Có một số mâu thuẫn khi nói về cách chúng ta sắp xếp lịch trình tại nơi làm việc ngày nay. Càng ngày, công việc của chúng ta càng đòi hỏi sự sáng tạo và tư duy đổi mới. Tuy nhiên, rất ít người dành thời gian để dành cho những suy nghĩ sáng tạo thực sự trong ngày.

Thay vì dành thời gian dài tập trung để giải quyết các vấn đề lớn, lịch của chúng ta sẽ thật nhiều lỗ hổng - giống như miếng “Pho mát Thụy Sĩ”. Một cuộc họp đó đây. Một vài cuộc gọi. Một số nhiệm vụ liên quan đến quản trị và tài liệu.

Nhưng ai có thể “đưa ra ý tưởng mới”  với thời lượng 15 phút giữa cuộc họp ăn trưa bắt buộc của họ và cuộc gọi kéo dài hàng giờ với đội ngũ bán hàng lúc 1:30?

Nếu công việc của bạn là nghĩ ra những ý tưởng mới và sáng tạo, khi  việc này không hề hiệu quả. Vậy thì theo bạn phải làm gì?

LÀM THẾ NÀO ĐỂ CHÚNG TA SẮP XẾP CÔNG VIỆC KHÁC BIỆT VỚI LỊCH TRÌNH “NHÂN VIÊN” VÀ “QUẢN LÝ” ?

Bạn có thể chia công việc mà hầu hết mọi “nhân viên” trong ngày thành hai loại. Có những khoảnh khắc mà ở đó, chúng ta  đang quản lý những người khác, những dự án hoặc chính chúng ta. Và những khoảnh khắc mà chúng ta đang tạo ra các tài liệu bằng văn bản, thiết kế logo, ứng dụng mã hóa, vv.

Hai loại công việc này không loại trừ lẫn nhau. Tuy nhiên, mỗi yêu cầu một cách tiếp cận rất khác nhau để ngày của bạn thành công.

Trong một bài luận nổi tiếng hiện nay, lập trình viên và người sáng lập Y Combinator, Paul Graham đã đề xuất hai cách để lên lịch cho ngày của bạn dựa trên loại công việc bạn làm:

• Lịch trình của người quản lý: Lịch trình kiểu cuộc hẹn cuốn sách điển hình với mỗi ngày được cắt thành các khoảng thời gian (hoặc ít hơn). Như Graham giải thích “Khi bạn sử dụng thời gian theo cách đó, thì đó chỉ là một vấn đề thực tế khi gặp ai đó. Tìm một vị trí còn trống trong lịch trình của bạn, đặt chúng và bạn đã hoàn thành.”
• Lịch trình của "nhân viên": Những người làm việc nhiều hơn, công việc sáng tạo, cần một lịch trình với các đơn vị lớn hơn. Thường là nửa ngày một lần. Như Graham viết: “Bạn có thể viết chương trình tốt trong vòng một giờ. Đó là hầu như không đủ thời gian để bắt đầu.”

Điều này nghe có vẻ tuyệt vời trong lý thuyết. Nhưng trong thực tế? Nó có một cái nhìn khá lý tưởng về cách mà hầu hết mọi người dành thời gian của họ. Người sáng lập của Basecamp, Jason Fried, giải thích:

“Mọi người không có đủ thời gian nữa. Họ có thể nói họ làm việc 8 giờ 10 giờ một ngày. Nhưng họ không có. Họ làm việc 15 phút và 20 phút, 25 phút và 6 phút và có thể 45 phút nếu họ may mắn. Và điều đó dường như đã bị phá vỡ với tôi.”

Rất ít người trong chúng ta có mức độ kiểm soát và tự chủ cần thiết để ngăn chặn nửa ngày mà không có bất kỳ cuộc gọi hay cuộc họp nào. Thay vào đó, chúng ta  dành nhiều ngày của chúng ta làm nhiều việc cùng một lúc. chúng ta nhảy qua lại giữa việc thực hiện và quản lý chỉ để đạt được thời hạn và đáp ứng điều mình mong đợi.

Nhưng như chúng ta đã biết, làm nhiều việc cùng một lúc là một điều gì đó không có thật. Và việc chuyển đổi bối cảnh giữa giao tiếp và suy nghĩ sáng tạo chỉ giết chết chất lượng của cả hai.

