Bill Gates – tỷ phú, người sáng lập Microsoft là hình mẫu thành công được nhiều người ngưỡng mộ, nể phục. Thành công của ông có được nhờ nền tảng gia đình tốt, sự may mắn và đặc biệt là cách sử dụng thời gian để đạt được mục tiêu tốt hơn. 

Không ít người thắc mắc về cách quản lý thời gian của vị tỷ phú lừng danh này. Dưới đây là bí quyết mà Bill Gates đã áp dụng. 

1. Hãy dành thời gian một cách nghiêm túc

Từ "thảo luận sau" không có trong vốn từ vựng của Bill Gates. Trong cuộc phỏng vấn với Charlie, Bill Gates cùng tỷ phú Warren Buffett nhận ra thời gian là thứ hàng hóa duy nhất mà tiền không thể mua được. Ông có thể mua bất cứ thứ gì mà ông muốn, nhưng không bao giờ mua được thời gian. 

Với suy nghĩ này, ông đã cẩn thận sắp xếp lịch làm việc của mình đảm bảo có thể sử dụng hết thời gian một cách tối ưu. Còn bạn, bạn đang đã sắp xếp thời gian cho mọi việc ra sao? Hay chúng ta luôn "thảo luận sau" và tận hưởng thời gian vui vẻ ngắn hạn. 

Bill Gates, giống như hầu hết những người thành công sử dụng thời gian của mình một cách chính xác. Hãy học hỏi điều này, phát triển ý thức cấp bách của bạn và tận dụng thời gian tốt nhất. 

2. Chia thời gian thành những phần nhỏ

Bill Gates chia nhiệm vụ thành nhiều phần nhỏ, thậm chí đôi khi chỉ kéo dài 5 phút vì ông thường phải dừng lại để kết nối những việc lớn. Chẳng hạn ví dụ sau sẽ cho mọi người biết rằng thời gian cần được sắp xếp hợp lý.

Một trong những công cụ tuyệt vời nhất trong quản lý thời gian là lịch trình. Lịch trình cho phép bạn lên kế hoạch trước một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể.

Chẳng hạn như dành 20 phút để trả lời 5 emai hoặc dành 1 giờ để hoàn thành 1 bài viết. Lịch trình cụ thể sẽ giúp bạn tránh lãng phí quá nhiều thời gian vào những điều không cần thiết và tăng năng suất. Nếu nó hiệu quả với Bill Gates thì chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả với bạn. 

3. Đừng lãng phí thêm thời gian

Nhiều người có thói quen lãng phí thời gian trên mạng xã hội và cuối cùng không hoàn thành công việc cho đến cuối giờ làm. Sau đó, họ sẽ phải làm thêm giờ hoặc mang khối lượng công việc về nhà làm. Đây là thói quen hàng ngày của rất nhiều người.

Đừng ngạc nhiên khi Bill Gates thích ăn bữa tối tại nhà và rửa bát sau khi dùng bữa. Vì ông không bao giờ lãng phí thời gian làm việc nên luôn có thời gian rảnh dành cho gia đình. 

Chỉ bằng cách tận dụng tốt thời gian làm việc, chúng ta mới có thể tận dụng tối đa thời gian rảnh rỗi. Bí quyết để cân bằng giữa công việc và cuộc sống là sử dụng thời gian một cách khôn ngoan. Tức là làm việc tập trung và nghỉ ngơi hiệu quả sau đó. Hiệu quả công việc tăng lên đồng nghĩa với việc bạn có nhiều thời gian nghỉ ngơi hơn. 

4. Đi ngủ đúng giờ, ngủ đủ giấc

Mặc dù Bill Gates nói rằng, ông là "cú đêm", có thể thức khuya nhưng ông lại luôn ngủ trước lúc nửa đêm. Và ông sẽ thức dậy lúc 7 giờ sáng, ngủ đủ 7 tiếng mỗi ngày. 

Vì vậy, bạn không nên thức khuya. Năng suất và hạnh phúc phụ thuộc vào việc có được một giấc ngủ ngon.

5. Sử dụng các khoảng thời gian trống

Bill Gates cho biết, ông luôn mang theo một cuốn sách bên mình để đọc nhanh giữa các cuộc họp hoặc khi có thời gian rảnh. Trong xã hội hiện đại, mọi người đều có rất nhiều thời gian bị phân mảng, chẳng hạn như khi chờ xe buýt, xếp hàng lấy vé,… Bạn sẽ làm gì vào khoảng thời gian này? Lướt web, chơi điện tử hay dùng mạng xã hội?

Thư giãn một chút thực sự có thể làm giảm căng thẳng, áp lực. Nhưng liệu có thực sự ổn khi lãng phí thời gian bằng cách liên tục chiều theo sở thích bản thân. 

6. Suy nghĩ lâu dài và đầu tư thời gian

"Chúng ta luôn đánh giá quá cao sự thay đổi trong 2 năm tới nhưng đánh giá thấp sự thay đổi trong 10 năm tới", Bill Gates từng nói.

Vị tỷ phú cho rằng, một trong những thủ phạm của việc lãng phí thời gian là nghĩ về những gì sẽ làm trong 1 tuần tới. Bạn có thể hoàn thành rất nhiều việc nhưng bạn nhận ra rằng mình không biết bắt đầu từ đâu. Cuối cùng, bạn cảm thấy choáng ngợp và bỏ cuộc. Một năm sau nhìn lại, bạn sẽ nhận ra nếu mình kiên trì từ đầu thì giờ mọi chuyện đã được giải quyết. 

7. Đặt mức độ ưu tiên

Bill Gates cho biết, dù email của ông đã được sàng lọc kỹ nhưng ông vẫn nhận được thêm khoảng hơn 100 email mỗi ngày. Nhưng ông sẽ không trả lời tất cả, chỉ phản hồi những email quan trọng một cách có chọn lọc.

Vì thế, đừng để người khác làm mất thời gian của bạn. Bạn có quyền sắp xếp thời gian làm việc theo mức độ ưu tiên của mình và đừng lấy lý do "có quá nhiều việc phải làm". Hãy tập trung và đừng lãng phí sự chú ý của bạn.

8. Dành thời gian cho các mục tiêu

Đây là một trong những mẹo quản lý thời gian của Bill Gates. Không giống như những doanh nhân suốt ngày giải quyết vấn đề và tập trung thuyết phục người khác, Bill Gates thích đặt ra mục tiêu phù hợp cho mình rồi tìm cách đạt được. 

Hãy dùng phương pháp này khi bạn có quá nhiều việc cần giải quyết cùng lúc. 

Hãy phân bổ một khoảng thời gian nhất định mỗi ngày để hoàn thành tất cả các công việc liên quan đến gia đình trước, sau đó chuyển mục tiêu sang công việc. Vì việc liên tục chuyển sự chú ý của bạn sẽ gây mệt mỏi và không hiệu quả.

9. Sử dụng công cụ một cách khôn ngoan

Bill Gates sử dụng lịch OutLook và SharePoint để sắp xếp các ý tưởng, bài viết và dự án trong toàn công ty để có thể nhanh chóng tiếp cận ý tưởng của người khác và thực hiện. 

Bạn có thể tìm các ứng dụng tương tự để hỗ trợ hoàn thành việc quản lý mục tiêu công việc.