1.Câu 1. Khái niệm cơ sở dữ liệu. Công dụng và cách thiết lập cơ sở 4
dữ liệu trong hoạt động của cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước.
Lấy ví dụ minh họa về một cơ sở dữ liệu cụ thể.

2.Câu 2. Trình bày công dụng của mạng LAN trong hoạt động của 6
một cơ quan. Khái niệm CSDL. Nêu tên một số CSDL thường được
sử dụng trong một số cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước.

3. Câu 3. Tại sao nói: “Trong quản lý, thông tin vừa là nguyên lệu, 9
vừa là sản phẩm”? Minh họa bằng một hoạt động quản lý trong
khu vực công.

4. Câu 4. Khái niệm quy trình xử lý thông tin. Minh họa bằng một 10
bài toán quản lý cụ thể thuộc lĩnh vực hành chính công. 

5. Câu 5. Trình bày mối quan hệ giữa quy trình xử lý thông tin với 11
quy trình quản lý. So sánh quy trình xử lý thông tin với quy trình
quản lý.

6. Câu 6. Trình bày sơ đồ luân chuyển thông tin trong quy trình hoạt 12
động của cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước. Xác định vai trò
của các bước tác nghiệp trong quy trình. Theo anh (chi) khâu nào
thường gặp trục trặc nhất trong quy trình.

7. Câu 7. Trình bày các loại hệ thống thông tin trong hoạt động của 13
các cơ quan thuộc bộ máy quản lý Hành chính Nhà nước.

8. Câu 8. Giải thích cách quản lý và điều hành một tổ chức thông 15
qua hệ thống thông tin. Những yếu tố nào trong tổ chức có ý nghĩa
quyết định đến hệ thống thông tin trong tổ chức.

9. Câu 9. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý. Giới thiệu một hệ 16
thống thông tin quản lý trong khu vực công. Trình bày cách thức
điều chỉnh hoạt động của tổ chức thông tin thông qua hệ thống
thông tin quản lý.

10. Câu 10. Những yếu tố cấu thành hệ thống thông tin quản lý. Mô 18
tả hoạt động của tổ chức thông qua hệ thống thông tin quản lý.

11. Câu 11. Anh (chị) hiểu thế nào về hệ thống thông tin quản lý? Thế 20
nào là hệ thống thông tin quản lý mang tính phát triển?

12. Câu 12. Anh (chị) hiểu thế nào về tin học hóa quản lý Hành chính 21
Nhà nước? Để thực hiện tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước
cần thực hiện những vấn đề gì?

13. Câu 13. Quan điểm, chủ trương của Đảng và Nhà nước về vấn đề tin 21
học hóa quản lý Hành chính Nhà nước? Trình bày một số hệ thống
thông tin tin học hóa của các cơ quan Hành chính Nhà nước.

14. Câu 14. Những nguyên tắc hiện đại hóa quản lý Hành chính Nhà 23
nước thông qua tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước? Để thực
hiện ti học hóa quản lý Hành chính Nhà nước cần giải quyết những
vấn đề gì? 

Câu 1.
Khái niệm cơ sở dữ liệu. Công dụng và cách thiết lập cơ sở dữ liệu trong hoạt động của cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước. Lấy ví dụ minh họa về một cơ sở dữ liệu cụ thể.
Trả lời:
a)Khái niệm cơ sở dữ liệu:
Tin học là một ngành khoa học chuyên nghiên cứu về việc thu thập thông tin, quản lý thông tin, xử lý thông tin và truyền nhận thông tin theo cách nào đó nhằm đạt được ở một mức độ tốt nhất mục tiêu đặt ra từ trước của con người.
Như vậy, thông tin là chất liệu cơ bản của tin học, thông tin tồn tại trong thực tiễn ở rất nhiều hình thức khác nhau, dạng khác nhau và nó được hiểu theo nghĩa: thông tin là tất cả những gì có thể giúp con người hiểu được đối tượng mà mình quan tâm. Do đó con người luôn luôn cần đến thông để tin tồn tại và cải tạo thế giới. Ngành khoa học tin học muốn phát triển phải có nguồn thông tin. Thông tin đơn giản nhất đó là dữ liệu, là số liệu, tình tiết, chi tiết có liên quan đến sự kiện.
Cơ sở dữ liệu (viết tắt CSDL; tiếng Anh là database) được hiểu theo cách định nghĩa kiểu kĩ thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật ngữ này thường dùng trong công nghệ thông tin và nó thường được hiểu rõ hơn dưới dạng một tập hợp liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một thiết bị lưu trữ như đĩa hay băng. Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp các tập tin trong hệ điều hành hay được lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu là sự sắp xếp dữ liệu theo một cách nào đó nhằm phục vụ cho việc tra cứu.
Dữ liệu (vật liệu thô chứa thông tin) được lưu trong các kho dữ liệu dưới nhiều dạng như âm thanh, hình ảnh, hình ảnh động, các kí hiệu, trong quản lý Hành chính Nhà nước chủ yếu ở dạng ký tự, chữ viết và công thức trên các văn bản. Bên cạnh đó còn được tích hợp trên máy tính và mạng diện rộng của Chính phủ.

b)Công dụng của cơ sở dữ liệu trong quản lý Hành chính Nhà nước:
Cơ sở dử liệu Quốc gia là các kho thông tin phục vụ quản lý, điều hành của Chính phủ, đảm bảo cung cấp nhanh chóng, kịp thờ các thông tin cần thiết về kinh tế, văn hóa, xã hội, hỗ trợ các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành các quyết định quản lý, điều hành. Giai đoạn 1996 – 1998, Nhà nước ta đã đầu tư cho 6 cơ sở dữ liệu quốc gia và giao cho 6 cơ quan chủ trì. Giai đoạn 2001 - 2005, tiếp tục thực hiên các dự án khả thi của các cơ sở dữ liệu Quốc gia đã được phê duyệt và một số cơ sở dữ liệu mới, bao gồm:
- CSDL quốc gia về kinh tế - xã hội.
- CSDL quốc gia về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật.
- CSDL quốc gia về cán bộ, công chức.
- CSDL quốc gia về dân cư.
- CSDL quốc gia về tài nguyên đất.
- CSDL quốc gia về tài chính.
- CSDL về thông tin xuất nhập khẩu.
- CSDL về giao dịch bảo đảm.
Các cơ sở dữ liệu quốc gia nêu trên, ngoài chức năng phục vụ các hoạt động quản lý điều hành của Nhà nước, cần tận dụng khai thác (theo các quy định cần thiết và giao thức thuận tiện) cho các đối tượng doanh nghiệp và nhân dân, nhằm phục vụ hoạt động sản xuất, nghiên cứu, phát triển văn hóa, xã hội.
Như vậy, CSDL quốc gia đã được coi là tài nguyên thông tin của quốc gia. Nó có vai trò vô cùng quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước.

