Loại bỏ việc lãng phí là nguyên tắc cơ bản của tư duy tinh gọn.
Theo định nghĩa của Womak/Jones trong cuốn "Lean Thinking":
“Lãng phí là tất cả hoạt động sử dụng các nguồn lực nhưng lại không tạo ra giá trị.”
Trong tất cả các tài nguyên, thời gian là thứ có giá trị nhất. Thậm chí thời gian còn quý hơn cả tiền. Giá trị của tiền có thể tăng hoặc giảm còn thời gian trôi đi sẽ không thể lấy lại được.
Một cách khác mà trong đó giá trị thời gian cho thấy khởi nghiệp đơn giản là thông qua Luật của Boyd trong đó nêu rõ rằng:
"Tốc độ lặp lặp lại chất lượng lặp lại."
Colonel John Boyd chiến sĩ chiến lược quân sự và máy bay chiến đấu của Không lực Hoa Kỳ phát hiện ra điều này bằng cách nghiên cứu một sự bất thường trong các trận chiến với một chiếc máy bay hạng thấp (F-86) liên tục đánh bại một chiếc máy bay siêu hạng (MiG-15) bởi vì nó có thể lặp lại nhanh hơn nhờ một thanh khí nén thủy lực. Eric Ries áp dụng Luật Boyd để nạc khởi nghiệp bằng cách nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tối đa hóa thời gian chu kỳ thông qua vòng lặp xây dựng / đo lường / học hỏi.
"Những khởi đầu thành công là những người có thể lặp lại đủ lần trước khi hết tài nguyên. Thời gian giữa các lần lặp lại này là căn bản."
SỰ KIÊN QUYẾT KÉO CHO THỜI GIAN
Thời gian, giống như bất kỳ tài nguyên nào, có nhiều lần kéo. Trong quá trình phát triển khách hàng sau đây, có một sự kéo cơ bản cho các hoạt động bên ngoài tòa nhà so với bên trong tòa nhà. Steve Blank khẳng định rằng tất cả các câu trả lời nằm bên ngoài tòa nhà và ủng hộ việc thành lập một nhóm phát triển khách hàng đa chức năng phải bao gồm những người sáng lập. Điều gì về công việc cần phải được thực hiện bên trong tòa nhà? Ai sẽ thực hiện các giải pháp cho các vấn đề phát hiện ra bên ngoài tòa nhà?
Câu trả lời của Eric Ries là tạo ra 2 đội cho mỗi nhóm khác nhau: đội giải quyết vấn đề và nhóm giải pháp. Đội đầu tiên tập trung vào phát triển khách hàng, trong khi đội thứ hai chú trọng phát triển sản phẩm. Tuy nhiên, nếu bạn là một người sáng lập, bạn cần phải ở cả hai đội, trong đó nằm kế hoạch cơ bản kéo chiến tranh.
Vấn đề càng trở nên trầm trọng hơn nếu bạn là một người sáng lập kỹ thuật (như tôi) bởi vì thời gian được sử dụng rất khác nhau khi đi từ phát triển sản phẩm đến sự phát triển của khách hàng. Paul Graham đã viết một bài luận xuất sắc về hai loại lịch biểu: kế hoạch của người quản lý và kế hoạch của nhà sản xuất. Người quản lý thường tổ chức ngày của mình thành các khối 1 giờ, và dành mỗi giờ để giải quyết một công việc khác. Các nhà sản xuất, như các lập trình viên và nhà văn, cần tổ chức ngày của họ thành các khối dài hơn không bị gián đoạn. Chi phí chuyển đổi ngữ cảnh thấp (và dự kiến) trong lịch trình của Người quản lý. Nó rất cao (và là một kẻ giết người có năng suất) trong lịch trình của Maker.
Các hoạt động bên ngoài tòa nhà (các cuộc phỏng vấn của khách hàng, kiểm tra khả năng sử dụng, hỗ trợ khách hàng) có xu hướng nằm trong lịch trình của Người quản lý, trong khi các hoạt động bên trong tòa nhà (thiết kế, mã hóa) thường nằm trong lịch trình của nhà sản xuất. Cố gắng tìm ra một điểm cân bằng giữa hai sự kéo là nghệ thuật hơn là khoa học nhưng có một khái niệm cơ bản cần phải có mặt để tối đa hoá luồng năng suất. Có 2 định nghĩa khác nhau về ý nghĩa của dòng chảy và cả hai đều áp dụng ở đây.
Đầu tiên đến từ nhà tâm lý học Mihály Csíkszentmihályi, người định nghĩa dòng chảy như là một trạng thái tinh thần hoạt động khi bạn ở mức tốt nhất. Khi bạn đang trong dòng chảy, bạn hoàn toàn đắm mình trong một hoạt động mà không có gì khác quan trọng. Bạn mất tự chủ và ý thức về thời gian.
