Nếu bạn là một quản lý, hầu hết mọi hoạt động của bạn đều liên quan đến giao tiếp. Hiệu quả giao tiếp của bạn phụ thuộc vào kỹ năng quan hệ với người khác. 4 nhân tố dưới đây, với tầm quan trọng ngày càng tăng, tạo nên một kỹ năng quan hệ mà bất cứ nhà quản lý nào cũng phải có:

1. Kỹ thuật: "Bất cứ khi nào có một loại hình kỹ thuật mới được du nhập vào xã hội, chắc chắn sẽ xuất hiện sự phản ứng của con người để tạo ra một đối trọng, nghĩa là mức độ kết nối nhờ đó sẽ được nâng lên."

2. Áp lực thời gian: Chúng ta làm việc nhiều hơn nhưng với khoảng thời gian ít hơn bằng cách làm nhiều công việc cùng một lúc. Nhưng đừng để bạn rơi vào tình huống do chúi đầu vào nhiều công việc quá nên chẳng còn hơi sức đâu để ý đến nhân viên, do đó không thể giao tiếp với họ một cách hoàn thiện, chính xác và hiệu quả.

3. Sự đa dạng: Có ngày càng nhiều sự khác biệt giữa các nhân viên - tuổi tác, giới tính, chủng tộc, văn hóa, tôn giáo, ngôn ngữ và cả lối sống nữa. Để đạt được hiệu quả cao nhất trong giao tiếp, bạn nên lưu ý đến những đặc điểm khác biệt đó.

4. Trách nhiệm pháp lý: Đã có rất nhiều vụ việc hai bên phải vác chiếu ra hầu tòa trong khi chúng có thể được dàn xếp một cách ổn thỏa nếu như nhà quản lý biết cách giải quyết ngay từ lúc những vấn đề đó mới bắt đầu nảy sinh. Điều này đòi hỏi năng lực giao tiếp hiệu quả.

Hãy giao tiếp trong tinh thần xây dựng. Những nguyên tắc sau đây - là căn bản của lối giao tiếp tích cực - đã tạo nền tảng cho những mối quan hệ hữu ích, một tinh thần phấn chấn hơn và một tập thể làm việc có hiệu quả hơn.

Tiếp cận với thái độ lạc quan. Hãy tỏ ra vui vẻ và lịch thiệp. Lúc nào cũng trong tư thế chuẩn bị sẵn sàng. Có thái độ trân trọng, biết điều và tự tin.

Xây dựng những câu nói thông cảm và hợp tác, dựa trên sự tin cậy lẫn nhau và những mối quan tâm hay sở thích giống nhau. Ai cũng muốn có cảm giác an toàn về mọi phương diện, tâm lý, tình cảm và thể xác. Phong cách giao tiếp của bạn phải chuyển tải được thông điệp: “Bạn hoàn toàn an tâm khi ở bên tôi”. Mọi giao tiếp tốt hơn khi họ có thể chia sẻ những điểm chung. Hãy tìm cách xây dựng những điểm chung với người khác.

Điều chỉnh phong cách giao tiếp của bạn tùy theo từng đối tượng cụ thể. Hãy chỉnh sửa phong cách giao tiếp của bạn sao cho phù hợp với phong cách mà đối phương ưa thích nhất, như thế mới đem lại hiệu quả tối đa.

Sau đây là 4 lời khuyên dành cho bạn:

1. Đừng "dán nhãn" cho người khác: Việc "dán nhãn" cho người khác (cô này là chúa lắm mồm, anh kia là vua keo bẩn...)  ảnh hưởng đến việc bạn suy nghĩ về người khác như thế nào, tiếp cận với họ ra sao và chi phối phương thức giao tiếp của bạn. Ví dụ: nếu bạn nghĩ về một người là "kẻ chuyên gây ra rắc rối" bạn sẽ có ý nghĩ không tốt về người đó (chắc chắn rồi) và điều này sẽ ảnh hưởng đến phong cách giao tiếp của bạn với người đó (có thái độ khinh thường...). Ngoài ra người ta có khuynh hướng sống tốt hơn, hay tệ hại đi dựa theo những kỳ vọng của bạn về họ.

2. Xây dựng niềm tin bằng cách thể hiện tính nhất quán trong lời nói và việc làm: Chúng ta thường tin tưởng người nào có hành động nhất quán với lời nói của họ. Bạn nhất quán đến mức nào? Hãy lấy một tờ giấy trắng ra và viết lên đó: "Mọi người có thể tin tưởng tôi về việc...". Hãy liệt kê các việc làm của bản thân mà bạn cho rằng luôn luôn nhất quán. Những hành động nào theo bạn sẽ tạo ra sự tin cậy? Những hành động nào sẽ phá hủy sự tin cậy đó?

3. Tránh sử dụng phong cách quản lý theo kiểu "cao bồi Mỹ": Phong cách ra lệnh và chỉ huy không còn phù hợp với cách quản lý ngày nay. Muốn đạt kết quả tốt chúng ta phải biết khuyến khích tinh thần hợp tác thay vì ra lệnh cho nhân viên. Tuy nhiên, bạn phải đứng ra nhận trách nhiệm và nhân viên sẽ làm theo sự chỉ đạo của bạn trong những tình huống khẩn cấp hay có khủng hoảng.

4. Năng lực giao tiếp giữa người với người chính là năng lực xây dựngnhững cầu nối: Khi bạn giao tiếp với cấp dưới, thủ trưởng, hay đồng nghiệp,mục tiêu của bạn phải là xây dựng được những cầu nối quan hệ tích cực để tạo ra một môi trường làm việc hữu ích cho cả 2 bên.

Nguồn: http://kenhsinhvien.net