c)Cách thiết lập CSDL trong hoạt động của cơ quan Hành chính Nhà nước:
Theo yêu cầu thông tin để thực hiện nhiệm vụ quản lý trong mỗi hệ thống tổ chức, tin học hóa được thực hiện từ các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Ở các cấp trên cùng của từng hệ thống (Bộ, tỉnh) sẽ hình thành một trung tâm tích hợp CSDL thuộc phạm vi mình phụ trách. Trung tâm này không phải là nơi cập nhật, lưu trữ các dữ liệu điều hành, mà là nơi liên kết các CSDL tác nghiệp của các đơn vị trong từng hệ thống. trung tâm có chức năng cung cấp, chia sẻ thông tin chung, truyền các mệnh lệnh quản lý thông qua các văn bản quy phạm pháp luật, công văn Hành chính của các cấp Hành chính có thẩm quyền.
Trung tâm tích hợp CSDL của mỗi hệ thống quan hệ với trung tâm tích hợp CSDL của các hệ thống khác theo kiểu quan hệ ngang hàng thông qua trung tâm tích hợp CSDL của Chính phủ.
Như vậy, trung tâm tích hợp CSDL sẽ hình thành các cấp sau:
- Cấp Chính phủ: trung tâm tích hợp CSDL đặt tại trung tâm mạng tin học diện rộng của Chính phủ (Văn phòng Chính phủ).
- Cấp Bộ: trung tâm tích hợp CSDL đặt tại Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.
- Cấp tỉnh: trung tâm tích hợp CSDL đặt tại văn phòng hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh.
Trung tân tích hợp CSDL của Chinh phủ có chức năng, nhiệm vụ kết hợp CSDL của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, chi sẻ thông tin chung giữa các đơn vị này nhằm phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Thủ tướng Chính phủ và các cơ quan Hành chính cấp Bộ, tỉnh. Trung tâm tích hợp CSDL cấp Chính phủ cũng cung cấp hạ tầng truyền thông chung giữa các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp Tỉnh thông qua mạng tin học diện rộng của Chính phủ.
Trung tâm tích hợp CSDL cấp Bộ liên kết các CSDL điều hành của Bộ, kể cả các dơn vị chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ theo ngành dọc thuộc Ủy ban nhân dân các địa phương; cung cấp, chia sẻ thông tin giữa các đơn vị trong Bộ, và cung cấp, chia sẻ thông tin với các Bộ, Ủy ban nhân dân các tỉnh thông qua trung tâm tích hợp CSDL cấp Chính phủ.
Trung tâm tích hợp CSDL cấp tỉnh có chức năng liên kết CSDL tác nghiệp của các Sở, Ban, Ngành, quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, phường trong tỉnh, chia sẻ thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp tỉnh và các đơn vị trong tỉnh. Trung tâm tích hợp CSDL của tỉnh cũng cung cấp hạ tầng truyền thông chung giữa các Sở, Ban, Ngành, quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, phường thông qua mạng tin học diện rộng của tỉnh.
CSDL trong quản lý Nhà nước được thiết lập theo hệ thống thứ bậc dựa trên chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan và được tích hợp vào CSDL chung của quốc gia.
Các cách sắp xếp dữ liệu:
- Sắp xếp dữ liệu theo lĩnh vực, ngành như: kinh tế, y tế, giáo dục, văn hóa,…
- Sắp xếp dữ liệu theo đối tượng quản lý như: cán bộ công chức, dân cư, tài nguyên,…
- Sắp xếp dữ liệu theo tính chất pháp lý: văn bản pháp luật, văn bản pháp quy, các tiêu chuẩn, quy định có tính pháp lý,…
- Sắp xếp dữ liệu theo lãnh thổ: tỉnh Thanh Hóa, Nghệ an, Nam Định,…Quận Hoàn Kiếm, Thanh Xuân, Cầu Giấy,…
- Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tên gọi: theo vần A, B, C,…

Một CSDL cụ thể đó là CSDL về Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật được tích hợp trên mạng diện rộng của Chính phủ . Tất cả mọi cá nhân, tổ chức, người nước ngoài để có thể truy cập và khai thác miễn phí các văn bản pháp lý. CSDL này được sắp xếp theo tên loại văn bản, theo ngày, tháng, năm ban hành, theo chủ thể ban hành, theo lĩnh vực, thậm chí người tra cứu còn có thể gõ các từ khóa để tìm loại văn bản. Đây là một CSDL lớn có vai trò rất quan trọng. Đối với sinh viên Hành chính thì rất thuận tiện cho học tập và nghiên cứu.

Câu 2.
Trình bày công dụng của mạng LAN trong hoạt động của một cơ quan. Khái niệm CSDL. Nêu tên một số CSDL thường được sử dụng trong một số cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước.
Trả lời:
a)Công dụng của mạng LAN (Local Area Networks):
Mạng LAN là mạng cục bộ ra đời đáp ứng được nhu cầu của các cơ quan bởi đặc trưng và ưu điểm của nó:
- Về mặt địa lý: mạng LAN có phạm vi tương đối nhỏ, thường được lắp đặt trong một tòa nhà, một bệnh viện, một cơ quan. Phạm vi nối các máy từ vài mét đến vài chục km. Trong thực tế các cơ quan thường đóng trong một tòa nhà, một khu vực hay một khu vực sản xuất.
- Về tốc độ đường truyền: mạng LAN có tốc độ đường truyền cao hơn so với mạng diện rộng, khoảng 100 Mb/s. Với tốc độ đường truyền như vậy có thể tải các dữ liệu với dung lượng lớn trong thời gian ngắn và an toàn, rất phù hợp với những cơ quan cần trao đổi thông tin giữa các bộ phận nhiều và nhanh.
- Về độ tin cậy: mạng LAN có tỉ suất lỗi rất thấp so với mạng diện rộng.
- Về đặc trưng quản lý: do là mạng cục bộ, là chủ sở hữu riêng của từng cơ quan nên việc quản lý và khai thác mạng hoàn toàn tập trung thống nhất. Trong cơ quan, chỉ có nhân viên trong cơ quan mới có quyền được vào sử dụng. Trong máy chủ có chứa những thông tin của nội bộ cơ quan nên từ sự quản lý của máy chủ có thể tạo nên sự thống nhất trong quản lý, nhanh chóng và an toàn.
Mạng LAN có nhiều dạng khác nhau, mỗi dạng có ưu, nhược điểm khác nhau. Tùy vào điều kiện của từng cơ quan mà lựa chọn hình trạng sao cho tối ưu nhất.

Đối với hình trạng Star (sao):

 








<100m


Ưu điểm: lắp đặt đơn giản, dễ dàng cấu hình lại, dẽ kiểm soát và khắc phục sự cố. Tận dụng tối đa tốc độ đường truyền (do liên kết điểm - điểm).
Nhược điểm: độ dài đường truyền nối 1 trạm với trung tâm bị giới hạn trong vòng 100m và khá tốn dây.

Đối với dạng Ring (vòng):
 Bộ chuyển tiếp
Repeater 
Dữ liệu
Hình dạng này có ưu, nhược điểm tương tự như dạng Star. Tuy nhiên giao thức của nó khá phức tạp, điều khiển việc cấp phát quyền được truyền dữ liệu trên vòng cho các trạm có nhu cầu.

