Trong một ngày, tôi nhận được hàng trăm email. Điều đó thực sự rất tệ.

Điều tồi tệ nhất là hầu hết các email đều quan trọng và tôi không thể phản hồi lại tất cả.

Đó có thể là email từ các sinh viên của “ One month”  những người nản lòng mà tôi muốn giúp, một số khác từ những người đã đọc bài viết của tôi và họ muốn gặp mặt, hoặc từ những người bạn của tôi.

Tôi giải quyết bằng cách đọc từng email mà tôi nhận được. Điều đó có nghĩa là tôi phải dành ít nhất 1 giờ để đọc tất cả email và quyết định xem email nào cần được phản hồi gấp và email nào không.

Trong nỗ lực giúp mọi người giảm thiểu tiếng ồn từ email của họ và hy vọng có được một ít thời gian rảnh, tôi muốn chia sẻ với bạn một vài mẹo, mà tôi thấy là hữu ích khi viết thư cho những người có nhiều email.

1. Hãy viết email ngắn gọn

Nếu bạn có thể viết một email ngắn hơn 3 -4 câu, điều đó sẽ dễ dàng hơn trong việc đọc nó ngay sau đó. Nếu email của bạn dài hơn 1 hoặc 2 đoạn, mọi người thường sẽ đọc nó chậm hơn và có thể sẽ mất một thời gian dài để bạn nhận được phản hồi.

Đây là một email thực sự dài mà tôi đã nhận được gần đây ( Bạn không cần phải đọc hết tất cả, chỉ cần dọc lướt qua):

Xin chào Mattan,

Tên tôi là … , tôi mới tốt nghiệp gần đây ở California nhưng hiện đang sống tại …., và tôi đang tìm kiếm một công việc. Tôi có bằng Cử nhân về Kế toán, nhưng tôi không có nhiều may mắn khi tìm  việc trong lĩnh vực này và thành thật với bạn, tôi đang đấu tranh với ý tưởng trở thành một kế toán viên. Tôi luôn luôn có suy nghĩ đó trong tâm trí của tôi khi còn ở  trường, nhưng điều đó bị cản trở bởi vì tôi nghĩ rằng đó là một phần kỹ năng mà thường bị bỏ qua bởi các doanh nhân trẻ, đó là nhiều hơn những gì tôi thấy bản thân mình.

Hôm nay, trên tin tức ở đây, họ đang điều hành một phân khúc nói rằng nhiều công ty trong thành phố (…) đang tìm kiếm các lập trình viên. Tôi luôn muốn làm lập trình nhưng kinh nghiệm của tôi còn hạn chế. Mức độ kinh nghiệm của tôi trong việc viết mã lập trình đến từ việc tạo ra một số macro trong trình soạn thảo ngôn ngữ lập trình trong Microsoft Excel, điều mà tôi thấy khá thú vị.

Tôi đã xem trang web được quảng cáo và tôi nghĩ rằng đây có thể là điều tôi muốn theo đuổi. Tôi đã tự hỏi liệu bạn có thể cung cấp cho tôi một số lời khuyên như tôi nên bắt đầu ở đâu. Đây là trang web trong trường hợp bạn muốn kiểm tra nó: (…)

Sau khi xem xét các yêu cầu tối thiểu, tôi thấy rằng tôi đang thiếu những điều sau đây:

- Kinh nghiệm phát triển 
- Quen thuộc với ít nhất một mệnh lệnh (C / C ++, Java, Javascript, C #, Python, Ruby, v.v.) hoặc ngôn ngữ chức năng (Haskell, Scala, F #, Clojure, vv) 
- Sự hiểu biết về cấu trúc và thành phần điều khiển cơ bản các chương trình như vòng lặp, biến, hàm, đối tượng và lớp có khả năng.

Điều đầu tiên mà tôi đã làm sau khi nhìn thấy các yêu cầulà tìm  "làm thế nào để mã hóa" trên YouTube và đó là cách tôi biết đến bạn. Và bài nói chuyện của bạn "Cách tự dạy về mã lập trình”. Điềutôi tự hỏi là liệu lời khuyên từ video vẫn được áp dụng đến hôm nay và liệu Rails vẫn là cách để thực hiện, hoặc nơi bạn sẽ bắt đầu nếu bạn đang ở trong tình huống của tôi. Một điều nữa cần lưu ý là máy tính của tôi ở California và tại thời điểm này, tất cả những gì tôi có thể truy cập là chromebook.  Điều này có đủ để bắt đầu hoặc tôi sẽ cần điều gì đó với hệ điều hành truyền thống?

