới thiệu sản phẩm mới hoặc thay đổi cơ bản có thể cần phải tham gia điều hành. Mặt khác, nhóm này nên được trao quyền để đưa ra hàng trăm quyết định nhỏ giữ cho các đoàn tàu di chuyển và kỹ thuật không hoạt động trong khi chờ đợi một quyết định được đưa ra từ trên cao.

9. TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ: TRỞ THÀNH MỘT PHÁT THANH VIÊN

Khi công ty của bạn phát triển, điều quan trọng là phải chuyển thông tin liên lạc của riêng bạn từ 1: 1 sang mô hình phát sóng. Khi tổ chức của bạn mở rộng quy mô, việc ngồi xuống với từng thành viên trong nhóm hoặc thậm chí gửi một email riêng lẻ cho mỗi người, sẽ trở nên không thực tế:

Bắt đầu sử dụng  thiết bị công nghệ và tạo ra (hoặc tận dụng các nền tảng kiến ​​thức hiện có) cho công ty của bạn  nơi mọi thứ có liên quan và hữu ích nên tồn tại.

Khi bạn cần cập nhật tình hình công ty, hãy gửi một liên kết tới mọi người với các tài liệu hoặc giấy tờ trên cơ sở kiến ​​thức (không bao giờ các tệp đính kèm chưa được cập nhật.)

Lưu trữ các hội thảo trên web nơi bạn có thể giáo dục bất kỳ bên nào quan tâm về các tính năng mới hoặc lộ trình.

Kết nối thông tin liên lạc của bạn để bạn chỉ gửi mọi thứ một lần mỗi tuần (hoặc tháng) thay vì làm quá tải hộp thư đến của họ để họ biết đây là tin nhắn họ cần đọc nếu họ muốn biết mọi thứ mới với sản phẩm.

Trong sự phát triển chung và sự thay đổi đi kèm với nó là điều tốt cho bạn và tuyệt vời cho công ty của bạn. Nhưng để đảm bảo bạn làm việc với những điều mới mẻ và thú vị, bạn nên luôn luôn đánh giá những gì bạn có thể lấy ra khỏi đĩa của mình thông qua tự động hóa. P.S. Nếu bạn đang tìm thêm lời khuyên về việc tổ chức các nhiệm vụ của mình và tập trung vào những việc quan trọng nhất, thì tôi đã nói về tầm quan trọng của việc quản lý thời gian hiệu quả đối với người quản lý sản phẩm.