Đối với dạng Bus (cây):
 

Terminator T – connector Terminator






Ưu điểm: ít tồn dây, dễ lắp đặt, đường trục thông tin chính có chiều dài lớn, áp dụng cho các khu công nghiệp, khu sản xuất,vv…
Nhược điểm: tốc độ truyền chậm, nếu có sự cố trên đường trục chính sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống và khó tìm kiếm chỗ bị lỗi. Và yêu cầu cần có giao thức để quản lý truy cập đường truyền.

b)Khái niệm cơ sở dữ liệu:
Tin học là một ngành khoa học chuyên nghiên cứu về việc thu thập thông tin, quản lý thông tin, xử lý thông tin và truyền nhận thông tin theo cách nào đó nhằm đạt được ở một mức độ tốt nhất mục tiêu đặt ra từ trước của con người.
Như vậy, thông tin là chất liệu cơ bản của tin học, thông tin tồn tại trong thực tiễn ở rất nhiều hình thức khác nhau, dạng khác nhau và nó được hiểu theo nghĩa: thông tin là tất cả những gì có thể giúp con người hiểu được đối tượng mà mình quan tâm. Do đó con người luôn luôn cần đến thông để tin tồn tại và cải tạo thế giới. Ngành khoa học tin học muốn phát triển phải có nguồn thông tin. Thông tin đơn giản nhất đó là dữ liệu, là số liệu, tình tiết, chi tiết có liên quan đến sự kiện.
Cơ sở dữ liệu (viết tắt CSDL; tiếng Anh là database) được hiểu theo cách định nghĩa kiểu kĩ thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật ngữ này thường dùng trong công nghệ thông tin và nó thường được hiểu rõ hơn dưới dạng một tập hợp liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một thiết bị lưu trữ như đĩa hay băng. Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp các tập tin trong hệ điều hành hay được lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu là sự sắp xếp dữ liệu theo một cách nào đó nhằm phục vụ cho việc tra cứu.
Dữ liệu (vật liệu thô chứa thông tin) được lưu trong các kho dữ liệu dưới nhiều dạng như âm thanh, hình ảnh, hình ảnh động, các kí hiệu, trong quản lý Hành chính Nhà nước chủ yếu ở dạng ký tự, chữ viết và công thức trên các văn bản.Bên cạnh đó còn được tích hợp trên máy tính và mạng diện rộng của Chính phủ.

c)Một số CSDL thường được xây dựng và sử dụng trong một cơ quan Hành chính Nhà nước:
Trong cơ quan Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nuyên:
Trên cơ sở chức năng nhiệm vụ được giao và để phục vụ hoạt động quản lý trên địa bàn tỉnh mình thì UBND tỉnh đã xây dựng các CSDL như:
Xây dựng hệ thống các văn bản do chính quyền ban hành, được lưu trữ qua công tác văn thư lưu trữ và được tích hợp trên mạng diện rộng của tỉnh Thái Nguyên.
Quản lý và lưu trữ toàn bộ hồ sơ về cán bộ công chức của tỉnh (sở nội vụ).
Xây dựng các kho tài liệu, số liệu thống kê về tài nguyên đất, khoáng sản, nguồn nước trong tỉnh (sở tài nguyên và môi trường; sở nông nghiệp và phát triển nông thôn). Các tài liệu, số liệu về lĩnh vực kinh tế, tài chính, y tế, giáo dục, văn hóa xã hội và dân cư trong tỉnh,vv…
Ủy ban nhân dân tỉnh sử dụng các CSDL như:
- CSDL Quốc gia về kinh tế - xã hội.
- CSDL Quốc gia về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật.
- CSDL Quốc gia về cán bộ, công chức.
- CSDL Quốc gia về dân cư.
- CSDL Quốc gia về dân cư.
- CSDL Quốc gia về tài nguyên đất.
- CSDL Quốc gai về tài chính,vv…

Câu 3.
Tại sao nói: “Trong quản lý, thông tin vừa là nguyên lệu, vừa là sản phẩm”? Minh họa bằng một hoạt động quản lý trong khu vực công.
Trả lời:
Theo chu trình quản lý thông tin ta có:
 

Đây là chu trình xử lý thông tin chung, mọi thông tin được đem vào xử lý được gọi là thông tin đầu vào, hay nói cách khác thông tin vào là nguyên liệu cho cả chu trình xử lý. Kết quả là cho ra một sản phẩm là thông tin đã được xử lý gọi là thông tin đầu ra.
Trong hoạt động quản lý, thông tin được xử lý ở nhiều khâu, nhiều tầng nấc, nhiều cấp khác nhau do đó cùng một thông tin có thể vừa là thông tin đầu vào của quá trình này vừa là thông tin đầu ra của quá trình kia, hay nói cách khác nó vừa là nguyên liệu vừa là sản phẩm.
Ví dụ: Ủy ban nhân dân tỉnh A gửi công văn đôn đốc nhắc nhở các huyện trong tỉnh đẩy nhanh công tác phòng chống dịch cúm gia cầm đã được triển khai.
Như vậy công văn đó chính là văn bản chứa thông tin đã được xử lý – nó là sản phẩm của Ủy ban nhân dân tỉnh. Đồng thời nó lại là nguyên liệu đối với các huyện, các đơn vị cấp dưới vì sau khi nhận đợc công văn thì các Ủy ban nhân dân các huyện bắt đầu phân tích thông tin trong công văn của tỉnh và ra quyết định thực hiện công văn đó xuống cấp dưới.

Câu 4.
Khái niệm quy trình xử lý thông tin. Minh họa bằng một bài toán quản lý cụ thể thuộc lĩnh vực hành chính công.
Trả lời:
Quy trình xử lý thông tin là việc thực hiện các bước như: thu thập thông tin, tra cứu thông tin, loại trừ thông tin, xử lý thông tin, lưu trữ và truyền dẫn thông tin.
Thu thập thông tin là quá trình tiếp nhận thông tin nhằm tập hợp những thông tin cơ sở về đối tượng quản lý.
Tra cứu thông tin là quá trình tra cứu, tìm kiếm, chọn lọc thông tin được lưu trữ trong các kho dữ liệu.
Loại trừ thông tin là việc loại trừ các thông tin không chính xác, những thông tin không liên quan đến đối tượng, những thông tin không có thực.
Xử lý thông tin là quá trình chế biến các thông tin đã thu thập nhằm tạo ra thông tin kết quả. Mỗi loại thông tin đều có cách thức xử lý riêng.
Lưu trữ thông tin: thông tin đã có cần được lưu trữ để thực hiện khai thác lần sau.
Truyền dẫn thông tin là quá trình trao đổi và cung cấp thông tin giữa các đối tượng cần thiết thông tin trong hệ thống quản lý, nhằm tạo ra mối liên lạc và phối hợp tác động giữa các tổ chức, cá nhân, giúp cho hệ thống hoạt động đồng bộ, nhịp nhàng.

