Tôi vừa nhận công việc tại một công ty nước ngoài và thấy trong công việc, mọi người chủ yếu liên lạc với nhau bằng memo. Bạn có thể cho tôi biết cách viết một memo (lời nhắn) trong khi liên lạc với mọi người được không?

Nếu bạn viết memo (lời nhắn) cho người bạn thân thì bạn có thể viết thế nào tùy thích miễn sao người đọc hiểu đúng ý của bạn. Tuy nhiên, khi viết memo trong kinh doanh thì bạn cần phải tuân thủ một số quy tắc. Memo (hay còn gọi là lời nhắn) và thư là hai hình thức liên lạc phổ biến nhất trong kinh doanh hiện nay. Về một khía cạnh nào đó thì memo cũng giống như thư vì nó cũng dùng để trao đổi thông tin trong kinh doanh. Tuy nhiên, memo có một vài đặc điểm quan trọng khác:

1. Memo chỉ được sử dụng trong nội bộ công ty, hoặc tổ chức.

2. Memo thường không được sử dụng kiểu cách như thư mà nó suồng sã hơn.

3. Memo thường ngắn và đi vào trọng tâm của vấn đề.

4. Memo thường sử dụng cách nói thẳng, trực tiếp.

5. Memo không có lời chào mở đầu cũng như không có câu chào khi kết thúc.

6. Memo có format định dạng khá chuẩn và định dạng này khác định dạng của thư tín trong thương mại.

Dưới đây là format của một memo thường gặp


Memorandum

Date: (Ngày, tháng, năm)

To: (Người nhận)

From: (Người gửi)

Subject: (Chủ đề)

Text of the memo (Nội dung)


Ở đầu mỗi memo thường là biểu tượng và tên của công ty. Có hai dạng format của memo, một dạng truyền thống và một dạng hiện đại. Dạng truyền thống thì không viết lùi vào ở dòng đầu mỗi đoạn văn và ở giữa mỗi đoạn văn phải cách ra một dòng. Còn ngược lại dạng hiện đại thì phải lùi vào một khoảng ở dòng đầu mỗi đoạn văn và ở giữa các đoạn văn thì không cần có khoảng cách.

Trong trường hợp nội dung bản memo quá dài và phải kéo dài đến trang thứ hai thì bạn có thể viết lại ngày, tháng, người nhận, người gửi, chủ đề và nội dung giống như trang thứ nhất. Còn nếu bạn không muốn mất thời gian ghi lại những thông tin kia thì bạn có thể viết trong dòng đầu tiên của trang thứ hai tên người nhận ở góc bên trái, ở giữa là số trang và ở góc bên phải là ngày tháng.

Thường thì memo để lề là 1 inch (tương đương với 1.45 cm) ở cả bốn phía và bạn phải luôn nhớ rằng lề luôn phải để ở dạng canh trái (Align left) và không bao giờ được để ở dạng canh đều hai bên (Justify) vì nếu để canh đều hai bên thì phần mềm Word sẽ tự động cho thêm những khoảng trống vào giữa câu để cho lề hai bên được thẳng hàng.

Nội dung của memo phải ngắn gọn và súc tích, câu trong phần nội dung thường là những câu ngắn và không chứa đựng cảm xúc. Cách tổ chức ý trong memo cũng rất quan trọng vì memo càng súc tích càng tốt nên bạn phải tổ chức ý làm sao cho người nhận cảm thấy dễ hiểu nhất. Vì vậy nên nếu bạn có nhiều ý cần truyền tải trong một memo thì bạn có thể sử dụng các chữ số La Mã, các con số, chữ cái, các biểu tượng … để phân biệt các ý với nhau và làm cho người đọc tiếp nhận thông tin một cách nhanh nhất. Tuyệt đối tránh viết thêm các thông tin không cần thiết ví dụ như “have fun” (chúc vui vẻ) hoặc “have a nice day” (chúc một ngày tốt lành). Nếu bạn có tài liệu đính kèm thì nên đính kèm nó ở phía cuối trang memo về phía góc trái.

Bạn nên chú ý đến ngôn ngữ được sử dụng trong memo vì nó là ngôn ngữ trong kinh doanh nên tốt nhất là nên sử dụng đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất (I hoặc we). Các từ ngữ sử dụng nên ngắn gọn, súc tích, cụ thể và rõ ràng, tránh việc sử dụng từ ngữ bóng bẩy, ẩn dụ và những từ có thể khiến người khác hiểu nhầm. Và điều đặc biệt chú ý là bạn nên xác định chắc chắn về đối tượng nhận memo. Bạn phải biết xem họ là ai, trình độ hiểu biết của họ đến đâu, họ muốn nghe và thấy những gì, vị trí của họ ở đâu trong công ty. Không bao giờ được phép đặt bút viết memo mà không rõ mình đang viết cho ai.

Trên đây là một số thông tin cơ bản về cách viết một memo trong công việc. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ tự tin và chủ động hơn mỗi khi phải sử dụng memo để giao tiếp trong công ty. Chúc các bạn thành công!

ST