Điều đó có lẽ đúng vì chính bạn đôi lúc cũng phải ồ lên khi cảm thấy được truyền động lực bởi một vị diễn giả nổi tiếng hay lắng nghe một bài thuyết trình khiến bạn phải suy ngẫm.

Còn bạn thì sao? Bạn có muốn là người truyền động lực, cảm hứng hay thuyết phục những người khác? Dù bạn là một quản lý cấp cao phải thuyết trình trước Ban Giám đốc, là một quản lý bộ phận phải diễn thuyết để lên dây cót tinh thần cho cấp dưới, hay là một giám đốc sản xuất phải đào tạo cho nhân viên về những điều kiện an toàn lao động, một lúc nào đó trong sự nghiệp của mình, bạn sẽ phải đứng ở vai trò là người tạo động lực cho người khác hành động.

Trong khi có một số người có thể truyền cảm hứng và mang đến những bài diễn thuyết đáng nhớ một cách tự nhiên, thì số còn lại trong chúng ta đều phải học cách thuyết trình hiệu quả. Mấu chốt là phải kết nối các luận điểm với nhau thành một thông điệp rõ ràng và truyền tải nó theo một trình tự xuyên suốt.

5 BƯỚC TRONG QUY TRÌNH TẠO ĐỘNG LỰC CỦA MONROE

Alan H. Monroe, Giáo sư trường Đại học Purdue, đã sử dụng lý thuyết của tâm lý học thuyết phục nhằm phát triển một dàn ý cho những bài diễn thuyết để tạo ra kết quả như mong muốn. Và dàn ý này được biết biết đến với tên gọi Quy trình tạo động lực của Monroe.

Đây là một phương pháp được sử dụng rộng rãi và hiệu quả của nó đã được chứng minh qua thời gian, nhằm giúp bạn xây dựng những bài thuyết trình tạo ra những tác động lớn nhất. Bạn có thể nhào nặn các thành phần nội dung của bất cứ thông điệp nào để áp dụng cho các tình huống khác nhau. Các bước cụ thể trong quy trình là như sau:

BƯỚC 1: THU HÚT SỰ CHÚ Ý

Đầu tiên, hãy khiến người nghe phải chú ý. Sử dụng nghệ thuật kể chuyện, tính hài hước, một thống kê gây sốc hay một câu hỏi tu từ - bất cứ thứ gì có thể khiến đối phương phải nhổm dậy và chú ý đến bạn.

Lưu ý:

Bước này không có tác dụng thay thế cho lời mở đầu – nó chỉ là một phần trong lời mở đầu. Mở đầu bài thuyết trình, bạn cũng cần tạo được cảm giác đáng tin cậy, giới thiệu mục đích của bạn và thông báo cho người nghe biết họ sắp được nghe nội dung gì. Việc mở đầu thành công là nền tảng vững chắc cho các bước tiếp theo trong Quy trình tạo động lực của Monroe.

Hãy sử dụng ví dụ với một hội thảo về vấn đề an toàn lao động diễn ra trong nửa ngày. Các bước để gây chú ý có thể sẽ diễn ra như sau:

Gây chú ý bằng cách đưa số liệu thống kê gây sốc

Mặc dù đã có những tiêu chuẩn và quy định chi tiết về an toàn lao động, nhưng nhiều cuộc khảo sát chỉ ra rằng 7 trên 10 người lao động thường xuyên bỏ qua những nguyên tắc an toàn lao động vì muốn đi tắt, tối giản quy trình và họ nghĩ rằng như vậy là hiệu quả hơn. Cũng vì lẽ đó, nhiều người trong số này đã từng bị thương. Tôi tò mò không biết liệu họ có cảm thấy dễ chịu khi nằm trên giường bệnh?

BƯỚC 2: KHƠI DẬY MONG MUỐN

Hãy thuyết phục người nghe là có một vấn đề đang tồn tại. Những lí lẽ đưa ra phải khiến cho người nghe nhận thức được rằng những gì đang xảy ra ở thời điểm hiện tại là không ổn – và nó cần phải thay đổi.

• Sử dụng số liệu thống kê để hỗ trợ cho những luận điểm của bạn.
• Đề cập đến hậu quả của việc duy trì tình trạng hiện tại mà không làm bất cứ điều gì để thay đổi nó.
• Hãy chỉ ra cho người nghe thấy vấn đề đó ảnh hưởng trực tiếp đến họ như thế nào.