Ví dụ cụ thể:
Chủ thịch Ủy ban nhân dân huyện A ra quyết định bổ nhiệm anh B vào ngạch công chức Nhà nước.
Để ra được quyết định này, ông chủ tịch phải thu thập thông tin về anh B bao gồm: lí lịch cá nhân, hoàn cảnh gia đình, hồ sơ dự tuyển (bao gồm cả kết quả học tập), kết quả sơ tuyển, kết quả đánh giá năng lực và đạo đức trong quá trình tập sự, mối quan hệ với các cán bộ công chức khác,vv…
Mặt khác ông phải tra cứu các thông tin như: các quy định của Nhà nước về thẩm quyền của mình, các tiêu chuẩn và quy định của Nhà nước về cán bộ công chức (tuyển dụng, bổ nhiệm, chế độ đãi ngộ, phân loại,…), các quy định về xây dựng và ban hành văn bản,v.v…
Sau đó tiến hành phân tích, đối chiếu các loại thông tin mình thu được và kết quả rồi ký quyết định.
Các tài liệu, hồ sơ của anh B được lưu trữ để quản lý và phục vụ cho các công việc có liên quan khác. Sau khi ký quyết định được lưu trữ tại văn phòng Ủy ban nhân dân và được gửi đến các cá nhân, đơn vị liên quan để thi hành quyết định này.

Câu 5.
Trình bày mối quan hệ giữa quy trình xử lý thông tin với quy trình quản lý. So sánh quy trình xử lý thông tin với quy trình quản lý.
Trả lời:
Ta có sơ đồ quy trình xử lý thông tin như sau:
 
Sơ đồ luân chuyển thông tin trong quản lý:

Thông tin chỉ đạo

Hoạt động quản lý là hoạt động ra quyết định quản lý, các nhà quản lý luôn mong muốn tìm một phương án tối ưu cho bài toán quản lý. Do đó thông tin là yếu tố không thể tách rời trong hoạt động quản lý và tin học được áp dụng vào trong hoạt động quản lý. Quy trình xử lý thông tin và quy trình quản lý có mối quan hệ mật thiết với nhau, gắn bó với nhau, hỗ trợ và bổ sung cho nhau.
Quan sát vào sơ dồ ta thấy sơ đồ luân chuyển thông tin trong quản lý có 4 quá triònh xử lý thông tin:
- Chủ thể quản lý xử lý thông tin để ra quyết định.
- Khách thể quản lý nhận thông tin chỉ đạo và tiến hành xử lý.
- Khách thể quản lý xử lý thông tin để báo cáo.
- Chủ thể quản lý nhận thông tin phản hồi và xử lý.
Như vậy thực chất của quá trình quản lý là quá trình xử lý thông tin, nhưng hoạt động quản lý mang đặc thù riêng nên có sự khác biệt:
- Quá trình xử lý thông tinh là quá trình tuần tự các bước được pháp luật quy định chặt chẽ.
- Sản phẩm của quá trình xử lý thông tin là quyết định quản lý.
- Thông tin trong quản lý là thông tin 2 chiều, liên tục và mang tính chất pháp lý.

Câu 6.
Trình bày sơ đồ luân chuyển thông tin trong quy trình hoạt động của cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước. Xác định vai trò của các bước tác nghiệp trong quy trình. Theo anh (chi) khâu nào thường gặp trục trặc nhất trong quy trình.
Trả lời:
Thông tin trong quản lý là thông tin 2 chiều diễn ra liên tục và có tính hệ thống. Chủ thể quản lý tác động lên khách thể quản lý bằng thông tin chỉ đạo, khách thể quản lý thực hiện và gửi thông tin phản hồi cho cấp trên xử lý. Chúng được thực hiện theo sơ đồ sau:
 

Thông tin chỉ đạo

Vai trò của các bước tác nghiệp trong quy trình luân chuyển thông tin:
Bước ra thông tin chỉ đạo có vai trò:
- Giúp cho nhà quản lý có thể truyền đạt được ý chí củ mình tác động đến khách thể quản lý nhằm giải quyết một vấn đề nào đó trong xã hội.
- Giúp khách thể quản lý hiểu được những công việc mình phải làm do cấp trên giao phó, và tiến hành phân công công việc thực hiện.
Bước ra thông tin phản hồi có vai trò:
- Đưa ra được một cách tổng quan về thực trạng, những vướng mắc, mức độ hoàn thành công việc được giao trong khoảng thời gian nhất định. Từ đó cấp trên mới tiến hành phân tích, xử lý để đưa ra thông tin chỉ đạo mới.
- Là căn cứ đánh giá hoạt động của khách thể quản lý, đánh giá tính đúng đắn của thông tin chỉ đạo.
Thông tin trong hai bước này đều được lưu trữ, sẽ giúp cho công tác kiểm tra, giám sát, học hỏi thêm thuận tiện.

Trục trặc thường gặp trong quy trình:
Trong hoạt động của cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước hiện nay, ở mỗi hoạt động tác nghiệp đều có những yếu kém nhất định cần phải khắc phục. Một trong những số đó là việc lưu tữ trong văn thư lưu trữ.
Công tác văn thư lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu trong các cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước. Công việc lưu trữ tạo ra cơ sở dữ liệu sử dụng nhiều lần, là nguồn phục vụ cho các hoạt động khác. Mọi thông tin hai chiều trong quản lý đều phải chu chuyển qua văn phòng và lưu lại.
Thực tế công tác văn thư lưu tữ không được quan tâm đúng mức. Đội ngũ cán bộ được đào tạo chính quy ít, cơ sở vật chất còn thô sơ,… và yếu kém nhất là máy móc văn phòng. Nhiều văn bản, hồ sơ bị thất lạc, gây khó khăn cho công tác quản lý. Và đây chính là khâu hay trục trặc nhất trong quy trình luân chuyển thông tin trong quá trình hoạt động của cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước.

Câu 7.
Trình bày các loại hệ thống thông tin trong hoạt động của các cơ quan thuộc bộ máy quản lý Hành chính Nhà nước.
Trả lời:
Tổ chức hệ thống thông tin trong quản lý Hành chính Nhà nước được thực hiện ở 3 tuyến:
- Tuyến tổng thể: quản lý Nhà nước trên phạm vi toàn quốc.
- Tuyến theo lãnh vực: quản lý Nhà nước theo ngành.
- Tuyến theo lãnh thổ: quản lý Nhà nước theo địa phương.

