Bài 2: Tùy chỉnh trong Excel

Excel 2007 cung cấp một vùng rộng các tùy chọn có thể tùy chỉnh, cho phép bạn làm việc với Excel một cách thuận lợi nhất. Để truy cập vào những tùy chọn này:
• Kích Office Button
• Kích Excel Options

Popular
Những tính năng này cho phép bạn xác định môi trường làm việc với thanh công cụ mini, sự phối hợp màu sắc, các tùy chọn mặc định cho workbook, sắp xếp và điền tên người dùng và cho phép bạn truy cập vào tính năng Live Preview. Tính năng Live Preview cho phép bạn xem trước kết quả của việc thiết kế và định dạng những thay đổi.


Formulas
Tính năng này cho phép bạn xác định các tùy chọn tính toán, làm việc với các công thức, kiểm tra lỗi và kiểm tra các quy tắc.


Proofing
Tính năng này cho phép bạn xác định cách chỉnh sửa và định dạng từ cho văn bản. Bạn có thể tùy chỉnh các thiết lập tự động và bỏ qua các từ hay các lỗi trong tài liệu thông qua Custom Dictionaries.


Save
Tính năng này cho phép bạn xác định cách một workbook được lưu. Bạn có thể xác định cách tự động lưu khi chạy và nơi bạn muốn workbook được lưu.


Advanced
Tính năng này cho phép bạn xác định các tùy chọn để chỉnh sửa, sao chép, dán, in, hiển thị, công thức, tính toán và các thiết lập khác.


Customize
Tùy chọn này cho phép bạn thêm các tính năng vào Quick Access Toolbar. Nếu có nhiều công cụ mà bạn sử dụng thường xuyên, bạn có thể muốn thêm chúng vào Quick Access Toolbar.

Bài 3: Làm việc với Workbook

Tạo một Workbook
Để tạo một Workbook:
• Kích Microsoft Office Toolbar
• Kích New
• Chọn Blank Document

Nếu bạn muốn tạo một tài liệu mới từ một template có sẵn, hãy xem các mẫu có sẵn và chọn một trong các kiểu bạn cần.


Lưu một Workbook
Khi bạn lưu một workbook, bạn có 2 lựa chọn là: Save hoặc Save As.
Để lưu một tài liệu:
• Kích Microsoft Office Button
• Kích Save hoặc Save As


Bạn có thể sử dụng tính năng Save As khi bạn cần lưu một workbook dưới dạng tên khác hoặc lưu nó dưới dạng các phiên bản trước của Excel. Hãy nhớ rằng các phiên bản cũ của Excel có thể không mở được một worksheet trong Excel 2007 cho tới khi bạn lưu nó như định dạng Excel 97-2003. Để sử dụng tính năng Save As: • Kích Microsoft Office Button
• Kích Save As
• Nhập tên cho Workbook
• Trong hộp Save as Type, chọn Excel 97-2003 Workbook.


Mở một Workbook
Để mở một workbook có sẵn:
• Kích Microsoft Office Button
• Kích Open
• Duyệt qua các workbook
• Chọn workbook bạn cần mở
• Kích Open



Nhập dữ liệu
Có nhiều cách khác nhau để nhập dữ liệu trong Excel: trong một ô hoặc trong thanh công thức.
Để nhập dữ liệu vào một ô:
• Kích vào ô nơi bạn muốn nhập dữ liệu
• Bắt đầu gõ nội dung


Để nhập dữ liệu vào thanh công cụ:
• Kích vào ô nơi bạn muốn nhập dữ liệu
• Đặt con trỏ lên thanh công thức
• Nhập dữ liệu

Bài 4: Thao tác với dòng, cột, sheet

1, Thao tác với dòng

a, Thêm dòng

- Với thao tác chèn dòng thì dòng mới sẽ được chèn lên trên dòng hiện tại.

- Cách 1: Đặt con trỏ tại dòng cần chèn, vào Insert -> Rows

- Cách 2: Click chuôt phải vào tên dòng cần chèn, chọn Insert - Cách 3: Click chuột phải vào ô tại dòng cần chèn, chọn Insert -> chọn vào Entire rows -> Ok
b, Xoá dòng

- Đặt con trỏ tại dòng cần xoá, vào Edit -> Delete… -> chọn Entire row -> Ok

- Click chuột phải vào tên dòng cần xoá, chọn Delete

c, Ẩn/Hiện dòng

Đôi khi với bảng tính quá dài bạn cần ẩn đi một số dòng không hay dùng cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau

- Bôi đen các dòng cần ẩn, vào Format -> Row -> Hide

- Khi cần xem lại các dòng đã ẩn, bạn bôi đen hai dòng kề với vùng ẩn (nếu ẩn dòng 3 và 4 thì bạn phải bôi đen dòng 2-5) -> vào Format -> Row -> Unhide

d, Chiều cao của dòng

Nếu muốn thay đổi chiều cao của dòng bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào đường phân cách giữa 2 tên dòng và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:

Vào Format -> Row -> Height, gõ vào chiều cao của dòng -> Ok

Bạn có thể fix chiều cao của ô tương ứng với dữ liệu có trong ô bằng cách vào Format -> Row -> AutoFit hoặc click đúp chuột vào đường phân cách giữa 2 tên dòng.

