1. Tính dễ sử dụng

Mặc dù Gmail thỉnh thoảng có các sự cố load trang trên những trình duyệt web không phải Chrome, nhưng khi bạn đăng nhập, nó sẽ hoạt động trơn tru. Có nhiều danh mục và tab hộp thư đến khác nhau giúp bạn sắp xếp email của mình đúng cách.

Gmail cho phép bạn thực hiện hành động đối với bất kỳ email nào trực tiếp từ các biểu tượng shortcut trên đầu trang. Cho dù bạn muốn đặt nhãn, chặn số liên lạc hoặc xóa email hàng loạt, cũng chỉ cần một hoặc hai lần nhấp. Thanh tìm kiếm mang lại kết quả ngày chính xác dựa trên các từ khóa. Rất dễ dàng để theo dõi các email cũ, đã được nhận hoặc gửi.

Sử dụng tính năng soạn thư thông minh, "Smart Compose”, trong Gmail, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian nhờ machine learning, cung cấp các đề xuất trong khi bạn nhập.

Mặt khác, Outlook.com có một cảm giác hơi “hoài cổ”. Hộp soạn thảo không bị lộn xộn, đây là một điểm cộng rất lớn, nhưng các kiểu chữ và hiệu ứng phông chữ không theo kịp xu hướng.

Bạn có thể mã hóa email của mình ngay từ cửa sổ này, nhưng ngoài điều này ra, không có tính năng mới thú vị nào.

So với Gmail, giao diện Outlook trông thực sự lạc hậu. Bạn phải thay đổi kích thước các cửa sổ theo cách thủ công và sẽ mất nhiều thời gian hơn để đánh dấu nhiều email cần xóa. Với Gmail, việc loại bỏ các email không mong muốn làm lộn xộn hộp thư đến sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

Kết quả: Gmail dễ sử dụng hơn nhờ các tính năng nâng cao và khả năng phản hồi nhanh.

2. Khả năng tích hợp

Cả Gmail và Outlook đều có các ứng dụng di động dễ dàng đồng bộ với Android, iOS và Chrome OS. Mặc dù Outlook có ứng dụng email desktop riêng nhưng không thể tích hợp tài khoản Hotmail cá nhân với Thunderbird.

Mặt khác, Gmail hỗ trợ Thunderbird đúng cách. Trên thực tế, có thể dễ chịu hơn khi sử dụng Gmail trên Thunderbird, vì các email luôn có thể truy cập được từ một ứng dụng desktop phù hợp.

Gmail cũng hỗ trợ các ứng dụng email khác bao gồm Mailbird, Apple Mail và thậm chí cả Windows Mail. Hơn thế nữa, bạn cũng có thể sử dụng loa Alexa để kiểm tra Gmail. Outlook.com cũng hỗ trợ nhiều client này, nhưng việc thiếu quyền truy cập thuận tiện với Thunderbird là một bất lợi lớn.

Kết quả: Gmail thắng vòng này nhưng chỉ với một chút chênh lệch.

3. Trải nghiệm desktop

Một trong những tính năng tốt nhất của Outlook.com là ứng dụng desktop trên Windows 10. Nó dễ sử dụng hơn nhiều so với các phiên bản ứng dụng webmail hoặc ứng dụng di động tương ứng. Nhiều người đã sử dụng ứng dụng khách Outlook tại nơi làm việc của họ trong nhiều năm.

Hơn thế nữa, bằng cách sử dụng tài khoản Office 365, bạn có thể kết nối các email Outlook của mình với toàn bộ bộ phần mềm Microsoft.

Cho dù đó là chỉnh sửa trực tiếp các file Word, kết nối với những số liên hệ Skype qua email, di chuyển email sang OneDrive hoặc quản lý đăng ký Office 365, bạn sẽ nhận được dịch vụ một cửa sổ duy nhất.

Mặt khác, Gmail không cung cấp trải nghiệm desktop tương đương.

Kết quả: Outlook.com có ​​trải nghiệm desktop vượt trội hơn Gmail.

4. Các tính năng cơ bản

Một trong những tính năng hữu ích bắt buộc trong một dịch vụ email tốt là lịch. Lịch Outlook tinh vi và dễ sử dụng hơn với ứng dụng desktop. Bạn có thể đặt cuộc họp trực tiếp và có lời nhắc dựa trên lịch trình tự động đã chọn.

Gmail có một lịch đẹp, nhưng việc truy cập nó không đơn giản lắm. Ngoài ra, nó không hỗ trợ những khả năng lập lịch trình nâng cao như của Outlook.

Outlook có một tính năng chữ ký rất hữu ích cho phép bạn sử dụng các template đầy màu sắc với watermark và đóng dấu kỹ thuật số. Tạo chữ ký Gmail chuyên nghiệp thường yêu cầu một ứng dụng bên ngoài, chẳng hạn như “Wisestamp” hay “Hubspot”. Gmail đã bỏ qua nhiều tính năng cơ bản như vậy để chuyển trực tiếp sang giai đoạn nâng cao.

Kết quả: Outlook.com sở hữu nhiều tính năng email cơ bản hơn.

5. Khả năng tiếp cận

Trên trình duyệt desktop, việc Gmail thỉnh thoảng không truy cập được vào một số thời điểm có thể gây phiền nhiễu. Đối với nhiều người dùng Gmail, điều này đang trở thành một vấn đề thường xuyên. Mặc dù họ luôn có thể truy cập Gmail từ các ứng dụng điện thoại, nhưng đôi khi nó có thể không phản hồi trong trình duyệt desktop, đặc biệt nếu bạn không sử dụng Chrome.