Tuyến tổng thể:
Hệ thống thông tin toàn quốc bao gồm từ Chính phủ đến các địa phương, các Bộ, Ngành, giúp cho Chính phủ điều hành các công việc, bào đảm mối liên hệ thông suốt trên cả nước.
Hệ thống có trách nhiệm bảo lưu thông tin chỉ đạo của Chính phủ xuống các Bộ, Ngành và địa phương theo thể thống nhất và mang tính thông tin Nhà nước.
Hệ thống thông tin toàn quốc là ngân hàng dữ liệu về pháp luật, các văn bản pháp quy, các số liệu thống kê, lưu trữ trên toàn quốc.
Là trung tâm quản lý, cung cấp và đáp ứng nhu cầu thông tin cho mạng lưới thông tin của cơ quan quản lý Nhà nước cấp dưới.
Ta có sơ đồ hệ thống thông tin toàn quốc phục vụ quản lý Hành chính Nhà nước như sau:

 
Tuyến lãnh vực:
Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý ở các Bộ, Ngành bao gồm các trung tâm thông tin trực thuộc hoặc nằm cạnh các văn phòng Bộ, Ngành, các thành phần trong hệ thống nằm ở các cơ sở.
Do đặc thù của Bội, Ngành nên hệ thống thông tin của Bộ, Ngành đó phải đảm bảo mối liên lạc hai chiều trong nội bộ của Bộ, Ngành. Mặt khác còn trao đổi thông tin với các cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước ở địa phương để quản lý.
Tuyến theo lãnh thổ:
Các UBND tỉnh, thành phố có chức năng tiếp nhận thông tin từ các cơ sơ trực thuộc, xử lý sơ bộ các thông tin theo yêu cầu và truyền đến các cơ sở những thông tin chỉ đạo về tất cả các mặt trong quản lý Nhà nước. Các trung tâm này đóng vai trò chủ đạo của hệ thống thông tin địa phương, vừa đóng vai trò cơ sở cho hệ thống thông tin toàn quốc.
Các thành phần trong hệ thống nằm ở các quận, huyện, thị xã, các cơ sở, ban, ngành,… có chức năng thu thập các thông tin hoạt động của cơ sở, xử lý sơ bộ theo yêu cầu quy định, tập hợp và cung cấp thông tin cho cơ sở theo yêu cầu quy định, thường xuyên và định kỳ báo cáo lên trung tâm, đồng thời nhận thông tin chỉ đạo từ trung tâm về cơ sở.

Câu 8.
Giải thích cách quản lý và điều hành một tổ chức thông qua hệ thống thông tin. Những yếu tố nào trong tổ chức có ý nghĩa quyết định đến hệ thống thông tin trong tổ chức.
Trả lời:
Xét hoạt động của Văn phòng UBND quận.
Hoạt động của tổ chức này rất đặc thù, nó đóng vai trò là đầu mối thông tin. Mọi thông tin hoạt động của UBND đều phải qua tổ chức này.
Văn phòng của UBND có nhiệm vụ: soạn thảo các văn bản quản lý Nhà nước; lưu trữ văn bản hồ sơ; tư vấn cho lãnh đạo, sáp xếp lich công tác cho lãnh đạo,… nhưng chức năng quan trọng nhất là nhận thông tin từ ngoài vào, xử lý thông tin sơ bộ và báo cáo lãnh đạo, nhận thông tin chỉ đạo của lãnh đạo gửi tới các cá nhân, các tổ chức, các đơn vị có liên quan.
Để thực hiện chức năng đó, văn phòng phải thông qua hệ thống thông tin trong quản lý Hành chính, đó là: các cán bộ, các nhân viên trong văn phòng, hệ thống máy tính, thiết bị văn phòng, mạng nội bộ, các phần mềm (phương pháp) hoạt động và các CSDL của nội bộ cơ quan, của quốc gia.
Ví dụ như khi Văn phòng nhận được công văn của đề nghị yêu cầu của một phường trong quận. Khi công văn được chuyển đến thì có nhân viên nhận và Văn phòng đọc và kiểm tra nội dung văn bản, xác định những văn bản có liên quan đến nội dung văn bản trong kho dữ liệu và lên lịch để trình lãnh đạo xem xét. Sau khi lãnh đạo xem xét và cho ý kiến trả lời thì văn phòng tiến hành soạn thảo công văn trả lời trên máy tính. Sau khi soạn thảo trình lãnh đạo ký, văn thư đóng dấu, sau đó lưu trữ một văn bản và gửi đến cơ quan yêu cầu.
Quá trình này có thể do một cán bộ Văn phòng thực hiện.

Đối với hệ thống thông ti trong tổ chức thì mỗi yếu tố trong tổ chức đều đóng một vai trò quan trọng khác nhau. Tuy nhiên theo em thì yếu tố con người là yếu tố quan trọng nhất, quyết định nhất đến hệ thống thông tin trong tổ hức. Bởi vì mọi hoạt động đều do các cán bộ công chức tiến hành. Việc hoạt động có hiệu quả hay không phụ thuộc vào năng lực, trình độ, tinh thần làm việc của cán bộ công chức. Máy móc, phương tiện có hiện đại, đầy đủ, CSDL có đầy đủ mà con người không biết vận hành, khai thác thì cũng không làm được việc. Do vậy quan tâm đến đào tạo nguồn nhân lực là một công việc quan trọng để ngày càng phát triển hệ thống thông tin trong quản lý Hành chính Nhà nước.

Câu 9.
Khái niệm hệ thống thông tin quản lý. Giới thiệu một hệ thống thông tin quản lý trong khu vực công. Trình bày cách thức điều chỉnh hoạt động của tổ chức thông tin thông qua hệ thống thông tin quản lý.
Trả lời:
a)Hệ thống thông tin quản lý:
Là một cấu trúc hợp nhất các CSDL và các dòng thông tin làm tối ưu việc thu thập, lưu trữ, truyền dẫn và phân tích thông tin, thông qua tỏ chức nhiều cấp có các nhóm thành phần thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, để đạt được mục tiêu thống nhất của hoạt động quản lý.
Đặc trưng của hệ thống thông tin quản lý:
Hỗ trợ chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ.
Sử dụng dữ liệu thống nhất, có nhiều chức năng xử lý dữ liệu.
Cung cấp đầy đủ thông tin để nhà quản lý truy cập dữ liệu.
Có khả năng thích ứng với những sự thay đổi của quy trình xử lý thông tin.
Đảm bảo an toàn và toàn vẹn dữ liệu.

b)Một hệ thống thông tin quản lý trong khu vực công:
Mạng tin học diện rộng của Chính phủ.
Mạng tin học diện rộng của Chính phủ được xây dựng theo quyết định số 280/TTg ngày 29 tháng 4 năm 1997 của Thủ tướng Chính phủ. Được thiết kế và xây dựng theo kiến trúc phân cấp của các cơ quan Hành chính Nhà nước và được chia theo các mức:
- Mức A: Cấp Chính phủ.
- Mức B: Cấp Bộ, tỉnh.
- Mức C: Cấp Sỏ, Ban, Ngành, huyện, thị hoặc Cục, đơn vị thuộc Bộ.
- Mức D: Cấp xã, phường.
Tại mức A và mức B sẽ hình thành các trung tâm tích hợp CSDL.
 

