Nhiều người thường nghĩ, làm sếp thì sẽ có thể đưa ra ý kiến một cách thẳng thắn không chút đắn đo. Tuy nhiên, thực tế cho thấy thật chẳng dễ chịu gì khi phải gửi những phản hồi ít tích cực đến nhân viên có hiệu suất làm việc không tốt mỗi khi đến kỳ đánh giá năng lực. Dù không thích nhưng ở vai trò của người quản lý, đây là một phần bắt buộc trong công việc. Vậy bạn sẽ làm gì nếu rơi vào tình huống này? Hãy cùng CareerBuilder.vn tham khảo cách xử lý từ các chuyên gia của trang Inc.
Điều đầu tiên, ở vai trò của quản lý có lẽ bạn sẽ cần nghĩ đến việc kỷ luật. Nghe có vẻ quá nghiêm khắc nhưng khoan nhìn nhận về điều này với suy nghĩ tiêu cực bởi nếu việc kỷ luật được thực hiện với tinh thần đóng góp và tập trung cải thiện cho tương lai, điều này ngược lại mang đến tính nhất quán, sự hướng dẫn và phản hồi giá trị cho những vấn đề mà người nhân viên gặp phải. Dù muốn hay không, một cuộc trò chuyện đối mặt thẳng thắn là điều nên được diễn ra giữa người quản lý và nhân viên, càng sớm càng tốt.
1) HÃY CÓ SỰ CHUẨN BỊ TỐT
Một người quản lý tốt sẽ dành thời gian để phân tích với mong muốn trước hết có thể hiểu được mọi khía cạnh của vấn đề. Có 4 câu hỏi mà bạn sẽ cần tự đặt ra cho bản thân nhằm có sự chuẩn bị tốt và khiến cuộc trò chuyện giữa đôi bên dễ dàng hơn.
Người nhân viên bạn cần nói chuyện liệu có hiểu vấn đề là gì?
Người nhân viên ấy liệu có thật sự hiểu kỳ vọng của công ty về khả năng làm việc của anh/cô ấy?
Người nhân viên ấy có hiểu rõ điều gì sẽ xảy ra nếu khả năng làm việc của anh/cô ấy không đáp ứng tiêu chuẩn đặt ra?
Với vai trò là người quản lý, bạn có nắm được tất cả những nguyên nhân? Những ai là người có liên quan, điều gì, khoảng thời gian, tình huống, lý do và vấn đề đã diễn ra như thế nào?
2) XÁC ĐỊNH THỜI GIAN, KHÔNG GIAN VÀ CÁCH ĐỂ ĐƯA PHẢN HỒI
Đừng trì hoãn việc phản hồi! Người quản lý hơn ai hết cần chủ động và tìm cách cải thiện vấn đề thật sớm. Tuy nhiên, bạn cũng cần khéo léo đủ để tình huống dịu xuống một chút nhằm tránh những xung đột không cần thiết khi mọi người đều đang có cái đầu rất nóng. Một vài gợi ý dành cho bạn đó là hãy trao đổi những vấn đề cần phản hồi vào cuối giờ làm hoặc trước cuối tuần, đồng thời để ý đến nơi sẽ diễn ra việc phản hồi, có thể chọn một nơi nào đó mà đôi bên cùng thoải mái chứ không nhất thiết phải thiết lập một cuộc họp như thông thường.
3) ĐƯA RA CHỈ DẪN VÀ LỜI KHUYÊN
Thay vì chỉ trích những sai lầm của nhân viên, một người quản lý tốt sẽ đưa ra những phân tích đâu là nguyên nhân của vấn đề, tìm kiếm sự đồng thuận, đồng thời cố gắng gợi ý những phương án giải quyết với chỉ dẫn và lời khuyên cụ thể.