2, Thao tác với cột

a, Thêm cột

- Với thao tác chèn cột thì cột mới sẽ được chèn sang bên trái cột hiện tại.

- Cách 1: Đặt con trỏ tại cột cần chèn, vào Insert -> Columns

- Cách 2: Click chuôt phải vào tên cột cần chèn, chọn Insert

- Cách 3: Click chuột phải vào ô tại cột cần chèn, chọn Insert -> tick vào Entire columns -> Ok

b, Xoá cột

- Đặt con trỏ tại cột cần xoá, vào Edit -> Delete… -> chọn Entire column -> Ok

- Click chuột phải vào tên cột cần xoá, chọn Delete

c, Ẩn/Hiện cột

Đôi khi với bảng tính quá rộng bạn cần ẩn đi một số cột không cần thiết cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau

- Bôi đen các cột cần ẩn, vào Format -> Column -> Hide

- Khi cần xem lại các cột đã ẩn, bạn bôi đen hai cột kề với vùng ẩn (nếu ẩn cột C, D và E thì bạn phải bôi đen từ cột B-F) -> vào Format -> Column -> Unhide

d, Độ rộng của cột

Nếu muốn thay đổi độ rộng của cột bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào đường phân cách giữa 2 tên cột và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:

Vào Format -> Column -> Width…, gõ vào độ rộng -> Ok

Bạn có thể fix đô rộng của cột tương ứng với dữ liệu có trong cột bằng cách vào Format -> Column -> AutoFit Selection hoặc click đúp chuột vào đường phân cách giữa 2 tên cột.

3, Thao tác với ô

a, Chèn thêm ô

Đặt con trỏ tại ô cần thêm, vào Insert -> Cells… hoặc click chuột phải vào ô cần thêm chọn Insert
- Shift cells right: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ đẩy sang bên phải
- Shift cells down: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ bị đẩy xuống dưới
b, Xoá bớt ô

Đặt con trỏ tại ô cần xoá, vào Edit -> Delete… hoặc kích chuột phải vào ô cần xoá chọn Delete…
- Shift cells left: xoá một ô và dữ liệu sẽ dồn sang bên trái
- Shift cells up: xoá ô và kéo dữ liệu từ dưới lên
4, Thao tác với Sheet (Worksheet)

a, Thêm sheet mới

- Worksheet mới sẽ được thêm vào bên trái của Sheet hiện tại

- Cách 1: Vào Insert -> Worksheet

- Cách 2: Click chuột phải vào tên sheet, chọn Insert... -> chọn Worksheet -> Ok
b, Thêm sheet là bản sao từ một sheet khác

Thực chất công việc này là bạn tạo ra một sheet mới có nội dung bên trong hoàn toàn giống với sheet đã có, thao tác như sau

- Click chuột phải vào tên sheet muốn sao chép chọn Move or Copy…
- To book: là tên tệp đang chứa Sheet gốc

- Before sheet: là vị trí đặt Sheet mới ở trước sheet nào (trong ví dụ này là trước Sheet1 hoặc Sheet2 hoặc Sheet3 hoặc đặt ở cuối cùng

- Create a copy: là có tạo ra một bản copy hay không, nếu bạn không chọn lựa chọn này thì công việc bạn làm chỉ có tác dụng di chuyển Sheet.

c, Di chuyển và đổi tên Sheet

- Bạn có thể làm theo cách trên để di chuyển sheet hoặc đơn giản chỉ cần sử dụng chuột kéo thả sheet nào đó vào vị trí cần thiết.

- Nếu muốn đổi tên sheet nào thì bạn click đúp chuột vào tên sheet đó hoặc click chuột phải vào tên sheet cần đổi chọn Rename.

d, Xoá bỏ sheet

- Chú ý là khi xoá bỏ một sheet thì bạn không thể Redo lại được, vì vậy trước khi xoá sheet nào bạn phải chắc chắn.

- Cách 1: Click đúp chuột phải vào Sheet cần xoá, chọn Delete

- Cách 2: Chọn Sheet cần xoá, vào Edit -> Delete Sheet
Vậy là với nội dung bài này, nếu bạn đọc kỹ từng mục thì việc hoàn toàn làm chủ bảng tính chỉ còn vấn đề thực hành nữa thôi. Bạn có thể sử dụng bài tập của bài trước để thực hiện một số thao tác cơ bản với bảng tính của mình nhé. Chúc bạn thành công!

