Thật không may, những deck này được tạo ra một cách lộn xộn: một bài thuyết trình tại một thời điểm, thiếu tính toán đến giá trị dài hạn của nội dung trên slide - và những rủi ro liên quan đến việc quản lý nội dung đó.

Tuy nhiên, quản lý nội dung thuyết trình của công ty một cách hệ thống có thể giúp bạn mở ra các thông tin có giá trị ẩn trong tất cả các deck đó, cũng có thể kiểm soát các thông báo tuân thủ. Và, trong quá trình này, chất lượng của phần thuyết trình đối với mọi người trong doanh nghiệp của bạn sẽ được cải thiện rất nhiều.

Việc cải thiện PowerPoint nên bắt đầu trước khi bạn mở deck và được thực hiện hiệu quả nhất bằng cách triển khai chiến lược quản lý ở phần thuyết trình

Chiến lược như vậy sẽ cho phép các thành viên trong nhóm của bạn cảm thấy trách nhiệm, giúp họ làm cho các bài thuyết trình tốt hơn - thuyết phục và hiệu quả hơn, cuối cùng dẫn đến các cuộc họp hiệu quả hơn.

Hãy xem xét ba thành phần của quản lý bản trình bày: tạo, lưu và trình bày nội dung.

1. TẠO NỘI DUNG

Hầu hết các công ty đều có brand guidelines, nhưng những nguyên tắc này không nhất thiết phải đưa vào các bản trình bày riêng lẻ. Ngoài các mẫu PowerPoint có logo và phần đồ họa của thương hiệu phù hợp, ta cũng phải nhớ bao gồm các nguyên tắc về thông điệp.

Nhiều bản trình bày kết hợp cùng thông tin của bản mẫu, chẳng hạn như lịch sử công ty, thông tin sản phẩm, v.v., được tái tạo và sử dụng lại mọi lúc. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn có một phiên bản tốt nhất bằng văn bản một cách chuyên nghiệp, kết hợp thương hiệu, tông chủ đạo và ngôn ngữ của công ty bạn.

Làm như vậy, bạn sẽ không chỉ cho đội ngũ sales cơ hội để hiểu rõ thêm về các khía cạnh khác nhau trong công việc kinh doanh của công ty mà còn tiết kiệm cho họ vô số thời giờ lãng phí và mệt mỏi vì phải loay hoay xung quanh chuẩn bị deck mới - về cơ bản cũng như đi tái phát minh ra bánh xe— cho mọi cuộc họp.

2. LƯU NỘI DUNG TRONG THƯ VIỆN SLIDE

Tạo một thư viện trang trình bày: Chỉ định vị trí hoặc nơi làm việc — hoặc đăng ký dịch vụ quản lý bản trình bày — điều đó thực sự rất dễ dàng để nhóm của bạn truy cập và sử dụng. Đây là nơi bạn sẽ lưu trữ tất cả nội dung tốt nhất của mình: về thương hiệu, về thông điệp mà nó tuân thủ về mặt pháp lý.

Thư viện slide không chỉ bao gồm nội dung mà các thành viên trong nhóm của bạn cần để họ có thể thực hiện công việc của mình mỗi ngày; nó cũng nên "vẽ" ra nội dung để người dùng có thể dễ dàng nhận dạng trang trình bày hoặc tệp mà họ đang tìm kiếm. Rõ ràng, các thư viện nên bao gồm PowerPoint deck, mà còn PDF, video, hình ảnh, Word, cũng như file Excel..

Cho nhóm của bạn biết nơi và cách truy cập thư viện và cập nhật nội dung. Thông thường, các bộ phận marketing sẽ cố để đạt được một sáng kiến ​​như một thư viện slide, nhưng ngày càng để nó chết dần. Bạn hãy xuất bản và cập nhật thường xuyên để đảm bảo nội dung phát triển theo kịp với doanh nghiệp của bạn.

Khi bạn cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào nội dung tốt nhất, bạn cho phép mọi người — cho dù là các cộng tác viên mới được thuê hay EVP của Sales — để giới thiệu thông minh và hiệu quả về các sản phẩm và dịch vụ của công ty, vì mọi người đều được trao cơ hội để để làm việc tốt hơn.

