Nếu bạn thời gian làm việc trong ngày là quá ít ỏi để hoàn thành mọi việc thì có lẽ đã đến lúc thử một phương pháp quản lý thời gian mới có thể tăng năng suất của bản thân, phương pháp đó mang tên “Time Blocking”. Tìme Blocking đã và đang được nhiều người thành công trên thế giới sử dụng, từ Elon Musk, Bill Gates đến tác giả Cal Newport của cuốn “Deep Work”. Hãy cùng mình khám phá xem Time Blocking có thể giúp bạn tận dụng thời gian trong ngày như thế nào nhé!
TIME BLOCKING LÀ GÌ?
Time Blocking là một phương pháp lập kế hoạch và ấn định từng khung thời gian - những "khối" thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ và công việc cần hoàn thành. Nguyên tắc của Time Blocking là chia nhỏ 24 tiếng trong ngày thành các “time block” (khung thời gian) và chỉ tập trung thực hiện một nhiệm vụ duy nhất trong khung thời gian nhất định.
Ví dụ:
• 7:00am - 8:00am: Đánh răng rửa mặt + ăn sáng
• 8:10am - 8:30am: Ôn Chương 1 - Toán cao cấp
• 8:30 am - 10:00am: Học tiết 1+2
Cứ như vậy chia quỹ thời gian 24h của mình thành từng mục như vậy theo ngày, theo tuần.
ƯU ĐIỂM CỦA TIME BLOCKING
1. Time blocking giúp bạn đánh bại sự trì hoãn
Khi bạn bắt đầu một ngày bằng một danh sách các việc cần làm như bài tập, bài thuyết trình được liệt kê một cách chi tiết tới từng khung giờ, bạn đang tự đặt ra cam kết với bản thân. Cam kết này sẽ giúp bạn có động lực đánh bại sự trì hoãn và biến ý định thành kế hoạch hành động để hoàn thành công việc như bạn đã đề ra.
2. Time blocking giúp tiết kiệm thời gian
Việc liệt kê trước các bài tập, môn học ưu tiên cần ôn tập trong ngày sẽ giúp bạn tránh chứng mệt mỏi vì phải đưa ra quyết định (decision fatigue). Đây là trạng thái do dự, áp lực, phân vân trước quá nhiều lựa chọn dẫn đến xu hướng đưa ra quyết định thiếu chuẩn xác. Bằng cách cắt giảm quy trình đưa ra quyết định không cần thiết trong ngày, Time Blocking đảm bảo rằng bạn có đủ thời gian cho các ưu tiên của mình thay vì lãng phí thời gian suy nghĩ về việc phải làm gì, học gì tiếp theo hoặc sa đà vào thực hiện những nhiệm vụ nhỏ nhặt.
Với sự trợ giúp đỡ của Time Blocking, bạn sẽ hạn chế việc kiểm tra email hoặc lướt mạng xã hội một cách tùy hứng. Ngược lại, nếu không lập kế hoạch trước mà cứ làm dàn trải, công việc của bạn có thể chịu ảnh hưởng tiêu cực bởi Định Luật Parkinson: “Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó”. (“Work expands so as to fill the time available for its completion”).
3. Timeblocking giúp bạn thiết lập quy trình học tập hiệu quả
Một ưu điểm quan trọng khác của Time Blocking là nó giúp bạn đặt ra một quy trình học tập/làm việc cho phép bạn sắp xếp đầu việc cần làm một cách hiệu quả hơn. Mỗi người đều có một khoảng thời gian cụ thể trong ngày mà họ cảm thấy tập trung và học tập năng suất nhất. Bằng việc ghi chép một cách có hệ thống thông tin về từng việc trong ngày, Time Blocking cho phép bạn xác định khung thời gian học tập hiệu quả đó để bạn có thể lên lịch sao cho phù hợp. Giả sử bạn hoạt động tích cực và tập trung nhất trong khoảng thời gian từ 10 giờ sáng đến 2 giờ chiều, bạn có thể sử dụng kỹ thuật Time Blocking để đặt lịch cho môn học đòi hỏ nhiều chất xám nhất trong ngày vào khoảng thời gian đó. Bạn càng hiểu rõ cách mình sử dụng thời gian thì bạn sẽ càng dễ dàng tạo ra quy trình học tập tốt hơn cho tương lai.
4. Time Blocking giảm thiểu sự phân tâm và tăng khả năng tập trung
Bằng cách lên lịch cho từng phút trong ngày, bạn không chỉ bảo vệ bản thân khỏi sự phân tâm mà còn tăng khả năng tập trung của mình. Phương pháp Time Blocking đòi hỏi sự chú tâm tuyệt đối vào một nhiệm vụ duy nhất tại một thời điểm. Mặc dù đa nhiệm (Multitasking) có vẻ như là một cách tuyệt vời để hoàn thành nhiều việc cùng một lúc, nhưng thực tế thì nó có thể dẫn đến việc năng lượng bị tiêu hao nhiều hơn và khiến bạn làm việc chậm hơn. Trong khi đó, việc thực hiện nhiệm vụ một cách đơn lẻ (Singletasking) đã được chứng minh là có thể giúp hoàn thành việc học nhanh hơn, tốt hơn vì nó làm giảm thiểu quá trình não bộ phải thay đổi hoàn cảnh và chuyển sự chú ý từ môn học này sang môn học khác. Từ đó, Time Blocking làm tăng hiệu suất học tập của bạn một cách đáng kể.