Hãy nhớ rằng, bạn đừng thể hiện là “Tôi đang có một giải pháp”. Ở bước này, mục đích là khiến cho người nghe cảm thấy bất an và từ đó sẵn sàng đóng góp để cải thiện tình hình theo như bạn đã khuyến cáo.

Áp dụng:

Đưa ra ví dụ minh họa

Những thiết bị bảo hộ thì bị vứt ở dưới mặt đất trong khi người lao động lơ lửng ở độ cao 10 m. Mặt nạ thông gió thì lại thường bị giữ ở trong kho thay vì dùng để bảo vệ người lao động khỏi những loại khí độc

Hậu quả tiềm tàng là gì?

Việc coi thường những nguyên tắc an toàn đã khiến cho 162 người lao động phải tử vong tại thành phố X riêng trong năm ngoái. Ngày hôm nay tôi đứng trên sân khấu này để đảm bảo rằng chính các bạn sẽ không thuộc nhóm số liệu thống kê năm sau.

BƯỚC 3: ĐÁP LẠI SỰ KÌ VỌNG

Lúc này thì hãy đưa ra giải pháp để người nghe sẵn sàng hành động, đây là phần chính trong bài thuyết trình. Có rất nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào mục đích của bạn.

Áp dụng:

Nêu tình huống thực tế

Thói quen được hình thành qua thời gian. Chúng được truyền từ người lao động này sang người lao động khác cho đến khi sự lỏng lẻo trong những quy định về an toàn được tất cả nghiễm nhiên coi như một điều bình thường.

Củng cố thực tế nêu trên: Hãy đưa thêm những thống kê về tai nạn lao động có liên quan tới doanh nghiệp của bạn.

Nêu bật quan điểm cá nhân

Tôi tin rằng khi bạn cảm thấy chịu trách nhiệm cho sự an toàn cho cả những người khác chứ không chỉ sự an toàn của chính bản thân mình thì thái độ tự giác tuân thủ các quy định về an toàn mới tăng cao.

Đưa ra ví dụ từ một hay nhiều nghiên cứu thực tế

Đưa ra quan điểm phản bác

Một môi trường làm việc an toàn hơn cũng có nghĩa là năng suất hơn, thậm chí là trong ngắn hạn – vì vậy những người lao động sẽ không thể làm việc hiệu quả hơn nếu họ không dành thời gian để thực hiện đúng theo những nguyên tắc về an toàn.

BƯỚC 4: PHÁC HỌA VIỄN CẢNH SẮP XẢY RA

Hãy mô tả tình huống sẽ xảy ra nếu mọi người không hành động gì cả. Bức tranh càng chân thực và chi tiết thì càng có tác dụng khơi dậy mong muốn hành động theo những gì bạn khuyến cáo. Mục tiêu của bạn là tác động để người nghe đồng ý với bạn và cùng nhìn về một hướng, từ hành vi, thái độ đến niềm tin. Hãy giúp họ nhìn ra những kết quả có thể có nếu họ hành động theo cách mà bạn đề xuất. Hãy đảm bảo rằng tầm nhìn bạn đưa ra là thực tế và đáng tin tưởng.

Bạn có thể sử dụng 3 phương pháp sau để giúp người nghe đồng ý với bạn:

• Đưa ra những tình huống thực tế và cùng bàn luận.
• Xây dựng và đưa ra những phân tích chi tiết để người nghe có thể hiểu được quan điểm và giải pháp bạn đề xuất.
• Giải thích rõ ràng về điều mà bạn muốn người nghe tin hay hành động theo.
• Thường xuyên nhắc lại những nội dung chính của bài thuyết trình.
• Sử dụng những ví dụ minh họa, những phản hồi của mọi người và các số liệu thống kê chứng minh tính hiệu quả của giải pháp bạn đề xuất.
• Chuẩn bị thêm cả những luận điểm để đối phó với những quan điểm trái chiều phát sinh.