Các đơn vị Hành chính cấp Bộ, tỉnh sẽ liên kết với nhau qua mạng ti học diện rộng của Chính phủ thông qua trung tâm mạng đặt tại Văn phòng Chính phủ.
Các đơn vị Hành chính cấp tỉnh sẽ liên hệ với nhau qua trung tâm mạng tinh học diện rộng của tỉnh đặt tại Văn phòng hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh.
Các đơn vị trực thuộc Bộ, Sở, Ban, Ngành trực thuộc tỉnh sẽ liên hệ với Bộ thông qua mạng diện rộng của tỉnh và của Chính phủ (minh họa bằng sở đồ dưới đây):

CPNE

Mạng tin học diện rộng của Chính phủ (gọi là mạng CPNET) đã được thiết kế theo kiến trúc chung của hệ thống tin học hóa quản lý Nhà nước, bao gồm:
Một trục truyền thông Bắc – Nam có tốc độ 64KB kiểu X25.
35 đường ISDN nối 35 cơ quan Bộ với Văn phòng Chính phủ.
Kết nối 61 Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh với mạng CPNET; nhiều Ủy ban nhân dân đã mở rộng mạng của Chính phủ xuống đến các cơ quan cấp Sở, Ban, Ngành, huyện, thị xã, phường.
Như vậy, mạng CPNET đã là cơ sở hạ tầng kỹ thuật của hệ thống tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước và để vận hành các mạng này thì đó là các cán bộ công chức, nhân viên kỹ thuật trong cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước từ trung ương tới địa phương, các Bộ, Ngành,…cùng với hệ thống CSDL quốc gia, của các địa phương, các Bộ, Ngành được tích hợp trên mạng diện rộng của Chính phủ.

c) Cách thức điều chỉnh hoạt động của tổ chức thông tin thông qua hệ thống thông tin quản lý.
Hoạt động của các tổ chức được điều chỉnh theo hướng ngày càng đa dạng về hình thức, khoa học về thủ tục và nhanh chóng.
Trước kia khi hệ thống thông tin, truyền thông chưa phát triển, người dân muốn đưa ra câu hỏi cho Thủ tướng Chính phủ thì phải viết thư hoặc đến tận Văn phòng Chính phủ, như vậy rất lâu và rất khó khăn. Ngày nay, người dân có thể hỏi và nhận câu trả lời ngay tại nhà mình. Thủ tướng có thể tiếp xúc với người dân ngay tại văn phòng Chính phủ. Như vậy công việc tiếp dân có sự thay đổi về hình thức, do đó hoạt động của các cán bộ công chức cũng phải thay đổi theo.
Trước đây văn bản chủ yếu là viết tay, soạn thảo trên máy chữ, chưa có quy định chuẩn về phương thức. Tuy nhiên, ngày nay các văn bản pháp lý đều là soạn thảo trên máy tính điện tử, có quy định chặt chẽ về mặt thể thức vào nội dung văn bản.
Tóm lại cách thức điều chỉnh hoạt động của tổ chức thông qua hệ thống thông tin quản lý theo hướng áp dụng khoa học công nghệ, thông tin vào các hoạt động quản lý và tác nghiệp một cách hiệu lực và hiệu quả nhất.

Câu 10.
Những yếu tố cấu thành hệ thống thông tin quản lý. Mô tả hoạt động của tổ chức thông qua hệ thống thông tin quản lý.
Trả lời:
a)Những yếu tố cấu thành hệ thống thông tin quản lý:
Hệ thống thông tin quản lý là một cấu trúc hợp nhất các CSDL và các dòng thông tin làm tối ưu việc thu nhập, lưu trữ, truyền dẫn và phân tích thông tin thông qua tổ chức nhiều cấp có các nhóm thành phần thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau để đạt được mục tiêu thống nhất của hoạt động quản lý.
Như vậy thông tin quản lý được cấu thành bởi các yếu tố là: con người, máy tính, phần mềm, thủ tục và dữ liệu.
Con người: là các cán bộ công chức Nhà nước, các cán bộ nhân viên kỹ thuật trong các cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước từ trung ương tới địa phương. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong hệ thống thông tin quản lý, nếu không có hệ thống này thì hệ thống thông tin sẽ không hoạt động và luân chuyển được.
Máy tính và các thiết bị kỹ thuật: nó thuộc cơ sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý. Sự phát triển công nghệ máy tính điện tử đữ góp phần làm cho việc xử lý thông tin ngày càng nhanh chóng, chính xác và an toàn. Trong lĩnh vực quản lý Nhà nước cũng áp dụng để soạn thảo văn bản và xử lý thông tin.
Phần mềm: là các chương trình ứng dụng được viết dưới dạng một ngôn ngữ nhất định, đó là phương pháp xử lý thông tin theo một cách nào đó. Ví dụ bộ phần mềm Microsoft office. Yếu tố này thực chất là hệ thống các phương pháp xử lý thông tin.
Thủ tục: là trình tự các bước vận hành và sử dụng hệ thống thông tin quản lý. Thủ tục được pháp luật quy định. Ví dụ như thủ tục ban hành văn bản quản lý Nhà nước…
Dữ liệu: là các dạng vật chất chứa thông tin. Trong hệ thống thông tin quản lý có các kho dữ liệu – CSDL ở cấp quốc gia, địa phương, Bộ, ngành… và trong nội bộ cơ quan.

b)Hoạt động của tổ chức thông qua hệ thống thông tin quản lý:
Xét hoạt động của Sở Tài nguyên môi trường thông qua hệ thống thông tin quản lý.
Sở tài nguyên và môi trường là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh. Thuộc sự chỉ đạo và điều hành về chuyên ngành của Bộ Tài nguyên và môi trờng.
Sở Tài nguyên và môi trường thực hiện chức năng quản lý về các nguồn tài nguyên đất, nước, khoáng sản và môi trường trong tỉnh. Giám đốc Sở Tài nguyên và môi trường quản lý và chịu trách nhiệm về hoạt động của cơ quan mình. Hoạt động của cơ quan dựa trên chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình đã được Nhà nước quy định. Những căn cứ pháp lý đó được lưu trữ trong kho dữ liệu của tỉnh, quốc gia. Trong Sở Tài nguyên và môi trường có bộ phận trung tâm thông tin. Bộ phận này nhận thông tin chỉ đạo từ Bộ Tài nguyên và môi trường, của Ủy ban nhân dân tỉnh và báo cáo lên các cơ quan này. Đồng thời nhận thông tin từ các quận, huyện, các phòng, ban và đưa thông tin chỉ đạo về chuyên ngành, lĩnh vực mà mình quản lý.
Sở Tài nguyên và môi trường có xây dựng CSDL riêng trong cơ sở mình, đó là những số liệu thống kê về nguồn tài nguyên trong tỉnh. Những hồ sơ về nguồn tài nguyên, các bản đồ, biểu đồ quy hoạch,vv… những văn bản mà sở dùng để giao dịch, trao đổi thông tin, những văn bản do cơ quan ban hành. Từ đó tích hợp lên hệ thống CSDL tỉnh, Bộ, quốc gia.
Mặt khác, bộ phận trung tâm thông tin của Sở trên cũng phải khai thác các CSDL từ cấp trên, bao gồm: CSDL từ Bộ tương ứng như các văn bản do Bộ ban hành; số liệu thống kê, dữ liệu, tiêu chuẩn ngành do Bộ xây dựng nên,vv… CSDL từ tỉnh tương ứng như hệ thống các văn bản do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành; hệ thống các CSDL về cán bộ công chức tỉnh; hệ thống các CSDL về tài chính, kinh tế, xã hội của tỉnh,vv…

Ngày nay, không chỉ có Sở Tài nguyên và môi trường mới thực hiện hoạt động thông qua hệ thống thông tin như trên mà hầu như tất cả các cơ quan Hành chính Nhà nước từ trung ương tới địa phương đều phải hoạt động theo cơ chế tương tự.

