Các phím tắt trợ giúp Thiết lập bảng tính Khi bạn mới bắt đầu với một bảng tính mới, sử dụng phím tắt chính xác giúp các thao tác của bạn nhanh hơn. Với bất cứ thao tác nào, công việc của bạn đều có thể vận hành trơn tru như những bánh xe đã tra dầu nhờ chúng

Sử dụng CTRL + T - tương ứng với ^ + T trên các hệ thống Mac - để chuyển đổi vùng lựa chọn thành một bảng với các tiêu đề sắp xếp có thể được tùy chỉnh

Nếu bạn muốn chọn cả bảng tính, hãy nhấp vào ô bất kì trong bảng, và sử dụng tổ  hợp phím CTRL + A hoặc COMMAND + A

Còn khi bạn muốn tạo một biểu đồ đơn giản hãy bôi đen toàn bộ dữ liệu cần đưa vào biểu đồ, nhấn ALT + F1 trên Windows hoặc FN +? + F1trên Mac. Và sử dụng F11 hoặc FN + F11 để tạo ra biểu đồ này trong trang khác

Khi bạn đang vật lộn để tìm vài thông tin quan trọng giữa một biển dữ liệu lớn thì chức năng bộ lọc trong excel có lẽ là một đặc ân với bạn. . CTRL + SHIFT + L (COMMAND + SHIFT + F trên OS X) sẽ bật và tắt chức năng Tự động lọc, cho phép bạn sắp xếp và lọc nội dung theo ý muốn.

Cuối cùng, hãy sử dụng các phím tắt để xử lí các công thức tính toán. Bạn có thể bật / tắt công thức bằng cách sử dụng CTRL + `, hoặc ^ +`trên Mac. F9 - FN + F9 cho người dùng Apple - dùng để tính toán các bảng tính, hoặc đồng thời giữ phím SHIFT để thao tác trên bảng tính hiện tại . Bạn cũng có thể sử dụng F9 tùy theo tình huống để tạo một phần của công thức.

Dưới đây là tổ hợp phím bất cứ khi nào bạn cần tính tổng một cột. Sử dụng ALT + = để tự động cộng tổng các ô mà bạn đã chọn. Người dùng Mac có thể thực hiện cùng chức năng bằng cách nhấn COMMAND + SHIFT + T.

CÁC PHÍM TẮT ĐIỀU HƯỚNG

Khi bạn đang làm việc với tài liệu Excel lớn,   việc điều hướng đến dữ liệu bạn cần đôi khi là một quá trình khó sử dụng và tốn thời gian. Hãy học thuộc những phím tắt này, và bạn sẽ kiểm soát được bảng tính của bạn với tốc độ một dặm một phút. Nếu bạn thấy mình bị mất ô khi đang làm, đừng lo lắng - bạn có thể điều hướng nó ngay lập tức bằng cách nhấn CTRL + BACKSPACE trên PC hoặc COMMAND + DEL trên máy Mac.

Trong một tài liệu trống, nhấn CTRL + phím mũi tên, nó sẽ đưa bạn đến phần góc của dữ liệu theo hướng của mũi tên, đó là một cách tiện dụng để tìm hàng hoặc cột cuối cùng trong một bảng cụ thể. Trên máy Mac, lệnh này là ^ + phím mũi tên.

Khi bạn đã tìm thấy ô mà bạn đang tìm kiếm để làm việc, bạn có thể nhấn đúp vào nó để bắt đầu thực hiện chỉnh sửa. Đơn giản hơn thì bạn có thể ấn F2 để tùy chỉnh luôn - và trên máy Mac là tổ hợp ^ + U.

Shift + F2 (hoặc FN + Shift + F2 trên máy Mac) để thêm hoặc chỉnh sửa nhận xét kèm theo lựa chọn của bạn.

Một vài tổ hợp phím được thiết kế để giúp di chuyển nhanh trên những tài liệu nhiều tờ. CTRL + HOME gửi bạn trở lại ô A1 của bảng hiện tại, trong khi CTRL + PGUP và CTRL + PGDN giúp di chuyển giữa các bảng tính. Shift + F11 thêm một bảng tính mới hoàn toàn.

Trên máy Mac, các lệnh ở trên sẽ khác nhau một chút; FN + ^ +? đưa bạn trở lại ô A1, FN + ^ +? /? chuyển đổi giữa các trang tính, và FN + Shift + F11 tạo ra một bảng tính mới.

