Một trong những lý do khiến bạn được thăng chức là điều bạn nói có sức nặng nhất định với tập thể. CareerBuilder chia sẻ một số điều cần lưu ý để bạn có sự tự tin và thuyết phục trong cách giao tiếp với mọi người.

Một đạo diễn trẻ từng thuyết phục được hội đồng duyệt dự án phim cấp chi phí cho anh ta làm phim, dù câu chuyện của anh ta không quá xuất sắc. Lý do của hội đồng rất đơn giản: nhìn anh ta vô cùng cảm xúc, tin tưởng vào câu chuyện anh ta kể. Hoặc một CEO của một tập đoàn lớn có thói quen ra quyết định như sau: nếu người đề xuất có vẻ tự tin, ông ta sẽ cho phép thử nghiệm nó. Hay một lái xe công nghệ nói chuyện với khách qua điện thoại quá nhanh, đã bị khách hàng gọi cho hãng xe công nghệ để phàn nàn và yêu cầu sa thải.

Tự tin trong giao tiếp mang đến cơ hội trong công việc

Nghe có vẻ vô lý, nhưng con người là “động vật” cảm tính, và sử dụng ngôn ngữ là hành vi xã hội học. Cách chúng ta nói chuyện và lắng nghe bị ảnh hưởng sâu sắc bởi kinh nghiệm giao tiếp trong quá khứ, và chúng ta sẽ lựa chọn những người có cách thuyết trình giống như chúng ta mong muốn. Đó là cách số đông đánh giá về năng lực và sự tự tin, cũng như ai được lắng nghe, ai được tín nhiệm và những gì được chấp thuận thực hiện.

Phong cách giao tiếp là gì?

Đây là thông tin nền bạn cần trước khi quyết định cải thiện cách nói chuyện của mình: Phong cách giao tiếp là tất cả những gì bạn nói được lặp đi lặp lại theo một cách nhất định — bằng một giọng điệu nhất định, ở một tốc độ nhất định và với một âm lượng nhất định. Nó còn là cách nói đặc trưng của bạn: như nhịp độ, cách nhấn nhá - ngắt nghỉ khi nói, cách lựa chọn từ ngữ và chêm vào chuyện cười, câu hỏi và lời xin lỗi.  

Chúng ta thường cân nhắc, có dự định cho những gì cần nói trước khi nói, nhưng nói về nó như thế nào thì chúng ta thường không quá coi trọng, trừ khi đó là một cuộc phỏng vấn xin việc hoặc một buổi đánh giá hiệu suất. Nhưng thực tế là hình ảnh của bạn tạo dựng với mọi người trong công ty, với sếp được xây dựng từ những gì bạn nói hàng ngày.

Cách chúng ta nghĩ về cách nói chuyện hiệu quả?

Hội thoại được hiểu là mọi người thay phiên nhau: Một người nói, sau đó người kia trả lời. Tuy nhiên, cách nói chuyện hiệu quả đòi hỏi bạn nhận biết tinh tế về các tín hiệu khi nào người kia kết thúc và đến lượt bạn bắt đầu. Bạn đã bao giờ bị đánh giá là bộp chộp ở chỗ này nhưng lại là hoạt ngôn ở chỗ khác? Đó là vì cách đánh giá của mỗi người đối thoại với bạn là khác nhau. Việc của chúng ta là tìm ra cách nói chuyện hiệu quả có thể tạo thiện cảm trong nhiều tình huống khác nhau.

Đặc biệt, giới tính cũng là một lý do cản trở bạn trên con đường tìm kiếm vị trí xứng đáng trong công việc. Các nghiên cứu chỉ ra rằng trẻ em gái có xu hướng học các nghi thức trò chuyện tập trung vào khía cạnh kết nối bạn bè trong khi trẻ em trai có xu hướng học các nghi thức tập trung vào việc thể hiện địa vị. Phụ nữ dành nhiều thời gian để trò chuyện và sử dụng ngôn ngữ để xác lập mức độ thân thiết. Và từ thời thơ ấu, hầu hết các cô gái đều biết rằng việc tỏ ra quá tự tin về bản thân sẽ khiến họ không được lòng các bạn cùng trang lứa. Thậm chí một cô gái quá cá tính sẽ bị tẩy chay bởi nhóm các cô gái khác và bị nhận xét rằng “hách dịch” hoặc “chơi nổi”. Vì vậy, phụ nữ học cách nói chuyện theo cách cân bằng nhu cầu của bản thân với nhu cầu của người khác - để giữ thể diện cho nhau.