Xin lỗi vì một email giới thiệu dài như vậy, nhưng tôi hy vọng bạn có cơ hội đọc và trả lời nó.

Cảm ơn bạn về video và bài nói chuyện, tôi sẽ đi sâu vào tìm hiểu  các chi tiết bạn đã thảo luận trong những ngày tới.

Hy vọng rằng một số tuyết ở NY đang bắt đầu tan chảy!

Woah- Thật quá nhiều để đọc nó. Bạn có thể lấy tất cả thông tin trên và đánh dấu thành 3 câu đơn giản:

Xin chào Mattan,

Tôi vừa mới xem bài nói chuyện của bạn "Cách tự dạy về mã lập trình” từ Internet Week, nhưng tôi thấy nó đã được đăng gần hai năm trước.  Vậy lời khuyên của bạn trong video vẫn còn được áp dụng chứ?

Nếu có, tôi có thể sử dụng Chromebook hoặc tôi cần điều gì trong hệ điều hành truyền thống nữa không?

Nó sẽ tốt hơn. Tôi biết rằng có nhiều thông tin cơ bản bị thiếu, nhưng mọi người thường có xu hướng nghĩ rằng, họ cần cung cấp nhiều thông tin hơn người đọc thực sự cần.

2. Định dạng dễ đọc, rõ ràng

Các email sẽ dễ đọc hơn  khi  được chia nhỏ thành một hoặc hai câu mỗi đoạn so với các đoạn văn dài.

Dưới đây là ví dụ về email chưa được định dạng mà tôi nhận được gần đây:

Xin chào Mattan,

Tôi đã học lớp omamils ​​kỹ năng April. Đó là một lớp giới thiệu tuyệt vời. Hiện tại, tôi đang làm theo lời khuyên của bạn bằng cách làm hướng dẫn của Hartl. Tôi thắc mắc liệu bạn có thể cho tôi một số gợi ý không? Có sự tương tự với hướng dẫn Rails của Hartl để phát triển ứng dụng iPhone không? Mục tiêu cá nhân của tôi là tạo ra một trang web Rails cho việc kinh doanh trang sức của vợ tôi, sau đó làm một ứng dụng iPhone cùng ý tưởng với trang web. Sự giúp đỡ của bạn sẽ được đánh giá cao. Cảm ơn!

Bạn có thấy nó rất khó đọc không? Bạn không thể đọc lướt qua nó và phải làm nhiều việc hơn để tìm hiểu xem họ đang nói gì. Đây là một trong cách  thực hiện  tốt hơn:

Xin chào Mattan,

Cảm ơn về  lớp One Rails! Tôi đang làm theo lời khuyên của bạn bằng cách thực hiện Hướng dẫn về Rails của Michael Hartl Ruby on Rails.

Câu hỏi nhanh: Bạn có biết bất kỳ lớp học nào như Hướng dẫn Hartl cho ứng dụng iPhone không?

Cách thứ hai dễ đọc và dễ tìm ra chính xác những gì người đó đang hỏi bạn. Chia đoạn văn của bạn thành các câu ngắn hơn, phân biệt lời gọi hành động của bạn và sử dụng chữ đậm / nghiêng để nhấn mạnh và thu hút sự chú ý của người đọc vào các phần quan trọng

3) Làm rõ ràng những gì bạn muốn tôi thực hiện

Không có gì khiến mọi người điên rồ hơn là một email mà ai đó gửi có quá  nhiều thông tin, nhưng không nói những gì họ muốn bạn làm. Tôi thường trả lời những người đó ngay lập tức bằng cách hỏi: Bạn muốn tôi làm gì?

Bạn có muốn tôi giới thiệu bạn với ai đó không? Bạn có muốn tôi đọc bài đăng trên blog của bạn và cung cấp cho bạn phản hồi không? Bạn có muốn tôi trả lời liệu tôi có thể tham dự một sự kiện không? Hãy ghi rõ và nói rõ ở phía trên.

