Một số nguyên tắc giao tiếp cơ bản trong cơ quan, đơn vị:

Một số nguyên tắc giao tiếp cơ bản trong cơ quan, đơn vị

a. Gây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp:

- Bắt đầu từ thái độ: Thái độ vẫn được xem là sự khởi đầu những mối quan hệ, và thậm chí là của những cơ hội. Hãy tưởng tượng bạn là một người mới đến cơ quan, thái độ cư xử đúng mực như sự khiêm nhường phù hợp, tôn trọng những người ở cơ quan và công việc họ đang làm, những câu chào và cử chỉ thân thiện sẽ đem lại thiện cảm của bao người, dù đó là những cán bộ kế toán khó tính nhất, cán bộ tín dụng hay bảo vệ và người phục vụ.

- Làm thật tốt công việc của mình:  Cách đơn giản nhất và dễ nhất bạn có thể bắt đầu xây dựng được mối quan hệ ở nơi làm việc, cũng như mở đầu những câu chuyện, hay thậm chí sâu hơn là hiểu về những người xung quanh, chính là từ công việc của bạn. Trong một cơ quan làm việc chuyên nghiệp, mỗi cá nhân luôn là một mắt xích, không kể đến vị trí làm việc của bạn cao hay thấp, công việc bạn làm là một phần không thể thiếu, và sẽ có mối liên hệ với các đồng nghiệp khác, có thể là cùng phòng hay khác phòng/ban, thường một công việc không chỉ bó hẹp trong một phòng/ban. Nếu khởi đầu với một thái độ tốt, lại biết cách lắng nghe và học hỏi hợp lý, tích cực trong công việc, chắc hẳn mọi người  đều không ngần ngại hỗ trợ bạn làm tốt công việc, thậm chí chia sẽ nhiều hơn cả những gì bạn mong muốn. 

- Tế nhị trong giao tiếp, chân thành trong hành động: Khi mọi người đã mở lòng mình với bạn, hãy trân trọng và giữ gìn nó. Có nhiều cách để làm được việc này, nhưng có lẽ cách đơn giản và hiệu quả nhất chính là sự chân thành. Chân thành, không suồng sã quá, hay bộc trực quá thì lại càng tốt, bởi không chỉ trong môi trường xã hội thu nhỏ, mà kể cả gia đình, nhiều lúc sự tế nhị là cần thiết để giữ cho mối quan hệ không bị nhàm chán hoặc quá sa đà.

- Tham gia các hoạt động tập thể dù bạn có thích hay không: Công việc bận rộn, thời gian hạn chế đôi khi làm cho những nỗ lực gắn kết tập thể trở nên không hiệu quả, bởi mọi người muốn dành chút thời gian nghỉ ngơi ít ỏi cho bản thân và gia đình. Tuy nhiên, từ lời khuyên của những tập đoàn tư vấn nhân sự lớn, cũng như thực tiễn cuộc sống, các hoạt động tập thể lành mạnh và tích cực luôn giúp cho các thành viên trong cơ quan hiểu nhau hơn, còn đối với những người mới, đó là cơ hội giao tiếp và làm quen.

- Giao lưu ngoài giờ: Cũng giống như các hoạt động mang tính tập thể của cơ quan, nhưng giao lưu ngoài giờ mang màu sắc gắn kết chặt chẽ hơn, giúp cho những người cùng chí hướng và mục tiêu, lý tưởng, có cơ hội để kết bạn, thân thiết hơn. Nếu bạn đang tìm kiếm thêm bạn hữu hoặc đơn giản là muốn có mối quan hệ gần gũi hơn với đồng nghiệp, đây chính là hiệu quả. Nếu như môi trường cho thấy cách ứng xử của mỗi con người trong công việc, thì các hoạt động tập thể cho thấy cách họ xử lý các mối quan hệ xã hội, con giao lưu ngoài giờ có thể giúp có một bức tranh toàn diện hơn về những tâm tư, nguyện vọng và tình cảm của mỗi cá nhân. Chẳng hạn, giao lưu công đoàn, giao lưu thể thao giúp cho bạn gần gũi hơn với mọi người, bộc lộ những cá tính riêng.