Bài 5: Các công thức và hàm Excel

Công thức trong Excel là một chương trình thực hiện các phép tính toán trên bảng dữ liệu. Các công thức này thực hiện những phép toán rất chính xác như phép cộng, nhân, hay so sánh các giá trị trong worksheet.

Nhập công thức

- Đặt con trỏ vào ô cần nhập công thức và hiển thị kết quả.

- Gõ dấu “=“

- Nhập biểu thức mà bạn muốn tính, ví dụ: A5+E5. Với công thức này thì nó sẽ cộng giá trị của ô A5 với E5.

- Sau khi nhập công thức, ấn phím Enter. Kết quả của phép tính sẽ được hiển thị trong ô vừa nhập

- Nếu công thức bị lỗi, thông báo lỗi sẽ hiển thị bắt đầu bằng một dấu #

Nhập miền tham chiếu bằng con trỏ

- Đặt con trỏ vào ô cần hiển thị kết quả công thức

- Nhập công thức để tính trên một cột hay miền giá trị. Ví dụ gõ công thức =E2+E5, có nghĩa là giá trị của ô E2 cộng giá trị của ô E5.

- Sử dụng các phím mũi tên, di chuyển con trỏ ô từ ô tham chiếu đầu tiên (trong trường hợp này là E2). Công thức sẽ kiểm tra và giá trị hiện hành sẽ được đưa vào công thức

- Gõ phép +

- Sử dụng các phím mũi tên, di chuyển con trỏ ô tới ô tham chiếu thứ hai, (trong trường hợp này là E5). Nếu bạn tính toán trong một vùng dữ liệu thì giữ phím Shift đồng thời di chuyển phím mũi tên tới tất cả các ô cần tính.

- Sau khi đã chọn hết các ô cho công thức, nhấn phím Enter để có kết quả

Các hàm Excel cơ bản

Hàm là các lệnh đặc biệt được sử dụng trong công thức để thực hiện quá trình tính toán.

Nhập các hàm vào bảng tính

- Lựa chọn ô để hiển thị kết quả công thức

- Chèn dấu (=) vào trước công thức. Thanh công cụ của công thức hiển thị

- Gõ tên một hàm (ví dụ hàm SUM), sau đó là dấu mở ngoặc đơn “(“ , (vì nhiều đối số phụ thuộc vào hàm), và kết thúc là “)”. Ví dụ ta gõ SUM(E2:E5)

- Nhấn phím Enter. (Nếu không có lỗi trong công thức, kết quả của hàm sẽ được hiển thị. Nếu bạn kích vào ô đó, hàm sẽ hiển thị trong thanh công thức)

Sử dụng hàm AutoSum

- Các hàm có thể được truy xuất thông qua biểu tượng AutoSum trên thanh công cụ Standard. Một số hàm sẽ được hiển thị khi kích vào mũi tê xổ suống bên cạnh biểu tượng AutoSum.

- Ví dụ, ô hiện hành đặt ở dưới danh sách của giá trị, AutoSum sẽ hiển thị một hàm tổng với danh sách các đối số liên tiếp trên nó.

Hàm Sum: Tính tổng danh sách các đối số

- Hàm Average: Hàm tính giá trị trung bình của danh sách các đối số

- Hàm Count: Đếm các giá trị trong danh sách các đối số

- Hàm Max: Trả về giá trị lớn nhất trong danh sách các đối số

- Hàm Min: Trả về giá trị nhỏ nhất trong danh sách các đối số

Ví dụ: Sử dụng hàm Average (tính trung bình)

Nhập vào các giá trị như ở bên dưới từ B1 đến B5, lựa chọn ô B6 để nhập công thức

- Kích vào mũi tên xuống bên cạnh biểu tương AutoSum trên thanh công cụ Standard và chọn hàm Average từ menu đó.

- Nếu vùng được chọn đúng, nhấn phím Enter. Nếu vùng chọn không đúng, lựa chọn (kích hoặc kéo) vùng bạn muốn bằng chuột và ấn phím Enter

- Kết quả được hiển thị ở ô B6. Bạn có thể sử dụng cách như trên để áp dụng cho các hàm khác như Sum, Max,….

Các công thức và hàm trong Excel là một tính năng đặc biệt trong Microsoft Excel. Nó thực sự quan trọng và bạn có thể làm chủ được nó.

Bài 6: Bốn bước tạo biểu đồ Excel

Việc tạo lập bảng là điều hoàn toàn đương nhiên trong Microsoft Excel, tuy nhiên từ những thông tin trong bảng để đưa ra một kết quả phân tích mới là điều đáng nói. Bài này sẽ hướng dẫn các bạn 4 bước để tạo một biểu đồ Excel dựa vào trình Wizard.