Dưới đây là một email thực sự không rõ ràng mà tôi đã nhận được gần đây:

Tôi vừa xem xong phần trình bày của bạn về lập trình máy tính. Tôi 14 tuổi và  học nó là điều tôi luôn muốn làm. Xin hãy giúp tôi bằng bất cứ cách nào có thể, tôi thực sự muốn nhận được phản hồi của bạn.

Lời kêu gọi hành động ở đây chỉ là "giúp tôi", nhưng tôi thực sự không biết ý nghĩa của nó và cách phản ứng với nó. So sánh email ở trên với nội dung cụ thể hơn:

Xin chào Mattan,

Tôi 14 tuổi và muốn tìm hiểu về lập trình. Điều số 1 bạn muốn giới thiệu là gì?

Nếu bạn phải gửi một email dài có nhiều thông tin, hãy thực hiện lời gọi hành động ở trên cùng. Một cái gì đó như: “Tôi đang gửi email này để xem bạn có thể tham dự sự kiện bên dưới không. Chỉ cần trả lời 'Có' hoặc 'Không'. ”

Điều này cũng giúp người đọc quyết định xem họ có nên chuyển tiếp email cho người khác hay không, họ thường làm gì nếu họ quen với nhiệm vụ ủy nhiệm.

4) Hợp lý với yêu cầu của bạn

Thật dễ dàng để gửi một email trong 30 giây mà ai đó phải mất hơn một giờ để trả lời.

Vui lòng không yêu cầu tôi truy cập vào trang web của bạn và cung cấp phản hồi . Thực sự để đưa ra một đánh giá kỹ lưỡng về sản phẩm hoặc trang web của bạn cần phải phân tích nó theo cách hữu ích. Điều này  thực sự mất rất nhiều công việc.

Nếu tôi có thể trả lời điều gì đó trong vòng chưa đầy hai phút, tôi sẽ làm điều đó ngay lập tức. Bạn muốn phản hồi về điều gì? Mô hình kinh doanh? Màu của nút bấm? Văn bản? Hãy ghi cụ thể và hợp lý.

Đây là một ví dụ về một trong những nhiệm vụ lớn hơn mà mọi người thường yêu cầu tôi làm cho họ:

Xin chào Mattan,

…. ở đây. Bạn không biết tôi, nhưng bài viết của bạn về việc được chấp nhận cho YC đã làm tôi cho xúc động ngay bây giờ.

Tôi vừa mới gửi đơn đăng ký muộn cho YC (với tư cách là người sáng lập phi kỹ thuật) Tôi đã tò mò liệu bạn có thể cho tôi một số phản hồi về đơn đăng ký của tôi. Nó vẫn chưa bị từ chối. Và công ty của tôi đã được giới thiệu trong Popular Mechanics (đính kèm), Fox Business (liên kết video) và có hơn 300 khách hàng trả tiền… vì vậy tôi tin tôi đẫ cố gắng. Nhưng nhận được ý kiến ​​của một YC alum sẽ thực sự ra mắt.

(sau đó họ đính kèm ứng dụng từ 1000+ của họ)

Nếu bạn muốn nhân được phản hồi của ai đó về một điều gì đó, hãy nói rõ và đặt một câu hỏi cụ thể để có thể được trả lời sau vài phút.

Xin đừng mong người đọc sẽ tìm hiểu xem bạn muốn họ làm gì. Tôi nghĩ điiều dó là  lười biếng. Đừng hỏi “Bạn nghĩ chúng ta có thể làm gì để có được nhiều khách hàng hơn?”

Trên cùng một lưu ý, không gửi email cho ai đó để nhờ họ đưa ra ý kiến về một cái gì đó. 

Tôi đã tự hỏi liệu người  đồng sáng lập của tôi và tôi có thể mời bạn bữa ăn tối / ăn trưa, chúng tôi muốn nói với bạn những gì chúng tôi đang làm việc và mong ý kiến từ bạn.

Những cuộc họp “brain picking” cực kỳ mệt mỏi vì họ không có mục tiêu cụ thể và bạn phải dành phần lớn thời gian để tìm hiểu. Thông thường họ là một dấu hiệu cho thấy người gửi email không thực sự chắc chắn những gì họ muốn, họ chỉ muốn gặp trực tiếp.