” Điều đáng nói ở đây không phải việc sử dụng lịch trình của nhân viên là một nguyên nhân gây ra sai lầm . Nhưng thay vào đó, chúng ta cần có chiến lược về việc lập một lịch trình cho phép cả hai.

Ở đây, một vài gợi ý từ những người đã tìm thấy sự cân bằng đó:

CHIA THỜI GIAN TRONG TUẦN CỦA BẠN THÀNH THỜI GIAN CỦA NHÂN VIÊN VÀ NGƯỜI QUẢN LÝ

Khi Harrison Harnisch chuyển từ một người đóng góp cá nhân sang lãnh đạo kỹ thuật tại công ty truyền thông xã hội Buffer, lịch trình của anh đột nhiên chuyển từ những khoảng thời gian dài để thực hiện, với đầy những vấn đề về quản lý.

Các nhóm từ khắp công ty bắt đầu tìm đến anh ấy để lãnh đạo và giúp đỡ. anh ấy không chỉ bắt đầu nhận được nhiều câu hỏi hơn mà còn thường được hỏi với ý nghĩa cấp bách, nghĩa là anh ấy cần phải chuyển sự tập trung của mình ra khỏi thời gian “nhân viên” và trả lời chúng ngay lập tức.

“Đặc biệt là khi làm việc trên các dự án trải rộng trên nhiều nhóm, có một lượng lớn bối cảnh cần được hình thành trong tâm trí của bạn trước khi bạn bắt đầu giải quyết vấn đề,” anh viết.

“Bối cảnh của một tòa nhà có thể mất hàng giờ, nhưng có thể mất toàn bộ chỉ bởi một sự gián đoạn ngẫu nhiên”

Để tìm sự cân bằng giữa kỳ vọng của mình với tư cách là một kỹ sư phần mềm và là một nhà lãnh đạo, anh quyết định tách thời gian trong tuần của mình. Một số ngày chỉ tập trung vào các nhiệm vụ của người quản lý, trong khi những ngày khác chỉ dành cho mã hóa.

Bằng cách này, anh ấy không chỉ đặt ra những kỳ vọng của riêng mình về cách một ngày nên được đối xử (tức là anh ấy biết khi anh ấy thực hiện và có thể bỏ qua các gián đoạn và khi nào anh ấy cần có sẵn. Nhưng đồng đội của anh ấy cũng làm như vậy.

(Mẫu trực quan là một cách tuyệt vời để chia sẻ lịch làm việc của bạn với nhóm của bạn.)

Tìm sự cân bằng giữa thực hiện và quản lý có nghĩa là cởi mở về lịch trình hàng ngày của bạn để những người phụ thuộc vào bạn biết bạn đang ở chế độ nào.

Và, như Harrison giải thích, trong khi bạn giành chiến thắng, luôn có thể bảo vệ thời gian của bạn để thực hiện, đặt ra những kỳ vọng đó là một phần quan trọng để đạt được thời hạn của chính bạn và thực hiện công việc có ý nghĩa.

“Một điều quan trọng cần lưu ý là thời gian làm việc tập trung  có thể bị gián đoạn bởi những điều vừa cấp bách vừa quan trọng. Bỏ qua thông báo sẽ là điều tệ hại cho tất cả mọi người! Tuy nhiên, coi mọi câu hỏi là khẩn cấp có khả năng gây hại nhiều hơn là tốt.”

SỬ DỤNG “GIỜ LÀM VIỆC VĂN PHÒNG”, NGƯỜI DÙNG ĐỂ TÁCH BIỆT VIỆC QUẢN LÝ

Nếu bạn có thể cam kết thực hiện đầy đủ mỗi ngày mọi tuần, một lựa chọn khác là chia thời gian biểu mỗi ngày để thực hiện và quản lý.

Mặc dù nghe có vẻ đơn giản, nhưng khó khăn của phương pháp này là việc quản lý thường cảm thấy cấp bách hơn và có thể nhanh chóng len lỏi vào thời gian thực hiện của bạn. Và, như Graham giải thích trong bài luận của mình, ngay cả một sự xao nhãng đơn giản cũng có thể ném toàn bộ thời gian của bạn ra ngoài cửa sổ:

Tôi thấy một cuộc họp đôi khi có thể ảnh hưởng đến cả một ngày. Một cuộc họp thường chiếm thời gian  ít nhất nửa ngày, bằng cách chịu mất một buổi sáng hoặc buổi chiều.

