Việc đưa ra nhận xét một cách hiệu quả là rất quan trọng cho sự thành công của một cá nhân và cho một tổ chức. Dù phong cách quản lý của bạn là gì, thì với tư cách là người quản lý, nhiệm vụ của bạn là cho các thành viên trong nhóm biết họ đang thể hiện thế nào và đóng góp gì vào mục tiêu chung của công ty. Nó cũng giúp họ hiểu các lĩnh vực cần cải thiện và thực hiện các hành động khắc phục kịp thời. Tuy nhiên, thật không may, việc đưa ra nhận xét thường không hiệu quả lắm do nó có thể làm mọi người cảm thấy khó chịu và gây căng thẳng cho mối quan hệ nhân viên. Một nghiên cứu của Gallup cho thấy chỉ 26% nhân viên cảm thấy họ nhận được nhận xét hiệu quả để cải thiện và phát triển. Điều này có nghĩa là các nhà quản lý không thể chỉ chỉ ra điều gì là ‘đúng’ hay ‘sai’ mà thay vào đó cần phải lắng nghe, thấu hiểu tình hình và xây dựng kế hoạch hành động để giúp nhân viên của họ thành công. Một khó khăn nữa là thực tế, nhận xét ảnh hưởng rất nhiều đến cảm xúc và thái độ. Bạn đang cố gắng không xúc phạm bất kỳ ai nhưng đồng thời bạn muốn tỏ ra thẳng thắn và trung thực.

Vậy thì làm thế nào để bạn đưa ra nhận xét và đạt được kết quả bạn cần? Dưới đây là chín cách để đưa ra nhận xét, đánh giá với tư cách là người quản lý.

1. Thẳng thắn

Loại phản hồi này bao gồm việc nói chuyện trực tiếp với nhân viên bằng cách kéo họ sang một bên hoặc nói chuyện riêng với họ như một phần của các cuộc họp trực tiếp theo lịch trình của bạn. Nó tạo ra một không gian an toàn cho các cuộc trò chuyện cởi mở hơn, đặc biệt là khi lời nhận xét liên quan đến các chủ đề dễ gây tổn thương.

Hãy nhớ biến đây thành một cuộc trò chuyện hai chiều, nơi bạn bày tỏ ý kiến ​​của mình bằng cách cho bên kia cơ hội đặt những câu hỏi tiếp theo và cuối cùng cả hai thảo luận được nhiều hơn. Điều bạn không muốn làm là ‘lên lớp’ nhân viên và đối xử với họ như một bức tường gạch hoặc tệ hơn, một đứa trẻ.

2. Tìm kiếm sự trợ giúp từ những người khác để chia sẻ nhận xét của bạn

Có những tình huống bạn vô tình thấy những hành vi hoặc hành động tích cực hoặc tiêu cực và bạn cần cho nhân viên vi phạm biết về điều đó. Có thể người này không trực tiếp thuộc quyền quản lý của bạn; thay vào đó, họ có thể là thành viên của một nhóm khác với người quản lý khác. Trong những tình huống này, bạn có thể liên hệ với người quản lý của nhân viên và cung cấp cho họ đánh giá để kịp thời điều chỉnh nhân viên vi phạm. Bạn cũng có thể gửi email cho nhân viên và CC cho người quản lý của họ. Đây là một cách tiếp cận tốt khi bạn nhận ra công việc nhân viên đang làm có tiến triển tốt và muốn đảm bảo rằng sếp của họ chú ý khen thưởng họ.

3. Sử dụng phương pháp “bánh kẹp”

Một phương pháp phổ biến để đưa ra phản hồi là phương pháp “bánh kẹp”, trong đó bạn đưa phản hồi tiêu cực vào giữa hai phản hồi tích cực. Loại phản hồi này hữu ích trong các cuộc họp đánh giá hiệu suất hoặc tương tác với một nhân viên mà bạn biết là người nhạy cảm với phản hồi tiêu cực. Nó giúp tạo ra một bầu không khí thoải mái để thảo luận nghiêm túc.

Hãy nhớ rằng phương pháp này có thể không hiệu quả với tất cả nhân viên. Nghiên cứu đã phát hiện ra rằng những thực tập sinh muốn nhận phản hồi tích cực, còn các chuyên gia mong muốn nghe phản hồi tiêu cực hơn để tìm ra những mặt họ còn yếu. Nhìn chung, phương pháp “bánh kẹp” giúp mọi người dễ tiếp nhận phản hồi tiêu cực hơn và cuối cùng giúp họ rời khỏi cuộc trò chuyện với một cảm giác nhẹ nhàng.