Hãy nói về những rắc rối trong công việc mà thôi, tránh bàn về cá nhân
Mọi thảo luận đều nên có dẫn chứng, tránh dựa trên giả thiết
Cần có sự khách quan với các ghi nhận cụ thể
Đặt ra kỳ vọng rõ ràng và những gợi ý giúp đạt được kỳ vọng
Dành thời gian lắng nghe trong buổi thảo luận
Thẳng thắn chỉ ra những sai lầm nếu điều đó là cần thiết
Tập trung cải thiện cho tương lai chứ không phải chì chiết vấn đề đã xảy ra trong quá khứ
Tìm cách làm buổi thảo luận tốt hơn bằng những câu hỏi có tính gợi mở nhằm giúp người nhân viên dễ dàng nắm bắt vấn đề đã xảy ra
Khẳng định ý tưởng đề xuất giải quyết vấn đề của nhân viên là khả thi nhưng đưa thêm những đề nghị giúp cho hướng giải quyết hoàn thiện hơn
Hãy khéo léo giữ thể diện cho nhân viên
Tóm tắt lại nội dung thảo luận đã được hai bên đồng ý, ghi nhận bằng văn bản nếu cần thiết
Kết thúc buổi thảo luận một cách lạc quan về khả năng để cải thiện tình huống đồng thời khuyến khích nhân viên hãy tìm kiếm thêm lời khuyên từ bạn nếu vẫn cần đến sự giúp đỡ
Tiếp tục theo dõi quá trình khắc phục vấn đề và có những buổi họp đánh giá thêm để kịp thời điều chỉnh
4) CHUẨN BỊ TRƯỚC VỚI VIỆC NHẬN LẠI SỰ TỪ CHỐI HOẶC PHẢN KHÁNG
Không may là một số nhân viên luôn muốn thử thách sự kiên nhẫn của bạn bằng cách tỏ thái độ và từ chối tiếp nhận gốc rễ của vấn đề. Họ thậm chí không chịu hiểu mình có phạm sai lầm hay không hoặc chỉ trích ngược lại công ty và bạn. Điều này không hề hiếm gặp, thế nên bạn không cần phải mất bình tĩnh. Hãy cứ ghi nhận trước và tiếp tục phản hồi tuỳ theo tình huống.
THỰC TẾ LÀ NHÂN VIÊN CỦA BẠN TỎ THÁI ĐỘ VỚI VIỆC BẠN ĐƯA RA PHẢN HỒI. VẬY BƯỚC XỬ LÝ TIẾP THEO LÀ GÌ?
Nếu thiện chí của bạn không được đáp lại với một thái độ đón nhận và bình tĩnh từ người nhân viên, đây là lúc để bạn cứng rắn và đưa ra phương án cuối cùng bởi đôi khi “sếp muốn lương thiện nhưng ai cho sếp lương thiện”:
Nếu nhân viên của bạn tỏ ra không phục những vấn đề bạn đưa ra, vậy hãy để họ chủ động nói về những điều họ nghĩ và chốt lại xem nguyên nhân nằm ở đâu
Yêu cầu một sự cam kết rõ ràng từ phía nhân viên và thực hiện một phụ lục hợp đồng từ 60 đến 90 ngày để trao cho họ cơ hội cải thiện tình huống
Theo sát những quy định về nhân sự để đảm bảo mọi việc được tuân thủ đúng luật
Buổi thảo luận cần được ghi nhận lại bằng văn bản để hai bên cùng nắm rõ và thực hiện theo
Tạo thêm một chút nỗ lực về sự kết nối bằng cách tìm hiểu xem đây có thể là những cảm xúc nóng nảy nhất thời từ nhân viên hay tính cách của anh ấy/cô ấy vốn cố chấp không chịu tiếp thu. Nếu là những cảm xúc nhất thời, bạn có thể trao thêm cơ hội để người nhân viên dịu đi và bình tĩnh hơn. Còn nếu sau cùng, mọi nỗ lực đàm phán của bạn đều không thành công, hãy cứng rắn thanh lý hợp đồng lao động càng nhanh chóng càng tốt, tránh kéo dài dây dưa và tránh tạo thêm nhiều xung đột tiêu cực không đáng có.
(Nguồn ảnh: Internet)