Chúng ta sử dụng từng bước trong Chart Wizard để tạo một biểu đồ thể hiện kết quả bài kiểm tra của sinh viên đối với các môn English, Science, Mathematics
Bước 1: Loại biểu đồ

- Kích vào một ô dữ liệu bất kỳ có chứa thông tin bạn muốn đưa vào biểu đồ, hoặc bôi đen chính xác dữ liệu cần hiển thị trong biểu đồ.

- Kích vào biểu tượng Chart Wizard trên thanh công cụ Standar. Hộp thoại Chart Wizard hiện thị:
- Từ Chart type: Lựa chọn kiểu biểu đồ bạn muốn tạo

- Sau đó từ Chart sub-type: Lựa chọn dạng thức đúng yêu cầu bạn muốn áp dụng cho kiểu biểu đồ

- Để thấy được cách lựa chọn biểu đồ, kích vào Press and Hold to View Sample trong hộp thoại. Trong ví dụ trên, chúng tôi để lựa chọn đó là mặc định

- Kích vào Next để hiển thị trang tiếp theo của hộp thoại - Chart Source Data.

Bước 2: Nguồn dữ liệu

- Data Range cho phép bạn chỉ định dữ liệu một cách chính xác để hiển thị trong biểu đồ

- Bạn có thể chọn cách để hiển thị Series in Rows hay Columns. Trong trường hợp dữ liệu ở ví dụ trên, có hai kết quả được minh họa. Chọn Series in Rows.
- Kích vào nút Next, hộp thoại Chart Options xuất hiện

Bước 3: Các tùy chọn cho biểu đồ

Từ hộp thoại Chart Options, bạn có thể lựa chọn các tab Titles, Axes, Gridlines, Legend, Data Labels, Data Table và tạo nhưng thay đổi cần thiết

Thêm tiêu đề biểu đồ

- Trong mục Chart title: đặt tên cho biểu đồ (ví dụ Exam results).

- Trong mục Category (X) axis: nhập tiêu đề cho trục X (ví dụ Subject)

- Trong mục Category (Y) axis: nhập tiêu đề cho trục Y (ví dụ Mark score)

- Ví dụ trên được minh họa như sau:
Điều chỉnh trục biểu đồ

- Từ hộp thoại Chart Option, kích chọn thẻ Axes

- Nó cho phép điều chỉnh các trục hiển thị, bạn có thể chọn hay không chọn trục nào đó trên vào hộp chọn để thấy kết quả trên biểu đồ

Điều chỉnh gridlines biểu đồ

- Từ hộp thoại Chart Option, kích chọn thẻ Gridlines

- Bạn có thể lựa chọn để hiển thị trục X và Y lớn hay nhỏ bằng cách kích lên hộp chọn

Điều chỉnh chú thích biểu đồ

- Từ hộp thoại Chart Option, kích chọn thẻ Legend

- Bạn có thể lựa chọn để hiển thị hay không hiển thị chú thích biểu đồ và sắp đặt vị trí các chú thích trong biểu đồ bằng cách kích vào nút radio.

Điều chỉnh nhãn cho dữ liệu

- Từ hộp thoại Chart Option, kích chọn the Data Labels

- Bạn có thể chọn để hiển thị hay không hiển thị nhãn dữ liệu bằng cách kích vào nút radio

Hiển thị dữ liệu bảng

- Từ hộp thoại Chart Option, kích chọn tab Data Table

- Bạn có thể lựa chọn để hiển thị hay không hiển thị dữ liệu bảng của biểu đồ bằng cách kích vào hộp chọn

- Kích Next để tiếp tục, khi đó trang cuối của hộp thoại xuất hiện – Chart Location

Bước 4: Vị trí đặt biểu đồ

Xác định vị trí biểu đồ

- Bạn có thể chọn để đặt biểu đồ lên bảng tính như một đối tượng, hoặc đặt biểu đồ ở một bảng tính mới. Có hai lựa chọn sau:

• As new sheet: Biểu đồ được đặt ở một bảng tính mới
• As object in: Biểu đồ được đặt ở bảng tính hiện hành

- Kích vào Finish để kết thúc, khi đó biểu đồ được tạo sẽ như trong quá trình Chart Wizard.

Bài 7: File Excel mẫu – Cách tạo và sử dụng

Khi làm việc với bảng tính, đôi khi bạn muốn sử dụng cùng layout hoặc thiết kế. Bạn có thể tạo lại thiết kế mọi lúc để sử dụng hoặc có thể tự tạo một mẫu.

