1. HÃY TÌM KIẾM CÁC DẤU HIỆU CẢNH BÁO
Dấu hiệu cảnh báo về sự thất bại của dự án bao gồm việc trễ deadline, nhầm lẫn về trách nhiệm của mỗi cá nhân, thiếu sự rõ ràng về những gì nên được thực hiện, mâu thuẫn giữa các quyết định hay rối loạn trong những vấn đề mà không ai muốn tìm ra giải pháp.
Các nhà quản lý dự án hiệu quả thường chủ động truy xét những dấu hiệu này và đưa ra giải pháp khắc phục từ trước để giảm thiểu tối đa mức độ thiệt hại có thể xảy ra. Sau đây là ba thành tố quan trọng được những nhà quản lý sử dụng để đóng góp cho sự thành công của dự án:
-
Đảm bảo nguồn hỗ trợ từ công ty;
-
Áp dụng một quy trình phù hợp để điều hành dự án
-
Nuôi dưỡng các mối quan hệ vững chắc để thu hút và tiếp thêm động lực cho mọi người.
2. ĐẢM BẢO NGUỒN HỖ TRỢ TỪ CÔNG TY
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng các dự án thất bạị trong việc giành được sự ủng hộ của công ty là khi chúng thiếu các mục tiêu kinh doanh rõ ràng và sự tham gia của giám đốc điều hành. Bản tuyên ngôn dự án (project charter) là một trong những điều kiện tiên quyết giúp một dự án khởi đầu tốt đẹp bằng cách xác nhận sự cam kết từ phía công ty của mình. Một tuyên ngôn quy định các mục tiêu kinh doanh, xác định các thước đo thành công, liên kết dự án với chiến lược của công ty, xác định các cột mốc quan trọng và các nhóm có lợi ích liên quan, phê duyệt ngân sách, và quan trọng nhất là liệt kê các nhà tài trợ dự án. Khi đã có một tầm nhìn rõ ràng cho dự án, với nguồn ngân sách, và một giám đốc điều hành kinh doanh chịu trách nhiệm về nó, thì đó là lúc bạn biết rằng dự án đã sẵn sàng đi vào triển khai.
Các nhà quản lý dự án thông minh gắn liền bản thân họ với người chỉ đạo dự án để thống nhất chiến lược thực hiện rõ ràng. Họ cũng thường xuyên hợp tác về việc tạo ra các tuyên bố, làm nền tảng xem xét cho các ban kiểm soát, và sự bắt đầu của các bên có quyền lợi liên quan. Tuyên bố này ghi lại cam kết của công ty để thực hiện dự án. Cam kết này sẽ được kiểm tra khi các ưu tiên kinh doanh thay đổi hoặc mức độ căng thẳng tăng lên. Đó là lý do tại sao, ngoài tuyên bố, các nhà quản lý dự án và các bên tài trợ cùng tham gia vào ban chỉ đạo dự án cấp cao để giúp hướng dẫn và duy trì tính hiện hữu của dự án trong các cấp cao nhất của công ty.
3. TIẾN HÀNH MỘT QUY TRÌNH PHÙ HỢP
Sự hợp tác giữa người quản lý dự án và nhà tài trợ giúp đảm bảo mức độ cam kết và tập trung, nhưng chính việc sử dụng quy trình phù hợp mới là thứ giúp đảm bảo việc kiểm soát rõ ràng và thích hợp. Người quản lý có kinh nghiệm biết cách thiết lập khuôn khổ dự án để thu hút mọi người và tạo ra các sản phẩm. Ở mức tối thiểu, một khuôn khổ dự án bao gồm các giai đoạn để lập kế hoạch, thực hiện, cung cấp và vận hành kết quả cuối cùng của dự án. Khuôn khổ đó giúp chúng ta biết rõ khi nào chúng ta bắt đầu và kết thúc mỗi giai đoạn; trong mỗi giai đoạn, những gì đang được giao và ai là người chịu trách nhiệm phân phối nó. Có một kế hoạch quản lý giao tiếp (communications plan) xác định những gì sẽ được truyền đạt, khi nào, bởi ai và bao lâu. Trọng tâm của dự án là quy trình cốt lõi để phát triển kết quả cuối cùng, dù là ứng dụng phần mềm, quy trình sản xuất mới hay sản phẩm mới. Các quyết định về cách sản phẩm của dự án được xây dựng như thế nào ảnh hưởng tới khuôn khổ tổng thể của dự án. Các nhà quản lý dự án cũng rất thành thạo về cách thức công ty mua sắm vật dụng, bảo đảm an toàn cho các phòng họp, hội đồng tư vấn tại nơi làm việc, vv Biết cách hoạt động của công ty rất có giá trị và tránh cho sự phát triển của dự án bị đình trệ.
4. NUÔI DƯỠNG CÁC MỐI QUAN HỆ BỀN VỮNG
Các đội vẫn sẽ rơi vào căng thẳng ngay cả khi có quy trình thích hợp và sự giúp sức từ công ty. Các nhà quản lý dự án giỏi làm việc chăm chỉ để thiết lập và tối ưu hóa các mối quan hệ và tạo ra một môi trường an toàn cho nhóm làm việc. Dự án càng lớn thì việc lập kế hoạch quản lý các bên liên quan càng quan trọng hơn. Kế hoạch này trả lời những câu hỏi như ai cần tham gia vào dự án, họ quan tâm những gì đến dự án, họ có ảnh hưởng gì trong dự án, điều gì cần phải được thông báo cho người này? Các nhà quản lý dự án được đào tạo bài bản hiểu rằng các nhóm trải qua những khó khăn tăng dần lên từ quá trình lên ý tưởng, để hình thành, để chuẩn bị, để thực hiện.
Vai trò của nhà quản lý dự án trong từng giai đoạn là rất quan trọng, từ việc chỉ đạo đến tạo điều kiện thuận lợi. Nhóm đạt được kết quả tốt cuối cùng là nhóm vừa trách nhiệm, động lực, vừa có sự giúp đỡ từ người quản lý dự án để đảm bảo mạng lưới hỗ trợ dự án còn nguyên vẹn, sự liên lạc vẫn xuyên suốt và những rủi ro được quản lý đúng đắn, khi dự án đi qua các giai đoạn của nó. Người quản lý dự án phải có mối quan hệ sát sao với đội ngũ và với những người có ảnh hưởng tới công ty để có thể đảm bảo mức hỗ trợ này được duy trì. Các nhà quản lý dự án có mạng lưới kết nối bên ngoài rộng rãi giúp dự án của họ bằng cách cung cấp các tùy chọn để bổ sung cho nhóm hoặc chuyên môn để giúp đỡ trong việc ra quyết định. Những người quản lý dự án đã rèn luyện những đội có thành tích cao dường như luôn tìm cách khai thông các dự án của mình.
Biết được dấu hiệu thất bại của dự án rất quan trọng, nhưng quan trọng hơn là chủ động tránh nó bằng cách đảm bảo dự án của bạn có sự hỗ trợ từ công ty, quy trình phù hợp và một đội ngũ năng động.