3.2. Hợp tác ăn ý với đồng nghiệp

- Xác định mục tiêu chung: Nếu mỗi người một ý và khăng khăng thực hiện theo ý mình thì thật khó để có thể hoàn thành công việc đúng hạn. Do đó, trước khi bắt tay vào công việc, bạn và đồng nghiệp nên thảo luận, đặt ra mục tiêu chung về hướng đi, kết quả cần đạt được. Các bạn nên gặp mặt trực tiếp để thống nhất mọi việc. Điều này sẽ giúp mọi người đi đúng hướng và tránh sự bất đồng không cần thiết trong quá trình thực hiện công việc.

- Đặt bản thân vào hoàn cảnh của người khác: Bạn có thể cải thiện mối quan hệ của mình với nhân viên khác, bằng cách nhìn nhận vấn đề từ hoàn cảnh của họ. (Ví dụ, Bạn thấy bực mình khi đồng nghiệp trả lời cụt lủn trong khi bạn đã gửi email trình bày chi tiết, cụ thể). Nhưng nếu đặt mình vào vị trí của họ bạn sẽ biết rằng họ bận trăm công nghìn việc đến nỗi không có thời gian nghỉ ngơi, nên không có thời gian viết lại cho bạn bức thư dài dòng như bạn mong đợi. Họ sẽ cảm thấy thoải mái và đánh giá cao, nếu bạn trình bày ngắn gọn và đi vào trọng tâm vấn đề khi nói chuyện.

- Luôn lịch sự và chuyên nghiệp: Hãy luôn chân thành với đồng nghiệp và cố gắng hợp tác trên con đường dài. Kể cả khi có ai đó cản trở, duy trì sự chuyên nghiệp và khéo léo sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả với tất cả những người bạn hợp tác. Bạn không nhất thiết phải trở thành người bạn tốt nhất của mọi đồng nghiệp mà chỉ cần làm việc hiệu quả nhất với họ. Thực tế, có một số người ít quan tâm đến làm việc hiệu quả với mọi người mà quan tâm hơn là cách ứng xử để mọi người vừa lòng, vì vậy, họ không được đồng nghiệp tôn trọng về mặt chuyên môn. Ngược lại, một số người khác quan tâm đến hiệu quả công việc cùng với mọi người mà quên mất cách ứng xử cho vừa lòng mọi người xung quanh, họ thường bị mọi người xung quanh phê bình về cách xử sự.

- Xây dựng hình tượng tốt: Cần kiểm soát lời nói và hành động của mình để xây dựng một hình tượng tốt đẹp là điều rất cần thiết đối với mỗi chúng ta. Tiên trách kỹ hậu trách nhân, mình muốn được mọi người quý mến trước tiên mình phải chấn chỉnh mình trước thì mới có thể chỉnh người khác được, phải dựng chữ Tín lên hàng đầu. Muốn được người khác tôn trọng, trước hết bạn hãy tôn trọng chính mình bằng việc xây dựng hình ảnh tốt trong mắt những người xung quanh.

Trích đoạn chuyện cười: Đứa con nói với cha “Bố, cho con xin ít rượu, con cần uống” Người cha bảo: “ Sao lại uống rượu?” Đứa con: “Đề bài này con giải không ra” Người cha: “Uống rượu rồi sẽ giải được ư” Đứa con: “Chẳng phải bố từng bảo gặp vấn đề gì khó khăn bố chỉ cần uống chút rượu là sẽ giải quyết gọn thôi”.

3.3. Được đồng nghiệp yêu mến:

Hầu hết mọi người ai cũng hiểu được tầm quan trọng của việc xây dựng mối quan hệ trong cuộc sống. Không có gia đình và bạn bè, cuộc sống của bạn không những buồn tẻ mà còn gặp nhiều khó khăn vì bạn phải một mình đối mặt với mọi việc.

Trong công việc cũng vậy, không ai đi một mình đến đỉnh thành công, sẽ có những lúc bạn cần sự giúp đỡ của đồng nghiệp để giải quyết những khó khăn trong công việc. Mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp còn làm cho cuộc sống nơi công sở của bạn cân bằng. Chính yếu tố này sẽ đem lại hiệu suất làm việc cao hơn, giúp bạn tiến nhanh hơn trên con đường sự nghiệp. Áp dụng 6 gợi ý sau, bạn có thể sẽ tạo nên một môi trường làm việc thoải mái và hiệu quả:

- Thân thiện với mọi người :Hình ảnh của bạn tại nơi làm việc không chỉ thể hiện qua kết quả công việc bạn đạt được mà chính thái độ của bạn cũng góp phần không nhỏ trong việc xây dựng hình ảnh này.