Tuy nhiên, ngoài ra còn có một số hiệu ứng xếp tầng. Nếu tôi biết buổi chiều sẽ bị bỏ lỡ , tôi sẽ ít có khả năng bắt đầu một cái gì đó đầy tham vọng vào buổi sáng.

Tại Basecamp, nhà sản xuất phần mềm quản lý dự án, họ đặt ra cái mà họ gọi là “giờ làm việc văn phòng” để quản lý và đặt câu hỏi.

Theo cách tương tự, một giáo sư đại học có thời gian cụ thể họ có sẵn, giờ làm việc của văn phòng là những khoảnh khắc trong ngày khi mọi người biết bạn có mặt ở đấy  để quản lý.

Là một thứ được  bổ sung thêm, loại lịch trình này cho phép bạn tăng năng suất  thông qua các hoạt động tương tự khi bạn ở đấy trong thời gian ngoài giờ làm việc. Như nhà văn và nhà thiết kế bán chạy nhất Paul Jarvis giải thích rằng 

“Bạn càng có thể tập trung vào một loại nhiệm vụ càng lâu, bạn càng có thể hoàn thành nó nhanh hơn. Vì vậy, nhóm tất cả các văn bản tôi phải làm vào một buổi sáng là tôi có thể viết  5-6 bài viết trong one fell swoop ( một hành động bất ngờ ) .Tuyệt . Hoặc tôi sẽ dành cả ngày để lập trình các trang web cho khách hàng, điều này giúp bộ não của tôi chuyển sang chế độ mã hóa.”

Một lần nữa, chìa khóa thành công trong việc này là thiết lập và bám sát kỳ vọng. Hãy để mọi người cần biết lịch trình của bạn là gì. Và sau đó kiểm tra lại để thực hiện. Có rất ít trường hợp khẩn cấp có thể chờ đợi cho đến khi đến khi bắt đầu làm việc theo lịch trình của bạn   .

Vì bạn biết những giờ đó chỉ là của bạn, bạn có thể sử dụng tính năng FocusTime của RescueTime để tránh việc bị làm phiền và thông báo hoặc thậm chí chỉ chuyển sang chế độ Không làm phiền trên máy tính xách tay và điện thoại của bạn.

TẠO THÓI QUEN CŨNG NHƯ QUY CỦ CHO THỜI GIAN CỦA BẠN

Bất kể bạn lập lịch trình như thế nào, ở đó, luôn luôn có sự xích mích khi bạn đi từ thời gian của nhân viên  đến Người quản lý (hoặc ngược lại). Và ma sát đó là nơi mà bạn rất có thể trượt lên và vô tình cho thời gian của bạn trôi đi một cách vô nghĩa.

Một cách để giải quyết điều này là sử dụng cả thói quen và quy củ .

Các thói quen là những gì chúng ta chủ yếu dùng để thiết lập các ngày hoặc thời gian cụ thể trong ngày mà thời gian "nhân viên" của bạn là quan trọng  và không nên động vào. Mặt khác, các nghi thức là thứ giúp bạn chuyển khỏi việc quản lý và chuyển sang chế độ nhân viên 

Như Brain Picking, Maria Popova giải thích, thói quen và quy củ thực sự chỉ là hai mặt của cùng một đồng tiền:

“Trong khi thói quen nhằm mục đích làm cho sự hỗn loạn của cuộc sống hàng ngày trở nên dễ kiểm soát và dễ kiểm soát hơn, thì làm việc quy củ nhằm mục đích thấm nhuần với sự kì diệu.”

Hãy nghĩ đến Maya Angelou, người chỉ viết trong phòng khách sạn nhỏ. Hoặc Jack Kerouac, người chắc chắn chạm đất chín lần trước khi bắt đầu công việc sáng tạo của mình. Hay thậm chí là Beethoven, người đã đếm 60 hạt cà phê cho người pha cà phê hàng ngày của mình trước khi bắt đầu.

Trong khi bạn không phải đi đến những thái cực như vậy, một số nguyên tắc giúp đặt bạn trong chế độ “nhân viên” là một công cụ mạnh mẽ.

CÁCH SỬ DỤNG RESCUETIME ĐỂ KHÁM PHÁ XEM BẠN ĐANG CÓ MỘT NGÀY “QUẢN LÝ” HAY “NHÂN VIÊN”  ?

Tất cả những điều này giả định rằng chúng ta nhận thức được cách chúng ta dành thời gian mỗi ngày. Nhưng như chúng ta đã thấy từ việc nghiên cứu hàng trăm triệu giờ trong thời gian làm việc, rất ít người trong chúng ta làm được như vậy.

