1/ Luôn phải có Tiêu đề mail

Điều này sẽ giúp người nhận hiểu sơ lược nội dung mail mà bạn muốn gửi, bạn cũng dễ dàng phân loại mail hơn (quan trọng/ không quan trọng/ học tập/ công việc…). Khi ứng tuyển công việc, việc bạn ghi rõ tiêu đề mail + tên bạn cũng là một “điểm cộng” đối với bộ phận nhân sự hay nhà tuyển dụng.

2/ Những cụm từ chào hỏi đầu mail

Để mở đầu phần nội dung mail, bạn nên kèm theo các cụm từ như “Thân gửi”, “Kính gửi”, “Gửi…” hay “Dear,”... để bày tỏ sự tôn trọng đối với người nhận. Dù là người nhận đã thân quen hay không, cũng cần phải ghi để mail thêm phần trang trọng nha.

3/ Chia thành các đoạn nhỏ

Một chiếc mail “thuận mắt” là một email có nội dung rõ ràng được chia thành các đoạn cụ thể. Điều này sẽ giúp những người nhận có thể nắm cơ bản ý chính của mail bạn, và quyết định xem có nên xếp nó vào danh sách cần phản hồi gấp hay không. Đừng quên định dạng font chữ cũng như màu font nữa nhé!

4/ Đầu cuối tương ứng

Kết thúc mail, đừng quên ghi thêm các cụm từ như “Trân trọng!”, “Xin chân thành cảm ơn”, “Regards”, “Best regard”, “Thanks and Best reagards”,... để bày tỏ thành ý một cách lịch sự nha. Tương tự như các cụm từ mở đầu, bạn cũng có thể tra cứu thêm các cụm từ mở đầu - kết thúc mail để phù hợp với từng đối tượng người nhận.

5/ Chèn chữ ký cuối mail

Hiện nay, Gmail của Google đã cho phép bạn tự tạo chữ ký cá nhân. Một chữ ký điện tử cơ bản sẽ gồm có DANH XƯNG - HỌ TÊN - THÔNG TIN LIÊN LẠC - (MỘT CÂU QUOTES YÊU THÍCH). Điều này sẽ giúp người nhậ có thể dễ dàng liên hệ với bạn khi cần thiết cũng như tạo ấn tượng về một người gửi chuyên nghiệp.