3. TRÌNH BÀY

Đối với một số người, nói trước công chúng thật đáng sợ. (OK, tôi sẽ thừa nhận: Họ có lẽ sẽ không dễ bị dụ mua hàng.) Nhưng, ngay cả đối với người hướng ngoại nhất, việc thuyết trình có thể gây căng thẳng: Bạn có một tầm nhìn giới hạn về việc không chỉ tạo ấn tượng tốt mà còn thuyết phục, bán được hàng và thúc đẩy mọi người hành động một cách thuận lợi.

Các chương trình đào tạo chính quy, huấn luyện viên dạy thuyết trình và thực hành sẽ cải thiện kỹ năng thuyết trình của bạn. Hơn nữa, ứng dụng và các công cụ hiện đại khác có thể phục vụ như một người hướng dẫn “ngầm” trong quá trình thuyết trình của bạn: Chúng có thể cung cấp ghi chú của người thuyết trình, nhận xét, tài liệu tham khảo và các sự trợ giúp khác để đảm bảo rằng bản trình bày của bạn có liên quan và được “đánh bóng” - và trên hết, tạo sự kết nối với thính giả.

ƯU ĐIỂM CỦA QUẢN LÝ THUYẾT TRÌNH

Ở dạng đơn giản nhất, trình quản lý bản trình bày coi bản thuyết trình về sales như là dạng một loại thông tin liên lạc. Nó buộc các giám đốc điều hành xem xét thông điệp, hình ảnh, đối tượng và phân phối — giống như cách họ làm cho trang web, quảng cáo in hoặc quảng cáo truyền hình. Do đó, từ loại deck dùng một lần, bản trình bày trở thành tài sản của doanh nghiệp.

Ưu điểm của việc quản lý thuyết trình là rõ ràng:

• Thương hiệu và thông điệp nhất quán: Hãy đảm bảo rằng tất cả mọi người trong doanh nghiệp của bạn "nhận được thông điệp" là điều rất quan trọng để không chỉ xây dựng thương hiệu của bạn dài hạn mà còn cải thiện hiệu suất cá nhân.
• Giảm rủi ro: Khi tất cả mọi người đã nhận được thông điệp, không có ai đi lạc với thương hiệu, có khả năng không cung cấp đầy đủ thông tin cho khách hàng, hoặc tuyên bố một lời hứa công ty không thể làm. Hoặc, tệ hơn, đối với các ngành công nghiệp như dược phẩm và tài chính, họ đi ngược lại các quy định, do đó, tiền phạt và kiện tụng rất tốn kém. Như vậy, quản lý thuyết trình là một hình thức quản lý rủi ro.
• Truy cập vào nội dung tốt nhất: Người dùng có thể dễ dàng tìm thấy trang trình bày hoặc tệp họ cần cho cuộc họp của họ và sau đó chỉnh sửa hoặc sử dụng nó một chút. Quá trình đó có thể rút ngắn giờ nghỉ của thời gian chuẩn bị của nhân viên bán hàng cho một cuộc họp — thời gian tốt hơn dành cho khách hàng.
• Sử dụng PowerPoint dễ dàng hơn: Thư viện trình bày với nội dung tốt giúp người bán hàng dễ dàng tạo các bản trình bày chuyên nghiệp. Nó cung cấp cho họ một khởi đầu tốt, với trang trình bày bằng văn bản có thương hiệu và thiết kế chuyên nghiệp.
• Ít thời gian hơn, năng suất cao hơn: Bằng cách làm cho việc tìm nội dung và sử dụng chúng cho các mục đích cụ thể của bạn trở nên dễ dàng hơn, bạn không còn lãng phí thời gian dò dẫm xung quanh với PowerPoint, vì vậy khiến bạn làm việc hiệu quả hơn.

Tệp PowerPoint và thông tin chứa trong chúng không chỉ là tài sản tiếp thị có giá trị. Chúng là tài sản doanh nghiệp. Quản lý bản trình bày sẽ mở khóa nội dung đó cho mọi người trong tổ chức của bạn, trao quyền cho họ để tạo bản trình bày tốt hơn — trước khi họ mở PowerPoint.