Nếu bạn mở một ô cửa sổ để tùy chỉnh các thông số tốt hơn, bạn có thể nhấn ESC để đóng lại sau khi đã thao tác

NHỮNG PHÍM TẮT LIÊN QUAN ĐẾN NHẬP DỮ LIỆU

Cho dù bạn đang tìm hiểu sâu về việc nhập dữ liệu, hay đơn giản là thiết lập bảng tính để bắt đầu làm việc, việc sử dụng các phím tắt này sẽ tăng tốc độ nhập dữ liệu của bạn một cách đáng kể.

Ngày tháng hôm nay sẽ tự động được nhập vào ô tính đã được chọn nếu bạn nhấn CTRL + ; - trên máy Mac là “^ + ;”. Khi muốn cập nhập thời gian hiện tại, sử dụng CTRL + SHIFT +: (hoặc ^ + SHIFT + :)

CTRL + D hoặc ^ D trên OS X để sao chép dữ liệu ô trên xuống ô bạn chọn, và sử dụng CTRL + R / ^ + R để tùy chỉnh ô bên trái. Trong các trường hợp nhất định, bạn có thể kết hợp các phím tắt này với CTRL + SPACEBAR (^ + SPACEBAR cho người dùng Mac) hoặc SHIFT + SPACEBAR để chọn toàn bộ cột và hàng tương ứng.

Nếu bạn cần cách nào đó để nhập cùng một thông tin vào nhiều ô lựa chọn, thì có một phương pháp rất dễ dàng như sau. Chọn ô và nhập bất cứ thông tin cần thiết vào đó, sau đó nhấn CTRL + ENTER (^ + RETURN trên máy Mac) để lại điền toàn bộ dữ liệu.

Chúng ta đều biết rằng CTRL + V là phím tắt để dán (paste), nhưng trong Excel mọi thứ có thể phức tạp hơn một chút so với phần mềm thông thường. CTRL + ALT + V (hoặc ^ + COMMAND + V trên máy Mac) mở hộp thoại đặc biệt đã paste, nó rất hữu dụng khi bạn muốn nhập dữ liệu từ một phần mềm khác và muốn chắc chắn rằng dữ liệu đó không mất đi trong quá trình làm việc.

PHÍM TẮT ĐỊNH DẠNG

Phím tắt để tùy chọn định dạng chi tiết hơn  là CTRL + 1 (COMMAND + 1 trên hệ thống Mac). Bạn nên mở hộp thoại định dạng cơ bản cho nội dung đó để sử dụng đa lựa chọn hơn.

Có rất nhiều phím tắt hữu ích giúp các loại số liệu cụ thể có thể được định dạng khác nhau trong các ô tính của Excel như CTRL + SHIFT + another key, hoặc ^ + SHIFT + another key trên OS X.

CTRL + SHIFT + ~ áp dụng định dạng chung, trong khi CTRL + SHIFT + $ đặt các số theo định dạng tiền tệ. CTRL + SHIFT +% thì chuyển các con số của bạn dưới dạng phần trăm, và CTRL + SHIFT + ^ sẽ trình bày nó theo định dạng khoa học. CTRL + SHIFT + # hiển thị tắt giá trị ngày tháng, và CTRL + SHIFT + @ hiển thị chi tiết thời gian, còn CTRL + SHIFT +! áp dụng định dạng số tiêu chuẩn.

Tất nhiên, định dạng trong Excel không chỉ là những con số đơn thuần - những tổ hợp phím này sẽ cho phép bạn truy cập nhóm đường viền (border) , do đó bạn có thể trình bày bảng tính một cách hiệu quả. Sử dụng phím CTRL + SHIFT + (hoặc COMMAND +? + 0 trên máy Mac)để tạo đường viền (border) cho bảng.

Từ đây, bạn có thể tinh chỉnh các đường viền bằng ALT + R, ALT + L, ALT + T và ALT + B cho các đường viền bên phải, bên trái, trên cùng và dưới cùng. Tổ hợp phím tương ứng cho người dùng Mac là COMMAND +? + phím mũi tên. Sử dụng các phím tắt một lần để thêm đường viền (border), và bấm thêm một lần nếu muốn hủy. CTRL + SHIFT + _ (hoặc COMMAND +? + _) sẽ xóa tất cả các đường viền trong vùng đang chọn.