Vài năm gần đây trong mọi lĩnh vực nghề nghiệp, giải quyết vấn đề là một trong những kĩ năng mấu chốt mà nhà tuyển dụng tìm kiếm trong những hồ sơ xin việc. Sẽ rất khó tìm một vị trí làm công nhân, tài chính, quản lý hay kĩ sư nào mà không đòi hỏi kĩ năng giải quyết vấn đề ở một mức độ nhất định.

Vậy những kĩ năng giải quyết vấn đề là gì?

Bao gồm kĩ năng mềm (thế mạnh cá nhân, trái ngược với kĩ năng cứng được học qua trường lớp hoặc huấn luyện), một năng khiếu sáng tạo và khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả là một trong vô số đặc tính giá trị mà nhà tuyển dụng tìm kiếm ở những ứng cử viên của mình.

Ví dụ, một thợ sửa ti vi chuyên nghiệp sẽ biết cách giải quyết vấn đề với những vị khách có khả năng mô tả lỗi kém. Một giáo viên sẽ cần tìm ra cách cải thiện khả năng viết của học sinh mình trong bài kiểm tra sắp tới. Một quản lý của hàng sẽ cần tìm cách ngăn chặn trộm cắp hàng hóa. Một kĩ sư máy tính sẽ cần tìm cách tăng tốc một chương trình bị chậm.

Các bước giải quyết vấn đề và những kĩ năng cần thiết

Giờ chúng tôi sẽ đưa cho bạn một danh sách những loại vấn đề hay gặp phải, bước tiếp theo là bạn nghĩ ra những hướng giải pháp hiệu quả cho những vấn đề này, ghi chú lại những kĩ năng cần thiết để giải quyết chúng. Dưới đây là 5 bước hay dùng trong giả quyết vấn đề, những kĩ năng liên quan đến chúng và những ví dụ trong một số lĩnh vực nghề nghiệp khác nhau để bạn mường tượng được các bước sẽ được áp dụng như thế nào.

1. Xác định được những yếu tố sẽ dẫn đến những tình huống không mong muốn xảy ra

Để giải quyết một vấn đề, bạn phải tìm ra nguyên nhân gây ra nó. Điều này đòi hỏi bạn phải biết thu thập, đánh giá dữ liệu, cô lập các trường hợp có thể là nguyên nhân và xác định chính xác những gì cần làm để giải quyết vấn đề.

Những kĩ năng cần có:

• Khả năng lắng nghe một cách chủ động
• Khả năng thu thập dữ liệu
• Khả năng đánh giá dữ liệu
• Khả năng tìm hiểu thực trạng
• Khả năng phân tích nguyên nhân
• Khả năng phân tích nhân quả
• Khả năng phân tích quá trình
• Khả năng xác định những điều cần thiết

Ví dụ: Chẩn đoán bệnh, xác định tác nhân bên ngoài gây nên bệnh, diễn giải dữ liệu để xác định phạm vi vấn đề, xác định chính xác các hành vi của người bệnh làm bệnh nghiêm trọng hơn, phát hiện ra những pháp đồ điều trị không phù hợp.

2. Tạo ra những can thiệp kịp thời để đạt được mục tiêu cuối cùng

Một khi bạn đã tìm ra nguyên nhân vấn đề, đã đến lúc động não để tìm ra những giải pháp khả thi. Đôi khi trong một đội nhóm, hai (hay nhiều) cái đầu cùng nghĩ hướng giải quyết sẽ tốt hơn là một người. Sẽ rất hiếm khi chỉ một chiến lược duy nhất có thể trở thành ngay con đường trực tiếp giải quyết cả một vấn đề phức tạp, nghĩ ra nhiều lựa chọn thay thế giúp bạn bao quát tầm nhìn của mình và giảm thiểu rủi ro nếu chiến lược đầu tiên của bạn thất bại.