Câu 11.
Anh (chị) hiểu thế nào về hệ thống thông tin quản lý? Thế nào là hệ thống thông tin quản lý mang tính phát triển?
Trả lời:
Hệ thống thông tin quản lý: là một cấu trúc hợp nhất các CSDL và các dòng thông tin làm tối ưu việc thu thập, lưu trữ, truyền dẫn và phân tích thông tin, thông qua tổ chức nhiều cấp có các nhóm thành phần thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau để đạt được mục tiêu thống nhất của hoạt động quản lý.
Theo cách đơn giản ta có thể hiểu như sau:
Trong hoạt động quản lý nhà nước, quá trình quản lý có thể chia ra làm 3 hệ thống, bao gồm:
- Hệ thống điều hành.
- Hệ thống thông tin quản lý.
- Hệ thống thừa hành.
Như vậy thì hệ thống thông tin quản lý được hiểu như là một thực thể bao gồm các yếu tố như con người, máy tính, phần mềm (phương pháp), thủ tục và dữ liệu. Tất cả 5 yếu tố này kết hợp với nhau để vận hành thông tin quản lý luân chuyển liên tục như một chu trình khép kín trong nhiều mối liên hệ không chỉ giữa hệ thống điều hành với hệ thống thừa hành, mà còn giữa các hệ thống thừa hành khác nhau; giữa các hệ thống điều hành với nhau.

Hệ thống thông tin quản lý phát triển được hiểu là hệ thống thông tin quản lý ngày càng đáp ứng yêu cầu của quản lý Nhà nước. Sử dụng hệ thống thông tin quản lý khoa học làm cho hiệu lực và hiệu quả quản lý ngày càng cao. Theo đó trong hệ thống thông tin quản lý phát triển con người, cán bộ công chức ngày càng nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ, làm chủ được các phương tiện kỹ thuật hiện đại trong quản lý, nâng cao đạo đức công vụ.
Hệ thống thông tin quản lý phát triển còn được thể hiện ở hệ thống máy tính và các thiết bị văn phòng ngày càng được trang bị hiện đại và rộng khắp xuống cơ sở; các quy định thủ tục ngày càng khoa học, tinh gọn; các kho dữ liệu được xây dựng và mở rộng trên nhiều lĩnh vực khác nhau và mang tính chuẩn hóa cao, thuận tiện và an toàn; công nghệ phần mềm ngày càng phát triển, xử lý được nhiều thông tin phức tạp,vv…


Câu 12.
Anh (chị) hiểu thế nào về tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước? Để thực hiện tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước cần thực hiện những vấn đề gì?
Trả lời:
a)Tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước:
Tin học là một ngành khoa học chuyên nguyên cứu về việc thu thập thông tin, quản lý thông tin, xử lý thông tin và truyền nhận thông tin theo cách nào đó nhằm đạt được ở mức độ tốt nhất mực tiêu đặt ra từ trước của con người.
Tin học hóa là việc tổ chức thông tin, quản lý thông tin và khai thác thông tin theo hướng tự động hóa.
Tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước là việc ứng dụng tin học vào quản lý Hành chính Nhà nước theo hướng tự động hóa. Theo đó việc thu thập thông tin, quản lý thông tin, xử lý thông tin và truyền nhận thông tin quản lý theo hướng tự động dựa trên sự phát triển của công nghệ thông tin.

b)Những vấn đề cần giải quyết khi thực hiện tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước:
- Xây dựng các quy định pháp luật về công nghệ thông tin.
- Xây dựng các đề án về công nghệ thông tin:
+) Đề án đào tạo cán bộ công chức Hành chính Nhà nước.
+) Đề án xây dựng hệ thống các CSDL quốc gia và các CSDL chuyên ngành phục vụ tin học hóa quản lý, điều hành
+) Đề án xây dựng hệ thống đảm bảo, an toàn, bảo mật cho mạng tin học quản lý Nhà nước trong các cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước.
- Đưa ra những chính sách thúc đẩy phát triển:
+) Tạo nguồn thông tin và chuẩn hóa thông tin.
+) Chính sách hỗ trợ và huy động nguồn vốn cho phát triển mở rộng hệ thống thông tin quản lý.
+) Chính sách về sử dụng mạng viễn thông truyền dữ liệu.
+) Chính sách mua sắm sản phẩm và dịch vụ công nghệ thông tin.

Câu 13.
Quan điểm, chủ trương của Đảng và Nhà nước về vấn đề tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước? Trình bày một số hệ thống thông tin tin học hóa của các cơ quan Hành chính Nhà nước.
Trả lời:
a)Quan điểm, chủ trương của Đảng và Nhà nước về vấn đề tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước:
Nghị quyết của Chính phủ số 49/CP ngày 04 tháng 8 năm 1993 về phát triển công nghệ thông tin ở nước ta những năm 90, và quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 211/TTg ngày 07 thánh 4 năm 1995 đã xác định: quản lý Nhà nước là vấn đề ưu tiên hàng đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin. Theo đó, chương trình tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước đã được Chính phủ quyết định đầu tư bước đầu trong khuôn khổ chương trình quốc gia về công nghệ thông tin giai đoạn 1996 – 1998. Trong đó có cả dự án mạng diện rộng của Chính phủ. 
Chỉ thị số 58/CT – TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 của Bộ chính trị Ban Chấp hành Trung ương khóa 8 đã nêu nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin đối với các cơ quan Đảng và Nhà nước trong giai đoạn 2001 – 2005 như sau: “các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội đi đầu trong việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi hoạt động theo phương châm đảm bảo tiết kiệm, thiết thực và hiệu quả lâu dài. Tin học hóa hoạt động của các cơ quan Đảng và Nhà nước là bộ phận hữu cơ quan trọng của cải cách Hành chính quốc gia, là nhiệm vụ thường xuyên của các cơ quan nhằm tăng cường năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả. Các cấp ủy tổ chức Đảng chỉ đạo khẩn trương xây dựng các hệ thống thông tin cần thiết phục vụ lợi ích công cộng của nhân dân, phục vụ sự lãnh đạo của Đảng, quản lý Nhà nước. Sớm hoàn thiện, thường xuyên nâng cấp và sử dụng có hiệu quả mạng thông tin diện rộng của Đảng và Chính phủ, bảo đảm đến năm 2005, về cơ bản xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống thông tin điện tử của Đảng và Chính phủ”.
Quyết định của Chính phủ về việc ký Hiệp định khung E – ASEAN (ASEAN điệ tử) tại hội nghị cấp cao không chính thức lần thứ tư tại Singapore ngày 24 tháng 4 năm 2000, trong đó, theo điều 3 và điều 9, Việt Nam cam kết thực hiện mục tiêu xây dựng Chính phủ điện tử.