Bạn có thể tạo mẫu cho các workbook và worksheet. Dạng mẫu mặc định cho workbook gọi là Book.xlt. Dạng mặc định cho worksheet gọi là Sheet.xlt

Tạo các dạng mẫu gồm các phần sau:

• Văn bản và đồ họa
• Layout và các kiểu định dạng
• Đầu trang (Headers) và chân trang (Footers)
• Các công thức
• Macro

Tạo một mẫu

- Tạo workbook gồm tất cả các layout và định dạng các phần tử bạn muốn để lưu lại thành một dạng mẫu

- Từ menu File, kích Save As.

- Đặt tên mẫu trong mục File name

- Từ Save as type: kích vào mũi tên xổ xuống danh sách, chọn Template.
- Chọn Save. Đuôi mở rộng .XLT được thêm vào tên file và dạng mẫu đã được lưu trong thư mục Templates

Sử dụng mẫu

- Từ menu File, kích New để hiển thị phần New Workbook

- Từ New Workbook, kích vào đường link On my computer… để hiển thị hộp thoại Template
- Chọn tab General hoặc Spreadsheet Solutions để định vị mẫu bạn muốn. Với mẫu đã mặc định, chọn tab General và chọn biểu tượng Workbook

Chú ý: Trong tab Spreadsheet Solutions, có thể thấy 5 mẫu có sẵn. Bạn có thể sử dụng đĩa Microsoft Office để cài đặt những tính năng và sử dụng chúng.

- Kích OK để mở ra một mẫu

Chú ý: Excel 2003 cho phép truy cập thêm các mẫu trên website của Microsoft Office Chỉ cần kích vào đường link Templates on Office Online trên pane New Workbook, từ đó có thể tìm kiếm những mẫu mà bạn cần.

Sự khác nhau giữa Excel template và Excel style?

Style là một tập hợp các định dạng thông tin của ô như font size (cỡ chữ), patterns (kiểu dáng), alignment (canh lề),… bạn có thể xác định và lưu lại thành một nhóm

Nếu việc định dạng thông tin sử dụng style, nó có thể cập nhật một cách dễ dàng hình thức sheet bằng cách thay đổi styles.

Excel có một số kiểu không xác định rõ, tất cả các ô đều có kiểu Normal. Nó có thể copy style từ một Workbook này tới Workbook khác.

Tạo một style

- Lựa chọn một ô định dạng với các thuộc tính

- Từ menu Format, kích Style.
- Hộp thoại Style xuất hiện, gõ tên kiểu vào Style name hoặc kích vào mũi tên xổ xuống và chọn

- Lựa chọn nút Modify để thay đổi các thuộc tính. Hộp thoại Format Cells hiển thị

- Kích chọn các tab Number, Alignment, Font, Border, Patterns, Protection và thực hiện các thay đổi. Kích OK để trở lại hộp thoại Style

- Kích OK

Áp dụng một style
- Lựa chọn vùng bạn muốn định dạng

- Từ menu Format, kích Style.

- Lựa chọn style từ Style name

- Kích OK.

Bài 8: Excel Macro – Tự động hóa các nhiệm vụ phức tạp

Macro là một chương trình bao gồm các lệnh và hàm được thi hành các thao tác mỗi khi bạn cần. Macro có thể tự động thực hiện thao tác và làm giảm các bước để hoàn thành những công việc thường xuyên.

Cách đơn giản để tạo một Excel Macro là có bản ghi các hoạt động Excel và lưu giữ nó như một macro. Macro có thể chạy lại hay thay đổi bất cứ lúc nào.

Tạo macro

- Từ menu Tools, chọn Macro và kích Record New Macro.

- Hộp thoại Record Macro hiển thị, nhập vào tên ở mục Macro name
- Trong phần Description: mặc định là dạng “Macro recorded 8/26/2006 by SmartPoint” (tức là gồm có ngày tháng và tên người sử dụng. Nếu muốn, bạn có thể thay đổi)

- Để bắt đầu ghi, kích OK

- Thực hiện các hành động để macro ghi lại, các hành động này có thể là sự phối hợp nhiều lệnh trong Excel.

- Để dừng ghi, từ menu Tools, chọn Macro và kích Stop Recording.

Gán một phím tắt cho macro

- Từ menu Tools, chọn Macro và kích Macros.

- Hộp thoại Macros xuất hiện, chọn tên macro (nếu đã lưu trước đó) để gán một phím tắt.
- Kích nút Options để hiển thị hộp thoại Macro Options

- Tại mục Shortcut key, nhập một ký tự vào sau hộp Ctrl+ (ví dụ Ctrl+ I). Phím tắt này sẽ được sử dụng để gọi macro.

- Kích OK để trở về hộp thoại Macro

- Kích nút Cancel để bỏ qua hộp thoại.

Chạy macro sử dụng công cụ lệnh

- Từ menu Tools, chọn Macro và kích Macros.

