Khi tôi khởi nghiệp với NerdWallet - nơi nhân viên đã tăng 50% chỉ trong vòng ba tháng gần nhất --- cảm giác như chúng ta chính là đội thợ sửa bánh xe cho một chiếc ô tô khi nó đang tăng tốc trên con đường. Một chiến thuật tưởng chừng như không thể.
Việc định hướng nhân viên mới như một lần tràn dầu khiến cho nhiều công ty điêu đứng và đổ vỡ sau này. Các công ty mất 25% số lượng nhân viên mới trong vòng một năm, theo Allied Workforce Mobility Survey năm 2012 (tạm dịch là Khảo sát di động lực lượng lao động đồng minh năm 2012). Lý do hàng đầu: Việc định hướng nghèo nàn của những lần tuyển dụng gần đây.
Chi phí trung bình để công ty tuyển dụng mỗi nhân viên mới là 11.000 đô la, nghiên cứu đã chỉ ra và chỉ dưới một phần ba các công ty được khảo sát cho biết phải mất một năm để nhân viên mới đạt được năng suất đầy đủ. Điều đó có thể tốt và hiệu quả đối với các tập đoàn lớn nhưng với các công ty startup mới thành lập không thể dành cả một năm để nhân viên tăng tốc. (Chúng ta may mắn nếu chúng ta có một tháng.)
Tại NerdWallet, chúng tôi đã học được rằng khi chúng tôi phát triển, chúng tôi cần chính thức hóa quy trình định hướng. Sự phát triển đó đến thông qua phản hồi của nhân viên mới. Họ đã không biết mọi thứ ở đâu, làm thế nào để tìm ra nó và phải hỏi ai. Đáng lo ngại nhất, họ không biết đồng nghiệp của họ đang làm những gì, cách họ làm và vai trò của bản thân họ làm sao để phù hợp với phần còn lại của cả đội ngũ.
“Quy trình” của chúng tôi trước đây là: Để họ ngồi cạnh người quản lý của họ và người quản lý sẽ bắt đầu xử lý từ đó. Điều đó khá phổ biến trong cộng đồng startup và có ý nghĩa khi bạn còn nhỏ bé. Nhưng khi bạn phát triển lên, nó trở thành một vấn đề lớn
Mỗi người quản lý có phong cách riêng của họ - cách họ tiếp nhận lịch sử công ty, sứ mệnh của nó và những gì chúng tôi vẫn đang cố gắng thực hiện. Thành thật mà nói, một số người đã làm điều đó tốt hơn những người khác, rất nhiều người đã bỏ qua điều này. Mọi người cảm thấy lạc lõng, từ đó khiến họ ít tham gia vào công việc. Chúng tôi nhận ra rằng chúng tôi cần một quy trình nhất quán để tất cả các nhân viên được cung cấp thông tin và điều trị giống nhau.
Dưới đây là các bước chúng tôi đã thực hiện để đảm bảo mọi người đều làm việc chăm chỉ ngay lập tức:
1. CÓ NGƯỜI LÀM CHỦ QUY TRÌNH.
Lên kế hoạch là một trách nhiệm chung, nhưng bạn cần phải có ai đó làm người dẫn đầu. Chúng tôi đã thuê Lincy Suen làm cộng tác viên chính của chúng tôi cho các hoạt động của mọi người vào năm ngoái để trở thành đường hướng dẫn giữ cho dòng giao tiếp nhất quán và minh bạch từ trên xuống và từ dưới lên.
2. CHÀO HỎI NHÂN VIÊN MỚI TẠI CỬA.
Với tất cả sự căng thẳng, lo lắng và nỗ lực để thuê một ai đó, thật đáng ngạc nhiên khi chúng ta nhanh chóng quên đi nghi thức cơ bản này. Trước khi chúng tôi chính thức hóa quy trình của kê hoạch của mình, chúng tôi đã có những nhân viên mới đi vòng quanh khu nhà, thử mọi cánh cửa để tìm ngôi nhà mới của họ - không phải là một cách tốt để bắt đầu đúng
“Khi bạn tham gia bất kỳ nhóm nào - dù là một công ty, một bữa tiệc hay chỉ đi bộ đến một nơi xa lạ - điều đầu tiên bạn muốn là cảm thấy được chào đón, Suen nói. "Bạn muốn cảm nhận một phần của nhóm, bạn muốn sự hiện diện của bạn cảm thấy quan trọng.”