  Áp dụng: Vẽ ra viễn cảnh một môi trường làm việc an toàn và tốt cho sức khỏe cho tất cả mọi người

  Phương pháp tương phản/ Phương pháp tiêu cực

  Nếu cứ tiếp diễn tình trạng như hiện tại thì chắc chắn sẽ có người bị trọng thương. Hãy tưởng tượng bạn đang ở đám tang của một đồng nghiệp. Bạn đã ở ngay đó khi anh ta quyết định không mặc trang phục bảo hộ lao động. Bạn sẽ đối mặt với vợ con anh ta thế nào khi trước đó bạn biết thế nào là đúng nhưng đã không lên tiếng?

  Phương pháp tích cực

  Lật ngược lại tình huống. Hãy tưởng tượng cảnh đồng nghiệp của bạn được trao quà tặng kỉ niệm 25 năm hoạt động trong nghề. Bạn hẳn sẽ cảm thấy tự hào khi mình là người đào tạo những tiêu chuẩn về an toàn lao động cho những người lao động mới. Hãy cùng chia sẻ niềm vui khi nhóm của bạn nhận được phần thưởng vì đã chấp hành nghiêm chỉnh những quy tắc về an toàn.

  BƯỚC 5: HÀNH ĐỘNG/HIỆN THỰC HÓA

  Việc cuối cùng là nêu ra những hành động cụ thể mà người nghe có thể làm để giải quyết vấn đề. Bạn sẽ muốn họ phải hành động ngay. Đừng khiến họ bị quá tải với quá nhiều thông tin hay quá nhiều sự kì vọng và hãy cho họ cơ hội để đưa ra những giải pháp của riêng mình. Đơn giản chỉ cần mời họ nghỉ giải lao trong khi bạn đi lại xung quanh và trả lời những câu hỏi.

  Áp dụng: Kêu gọi mọi người xem xét lại quy trình bảo hộ lao động của doanh nghiệp ngay lập tức

  Tôi đã sắp xếp một chuyến tham quan nhà máy sau bữa trưa. Tất cả mọi người ở đây được mời tham gia cùng chúng tôi. Đánh giá của các bạn sẽ thực sự giúp chúng tôi nhận biết được những khu vực nào cần phải khắc phục ngay. Nếu bạn không thể tham dự chuyến tham quan chiều nay thì tôi cũng đã để lại một số thông tin và danh thiếp của mình. Đừng ngần ngại gọi điện cho tôi nếu có câu hỏi, thắc mắc gì cần giải đáp hay nếu bạn muốn đề xuất những ý tưởng.

  KẾT LUẬN

  Đối với một số người, khả năng nảy ra những lập luận thuyết phục hay mang lại những bài diễn thuyết có sức mạnh truyền động lực cho người nghe đến một cách rất tự nhiên. Còn người thường thì lại tránh những bài phát biểu hay thuyết trình vì lo sợ rằng thông điệp của mình không được truyền tải thành công. Sử dụng Quy trình tạo động lực của Monroe, bạn có thể cải thiện kĩ năng thuyết phục người khác cũng như nâng cao sự tự tin của bản thân.

  Thu hút sự chú ý của đối phương; khơi dậy mong muốn một cách thuyết phục; trình bày giải pháp của bạn; phác hoạt một bức tranh cụ thể nếu thành công (hay thất bại); và kêu gọi người nghe làm điều gì đó ngay lập tức: đó là một cấu trúc đơn giản đã được sử dụng phổ biến trong suốt khoảng thời gian qua để truyền tải thành công những thông điệp. Hãy thử áp dụng quy trình này cho bài thuyết trình tiếp theo của bạn và chúng tôi đảm bảo nó sang lại cho bạn những kết quả tốt đến bất ngờ! 

  NGUỒN : THEO SAGA.VN
  1. Phương pháp tích cực – Mô tả sự việc sẽ như thế nào nếu ý kiến của bạn được thực thi. Nhấn mạnh những khía cạnh tích cực.
  2. Phương pháp tiêu cực – Mô tả sự việc sẽ tệ như thế nào nếu ý kiến của bạn bị bác bỏ. Tập trung vào những nguy hiểm và chông gai xuất hiện nếu không hành động gì cả.
     1. Phương pháp tương phản – Đưa ra bức tranh tiêu cực trước và sau đó tiết lộ điều gì có thể xảy ra nếu ý kiến của bạn được thực thi.