- Hộp thoại Macro hiển thị, trong mục Macro name, chọn tên macro mà bạn muốn chạy

- Kích nút Run. Chú ý: Nếu bạn muốn thay đổi hay xóa macro, chỉ cần kích vào nút Edit hay Delete

Chạy macro bằng phím tắt

- Ấn tổ hợp phím Ctrl+? (với ? là ký tự đã gán)

Tạo một nút lệnh và gán Excel macro

- Nếu thanh công cụ Forms không hiển thị, kích chuột phải trên thanh công cụ, từ menu pop-up, chọn Forms.

- Để tạo một nút lệnh, từ thanh công cụ Forms kích vào biểu tượng Button
- Sau đó dùng chuột kéo tới vị trí bạn muốn, khi đó xuât hiện dấu + và bạn có thể kéo tới cỡ tùy ý

- Khi nhả chuột, hộp thoại Assign Macro xuất hiện.
- Kích nút Record, hộp thoại Record Macro xuất hiện

- Từ mục Macro name: nhập tên của macro cần gọi

- Kích nút OK

- Khi đó, macro được lưu lại một cách thông thường, kích vào nút lệnh, chọn Edit Text từ menu pop-up
- Để chạy macro, kích vào nút vừa tạo.

Thay đổi tên button

- Kích đúp vào button, khi đó tên button được đánh dấu

- Gõ vào một tên mới và kích vào vùng bảng tính

Xóa button

- Kích vào nút và ấn phím Delete

Bài 9: Bảo vệ bảng tính và file Excel

Các tính năng bảo vệ bảng tính và file Excel cho phép bảo vệ tài liệu và chỉ người có quyền mở được. Bạn có thể đặt mật khẩu và khi có ai đó muốn mở tài liệu thì cần phải có mật khẩu đó.

Lập mật khẩu để mở và chỉnh sửa file

- Từ menu File, kích Save As.

- Hộp thoại Save As xuất hiện, kích Tools và từ menu xổ xuống chọn General Options.
- Hộp thoại Save Options xuất hiện, nhập mật khẩu vào mục Password to open: Với tính năng này, bạn phải nhập mật khẩu để mở file
- Nếu bạn chỉ nhập mật khẩu vào Password to modify thì đây là một cách vẫn cho phép mở và xem tài liệu. Nếu người đọc muốn chỉnh sửa và lưu lại thì phải nhập mật khẩu, nếu không có mật khẩu thì phải lưu với một tên khác.

- Kích nút OK. Sau đó bạn phải nhập lại mật khẩu để chắc chắc mật khẩu hoàn toàn đúng.

Chú ý:

+ Hộp chọn “Always create backup” của Excel sẽ tạo một file sao chép trong mọi lúc khi lưu file. File có đuôi mở rộng là BAK, file backup sẽ được lưu trong thư mục như file gốc.

+ Nếu mục "Read-only recommended" được tích, hộp thoại sau đây hiển thị khi tài liệu được mở lại
- Kích Yes.

- Tài liệu sẽ được mở lại với tính năng chỉ đọc ‘read-only’

- Nếu có thay đổi trên file, bạn không thể lưu với tên file đó. Vì vậy muốn lưu được bạn cần thay đổi tên file

Gỡ bỏ mật khẩu trên một file

- Mở file chứa mật khẩu muốn gỡ bỏ (mở bằng cách nhập mật khẩu khi có yêu cầu)

- Từ menu File, kích Save As.

- Hộp thoại Save As hiển thị, chọn General Options từ menu xổ xuống của biểu tượng Tools

- Hộp thoại Save Options hiển thị, xóa mật khẩu đã đặt

- Kích nút OK để đóng hộp thoại Save Options

- Kích nút Save để lưu file, hiển thị một hộp thoại

- Kích nút Yes

Bảo vệ file

- Từ menu Tools, chọn Protection và kích Protect Workbook.

- Hộp thoại Protect Workbook hiển thị
- Hộp thoại Protect Workbook cho bạn 2 lựa chọn:

Structure Cấu trúc Không cho phép mọi thay đổi cấu trúc file đã được chọn. Ví dụ, bạn sẽ không thể soạn thảo, chèn, xóa, đổi tên, copy, di chuyển hay ẩn các sheet Windows Không cho phép các thay đổi kích thước các file. Các điều chỉnh về kích thước cửa sổ (đóng, mở rộng, thu nhỏ và khôi phục) sẽ bị ẩn đi. - Nhập mật khẩu vào cột Password. Kích OK.

- Bạn phải nhập lại mật khẩu để chắc chắc mật khẩu hoàn toàn đúng

- Kích OK.

Bỏ bảo vệ file

- Từ menu Tools, chọn Protection và kích Unprotect Workbook.

- Nhập mật khẩu và kích OK.

Bảo vệ bảng tính (sheet)

- Từ menu Tools, chọn Protection và kích Protect Sheet.