Những kĩ năng cần có:

• Khả năng động não
• Ý tưởng sáng tạo
• Sự dự đoán
• Khả năng dự báo
• Thiết kế dự án
• Thiết lập kế hoạch cho dự án đó

Ví dụ: Động não tìm ra hướng giải quyết, xây dựng kế hoạch giải quyết vấn đề, đưa ra và thử nghiệm các giả thuyết

3. Đánh giá các giải pháp tốt nhất

Tùy thuộc vào bản chất của vấn đề và chuỗi làm việc của bạn, việc đánh giá các giải pháp tốt nhất có thể được thực hiện bởi các nhóm được chỉ định, các nhóm trưởng hoặc chuyển tiếp lên các sếp ra quyết định chính của công ty. Bất cứ ai đưa ra quyết định phải đánh giá chi phí tổn thất, nguồn lực cần thiết và các rào cản có thể xảy đến để thực hiện giải pháp thành công.

Kỹ năng cần thiết:

• Phân tích
• Thảo luận
• Sự chứng thực
• Làm việc theo nhóm
• Phát triển các thử nghiệm
• Hòa giải
• Ưu tiên

Ví dụ: Đánh giá các chiến lược thay thế để giảm căng thẳng, đề xuất các giải pháp dự bị nếu chẳng may xảy ra lỗi, chọn lọc nhân viên sẽ bị nghỉ việc trong thời kỳ suy thoái kinh doanh, khắc phục sự cố máy tính

4. Thực hiện kế hoạch

Khi quá trình hành động đã được quyết định, nó phải được thực hiện, cùng với các tiêu chuẩn có thể xác định nhanh chóng và chính xác liệu nó có hoạt động để giải quyết vấn đề hay không. Kế hoạch thực hiện cũng bao gồm cảnh báo thay đổi nhân sự trong các quy trình vận hành tiêu chuẩn.

Những kĩ năng cần có

• Quản lý dự án
• Thực hiện dự án
• Hợp tác
• Quản lý thời gian
• Phát triển tiêu chuẩn

Ví dụ: Dự đoán những trở ngại khi thực hiện, thực hiện các giải pháp, khắc phục xung đột giữa các cá nhân, sửa chữa máy móc trục trặc

5. Đánh giá hiệu quả các can thiệp của bạn

Một khi giải pháp được triển khai, những người giải quyết vấn đề tốt nhất sẽ có các hệ thống để xác định xem nó có hoạt động nhanh hay không. Bằng cách này, họ biết càng sớm càng tốt cho dù vấn đề đã được giải quyết hay nói cách khác, liệu họ có phải thay đổi phản hồi của họ đối với giữa lúc giải quyết vấn đề.

Những kĩ năng cần có:

• Giao tiếp
• Phân tích dữ liệu
• Khảo sát
• Phản hồi của khách hàng
• Theo dõi dự án
• Xử lý sự cố

Ví dụ: Khảo sát lần cuối, so sánh số liệu sản xuất, đánh giá số liệu doanh thu của năm

Trả lời câu hỏi phỏng vấn về giải quyết vấn đề

Bạn không phải cung cấp một câu trả lời nhát gừng nhanh chóng. Nhà tuyển dụng luôn mong muốn những cá nhân có thể suy nghĩ vượt trội và đưa ra các giải pháp mới, đặc biệt là khi những giải pháp cũ không còn phù hợp.

Mẹo: Điều quan trọng là thể hiện kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn trong câu trả lời của bạn. Nếu người phỏng vấn đề xuất một vấn đề tiềm ẩn, hãy chia sẻ cách bạn giải quyết nó.

Khi bạn giải thích quá trình suy nghĩ của mình, hãy sử dụng các bước được liệt kê ở trên (từ phân tích nguyên nhân đến đánh giá hiệu quả của các can thiệp của bạn). Hoặc, chia sẻ một ví dụ về một vấn đề bạn đã giải quyết trong vai trò trước đó. Giải thích làm thế nào và tại sao bạn giải quyết vấn đề.

Những câu trả lời mẫu thể hiện kỹ năng giải quyết vấn đề

Dưới đây là một vài ví dụ về cách các ứng viên công việc trong các ngành nghề khác nhau có thể mô tả các kỹ năng giải quyết vấn đề của họ:

Ví dụ 1

Ví dụ 2

Ví dụ 3

Người phỏng vấn cũng có thể cung cấp một ví dụ về một vấn đề tiềm ẩn và sau đó yêu cầu bạn phác thảo các bước bạn sẽ thực hiện để giải quyết nó. Để chuẩn bị, động não các vấn đề thường phát sinh trong lĩnh vực của bạn.