4. Đưa ra lời nhận xét mang tính xây dựng

Phản hồi mang tính xây dựng là sự hỗ trợ mà bạn cung cấp cho nhân viên của mình để giúp xác định các giải pháp cải thiện điểm yếu của họ. Nó xuất phát từ ý định tích cực để giải quyết các mối quan tâm cụ thể. Đây cũng là một trong những loại phản hồi khó đưa ra nhất, vì bạn phải chọn từ ngữ cẩn thận đồng thời có giá trị đối với nhân viên. Đánh giá của bạn với nhân viên phải mang tính xây dựng để giúp họ hiểu những gì họ đang làm sai. Ví dụ: thay vì nói "Bạn giao tiếp không tốt trong các cuộc họp", bạn có thể mang tính xây dựng hơn và nói rằng "Tôi nhận thấy rằng khi bạn đang nói chuyện trong các cuộc họp, bạn có xu hướng lạc đề khỏi chủ đề thực tế đang được bàn đến". Cách nói thứ 2 giúp vẽ ra bức tranh về những gì người đó đang làm sai và ngay lập tức thực hiện hành động sửa chữa.

5. Tập trung vào hành vi

Có sự khác biệt lớn giữa đưa ra phản hồi dựa trên hành vi và phản hồi dựa trên đặc điểm cá nhân. Hãy xem xét hai ví dụ sau:

• "Bạn không lắng nghe trong các cuộc họp."

• ‘Tôi nhận thấy rằng, trong các cuộc họp, bạn có xu hướng trả lời trước khi người khác có cơ hội chia sẻ hết suy nghĩ của họ. Điều này ngăn cản dòng suy nghĩ tự do và việc tìm ra giải pháp. '

Phản hồi tập trung vào hành vi là nhận xét thứ hai. Bạn nói rõ vấn đề bạn đang nhận thấy ở người đó. Bạn mô tả lý do tại sao điều đó gây bất lợi cho nhóm và cuối cùng, nêu rõ lý do tại sao điều đó phải được sửa chữa. Đây là một cách tiếp cận tốt hơn thay vì đưa ra những lời buộc tội mơ hồ, không có ích cho bất kỳ ai.

Việc tập trung vào hành vi giúp nhấn mạnh một hành vi cụ thể sẽ cần thay đổi trong tương lai và bớt đi tính đe dọa đối với một người đang nghe nhận xét về đặc điểm của họ.

6. Khi bạn nhìn thấy điều gì đó, hãy nói luôn ý kiến của mình

Trong cách tiếp cận này, một nhân viên được nhận phản hồi dựa trên phản ứng đối với điều gì đó họ đã làm. Nó có thể đơn giản như "Bạn đã làm rất tốt trong cuộc họp", "Đó là một bài thuyết trình tuyệt vời" hoặc những lời chỉ trích mang tính xây dựng như "Thật tuyệt vời những gì bạn đã nói với chúng tôi, nhưng lần sau chúng tôi chỉ cần nghe X, Y và Z" hoặc 'Cách tiếp cận này có vẻ hoạt động tốt hơn - bạn nghĩ sao?' Bạn nên gửi loại phản hồi này đúng lúc. Ngay khi bạn nhận thấy điều gì đó đáng lưu ý, hãy hành động ngay lập tức.

7. Nhận xét tập thể

Đánh giá tập thể là khi đưa ra phản hồi cho toàn bộ nhóm của bạn trong một không gian chung. Một người quản lý hợp tình hợp lý sẽ ngay lập tức bắt đầu tìm ra điểm mạnh và điểm yếu của nhóm của họ. Tập trung phản hồi dựa trên những quan sát này. Điều này được thực hiện tốt nhất trong bối cảnh các cuộc họp nhóm, cuộc họp hàng ngày, cuộc họp hồi cứu, cuộc họp lập kế hoạch, cuộc họp chung tay và các tình huống tương tự khác. Bạn muốn chuẩn bị tốt cho cuộc họp với dữ liệu, các mục trong chương trình, hình ảnh, phản hồi tích cực và các lĩnh vực cải tiến. Thông thường, những cuộc họp này liên quan đến bảng trắng và bảng trượt. Các nhóm lên ý tưởng và cùng nhau đưa ra giải pháp dựa trên phản hồi của bạn. Bạn cung cấp phản hồi cho nhóm và tạo điều kiện cho cuộc thảo luận.

