Nhà tuyển dụng tiết lộ các câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự mà họ yêu thích nhất.

Tùy vào quy mô và cấu trúc của doanh nghiệp mà công việc của nhân viên hành chính nhân sự sẽ khác nhau nhưng nói chung họ sẽ phụ trách việc sắp xếp hồ sơ, bảo quản tài liệu cùng các thông tin riêng tư của nhân viên, xử lý các vấn đề tuyển dụng và đảm bảo môi trường làm việc an toàn, hiệu quả.

Vậy thì nhà tuyển dụng sẽ hỏi điều gì để biết ứng viên có khả năng làm tốt các nhiệm vụ đó? Giải đáp thắc mắc này, các nhà tuyển dụng đã có phần chia sẻ về những câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự mà họ yêu thích nhất, hãy cùng theo dõi nhé.

Những câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự bạn nên chuẩn bị trước khi gặp gỡ nhà tuyển dụng

Bạn đã tiếp xúc với những loại thông tin cá nhân và thông tin nhạy cảm nào trong công việc trước đây? Bạn đã bảo mật thông tin đó như thế nào? - Yến Hoàng, Trợ lý Nhân sự cấp cao.

Với mình thì ứng viên có tiềm năng cần hiểu rằng nhân sự là bộ phận nắm giữ các bí mật về thông tin cá nhân và nhạy cảm của nhân viên như tiền lương, đánh giá hiệu suất, tài khoản ngân hàng, số căn cước công dân… và việc tiết lộ trái phép thông tin đó có thể vi phạm đạo đức nghề nghiệp. Đồng thời họ cũng cần nêu được các bước cụ thể mà họ thực hiện để luôn giữ bí mật. Đó có thể là không để các tệp hồ sơ của nhân viên trên bàn làm việc khi thiếu người trông coi, thực hiện các cuộc trao đổi về thông tin nhạy cảm trong văn phòng riêng đóng kín cửa, cài đặt mật khẩu cho các tập tin quan trọng và không bao giờ nói chuyện hoặc thảo luận với người khác về các vấn đề được coi là bí mật đời tư.

Mình xin nói thêm một chút là nếu ứng viên chưa từng xử lý các thông tin bí mật thì họ cũng có thể nói về lần giữ kín chuyện của bạn bè hoặc các thành viên trong gia đình. Đó cũng là cách họ cho thấy sự trung thực và tôn trọng quyền riêng tư của tất cả các cá nhân mà họ làm việc cùng.

Tại sao nhân viên hành chính nhân sự cần nắm vững các kỹ thuật giải quyết xung đột? Bạn có thể chia sẻ về tình huống mâu thuẫn giữa các nhân viên mà bạn đã xử lý không? - Thanh Huỳnh, Chuyên viên tuyển dụng.

Công ty như một xã hội thu nhỏ với nhiều tính cách và phong cách làm việc khác nhau. Do đó, không có gì ngạc nhiên khi xích mích hoặc xung đột xảy ra, thậm chí lí do dẫn đến mâu thuẫn đó là vô cùng tận. Khi một tình huống như vậy xảy ra, phòng nhân sự có thể là nơi đầu tiên nhận được khiếu nại. Đó là lí do vì sao tôi luôn đặt câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự này.

Tôi sẽ đánh giá rất cao nếu ứng viên có thể nêu chi tiết tầm quan trọng của việc giải quyết xung đột đối với hoạt động trơn tru của doanh nghiệp, sự cần thiết phải giải quyết mâu thuẫn càng sớm càng tốt trước khi có sự bùng nổ vì ai đó không thể cầm cự được cũng như xác định được khi nào nên hỏi ý kiến của cấp trên. Và dĩ nhiên tôi sẽ càng hài lòng hơn nếu ứng viên có thể minh họa điều đó thông qua một tình huống cụ thể mà họ đã từng xử lý trong quá khứ như cách mà một bạn ứng viên xuất sắc đã trả lời như sau:

Là cầu nối cho mọi người trong công ty, trước hết em phải là người biết lắng nghe và thấu hiểu cả hai phía của câu chuyện. Có lần một nhân viên sản xuất đến gặp em vừa sụt sùi vừa nói rằng cô ấy bị đổ lỗi là không tuân theo quy trình tiêu chuẩn cùng tờ tường trình trên tay. Sau đó, em đã có cuộc gặp gỡ với người giám sát để tìm hiểu điều gì đã thực sự xảy ra. Để tránh thiên vị, em cũng đã nói chuyện với các nhân viên khác chứng kiến vụ việc. Khi đã hiểu rõ mọi thứ thì có vẻ như máy đã bị lỗi trong thời gian đó và các thông tin sai lệch giữa hai bên cũng đã được giải quyết êm đẹp.