Gmail cũng từ chối sử dụng VPN và luôn phân loại nó là một hoạt động đáng ngờ. Khi điều này xảy ra, bạn chỉ có thể đăng nhập sau khi nhận được tin nhắn đến điện thoại (mặc dù bạn có thể đã xóa số điện thoại khỏi tài khoản Google của mình).

Outlook hầu như không bao giờ từ chối bạn truy cập vào tài khoản email của riêng mình. Có hay không có VPN, tài khoản email Outlook đều có thể truy cập được trên mọi thiết bị desktop, vào mọi thời điểm.

Kết quả: Outlook luôn dễ truy cập hơn Gmail và sẽ không bao giờ khiến bạn bị khóa khỏi tài khoản của chính mình.

6. Thiết kế và diện mạo

Thiết kế của một cửa sổ email ảnh hưởng đến việc soạn email. Trình soạn thảo văn bản Gmail có vẻ hơi không chuyên nghiệp, vì nó nhảy ra khỏi màn hình, điều này có thể gây mất tập trung. Ngoài ra, nó chỉ bao gồm 3/4 cửa sổ ở chế độ toàn màn hình. Nếu bạn phải gõ nhiều email, sự sắp xếp này có thể tiêu tốn nhiều công sức hơn.

Mặt khác, Outlook.com có ​​trình soạn thảo rich text đơn giản, có thể truy cập từ bảng điều khiển ở bên cạnh, hoạt động tốt nhất để soạn email.

Kết quả: Outlook có thiết kế hữu ích hơn.

7. Bảo mật và quyền riêng tư

Cả Gmail và Microsoft đều cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ. Từ quan điểm bảo mật, các chính sách của Microsoft về chia sẻ dữ liệu sẽ minh bạch và thuận lợi hơn một chút.

Điều mà nhiều người dùng thích ở Microsoft là bạn có thể truy cập tất cả các số liệu thống kê mới nhất về thông tin mà hãng này đã chia sẻ với cơ quan thực thi pháp luật. Rất ít dữ liệu (5 đến 6%) có liên quan đến nội dung thực tế của email.

Gmail không cung cấp tổng quan thống kê như vậy.

Kết quả: Nếu bạn coi trọng quyền riêng tư của mình, có lẽ sử dụng Outlook sẽ an toàn hơn so với Gmail.

8. Quản lý danh bạ

Mở, chỉnh sửa và xóa danh bạ Gmail phức tạp hơn. Đáng lẽ, nó nên được truy cập trực tiếp trong Settings. Nhưng thay vào đó, trước tiên bạn phải đi đến biểu tượng 9 chấm.

Mặt khác, Outlook có biểu tượng “Contacts” chuyên dụng, mở ra một cửa sổ mới. Bạn có thể dễ dàng xóa danh bạ, thêm số điện thoại, nhập danh thiếp và nhiều thứ khác.

Kết quả: Việc quản lý danh bạ trên Outlook dễ dàng hơn.

9. Tính năng cao cấp

Gmail giúp bạn truy cập các tính năng khác của Google từ một cửa sổ, bao gồm Google Maps, YouTube, Play Store, Google Drive, Translate, Photos và G-Suite. Mặc dù không tùy chọn nào trong số này liên quan trực tiếp đến email, nhưng chúng cung cấp nhiều chức năng hơn.

Bạn có thể truy cập nhiều tài khoản Gmail được ủy quyền từ cùng một thông tin đăng nhập, thêm nhãn và theme mới, cũng như đồng bộ mọi thứ trên thiết bị di động. Trong khi đó, Outlook chỉ tập trung vào email.

Kết quả: Gmail có nhiều tính năng nâng cao hơn cùng với email cơ bản.

10. Không gian tài khoản

Mặc dù tài khoản Gmail miễn phí bị giới hạn ở mức 15GB, bạn có thể tăng dung lượng từ 3 đến 4 lần bằng cách thêm tài khoản Google mới. Trong khi đó, tài khoản Outlook có dung lượng 1TB nhờ hỗ trợ OneDrive.

Kết quả: Outlook cung cấp nhiều không gian tài khoản hơn.

11. Office 365 so với GSuite

Đây là một mục rất chủ quan. Một số người thoải mái hơn trong hệ sinh thái Microsoft Office, trong khi những người khác sẽ thích các ứng dụng G-Suite.

Kết quả: Gmail và Outlook.com hòa nhau.

Kết luận cuối cùng

Mặc dù có thể có những lý do cá nhân để thích Gmail hơn Outlook hoặc ngược lại, nhưng việc so sánh từng điểm như thế này sẽ giúp bạn xem xét các lựa chọn của mình với một góc nhìn mới mẻ hơn.

Gmail chắc chắn dễ sử dụng hơn, hỗ trợ tích hợp nhiều hơn và đi kèm với các tính năng cao cấp bao trùm toàn bộ hệ thống Google. Tuy nhiên, nếu bạn thích thiết lập email truyền thống hỗ trợ trải nghiệm desktop tốt hơn, đồng thời giúp bạn dễ dàng quản lý danh bạ với nhiều tính năng ổn định, Outlook sẽ phù hợp hơn.

Theo đó, dựa trên tất cả các tiêu chí trên, Outlook.com là nhà cung cấp email tốt hơn Gmail.