8. Thể hiện sự đồng cảm khi đưa ra phản hồi tiêu cực

Không ai thích nghe rằng họ đang làm điều gì đó sai hoặc không đáp ứng mong đợi của bạn. Phản hồi tiêu cực có thể khiến nhân viên cảm thấy căng thẳng, mất tinh thần và chán nản, đồng thời gây ra nhiều cảm giác tiêu cực. Với tư cách là người quản lý, nhiệm vụ của bạn là đảm bảo rằng bạn đưa ra phản hồi tiêu cực theo cách khiến nhân viên hiểu rằng bạn đang quan tâm và mong muốn sự phát triển và hạnh phúc cho họ. Bạn có trách nhiệm thiết lập lòng tin và sự trung thực trong những tình huống khó chịu này.

Một cách để làm điều này là kết hợp phản hồi tiêu cực với sự đồng cảm. Điều này bao gồm việc lắng nghe cẩn thận những gì nhân viên của bạn nói, không làm gián đoạn khi họ đang nói; tập trung nghe họ; quan tâm đến sự phát triển của họ. Tất cả điều này kết hợp chú ý đến ngôn ngữ cơ thể, giọng nói và nét mặt của họ trong khi đưa ra nhận xét tiêu cực. Mục đích là làm cho nhân viên hiểu tại sao họ phải cải thiện điều gì đó và cùng họ phát triển một kế hoạch hành động để thực hiện những cải tiến cần thiết. Sau cuộc họp, họ nên có cái nhìn tích cực và ý tưởng rõ ràng về những gì được mong đợi. Điều bạn không nên làm là quá thân thiện và giao tiếp kém.

9. Sử dụng đánh giá hiệu suất để hỗ trợ phát triển nhân viên

Các cuộc họp đánh giá hoạt động có thể diễn ra hàng quý, sáu tháng hoặc hàng năm. Bạn thu thập phản hồi từ các nhân viên khác nhau làm việc với một người cụ thể để có cái nhìn tổng thể về hiệu suất của họ trong các lĩnh vực khác nhau, chẳng hạn như sáng tạo, lãnh đạo, giao tiếp, giải quyết vấn đề và ra quyết định. Bạn xếp hạng chúng trên thang điểm từ 1 đến 5 trong từng lĩnh vực này và viết mô tả chi tiết về lý do bạn đưa ra xếp hạng đó. Sử dụng các cuộc họp này để thảo luận các vấn đề liên quan đến tiền thưởng, tăng lương và thăng chức. Hình thành các kế hoạch dài hạn để giúp nhân viên tiếp tục phát triển thế mạnh của họ và từng bước tiến bộ trong các lĩnh vực cần cải thiện của họ.

Có nhiều cách khác nhau để đưa ra phản hồi cho nhân viên của bạn. Thời điểm sử dụng các phương pháp này có thể thay đổi tùy theo bối cảnh, nhưng mục tiêu vẫn không đổi: đưa ra phản hồi mang tính xây dựng sẽ giúp nhân viên của bạn biết họ đang làm tốt điều gì và họ cần cải thiện điều gì. Thông qua quá trình này, nhân viên của bạn sẽ phát triển và lớn mạnh, đồng thời bạn sẽ xây dựng lòng tin, củng cố uy tín và chứng minh rằng bạn là một người sếp tuyệt vời.

Hãy nhớ rằng việc đánh giá, nhận xét phải là một quá trình liên tục và không phải là một sự kiện diễn ra một lần. Sau khi cung cấp nhận xét, hãy đảm bảo bạn theo dõi nhân viên của mình để xem họ tiến bộ như thế nào trong công việc. Điều này có thể là dưới hình thức các cuộc họp trực tiếp thường xuyên hoặc đăng ký đột xuất với nhân viên của bạn để xem cách họ làm việc một cách thân mật hơn. Hãy cho nhân viên của bạn biết rằng bạn ở đó để giúp đỡ, phục vụ và dẫn dắt họ đến một tương lai tốt đẹp hơn cho chính họ và sự phát triển của công ty. Hãy là một nhà lãnh đạo tuyệt vời thông qua hành động của bạn. 

----------

Tác giả: Raj Subrameyer

Link bài gốc: 9 Ways to Give Effective Feedback as a Manager

Dịch giả: Bùi Thị Thu Phương - ToMo - Learn Something New