“Biết được các câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự mà nhà tuyển dụng yêu thích và câu trả lời mong đợi sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị chu đáo.”

Thách thức mà bạn đã đối mặt trong vai trò gần đây nhất là gì và bạn đã xử lý chúng ra sao? - Thanh Tùng, Trưởng phòng Nhân sự

Bằng cách nghe ứng viên nói về các khó khăn trong công việc và cách họ vượt qua được các thử thách đó, mình sẽ không sợ tuyển nhầm người. Nhiều người cho đây là câu hỏi khó nhưng đối với ứng viên có khả năng phản ứng mau lẹ và kiên cường đối mặt với thách thức thì là điều rất dễ dàng. Lúc đó họ có thể kể về bối cảnh của tình huống và sau đó chỉ ra cách họ đã tìm ra giải pháp cho vấn đề.

Một trong những câu trả lời thuyết phục nhất mình đã nhận được như sau: Thách thức lớn nhất mà em phải đối mặt trong công việc hành chính nhân sự là xử lý các yêu cầu khẩn cấp hoặc cung cấp tài liệu cho ban quản lý trong thời gian cấp bách. Nếu các yêu cầu hoặc tài liệu không liên quan đến các bộ phận khác, thì việc hoàn thành sẽ dễ dàng hơn. Tuy nhiên, nếu nó liên quan đến các bộ phận khác, sẽ rất khó vì em cần liên hệ với họ và họ cũng có những công việc khác cần ưu tiên. Thế nên, để nhận được sự hợp tác từ các bộ phận, em luôn sử dụng kỹ năng đàm phán của mình và cố gắng hiểu rõ nhiệm vụ cấp bách của họ. Cụ thể là em sẽ thảo luận với họ những gì em có thể làm giúp họ (nếu có thể) để họ thực hiện sớm nhất yêu cầu của em. Nếu không thể làm được gì, em cũng sẽ thương lượng để có được tài liệu em cần sau giờ làm.

Một nhân viên đang rời công ty của chúng tôi để đến với đối thủ cạnh tranh. Bạn sẽ thực hiện cuộc phỏng vấn thôi việc như thế nào? - Hoài Hương, Trưởng phòng Nhân sự Tổng vụ.

Ở công ty hiện tại, nhân viên hành chính nhân sự không chỉ thực hiện việc đăng tuyển, tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ và phối hợp với Trưởng bộ phận tổ chức phỏng vấn, lựa chọn ứng viên phù hợp theo đúng kế hoạch mà còn thực hiện các cuộc phỏng vấn thôi việc để từ đó có những hiểu biết sâu sắc về hoạt động hiện tại của doanh nghiệp và điều cần cải thiện. Thế nên, đây là điều mà tôi luôn đặt ra cho các ứng viên hành chính nhân sự.

Khi hỏi điều này, điều tôi mong đợi được nghe thấy từ ứng viên là các câu hỏi mà họ sẽ hỏi người rời đi, chẳng hạn như “Tại sao bạn muốn tìm một công việc khác?”, “Bạn đang tìm việc mới cùng lĩnh vực hay chuyển hẳn sang ngành nghề hoàn toàn khác?”, “Người quản lý có tạo mọi điều kiện thuận lợi cho bạn không?”, “Đâu là điều bạn yêu thích nhất trong công việc?” hoặc “Bạn nghĩ bộ phận của mình, bộ phận Nhân sự hoặc công ty có thể làm gì tốt hơn?”.

Vượt qua buổi phỏng vấn chắc chắn là một nhiệm vụ khó khăn và càng phức tạp hơn khi bạn ứng tuyển vào vị trí hành chính nhân sự, nhưng nếu bạn có sự chuẩn bị tốt hơn (như tham khảo các câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự mà nhà tuyển dụng thường xuyên áp dụng), bạn chắc chắn có thể làm được.

Huỳnh Trâm

Nguồn: careerlink.vn