Tác giả của Deep Work, Cal Newport, viết:

“Chúng ta  dành nhiều thời gian trong ngày để làm việc máy móc một cách tự động -- Không nghĩ nhiều đến những gì chúng ta  đang làm với thời gian của mình. Đây là một vấn đề.”

“Thật khó để ngăn chặn những yếu tố rất nhỏ len lỏi vào mọi góc trong lịch trình của bạn nếu bạn không đối mặt, ngoài việc dễ dàng cho qua , sự cân bằng hiện tại giữa công việc sâu và nông, và sau đó áp dụng thói quen tạm dừng trước khi hành động và hỏi, 'Điều này  có phải thứ ý nghĩa nhất ở thời điểm này không ??”

Đó là một phản xạ khó có thể tự làm. Nhưng bằng cách sử dụng RescueTime, bạn có thể nhanh chóng hiểu được cách bạn sử dụng hàng ngày và ngay cả khi bạn chuyển từ nhân viên sang người quản lý

Ví dụ, bạn có thể xem báo cáo của bạn hàng ngày theo giờ để biết  khi nào bạn có thể làm công việc mà bạn cho là nhân viên sẽ thực hiện hiệu quả.

Nếu bạn thấy nhiều giờ trong đó công việc đó là phân khúc lớn nhất (hoặc duy nhất!), Thì đó là thời gian nhân viên  của bạn. Nếu thời gian của nhân viên được ưu tiên, hãy xem để thấy điều đó trong biểu đồ của bạn thường xuyên.

Nếu bạn thấy thời gian mà giao tiếp chiếm ưu thế, hoặc có một số hoạt động được đưa ra thời gian bằng nhau trong suốt cả giờ, thì đó có lẽ không phải là thời gian làm nhân viên của bạn.

Dưới đây, một ví dụ từ Giám đốc điều hành của RescueTime , Robby Macdonell:

Mô hình hàng ngày của Robby - Tháng 7

Robby xem xét ‘Thiết kế & sáng tác Thời gian tạo của anh ấy. Điều đó bao gồm thiết kế sản phẩm mới, viết và lập kế hoạch dài hạn. Và trong khi đó, rõ ràng rằng anh ấy sẽ hoàn thành công việc đó vào buổi chiều, thời gian đó vẫn ngập tràn trong giao tiếp và các nhiệm vụ khác.

Hãy tập trung trong một ngày để làm rõ ràng cho điều này : 

Thời gian “Nhân viên” của Robby là từ 4-7h chiều

ĐIỀU GÌ NẾU BẠN MUỐN GIÚP BẢO VỆ THỜI GIAN “NHÂN  VIÊN” CỦA BẠN?

Có một vài cách mà RescueTime có thể giúp bạn : 

Đầu tiên, bạn có thể tạo bộ lọc thời gian tùy chỉnh cho những ngày hoặc giờ bạn muốn lưu để thực hiện.

(Để thực hiện việc này, hãy đi tới Bộ lọc nâng cao và sau đó Thêm bộ lọc thời gian mới)

Tạo bộ lọc thời gian mới trong RescueTime

Hãy để lại ví dụ về Buffer  Harrison Harnisch. Harrison muốn ưu tiên công việc cho nhân viên vào thứ 3, thứ, thứ5 . Bằng cách đặt bộ lọc thời gian vào những ngày đó từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều, anh ấy có thể kiểm tra các báo cáo của mình để xem liệu anh ấy có đúng với lịch trình nhân viên  của mình không.

Hoặc, tiến thêm một bước nữa, anh ấy có thể thiết lập RescueTime để thông báo cho mình  nếu anh ấy dành quá nhiều thời gian cho các hoạt động không phải của nhân viên trong những khoảng thời gian đó.

Làm thế nào để bạn thực hiện một lịch trình cho ngày của mình mà không tùy thuộc vào người khác. Và bạn càng kiểm soát được nhiều thời gian của mình để thực hiện, bạn càng cảm thấy tốt hơn về tiến trình bạn đạt được mỗi ngày.

Dành một khoảng thời gian để xem các dữ liệu hàng ngày của riêng bạn. Bạn có dành cho mình đủ thời gian để sáng tạo không? Hay bạn đang dùng cả ngày để hoàn thành công việc ? Với một chút công sức bỏ ra, bạn hoàn toàn có thể vừa làm nhân viên vừa làm người quản lý.