3. BẢO ĐẢM NHỮNG ĐIỀU CƠ BẢN VÀ LÀM CHỦ NÓ.
Làm thế nào để bạn được trả tiền, các báo cáo chi tiêu ở đâu, làm thế nào để bạn yêu cầu các lợi ích sức khỏe, sổ tay nhân viên là gì, trang web thông tin về công ty là gì và thông tin nào có thể được tìm thấy ở đó? Bạn cần đảm bảo bạn nhắc đến các điều cơ bản trong quá trình định hướng cho nhân viên mới.
Tuy nhiên, đối với nhiều công ty, đây là sự khởi đầu và kết thúc của việc định hướng - thường được quản lý bởi một nhân viên nhân sự- người mà có sự xuất hiện trong những ngày làm việc đầu tiên của 1 nhân viên mới , sau đó biến mất trở về văn phòng hỗ trợ trừ khi có các vấn đề quan liêu liên quan đến lợi ích và chi trả. Để đưa việc định hướng đến bước tiếp theo, nó phải được sở hữu ở cấp cao nhất của công ty.
4. CÓ NGƯỜI SÁNG LẬP CÔNG TY TRONG BUỔI ĐỊNH HƯỚNG NHÂN VIÊN MỚI.
Điều này rõ ràng là khó thực hiện tại một công ty có hơn 1.000 nhân viên nhưng đối với các công ty nhỏ hơn thì đó là một cách tuyệt vời để giữ cho tinh thần khởi nghiệp tồn tại (ngay cả khi công ty phát triển vượt qua thời kì đầu).
Thêm vào đó, đối với CEO Tim Chen và bản thân tôi, nó là cơ hội gặp gỡ tất cả các nhân viên mới và chia sẻ câu chuyện về NerdWallet. Chúng tôi nói về lịch sử của công ty, sứ mệnh của nó và các mục tiêu dài hạn và công việc của họ sẽ là một phần của nhiệm vụ đó như thế nào. Nói tóm lại, chúng tôi làm quen nhau.
5. ĐẢM BẢO BUỔI THUYẾT TRÌNH TỪ MỌI TRƯỞNG PHÒNG.
Điều quan trọng là phải đồng ý và chấp nhận gợi ý từ tất cả các nhà lãnh đạo nhóm, vì họ cũng nên là một phần không thể thiếu của quy trình định hướng.
Tại NerdWallet, mỗi trưởng nhóm nói chuyện với nhân viên mới của chúng họ về những gì nhóm của họ làm và cách giao tiếp tốt nhất với họ. Điều này cho phép nhân viên mới tiếp cận trực tiếp với mọi người quản lý mọi vấn đề của hoạt động. Và quá trình hoạt động ngược lại. Nếu mỗi người quản lý là một phần của kế hoạch, thì nó được củng cố hàng ngày và trở thành một phần trong kết cấu của công ty.
6. LÀM MỚI VÀ XEM XÉT QUÁ TRÌNH.
Khi bạn bắt đầu một kế hoạch, sẽ là một sai lầm khi nói: “Được rồi, thế này là xong rồi”, và đặt nó lên kệ. Lên kế hoạch hỏi phản hồi liên tục từ những nhân viên mới và những nhân viên có kinh nghiệm , đặc biệt là khi công ty tăng tốc. Những gì hiệu quả sáu tháng trước có thể không còn phù hợp . Đừng để việc định hướng trở thành một nghi thức cũ.
Chúng ta nghĩ rằng tuyển dụng và duy trì là sự kết thúc của tất cả và là tất cả của công ty này, và đưa mọi người theo đúng kế hoạch trở thành một phần quan trọng của nhiệm vụ đó. Cuộc đua này rất quan trọng để có thể dễ dàng bỏ lại những nhân viên mới.