Các hoạt động mà luồng thông thường có các thuộc tính sau:
-
Có một mục tiêu rõ ràng
-
Cần tập trung đầy đủ
-
Thiếu sự gián đoạn và phiền nhiễu
-
Rõ ràng và ngay lập tức phản hồi về tiến triển hướng tới mục tiêu
-
Một cảm giác thách thức
Trong khi dòng chảy không thể được kích hoạt theo ý muốn, bạn có thể sắp xếp các hoạt động để chúng cho phép dòng chảy đó trùng lặp cũng là định nghĩa thứ hai của dòng chảy. Từ tư duy Lean:
"Khi chúng ta bắt đầu suy nghĩ về cách sắp xếp các bước thiết yếu để thực hiện công việc để đạt được một dòng chảy liên tục liên tục mà không lãng phí năng lượng, hàng loạt hoặc hàng đợi, nó sẽ thay đổi mọi thứ, kể cả cách chúng tôi cộng tác và các công cụ mà chúng tôi đưa ra để hoàn thành công việc."
Những gì sau đây là hacks công việc cụ thể tôi sử dụng để cho phép dòng chảy:
TẠO LUỒNG HÀNG NGÀY
Tôi thường nhóm các hoạt động hàng ngày của tôi thành 3 loại: Các hoạt động của nhà sản xuất đã được lên kế hoạch, các hoạt động quản lý theo kế hoạch, và các hoạt động của nhà sản xuất / quản lý không có kế hoạch.
Work Hack 1: Thiết lập các khối thời gian liên tục cho công việc của nhà sản xuất.
Các hoạt động của nhà sản xuất kế hoạch của tôi thường là các công việc viết mã và viết mà tôi đã xác định trước đó. Bởi vì những hoạt động này cần một khối thời gian liên tục, tôi lên lịch vào buổi sáng sớm (6 giờ sáng-8 giờ sáng). Tôi thường lên lịch làm việc này vào tối hôm trước và đó là điều đầu tiên và duy nhất tôi làm. Tôi không kiểm tra email / twitter hoặc nhìn vào bất cứ điều gì khác. Không ai gọi vào giờ đó vì thế sự phiền toái ở mức tối thiểu. Tôi thấy hai giờ khối làm việc tốt nhất cho tôi.
Work Hack 2: Đạt được mục tiêu của nhà sản xuất càng sớm trong ngày càng tốt.
Tôi đã cố gắng cả hai ở lại muộn và thức dậy sớm, và thích thứ hai vì nó không bị gián đoạn bởi giấc ngủ cho phép các hoạt động trong ngày để chảy tốt hơn. Cá nhân tôi cũng nhận thấy rằng hoàn thành cái gì đó hữu hình mà sớm trong ngày đặt ra âm thanh cho phần còn lại của ngày.
Tùy thuộc vào ngày trong tuần, tôi có thể phân bổ nhiều khối hơn 2 giờ vào buổi sáng hoặc buổi chiều nhưng chúng không tràn ngập như buổi họp đầu tiên và có thể bị gián đoạn bởi một điều khẩn cấp hơn.
Work Hack 3: Lên kế hoạch cho các hoạt động quản lý vào cuối ngày càng tốt.
Các hoạt động quản lý theo kế hoạch, như các cuộc họp của khách hàng, dễ lập lịch vì chúng rõ ràng là có thời gian và theo lịch. Trừ khi có xung đột về lịch trình không khả thi, tôi muốn lên lịch cho buổi chiều để không làm gián đoạn dòng chảy buổi sáng của tôi.
Work Hack 4: Luôn luôn sẵn sàng cho các hoạt động không theo kế hoạch đặc biệt là hỗ trợ khách hàng.
Sự gián đoạn bất ngờ có thể xuất hiện từ bất cứ nơi nào trong ngày - các sự cố máy chủ, các cuộc gọi hỗ trợ khách hàng, vv Bạn phải chuẩn bị cho sự gián đoạn, đặc biệt là từ khách hàng. Cả hai thông báo trên máy chủ và cuộc gọi của khách hàng (800 số) đều được chuyển trực tiếp đến điện thoại di động của tôi. Đây cũng là nơi tốt để áp dụng quy trình 5 lần để đảm bảo các sự kiện bất ngờ không trở lại định kỳ.
TẠO LUỒNG HÀNG TUẦN
Ngoài tổ chức ngày cho dòng chảy, tôi cũng nhóm các hoạt động nhất định của nhiệm vụ theo ngày trong tuần.
Work Hack 5: Xác định những ngày tốt nhất cho sự phát triển của khách hàng theo kế hoạch.
Ví dụ, Thứ Hai và Thứ Sáu thường là những ngày tồi tệ để bắt đầu liên hệ với khách hàng mới vì mọi người thường hồi phục từ cuối tuần hoặc chuẩn bị sẵn sàng cho nó. Tôi dự định các loại hoạt động phát triển khách hàng này từ thứ ba đến thứ năm.
