Khái quát về cơ cấu tổ chức:

Tổ chức là một trong những chức năng chung của quản trị, liên quan đến các hoạt động thành lập nên cơ cấu tổ chức bao gồm các bộ phận trong tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác định nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận đó.

Cơ cấu hiểu một cách khái quát phản ánh sự cấu tạo và hình thức bên trong của hệ thống. Khái niệm này cho thấy việc nghiên cứu và xây dựng một hệ thống nào đó không thể không xuất phát từ việc nghiên cứu cơ cấu của hệ thống đó.

Nội dung đầu tiên và rất quan trọng của tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là xác định cơ cấu tổ chức bộ máy. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận cấu thành nên bộ máy quản trị và mối quan hệ qua lại giữa các bộ phận đó.

Mục tiêu của công tác tổ chức là tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực cao nhất đóng góp vào sự hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.

Trong các cơ sở sản xuất kinh doanh, vấn đề tổ chức cần được các nhà quản trị chú ý vì thực tế cho thấy công tác tổ chức có ảnh hưởng hết sức quan trọng đến kết quả hoạt động kinh doanh. Chỉ có những doanh nghiệp làm tốt công tác tổ chức thì hoạt động kinh doanh mới hiệu quả cao. Trong 14 nguyên tắc của Fayol có đến 7 nguyên tắc về công tác tổ chức. Công tác tổ chức là một quá trình:

Trước hết cấu trúc tổ chức phải phản ánh các mục tiêu và các kế hoạch vì đó chính là cơ sở để phát sinh các hoạt động.

Thứ hai: Cấu trúc tổ chức phải phản ánh quyền hạn có thể sử dụng đối với việc quản lý một doanh nghiệp.

Thứ ba: Cấu trúc tổ chức, giống như một kế hoạch bất kỳ, phải phản ánh môi trường của mình. Khi xây dựng cấu trúc tổ chức phải dựa trên các tiền đề: kinh tế, công nghệ,… Nó được thiết kế ra để cho các thành viên của một nhóm cùng đóng góp sức lực, giúp cho những thành viên đạt được những mục tiêu một cách có hiệu quả trong môi trường luôn luôn có những thay đổi. Với ý nghĩa đó, một cơ cấu tổ chức có hiệu quả không bao giờ là tĩnh tại, không thể có một cơ cấu tổ chức nào tốt nhất, duy nhất có thể vận hành tốt trong mọi tình huống, mọi hoàn cảnh.

Thứ tư: tổ chức bao gồm những con người, khi phân chia những nhóm hoạt động và xác định những mối quan hệ quyền hạn của một cơ cấu tổ chức phải tính đến những hạn chế và những thói quen của con người. Điều này không có nghĩa rằng cơ cấu được thiết kế xoay quanh các cá nhân chứ không phải xoay quanh mục tiêu và các hoạt động tương ứng. Điều quan trọng cần phải xem xét là ai sẽ được đưa vào trong tổ chức. Cũng giống như người kỹ sư xem xét các tiêu chuẩn của các vật liệu sử dụng trong các đề án của mình, nhà tổ chức cũng phải xem xét các vật liệu của họ: con người.