b)Một số hệ thống thông tin tin học hóa của các cơ quan Hành chính Nhà nước:
Chính phủ điện tử: là một môi trường tạo điều kiện thuận lợi cho Chính phủ truyền thông, điều hành và quản lý Nhà nước hiệu quả nhất.
Chính phủ điện tử là Chính phủ “thân thiện” với người dân, sử dụng công nghệ thông tin giải quyết các thủ tục Hành chính của Chính phủ, cho phép người dân dược giao dịch, giao tiếp với các cơ quan công quyền thông qua phương tiện điện tử Internet, điện thoại đi động, truyền hình Internet.
Chính phủ điện tử đảm bảo thông tin hai chiều thông suốt. Hoạt động 24/24h. Việc triển khai xây dựng Chính phủ điện tử là một bước lớn trong việc tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước.
Trong hệ thống ngân hàng cũng đã áp dụng tin học và quản lý từ rất sớm. Việc áp dụng tin học hóa vào Ngân hàng đã làm cho công tác, hoạt động của ngân hàng trở nên nhanh chóng, cập nhật, đồng bộ hơn, chính xác hơn và bảo mật hơn. Trong hệ thống ngân hàng các máy tính được nối với nhau theo mạng nội bộ. Ở bất cứ điểm giao dịch tự động (ATM) nào của ngân hàng đều kiểm tra được tài khoản của mình và máy tính sẽ tự động xử lý trong hệ thống…
Ngoài ra, Nhà nước cũng đã đưa ra một số dự án để xây dựng hệ thống thông tin tin học hóa trong quản lý Hành chính Nhà nước như:
Dự án tin học hóa quản lý Hành chính của các Bộ, cơ quang ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.
Dựa án tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước của ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Dự án xây dựng hệ thống các CSDL quốc gia và hệ thống CSDL chuyên ngành phục vụ tin học háo quản lý, điều hành.
Dự án nâng cấp mạng tin học diện rộng của Chính phủ (CPNET), bảo đảm cho mạng này đóng vai trò chủ đạo cho hệ thống tin học của các cơ quan Hành chính Nhà nước…

Câu 14.
Những nguyên tắc hiện đại hóa quản lý Hành chính Nhà nước thông qua tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước? Để thực hiện ti học hóa quản lý Hành chính Nhà nước cần giải quyết những vấn đề gì?
Trả lời:
a)Những nguyên tắc hiện đại hóa Hành chính Nhà nước thông qua tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước:
1.Nguyên tắc hỗ trợ cho nghiệp vụ:
Các dự án phải phù hợp và hỗ trợ cho các định hướng và ưu tiên của nghiệp vụ. Các dự án công nghệ thông tin được thực hiện nhằm hỗ trợ tốt nhất cho chức năng nghiệp vụ. Nhà lãnh đạo, người quản lý dự án phải đảm bảo hệ thống vận hành sẽ đạt được mục tiêu và đem lại lợi ích mong muốn.
2.Nguyên tắc trách nhiệm:
Phải thiết lập được trách nhiệm rõ ràng. Việc quy định trách nhiệm rõ ràng sẽ dễ dàng truy cứu trách nhiệm khi không hoàn thành nhiệm vụ được giao. Mặt khác, dự án thường là lớn, liên quan đến nhiều đối tượng, nếu không có sự rõ ràng về nhiệm vụ thì sẽ ảnh hưởng đến kết quả chung.
3.Nguyên tắc quy chế thống nhất cho người quản lý dự án:
Những người quản lý dự án thông tin và công nghệ thông tin cần được phát triển và làm việc trong một quy chế thống nhất. Người quản lý dự án đóng vai trò then chốt cho việc thực hiện thành công dự án và đạt được lợi ích mong muốn. Do đó, người quản lý một dự án phải được đào tạo thích hợp, có kỹ năng và kinh nghiệm để quản lý toàn bộ dự án và các rủi ro có thể xảy ra. Đơn vị chủ quản cũng cần phải có người này để khai thác thông tin về dự án.

b)Một số vấn đề cần giải quyết để thực hiện thành công chương trình tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước:
Một là: tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước là công việc phức tạp vì chúng dựa trên cơ sở công nghệ cao và liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thẩm quyền của các cơ quan Hành chính Nhà nước. Đồng thời nó còn ảnh hường tới cả quá trình cải cách Hành chính, đòi hỏi tính thống nhất cao trong toàn hệ thống Hành chính Nhà nước. Do đó phải có bộ phận chuyên trách chịu trách nhiệm điều phối thống nhất công việc tin học hóa.
Hai là: không thể coi tin học hóa hệ thống thông tin quản lý Nhà nước là công việc dịch vụ đơn thuần, mà đó chính là quá trình tạo dữ liệu thông tin điện tử ngằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả của công tác điều hành, là chìa khóa để cải cách Hành chính. Quá trình tin học hóa đến nay mới chỉ bắt đầu và còn kéo dài trong nhiều năm, vì vậy không thể xếp nó vào loại hình công việc sự vụ thường xuyên, và theo đó, cũng không áp dụng quy chế bảo đảm kinh phí như đối với lại công việc sự vụ thường xuyên.
Ba là: đầu tư chi công tác tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước còn quá ít so với đầu tư cho các hệ thống tin học hóa nghiệp vụ của các ngành ngân hàng, tài chính, hàng không,… Vì vậy phải đầu tư ở mức độ đủ để đảm bảo cho hệ thống hoạt động đồng bộ.
Bốn là: coi trọng công tác đào tạo tin học cho đội ngũ cán bộ, công chức trong các cơ quan Hành chính Nhà nước. Hệ thống dù có xây dựng tốt đến đâu về công nghệ vẫn không thể vận hành tốt nếu chính cán bộ, công chức, người làm việc trong hệ thống Hành chính chưa biết vận hành máy tính và chưa có kỹ thuật vận hành máy tính.
Năm là: coi trọng việc xây dựng kho dữ liệu, đặc biệt là các kho dữ liệu quốc gia và các kho dữ liệu chuyên ngành, lãnh thổ. Có cơ chế quản lý tin học hóa để tăng cường giám sát, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tin học hóa với tư cách là một bộ phận của kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội.
Sáu là: phải có biện pháp tổ chức về cán bộ đối với các đơn vị làm công tác tin học trong các cơ quan hành chính theo một quy chế thống nhất, vì không có tổ chức thống nhất thì không thể xây dựng được một hệ thống thống nhất.

Nguồn:hanhchinh.com.vn