- Hộp thoại Protect Sheet hiển thị
- Từ hộp thoại Protect Sheet, bạn có thể tích vào các tính năng ở mục “Allow all users of this worksheet to” để không ai có thể thay đổi các định dạng đó. Nếu mục nào không được tích thì người khác có thể có các thay đổi theo mục đó.

- Nhập mật khẩu trong cột Password to unprotect sheet, kích OK

- Bạn phải nhập lại mật khẩu để chắc chắc mật khẩu hoàn toàn đúng

- Kích OK.

Bỏ bảo vệ bảng tính (sheet)

- Từ menu Tools, chọn Protection và kích Unprotect Worksheet.

- Nhập mật khẩu và kích OK.

Bài 10: Các bước hướng dẫn để in trong Excel

Kỹ thuật in, hay làm thế nào để in bảng tính trong Excel?

Để in được, Microsoft Excel cần máy in phải được cài đặt và kết nối với máy tính của bạn. Nếu máy in đã được kết nối với máy tính. Hãy bật máy in và đặt giấy vào khay máy in.

Sau đây là các bước hướng dẫn về cách in trong Excel.

Cài đặt trang in

Cài đặt trang in bao gồm thay đổi kích thước trang, định dạng trang và chất lượng trang in

Thay đổi tùy chọn thiết lập trang

- Từ menu File, chọn Page Setup.

- Hộp thoại Page Setup xuất hiện, chọn tab Page
Thiết lập định hướng trang in

Trong phần Orientation, kích vào các nút chọn Portrait (quay giấy dọc) hoặc Landscape (quay giấy ngang)

Thiết lập kích thước trang in

- Trong phần Scaling, chọn Adjust to: nhập tỷ lệ phần trăm (bạn có thể kích nút lên hoặc nút xuống để tăng hoặc giảm kích thước)

- Chọn Fit to: thiết lập độ rộng và chiều cao cho trang

Thiết lập những lựa chọn khác cho trang in

Paper size Trong mục Paper size: lựa chọn khổ giấy từ danh sách xổ xuống Print quality Trong mục Print quality: chọn chất lượng in từ danh sách xổ xuống (dpi càng cao– chất lượng càng tốt) Page numbering Để bắt đầu đánh số trang, chọn mục First page number: nhập số trang bạn muốn Căn lề trang in

Căn lề trang in trong Microsoft Excel bao gồm căn chỉnh lề trên, lề dưới, lề trái, phải của trang. Bạn cũng có thể căn chỉnh để dữ liệu đặt ở giữa trang.

Để thay đổi lề trang

- Hộp thoại Page Setup xuất hiện, chọn tab Margins
- Kích lần lượt Top, Bottom, Left, Right và thay đổi các thiết lập

- Kích vào Header để thay đổi lề đầu trang và Footer để thay đổi lề chân trang

- Kích OK. Chú ý: Tại phần Center on page, bạn có thể chọn Horizontally (theo chiều ngang) hoặc Vertically (theo chiều dọc) để có được vị trí đặt dữ liệu tốt nhất
Thiết lập Header/Footer

Thiết lập đầu trang (Header) và chân trang (Footer) rất quan trọng, nó tác động đến cách nhìn tổng quát của một trang in.

Thay đổi tiêu đề trang và chân trang

- Chọn tab Header/Footer từ hộp thoại Page Setup

- Kích vào mũi tên xổ xuống của phần Header: các kiểu header đã có sẵn trong danh sách. Lựa chọn kiểu đặt header bạn muốn

- Kích nút Custom Header hoặc Custom Footer để hiển thị hộp thoại Header (hoặc Footer)
- Trong phần Left section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở lề trái của header hay footer

- Trong phần Center section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở giữa của header hoặc footer

- Trong phần Right section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở lề phải của header hoặc footer

- Bạn cũng có thể lựa chọn các tùy chọn sau:


Format font Kích vào nút format font (biểu tượng A) sau khi đánh dấu đoạn cần thay đổi font, cỡ và kiểu chữ Page number Chèn số vào mỗi trang Number of pages Sử dụng tính năng đánh số trang để tạo chuỗi các trang từ trang 1 đến 15 Date Đưa vào ngày hiện tại Time Đưa vào giờ hiện tại File path Chèn thêm tên đường dẫn (vị trí file) File name Thêm tên vào file workbook Tab name Thêm tên vào tab worksheet Insert picture Chọn vì trí để chèn ảnh Format picture Định dạng chèn ảnh - Kích OK sau khi kết thúc

- Tiêu đề trang (chân trang) mới sẽ được hiển thị trong hộp thoại Page Setup

- Kích OK để đóng hộp thoại Page Setup

Excel Printing – Thiết lập bảng tính

Trong việc in ấn Excel, thiết lập trang tính rất quan trọng. Nó sẽ kiểm soát trang nào được in và nơi để in. Bởi vậy phải chắc chắn bạn thực hiện những bước sau thật cẩn thận

Thay đổi các tùy chọn trang tính

- Từ menu File, chọn Page Setup.

