Việc nhận thức của mỗi người về đối phương có ảnh hưởng rất lớn trong việc giao tiếp. Để giao tiếp hiệu quả, bạn phải tìm hiểu xem người khác nhận thức về thông điệp của bạn như thế nào. Việc huấn luyện về giao tiếp thường đề cập tới hai vai trò: người chuyển tải thông điệp (sender) và người nhận thông điệp (receiver). Và có lẽ thuật ngữ "người nhận thức" - perceiver - sẽ là từ diễn đạt đúng nhất vì nó nhấn mạnh sự nhận thức là yếu tố quyết định trong bất cứ tình huống giao tiếp nào.

Khi bạn nói hoặc viết, khi bạn gởi một thông điệp đi và người khác nhận nó, thông điệp sẽ được xử lý tùy thuộc vào hệ qui chiếu của người nhận (farame of reference) và cấu thành sự nhận thức của họ. Hệ qui chiếu được hình thành từ các yếu tố sau:

-          Thái độ

-          Niềm tin

-          Văn hóa

-          Trình độ học vấn

-          Cảm xúc

-          Kinh nghiệm

-          Giới tính

Mỗi chúng ta đều có một hệ qui chiếu khác nhau. Những hệ qui chiếu này tạo ra những sự nhận thức khác nhau và sẽ dẫn đến những cảm ứng khác nhau giữa mỗi người. Chúng ta thường chuyển thông điệp sang nhận thức ngay tức thì và chúng ta thường làm như vậy mà không hề có ý thức gì cả. Chúng ta hình thành những ấn tượng, cảm giác, đưa ra những quyết định hay kế luận một cách máy móc. Khi bạn truyền đạt một vấn đề, người nghe sẽ chuyển thành sự nhận thức. Và nhận thức này sẽ quyết định họ sẽ phản ứng như thế nào.

Sự nhận thức có tác động mạnh mẽ hơn sự thật. Chúng ta phản ứng lại với những thông điệp dựa trên những gì chúng ta có là đúng hơn là dựa trên những sự kiện thật sự đúng. Nếu sự thật khác với sự nhận thức của chúng ta, thì sự nhận thức ấy sẽ thắng. Chúng ta phản ứng lại một vấn đề dựa theo cảm giác và cách hiểu của chúng ta. Quản lý là việc dùng người sao cho đạt được kết quả mình mong muốn. Nhân viên thường có khuynh hướng sẽ làm việc hết khả năng nếu họ có được sự nhân thức tích cực đối với những thông điệp mà bạn đưa ra.

Bạn không biết người khác đang nghĩ gì - và bạn cũng không thể điều khiển suy nghĩ của người khác. Bạn không thể làm chủ được việc người khác lý giải thông điệp bạn đưa ra như thế nào. Nhưng bạn có thể điều chỉnh được phong cách giao tiếp của chính bản thân mình - bằng văn bản, lời nói, hay dùng hình ảnh minh họa. Khi bạn càng hiểu hệ qui chiếu của người khác, bạn càng giao tiếp hiệu quả hơn. Hãy thử làm theo 3 lời khuyên sau:

1. Chuyển thông điệp đúng lúc: Thời điểm quyết định tất cả. Cảm xúc làm ảnh hưởng đến việc nhận thức một vấn đề.  Nếu bạn có ý định xin ai một cái gì hoặc chuẩn bị đề cập đến một đề tài nhạy cảm, hãy ngừng ngay lại khi người đối diện bạn đang trong tâm trạng bực bội. Hãy chờ đến lúc người đối diện bạn cảm thấy thoải mái vì khi ấy họ sẽ dễ dàng chấp nhận những yêu cầu của bạn hơn.

2. Hãy bắt đầu từ quan điểm của đối phương: Cấp quản lý và nhân viên thường khác nhau về cách nhìn nhận một vấn đề - lại một yếu tố khác làm ảnh hưởng đến sự nhận thức. Nhân viên thường có một nhận thức không chính xác về một vấn đề nào đó chỉ vì họ không có được một tầm nhìn bao quát toàn bộ sự việc như cấp quản lý. Bạn cần phải giao tiếp dựa trên quan điểm của nhân viên trước và giúp họ dần dần nhận ra được hoàn cảnh vấn đề.

3. Hãy có thái độ tế nhị đối với những điểm dị biệt cá nhân: Chúng ta ai cũng có những điểm khác nhau về tuổi tác, giới tính, sắc tộc, văn hóa, quan điểm chính trị, tôn giáo, ngôn ngữ, cách sống... Hãy thận trọng đối vớinhững sự khác biệt này vì nó có thể làm ảnh hưởng đến việc người khác hiểu về bạn và thông điệp của bạn như thế nào. Hãy chú tâm đến lời nói, giọng nói, thái độ, cử chỉ và kiểu cách của mình.

Nguồn: http://kenhsinhvien.net