Nhiều kỹ năng giải quyết vấn đề khác

Danh sách dưới đây bao gồm các kĩ năng phổ biến liên quan đến giải quyết vấn đề. Những kỹ năng này có thể hữu ích để đưa vào câu trả lời của bạn cho câu hỏi phỏng vấn liên quan đến giải quyết vấn đề.

• Lắng nghe tích cực
• Dự đoán những trở ngại để thực hiện
• Đánh giá hiệu quả của các can thiệp
• Giải pháp động não
• Hợp tác
• Xác định các yếu tố tác động căng thẳng
• Xây dựng kế hoạch điều trị
• Xây dựng kế hoạch quản lý lớp học để giải quyết các hành vi sai trái của học sinh
• Đặt ra giả thuyết
• Chẩn đoán nguyên nhân
• Vẽ sự đồng thuận xung quanh một bộ giải pháp
• Đánh giá các chiến lược thay thế để giảm căng thẳng
• Tìm nền tảng trung gian
• Linh hoạt để thử phương pháp mới
• Theo dõi qua
• Thu thập dữ liệu
• Xác định tác nhân bên ngoài
• Xác định lợi ích của tất cả các bên
• Triển khai giải pháp
• Giải thích dữ liệu để xác định phạm vi vấn đề
• Hòa giải mâu thuẫn giữa các cá nhân
• Xác định chính xác các hành vi góp phần gây ra lỗi
• Đề xuất giải pháp dự bị khi quá trình bị gián đoạn
• Công nhận các mô hình nghiên cứu không hợp lệ
• Đề xuất các cách để cải thiện giao tiếp trong các mối quan hệ
• Sửa chữa máy móc trục trặc
• Giải quyết khiếu nại của Khách hàng
• Tái cơ cấu ngân sách sau khi thiếu hụt doanh thu
• Lựa chọn nhân viên để nghỉ việc trong thời kỳ suy thoái kinh doanh
• Kiểm định giả thuyết
• Khắc phục sự cố lỗi máy tính
• Xác thực dữ liệu để xác định chính xác các vấn đề

Làm thế nào để làm cho kỹ năng của bạn nổi bật

NHẤN MẠNH CÁC KỸ NĂNG CỦA BẠN TRONG TÀI LIỆU CỦA BẠN:

Kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn nên được hiển thị trong thư xin việc, sơ yếu lý lịch và tài liệu ứng dụng của bạn. Hãy chuẩn bị để thảo luận về những cách cụ thể bạn đã sử dụng các kỹ năng giải quyết vấn đề của mình trong màn hình điện thoại và các cuộc phỏng vấn.

CÁC KĨ NĂNG NỀN TẢNG TRONG THƯ XIN VIỆC CỦA BẠN:

Hãy nhìn vào các vai trò trước đây – cho dù trong học tập, công việc hay tình nguyện – ví dụ về các thách thức bạn gặp phải và các vấn đề bạn đã giải quyết trong khi thực hiện từng chức năng. Làm nổi bật các ví dụ có liên quan trong thư xin việc và các gạch đầu dòng trong sơ yếu lý lịch của bạn để thể hiện cách bạn giải quyết vấn đề.

CHUẨN BỊ ĐỂ MÔ TẢ CÁCH BẠN GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:

Trong các cuộc phỏng vấn, hãy sẵn sàng mô tả các tình huống bạn gặp phải trong các vai trò trước đó, các quy trình bạn đã thực hiện để giải quyết các vấn đề, các kỹ năng bạn đã áp dụng và kết quả hành động của mình. Các nhà tuyển dụng tiềm năng rất mong muốn được nghe một bài tường thuật mạch lạc về những cách cụ thể mà bạn đã sử dụng kỹ năng giải quyết vấn đề.

----------
Tác giả: Alison Doyle

Link bài gốc: Problem Solving Skills: Definition, Steps, and Examples

Dịch giả: Bùi Thị Diệu Linh - ToMo - Learn Something New