Phần lớn chúng ta đều gặp rắc rối với việc quản lý thời gian; và thật không may, ta thường coi quản lý thời gian là giải pháp cần thiết cho nhiều vấn đề. Chỉ cần quản lý thời gian đúng cách, ta sẽ làm mọi việc năng suất hơn. Ta có thể dành thời gian thoải mái bên gia đình hoặc bắt đầu một sở thích mà ta vẫn trì hoãn bấy lâu.

Tôi không thích là người báo tin xấu chút nào, nhưng quản lý thời gian không thể giải quyết tất cả vấn đề của bạn. Thậm chí, nó có thể lãng phí thời gian của bạn bởi một số lý do dưới đây. Nếu việc quản lý thời gian không mấy hữu hiệu với bạn thì hãy thử một trong bốn phương án bên dưới xem sao. 

1. Quản lý thời gian đang biến chúng ta thành những “thây ma” căng thẳng quá mức và không làm được việc gì

Theo tác giả Oliver Burkeman tại The Guardian, chúng ta thường để tâm tới việc tăng năng suất của bản thân và tận dụng vốn thời gian có hạn. Và sự thực là, những phương pháp giúp tăng hiệu suất dường như đã phóng đại thêm những mối lo mà chúng cần xóa bỏ. Bạn càng quản lý thời gian tốt bao nhiêu, bạn càng cảm thấy mình có ít thời gian hơn.

Burkeman nói đúng. Quản lý thời gian bắt nguồn từ cuộc cách mạng công nghiệp. Một điều thú vị là những quan điểm, lời khuyên về việc quản lý thời gian không hề biến chuyển từ thời ấy trong khi cách làm việc của mọi người thay đổi rất nhiều. Chẳng hạn như lời khuyên bạn dậy sớm hơn (trong khi bạn đã làm điều đó) hay đóng cửa phòng làm việc để tránh mất tập trung có thể phản tác dụng. Những điều ấy chỉ hữu hiệu nếu bạn là “người của buổi sáng” và sở hữu văn phòng làm việc.

Vấn đề ở đây là, khi nhắc tới quản lý thời gian, chúng ta luôn nhận được những lời khuyên như nhau hết lần này đến lần khác giống như việc sản xuất đại trà vậy. Vì thế, dẫu những lời khuyên ấy không mấy hiệu quả, chúng ta cứ mù quáng làm theo, rồi trở nên căng thẳng và tự làm giảm hiệu suất.

Giải pháp: Tìm phong cách làm việc của riêng bạn

Carson Tate, tác giả của chiến lược “Work Simply” (Tạm dịch: Làm việc theo cách đơn giản), gợi ý ta nên tự tìm phong cách làm việc năng suất cho bản thân. Bạn có thể điều chỉnh phong cách làm việc của mình và tìm công cụ phù hợp với nó. Tate cho rằng có bốn phong cách chủ đạo:

• Người ưu tiên (Prioritizers): Họ ưa thích phân tích và tranh luận dựa trên thực tế. Họ có định hướng mục tiêu, nhất quán và quyết đoán.
• Người lập kế hoạch (Planners): Họ quan tâm tới chi tiết, lịch trình và kế hoạch hành động.
• Người sắp xếp (Arrangers): Họ yêu thích được đánh giá cao và công nhận. Ngoài ra, họ thích tham gia thảo luận các vấn đề.
• Người quan sát (Visualizers): Họ cởi mở và có tính sáng tạo. Dẫu vậy, họ không quan tâm nhiều tới tiểu tiết.

2. Quản lý thời gian không hề nhân đạo

Theo Mayo Oshin, hệ thống quản lý thời gian có thể rất cần thiết với máy móc, tuy nhiên, đối với con người có xúc cảm như chúng ta, ta cần để tâm tới cả mức năng lượng của bản thân. Bên cạnh đó, cần chú ý đến cả sự giảm ý chí và khả năng kiểm soát bản thân đi kèm với từng lựa chọn hàng ngày của mỗi người.

Sự giảm ý chí và khả năng kiểm soát bản thân khi thực hiện quyết định có thể là một trong những vấn đề chính của việc quản lý thời gian. Việc phân tích thời gian và ưu tiên công việc không hề quan tâm tới cảm xúc, tâm lí và năng lượng - đặc trưng của con người chúng ta.

Giải pháp: Thay vì thời gian, hãy lên lịch trình dựa theo mức năng lượng của bạn

Khoảng thời gian trong ngày mỗi người chúng ta cảm thấy đầy năng lượng và tập trung là khác nhau. Đối với một số người, đó có thể là đầu buổi sáng nhưng với người khác, đó lại lại giữa buổi sáng hoặc đầu giờ chiều. Tất cả tùy thuộc vào nhịp điệu sinh học ngắn của bạn (ultradian rhythm).