Con trai có xu hướng rất khác. Các chàng trai càng được yêu thích trong nhóm, càng được kỳ vọng thể hiện sự tự tin như một tố chất lãnh đạo. Họ sẽ không bị coi là hách dịch, vì nếu họ được coi là thủ lĩnh nhóm, họ được quyền nói cho người khác biết nên làm gì. Con trai học cách sử dụng ngôn ngữ để thương lượng vị thế của mình trong nhóm thông qua thể hiện khả năng và kiến ​​thức của mình, cũng như thách thức người khác và chống lại thách thức. Ra lệnh là một cách để đạt được và giữ vai trò địa vị cao. Một cách khác là chiếm lấy vai trò trung tâm bằng cách kể những câu chuyện thú vị hoặc chuyện cười.

Kết quả là phụ nữ và nam giới có cách nghĩ khác nhau về cách giao tiếp thành công. Và điều đó cũng ảnh hưởng đến cách họ đạt được thành công, địa vị trong công việc.

Xin lỗi

Phụ nữ có xu hướng nói xin lỗi thường xuyên hơn nam giới như một cách thể hiện sự tử tế. Nhưng những người thường xuyên thốt ra những lời xin lỗi có vẻ yếu ớt hơn, kém tự tin hơn và đáng trách hơn những người không thường xuyên làm điều đó. Nhiều người đàn ông vì thế tránh xin lỗi vì họ coi đó là sự hạ mình.

Tuy vậy, phải làm việc với một người luôn từ chối xin lỗi hoặc thừa nhận lỗi, tránh nhận trách nhiệm về sai sót cũng mang đến nỗi khó chịu cho đồng nghiệp. Nếu bạn mắc lỗi quá nhiều và không bao giờ tỏ ra hối lỗi, bạn sẽ trở thành “đồ khốn khó ưa” và sẽ gặp cản trở lớn khi việc lên chức phụ thuộc ý kiến số đông.

Khen ngợi

Phụ nữ có xu hướng khen người khác trước mặt nhiều hơn nam giới. Trong khi nam giới có xu hướng tìm kiếm cơ hội để hạ bệ người khác và giành lấy vị trí thủ lĩnh cho mình. Chính sự khác biệt đó có thể khiến phụ nữ gặp bất lợi tại nơi làm việc.

Tưởng tượng 2 đồng nghiệp khác giới vừa hoàn thành xong diễn thuyết trong sự kiện. Người phụ nữ sẽ dành lời khen cho đồng nghiệp nam và hỏi xem anh ta nghĩ gì về bài phát biểu của mình. Đồng nghiệp nam hoàn toàn có thể không khen ngợi, mà phản hồi bằng một bài dài về các yếu tố mà anh ta cho rằng cô có thể cải thiện. Và như thế, từ vị thế ngang hàng, người phụ nữ trở thành người có chuyên môn kém hơn, phải xin ý kiến chuyên gia từ người khác. Dù khó chịu, nhưng rất có thể người phụ nữ sẽ không tỏ thái độ gay gắt. Và bởi vì phụ nữ có nhiều khả năng chấp nhận vai trò “người tìm lời khuyên” như thế, nam giới có xu hướng hiểu lầm một câu hỏi khách sáo từ phụ nữ như một yêu cầu tư vấn. Và điều mà anh ta hiểu lầm, có thể lan ra cộng đồng xung quanh cũng như ảnh hưởng tới đánh giá của cấp trên.

 
Tận dụng việc giao tiếp để đối thoại thay vì đối đầu

Phản đối bằng lời nói

Một cuộc giao tiếp giữa 2 quan điểm đối lập thành công khi cả hai đều nói ra được ý tưởng của họ. Và dù đó là một cuộc tranh cãi dữ dội, với bất đồng sâu sắc (trong giới hạn lịch sự), nhưng sau cuộc tranh cãi đó, dù kết quả ra sao, cả 2 bên vẫn duy trì mối quan hệ đồng nghiệp tôn trọng. Tuy nhiên, nếu một trong 2 bên, hoặc cả hai coi sự phản đối của đối phương là biểu hiện cho sự thiếu tôn trọng hoặc thù ghét cá nhân, hoặc thách thức, đó là sự thất bại của người đó. Càng tệ hơn nếu họ không chịu nói ra đầy đủ quan điểm của mình, mà ngấm ngầm phản đối, phá ngang đối phương sau đó.