Đây là phản hồi điển hình của tôi đối với cả hai email ở trên:

Xin lỗi - Tôi không thể gặp mặt trực tiếp - nhưng tôi rất sẵn lòng trợ giúp. Vì vậy, gửi email cho tôi bất kỳ câu hỏi bất cứ lúc nào. Tôi không giỏi với các câu hỏi chung như, "Đây là toàn bộ tình huống của tôi - bạn nghĩ gì về nó?", nhưng sẽ khá tốt với những câu hỏi cụ thể.

Theo thứ tự ưu tiên và lượng công việc liên quan, đây là những gì tôi thường đồng ý:

i) Đưa ra phản hồi ngắn - “Cảm ơn ☺” hoặc “Điều đó có nghĩa là rất nhiều” 
ii) Trả lời câu hỏi cụ thể - nếu tôi có thể thực hiện trong chưa đầy 2 phút 
iii) Bắt đầu cuộc gọi / cuộc gọi điện thoại qua Skype / Google nhanh - thường 15 phút hoặc lâu hơn 
iv) Uống cà phê trực tiếp - thường là 45 phút

Điều này có nghĩa là nếu bạn yêu cầu gặp cà phê nhưng tôi nghĩ chúng tôi có thể làm điều đó qua Skype, tôi sẽ thay thế nó.

5) Hãy cho tôi lý do tại sao tôi nên dành thời gian để giúp bạn

Thành thật mà nói, điều này nghe có vẻ khắc nghiệt nhưng nó quan trọng.

Trong quá khứ, tôi đã cố gắng gặp gỡ mọi người đã gửi email cho tôi.

Tôi đồng ý với cà phê và bữa trưa, nghe rất nhiều câu chuyện và đưa ra một lời khuyên tốt về những gì tôi nghĩ họ nên làm. Sau đó, tôi thấy thất vọng khi mọi người không nghe lời khuyên nào của tôi. Hoặc họ tranh luận với tôi về lý do tôi sai.

Đôi khi họ sẽ trở lại với tôi một hoặc hai tháng sau đó và chỉ hỏi tôi những câu hỏi tương tự. Nó cảm thấy như ngày của Groundhog.

Những ngày này, tôi cố gắng ưu tiên những người mà tôi nghĩ rằng tôi sẽ có thể giúp đỡ nhiều nhất.

Cách tốt nhất để tìm ra điều đó là xem liệu bạn đã làm điều gì đó tuyệt vời trong quá khứ hay chưa, điều gì đó cho thấy rằng bạn sẽ làm những điều tuyệt vời trong tương lai.

Tôi thường xuyên xem hồ sơ LinkedIn của mọi người thông qua Rapportive khi họ gửi email cho tôi - Tôi sẽ xem họ đang làm việc ở đâu, họ đi học ở đâu và thỏa thuận của họ là gì.

Ví dụ, tôi đã học được rằng những người hiện đang làm việc trong lĩnh vực tài chính, nhưng suy nghĩ về "bắt đầu khởi nghiệp của riêng họ" hầu như luôn luôn là một lá cờ đỏ. (Không có hành vi phạm tội để tự tài trợ, tôi đã nghiên cứu tài chính.)

Đi học tốt là một điểm cộng. Làm việc lúc khởi động tôi đã nghe nói là một lợi thế. Là một nhà tư vấn hoặc điều hành một công ty nhỏ thường là một dấu trừ.

Nếu bạn chưa có bất cứ điều gì về kinh nghiệm, sau đó đặt cùng một trang web tìm kiếm tốt (không phải là một tầng) mà làm cho nó trông giống như bạn đặt một số suy nghĩ thực sự vào những gì bạn đang cố gắng để làm.

Đây chỉ là một vài suy nghĩ của tôi về hình thức của một email chuyên nghiệp. Bạn sử dụng loại thủ thuật nào để khiến mọi người phản hồi? Bạn ghét điều gì khi mọi người gửi email cho bạn? Hãy viết chúng trong phần bình luận.

----------

Tác giả: Mattan Griffel
Link bài gốc: How to get a busy person to respond to your email 5 rules for good email etiquette

Dịch giả: Võ Thị Nguyệt- ToMo - Learn Something New