- Hộp thoại Page Setup hiển thị, chọn tab Sheet
- Thay đổi các tính năng sau:

Print area Nhập bảng tính muốn in, hoặc kích vào biểu tượng bên phải hộp và kéo worksheet xuống để in Rows to repeat at top Kích vào biểu tượng bên phải hộp và kéo dòng bạn muốn để lặp lại phía trên cùng của trang. Với cách này thì dòng đó sẽ xuất hiện ở mọi trang tính. Columns to repeat at left Kích vào biểu tượng phía bên phải hộp và kéo cột bạn muốn lặp lại phía bên trái của trang. Với cách này, khi in thì cột bên trái xuất hiện ở mọi trang tính Elements that will print Tích vào các hộp trong mục Print nếu muốn. Ví dụ Gridlines, Black and White (đen trắng), Draft Quality (in thử), Row and Column Headings (đề mục hàng và cột) Page order Trong mục Page order, lựa chọn Down, then over hoặc Over, then down. Bạn sẽ thấy được hiệu ứng này khi dữ liệu trong trang tính không đủ trong một trang in - Một số đặc tính ở mục Print (khi tích vào những lựa chọn này):

Gridlines Sẽ in cả phần lưới của bảng tính Excel Black and white In dữ liệu theo màu đen và trắng Draft quality In với chất lượng thử, không phải chất lượng in thông thường Row and column headings Bảng tính được in bao gồm tiêu đề hàng và cột - Phía bên phải hộp thoại, có 3 nút:

Options Xem lại việc cài đặt máy in Print Preview Xem lại trang tính trước khi in Print In trang tính. Thay đổi cài đặt in trong Excel

- Từ menu File, chọn Print.

- Hộp thoại Print hiển thị, thực hiện những thay đổi cần thiết sau:
- Ở phần Printer, mục Name: lựa chọn máy in bạn muốn dùng

- Trong phần Page range, lựa chọn All nếu bạn muốn in tất cả các trang trong một vùng, hoặc nhập trang bắt đầu in vào From và kết thúc vào To

- Trong phần Print what, lựa chọn phần muốn in. Ví dụ, Phần được chọn, phần trang tính, hay toàn bộ sổ làm việc

- Trong mục Number of copies: chỉ định số bản được in ra

- Kích vào nút Properties để hiển thị hộp thoại Properties

- Thay đổi các lựa chọn. Lựa chọn này sẽ làm thay đổi kết quả trên máy in

- Kích OK để đóng hộp thoại

- Kích tiếp OK để bắt đầu in worksheet

Chú ý: Trước khi kích nút OK, phải chắc chắn là bạn đã đặt giấy vào khay của máy in.

Bài 11: Giải quyết vấn đề về tính năng trợ giúp Excel?

Bạn có gặp khó khăn khi sử dụng Excel không? Hãy thử các tính năng trợ giúp của Microsoft Excel

Với những tính năng này, bạn có thể giải quyết tất cả các vấn đề về Excel. Đó cũng là một trong những tính năng quan trọng, bởi vậy bạn có thể tìm ra những tính năng đặc biệt từ cơ bản đến phức tạp

Hãy thực hiện các bước hướng dẫn sau đây:

Chú ý: Bạn có thể kết nối với Internet để biết thêm về các tính năng trợ giúp của Microsoft Excel 2003

Để bắt đầu trợ giúp của Microsoft Excel

- Kích vào biểu tượng Microsoft Excel Help (dấu ?) trên thanh công cụ Standard
- Bạn sẽ thấy task pane của Excel Help hiển thị phía bên phải màn hình Excel

- Gõ từ có liên quan vào mục Search for để được trợ giúp
- Ví dụ: Gõ “excel chart” và ấn Enter. Sau đó, kết quả tìm kiếm được hiển thị (thường có khoảng 20 kết quả)
- Kích vào chủ đề nào đó, chúng sẽ đề cập tới cách tạo một biểu đồ trong Excel, sau đó kích vào Create a chart

- Cách này sẽ cho bạn những hướng dẫn để tạo một biểu đồ. Có 2 bước để tạo một biểu đồ.
- Bạn có thể kích vào đường link để biết thêm thông tin. Sau khi kết thúc, kích vào nút Close để trở lại pane Search Results

- Để tìm kiếm đề tài khác, chỉ cần kích nút Back từ pane Search Results để quay lại các trang đã xem qua. Bạn cũng có thể sử dụng nút Forward để trở lại những trang trước đó.