Khác với nhịp điệu sinh học hàng ngày (circadian rhythm), nhịp điệu sinh học ngắn chỉ ra chúng ta nên làm đúng việc vào đúng thời điểm trong ngày. Ví dụ, tôi viết bài này vào buổi sáng, bắt đầu từ khoảng 9 giờ. Lí do ư? Bởi đó là lúc tôi thấy mình tràn đầy năng lượng nhất. Năng lượng của tôi giảm dần sau giờ ăn trưa, vì thế, tôi dành thời gian ấy cho những hoạt động đòi hỏi ít năng lượng từ não bộ hơn, chẳng hạn như các cuộc gọi hội nghị, trả lời email hay làm những việc nhẹ nhàng khác.

Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo một số cách lấy lại năng lượng khi mệt mỏi ở dưới đây:

• Ngủ hơn 7 giờ mỗi tối
• Ăn thức ăn bổ dưỡng và tập thể dục giúp tuần hoàn máu
• Tạm rời bỏ các thiết bị điện tử để bạn có thể nghỉ ngơi và hồi phục
• Giảm áp lực tới trí óc bằng cách đưa ra ít quyết định hơn. Chẳng hạn như ủy thác hoặc tự động hóa những công việc nhàm chán
• Thiết lập những mục tiêu thực tế thay vì tự làm khổ bản thân bằng việc cố gắng đạt những điều xa vời, vô nghĩa

3. Quản lý thời gian không đồng nghĩa với năng suất

Theo Adam Grant, nhà tâm lí học và giáo sư tại trường The Wharton School, viết trong tờ New York Times rằng làm việc năng suất không liên quan tới quản lý thời gian. Thời gian trong ngày là hữu hạn, và tập trung vào việc quản lý thời gian khiến ta bận tâm hơn về lượng thời gian đã bỏ phí. 

Một phương án tốt hơn chính là quản lý sự chú ý: Hãy ưu tiên con người và công việc quan trọng lên trước rồi bạn sẽ không còn bận tâm chúng mất bao nhiêu thời gian. Quản lý sự chú ý tập trung vào hoàn thành công việc vì những lí do chính đáng, tại đúng nơi và thời điểm. Nếu hiệu suất cao là mục tiêu của bạn, bạn sẽ phải dựa vào ý chí để tự thúc đẩy bản thân hoàn thành công việc. Để tạo động lực cho chính mình, Grant gợi ý chúng ta quan tâm nhiều hơn tới lí do tại sao bản thân hứng thú với công việc và ai là người hưởng lợi từ nó.

Nếu cần trợ giúp với việc sắp xếp ưu tiên, bạn có thể tham khảo một số ý tưởng sau của Kayla Sloan:

• Bắt đầu với một danh sách công việc rồi sắp xếp chúng. Hãy đánh số cho từng việc theo thứ tự giảm dần về mức độ cấp bách, quan trọng. Với những điều không cần thiết phải làm ngay hoặc có thể làm vào ngày khác, bạn nên để ở cuối danh sách.
• Bởi không phải tất cả mọi thứ đều khủng hoảng, bạn hãy dừng suy nghĩ lo sợ ấy lại. Kể cả khi mọi điều trong danh sách của bạn đều quan trọng như nhau, nó không đồng nghĩa với việc bạn phải hoàn thành tất cả ngay bây giờ. Hãy bắt đầu từ những việc có khả năng ngăn chặn khủng hoảng tiềm ẩn.
• Sử dụng ứng dụng lịch. Bạn có thể sắp xếp, lên lịch trình cho danh sách công việc của mình và cài đặt lời nhắc để tránh quên lãng
• Đừng nhận thêm việc từ người khác. Bảo vệ quỹ thời gian của bạn và chỉ đồng ý lời nhờ vả của người khác nếu bạn thực sự rảnh rỗi hoặc việc đó giúp bạn tiến gần hơn tới mục tiêu.

4. Bạn dần cam kết với quá nhiều thứ

Với quản lý thời gian, bạn có thể tìm thấy nhiều phương pháp, công cụ giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong một ngày. Điều đó khiến bạn cảm tưởng mình như một siêu anh hùng. Kết quả là, bạn nhận thêm nhiều việc hoặc đáp lại tất cả lời mời. Một lần nữa, làm vậy có thể hữu hiệu trong một số thời điểm và trường hợp, nhưng nó không thể mang lại lợi ích dài lâu. Kết cục, bạn sẽ “ôm đồm” nhiều thứ, quá tận tụy với chúng dẫn đến làm việc quá sức.

Một trong những giải pháp đơn giản nhất chính là chỉ cần nói “không”

Đừng nhận thêm việc mới nếu bạn đang làm hết khả năng với công việc hiện tại. Nếu việc ấy đòi hỏi thời gian gấp gáp, hãy giới thiệu, chuyển công việc đó tới người khác. Nếu bạn đã có dự định tới một bữa tiệc nọ vào tối chủ nhật, vậy thì đừng nhận thêm lời mời từ một bữa tiệc khác sớm hơn 2 giờ cùng ngày.

Tôi hiểu là bạn không muốn làm mất lòng mọi người. Mặc dù vậy, miễn là bạn thành thật và minh bạch, họ sẽ hiểu cho bạn thôi.

-------------

Tác giả: John Rampton

Link bài gốc:  Time Management Is Actually a Waste of Time

Dịch giả: Võ Hồ Ngọc Dung - ToMo - Learn Something New