Tranh luận là một hình thức giao tiếp thông thường. Việc bảo vệ một ý tưởng khiến bạn buộc phải có đầy đủ dữ liệu về tính chắc chắn của ý tưởng đó. Nếu một người không thể nói ra quan điểm của họ bằng lời nói một cách thoải mái, cũng như thấy thoải mái trong việc tiếp nhận ý kiến đối phương, thì người đó tự từ bỏ giá trị truyền đạt của bản thân và người khác. Việc né tránh khi nêu ý tưởng càng lặp lại nhiều, thì con người càng yếu ớt trong khả năng tư duy và lập luận và có nhiều khả năng bị đồng nghiệp xấu tính tấn công hơn vì đã mất thói quen chống đỡ.

Sự nhu mì hoặc “9 bỏ làm 10” của phụ nữ khiến cho họ có vẻ không chắc chắn về quan điểm bản thân. Vì vậy, dù họ có thể thông minh hơn đồng nghiệp nam giới, nhưng tiếng nói của họ không được đánh giá cao trong các tình huống áp lực.

Quản lý

Lãnh đạo nữ thường ít hơn lãnh đạo nam trong các tổ chức. Bởi thực tế là nam giới thường cư xử theo những cách khiến họ được công nhận dễ dàng hơn. Trong một nhóm phụ nữ, số đông thường mong muốn những người nổi bật tỏ ra khiêm tốn hơn là phô trương sự vượt trội của bản thân. Điều đó dẫn đến khi một phụ nữ làm quản lý và phải phê bình cấp dưới làm sai, người đó có xu hướng giảm nhẹ mức độ gay gắt của vấn đề bằng một số lý do khách quan, với mục tiêu là giữ thể diện cho cấp dưới.

Điều đó dẫn đến các ý kiến của sếp nữ không được coi trọng bằng các ý kiến của sếp nam. Và các lãnh đạo cũng nghĩ rằng các quản lý nữ không làm hết trách nhiệm của họ.

Cách truyền đạt gián tiếp

Phụ nữ hay chọn cách nói chuyện, đề nghị gián tiếp với người khác hơn là nói thẳng điều họ cần, để tránh tỏ ra là hách dịch. Trong khi đàn ông chọn cách nói gián tiếp khi buộc phải thừa nhận lỗi sai hoặc điểm yếu.

Mặt khác, những người có quyền quyết định cũng thường dùng cách nói trực tiếp với các yêu cầu hơn là cách nói gián tiếp. Những người ít quyền lực hơn trong tổ chức thì ngược lại.

Thực tế là cách diễn đạt trực tiếp hay gián tiếp đều có thể thành công miễn là những người nhận thông tin hiểu được thông tin và mong muốn của bạn. Nhưng sử dụng cách nói gián tiếp có thể tạo cảm giác rằng bạn thiếu tự tin hoặc thiếu quyết đoán.

Vậy bạn nên làm gì để được lắng nghe?

Những người thoải mái phát biểu trong nhóm, những người ít khi đợi người khác nói rồi mới giơ tay, hoặc những người dễ dàng phát biểu ý kiến ​​mà không cần được hỏi có nhiều khả năng được lắng nghe hơn tại các cuộc họp. Những người kiềm chế không cắt lời người khác, những người im lặng chờ người khác nêu ý kiến rồi tỏ ra đồng thuận thì rất khó được lắng nghe.

Nếu bạn là một phụ nữ chỉ tham gia tích cực trong các cuộc thảo luận riêng tư hoặc trong các nhóm toàn nữ nhưng hiếm khi phát biểu trong các cuộc họp có cả nam giới - bạn biết nguy cơ của bạn là gì rồi đấy! Mặt khác, nếu bạn chia sẻ năng nổ hơn nam giới, bạn lại có khả năng bị coi là quá hung hăng.

Thực tế là không có bất kỳ cách nào để đảm bảo rằng ý tưởng của bạn luôn được lắng nghe và ghi nhận. Chỉ có sự hiểu về ưu điểm - hạn chế của bản thân, cũng như quan điểm xã hội tại môi trường công sở của bạn, từ đó thích ứng linh hoạt sẽ giúp bạn tham gia vào quyền quyết định cũng như đóng góp cho các hoạt động chung. Hiểu rằng mỗi người sẽ có những cách diễn đạt khác nhau cũng giúp bạn có thể tận dụng và học hỏi được các phong cách ngôn ngữ khác, đặc biệt ở môi trường doanh nghiệp đa quốc tịch.

Nguồn ảnh: Pexels