Một nụ cười hay lời chào vui vẻ khi gặp đồng nghiệp là cách thể hiện sự thân thiện và tích cực. Bạn cũng nên để ý đến những hành động nhỏ nhưng có ảnh hưởng lớn như: giúp mở cửa, giữ nút thang máy, nhặt đồ đánh rơi, nhường đừng… Bạn muốn làm việc với những người bạn thích và chắc chắn đồng nghiệp của bạn cũng vậy!

- Giúp đỡ nhiệt tình: Khi xong việc của mình, tất nhiên bạn được phép nghỉ ngơi và thư giãn một chút. Nhưng bạn tận dụng khoảng thời gian này để giúp một đồng nghiệp đang “ngập đầu” giải quyết những phàn nàn của khách hàng, đồng nghiệp của bạn không những cảm kích mà chắc chắn trong những tình huống tương tự, họ cũng sẽ hỗ trợ bạn hết mình.

- Chủ động nhận việc khó: Chắc chắn bạn sẽ gặp nhiều thử thách để giải quyết những công việc phức tạp. Nhưng nếu bạn chủ động nhận phần việc khó về mình, bạn đã thể hiện bản thân mình là một người tự tin, tích cực, không ngại khó, ngại khổ. Đây cũng là cơ hội để bạn hoàn thiện kỹ năng và nâng cao kiến thức, lãnh đạo và đồng nghiệp chắc chắn sẽ đánh giá cao tinh thần, trách nhiệm của bạn.

- Cư xử lịch thiệp: Nơi bạn làm việc là một xã hội thu nhỏ và bạn đang ở nơi công cộng, vì vậy, bạn cần ý thức về hành động của mình để không làm đồng nghiệp khó chịu. Ví dụ: tắt đèn và các thiết bị khác sau khi họp xong, bỏ giấy vào máy in khi sử dụng hết giấy… Khi các thiết bị văn phòng như máy in, máy fax, điện thoại… gặp trục trặc mà bạn không giải quyết được, đừng làm ngơ bỏ đi mà hãy thông báo ngay đến bộ phận liên quan để được hỗ trợ.

Trong môi trường làm việc mở, mọi người ngồi rất gần nhau, bạn đừng để những sở thích cá nhân ảnh hưởng đến người khác. Ví dụ: nếu bạn thích nghe nhạc, hãy dùng tai nghe; khi bạn nói chuyện điện thoại, hãy hạ thấp giọng hoặc tìm một chỗ vắng người để nói chuyện; đừng ăn những món ăn nặng mùi như sầu riêng tại bàn làm việc…

- Chào đón đồng nghiệp mới: Ấn tượng về ngày đầu tiên của bạn tại Công ty như thế nào? Bạn không biết ai, bạn bối rối không biết toilet ở đâu hay sử dụng máy fax như thế nào? Đừng để điều này xẩy ra với đồng nghiệp mới, đặc biệt nếu họ làm chung nhóm với bạn. Khi thấy họ lạc lõng trong môi trường mới, hãy chủ động bắt chuyện, giới thiệu họ với những đồng nghiệp khác, giúp đỡ khi cần thiết để họ hòa nhập nhanh hơn với nhóm và Công ty. Lòng tốt của bạn chắc chắn sẽ được ghi nhận với sự cảm kích!

- Ghi nhận sự giúp đỡ của đồng nghiệp: Trong những tình huống bạn hoàn thành xuất sắc công việc của mình với phần nào sự hỗ trợ của đồng nghiệp, hãy bày tỏ sự biết ơn chân thành đối với họ, cũng như cho lãnh đạo của bạn biết vai trò của họ trong tình huống đó. Họ sẽ cảm thấy tự hào vì giúp được bạn, mối quan hệ giữa bạn với đồng nghiệp sẽ tốt đẹp hơn và hai bên sẵn lòng giúp đỡ nhau khi cần thiết.

Lời khuyên cuối cùng dành cho bạn trong việc xây dựng những mối quan hệ nơi công sở: hãy đối xử với mọi người theo cách mà bạn muốn họ đối xử với bạn. Tìm cách để mọi người, ai cũng muốn làm việc, hợp tác và hỗ trợ bạn, nhất định bạn sẽ thành công.

Quantri.vn Biên tập và hệ thống hóa