Work Hack 6: Tận dụng thời gian chết của khách hàng.
Kể từ thứ Hai và thứ Sáu thường chậm hơn từ quan điểm của khách hàng, tôi sử dụng chúng cho các tác vụ nhà sản xuất lớn hơn như viết bài đăng trên blog. Các bài đăng trên blog của tôi thường được xác định vào thứ sáu, được vạch ra khoảng cuối tuần, được viết / chứng minh vào thứ Hai và được xuất bản vào Thứ ba.
Work Hack 7: Cân bằng thời gian với khách hàng.
Không phải tất cả các hoạt động phát triển của khách hàng đều cần thời gian mặt. Ngoài giai đoạn phát hiện khách hàng ban đầu, có một xu hướng mạnh mẽ dựa nhiều vào giao tiếp không đồng bộ bằng các công cụ như email, diễn đàn và kiểm tra khả năng sử dụng trực tuyến. Mặc dù tất cả những công cụ này là tuyệt vời để giảm bớt phiền nhiễu thời gian thực và đạt được quy mô, tôi thấy điều quan trọng vẫn là tạo cơ hội cho thời gian đối mặt với khách hàng hiện tại và mới. Các cuộc trò chuyện không mô tả là cách tốt nhất để học về các vấn đề không có bản ghi. Tôi đặt số 800 của chúng tôi trên tất cả các trang và khuyến khích khách hàng nhận điện thoại với email bất cứ khi nào có thể.
LOẠI BỎ LÃNG PHÍ PHẦN MỀM
Việc xây dựng phần mềm cho các chi tiết kỹ thuật là khó khăn khi phải đối mặt với một môi trường khởi động, nơi cả hai vấn đề và giải pháp phần lớn không được biết đến, nó là tối ưu để lặp xung quanh mã ít hơn mã nhiều hơn.
Work Hack 8: Tránh quá mức sản phẩm bằng cách kéo khách hàng thu hút các tính năng.
Khách hàng kéo là một khái niệm khác từ suy nghĩ nạc và nó đòi hỏi rằng không có sản phẩm hay dịch vụ được sản xuất cho đến khi một khách hàng yêu cầu nó. Ở giai đoạn này, hơn 80% nỗ lực của tôi được dành cho việc tối ưu hóa các tính năng hiện tại so với việc xây dựng các mô hình mới. Toàn bộ sự phát triển của khách hàng là xác định một MVP vang dội với khách hàng và toàn bộ điểm xác nhận của khách hàng đang thử nghiệm rằng nếu cộng hưởng đó sẽ mở rộng. Nếu không, giải pháp không phải là thêm tính năng, nhưng có thể xoay và quay trở lại bước 1 - khám phá khách hàng.
Work Hack 9: Hãy lặp lại khoảng 3-5 chỉ số có thể xử lý.
Tôi đã trình bày chi tiết bảng điều khiển chuyển đổi của mình trong các bài đăng trước. Có một số chỉ số có thể thực hiện được là tất cả những gì tôi cần để xác định và ưu tiên các bước xây dựng / đo lường / học tập quan trọng nhất để giải quyết. Tất cả dữ liệu cho trang tổng quan được thu thập tự động và được trình bày trong một báo cáo một trang mà tôi có thể xem trong thời gian thực.
Work Hack 10: Xây dựng phần mềm để chạy.
Bạn có thể nhận thấy tôi không có ngày hoặc các nhiệm vụ được xác định để xây dựng, thử nghiệm hoặc phát hành phần mềm. Đó là bởi vì tôi làm theo một quá trình triển khai liên tục (cũng được phổ biến bởi Eric Ries), nơi phần mềm được xây dựng, thử nghiệm và đóng gói tự động vào cuối mỗi công việc của nhà sản xuất mà không cần nỗ lực của tôi ngoài việc kiểm tra trong mã. Một cú nhấp chuột và mã được phát hành cho khách hàng.
Trở lại định nghĩa Womak / Jones về chất thải:
"Chất thải là bất kỳ hoạt động nào của con người mà hấp thụ các nguồn lực nhưng không tạo ra giá trị."
Các quy trình sản xuất theo truyền thống đã sắp xếp xung quanh các công việc chia nhỏ thời gian máy thành hàng loạt và hàng đợi. Tư duy Lean thách thức phương pháp tiếp cận này và kêu gọi sắp xếp thời gian để tổ chức các nhiệm vụ của con người để chúng chảy. Việc phát hành phần mềm không giống với sản xuất. Trong khi phần mềm dựa trên web liên tục được triển khai một cách dễ dàng hơn, với một chút kỷ luật, phần mềm máy tính để bàn cũng có thể được xây dựng để lưu thông. Tôi sẽ trình bày cụ thể quá trình triển khai liên tục của tôi trong một bài đăng tiếp theo.