NHƯỢC ĐIỂM CỦA TIME BLOCKING
Tuy nhiên, những ưu điểm kể trên không đồng nghĩa với việc Time Blocking là một giải pháp hoàn hảo. Trên thực tế, có một số lý do có thể khiến bạn phải suy nghĩ lại về việc có nên ứng dụng Time Blocking vào công việc hoặc việc học tập hàng ngày hoặc hàng tuần của mình hay không:
1. Rất khó có thể ước tính thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ
Khi áp dụng phương pháp Time Blocking, bạn có thể gặp phải “Ngụy biện lập kế hoạch” (“The Planning Fallacy”). Đây là hiện tượng chúng ta có xu hướng đánh giá không đúng lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ trong tương lai. Việc tính toán không chính xác có thể ảnh hưởng đến năng suất và quy trình làm việc của bạn, đặc biệt là trong những ngày đầu tiên bạn áp dụng Time Blocking.
2. Việc hoàn thành nhiệm vụ không đúng hạn có thể gây ra cảm giác căng thẳng
Khi bạn không ước tính chuẩn xác thời gian thực hiện các nhiệm vụ, một môn học... bạn sẽ dễ cảm thấy mình liên tục bị chậm tiến độ. Điều này sẽ gây ra cảm giác lo lắng và căng thẳng cao, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất của bạn.
Ví dụ bạn cho rằng bạn cần 40 phút để làm slides cho bài thuyết trình tuần tới nhưng thực tế bạn lại cần đến 2 tiếng để hoàn thành nó do quá trình tìm kiếm ảnh minh họa lâu hơn bạn tính toán.
3. Time Blocking thiếu tính linh hoạt
Cho dù bạn áp dụng phương pháp Time Blocking cho cả tuần hay chỉ một ngày, bạn cũng sẽ nhận ra sự kém linh hoạt của nó so với việc sử dụng danh sách To-do chung chung. Yếu tố bất ngờ, sự gián đoạn từ các bài kiểm tra không báo trước có thể phá hủy toàn bộ quy trình học tập của bạn.
4. Tốn nhiều thời gian và công sức để lập ra kế hoạch dựa theo quy tắc Time Blocking
Kỹ thuật Time Blocking buộc bạn phải lên kế hoạch làm việc một cách cẩn thận và chi tiết thay vì chỉ liệt kê ra 4 hoặc 5 nhiệm vụ cần hoàn thành. Việc tính toán khung giờ cho từng nhiệm vụ cũng tốn nhiều thời gian và công sức đến mức có khiến bạn không thể duy trì Time Blocking như một thói quen hàng ngày hoặc thậm chí là không muốn thử. Đây có lẽ là lý do chính khiến các những người có lịch trình quá bận rộn từ bỏ phương pháp này.
CÁCH ỨNG DỤNG TIME BLOCKING THEO TUẦN SAO CHO HIỆU QUẢ
Dù có một vài vấn đề tiềm ẩn như vậy, không thể phủ nhận rằng Time Blocking vẫn là một chiến lược quản lý thời gian hiệu quả nếu như bạn có một quy trình thực hiện phù hợp. Vậy quy trình đó bao gồm những bước nào và có những lưu ý gì?
Bước 1: Lên danh sách các nhiệm vụ cần phải hoàn thành trong tuần
Hãy bắt đầu bằng cách xác định tất cả các nhiệm vụ trong tuần mà bạn cần thực hiện. Bạn nên liệt kê tất cả các bài tập, bài thuyết trình, bài kiểm tra..., thời gian với câu lạc bộ, thậm chí cả thời gian tập thể dục vào danh sách.
Bước 2: Xác định những nhiệm vụ cần ưu tiên
Sau khi có danh sách công việc cần làm thì giờ là lúc bạn cần xác định các nhiệm vụ ưu tiên trong số các công việc đó. Bạn chỉ nên chọn ra khoảng ba đến bốn nhiệm vụ một ngày. Hãy cân nhắc sử dụng Ma trận Eisenhower để phân loại các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và mức độ ưu tiên của chúng.
Làm trước - Những công việc quan trọng và khẩn cấp.
Lên lịch - Những công việc quan trọng và không khẩn cấp.
Ủy quyền/Làm sau - những nhiệm vụ không quan trọng và khẩn cấp.
Bỏ - nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp.
Bước 3: Lên lịch cho cả tuần
Ở bước này, bạn sẽ gán mỗi nhiệm vụ một khoảng thời gian và sau đó, sử dụng sổ tay giấy hoặc các ứng dụng kỹ thuật số như Lịch Google, Calendly, Appoint, Plan, HourStack để ghi lại lịch trình cả tuần của bạn. Một số lưu ý cho bước 3:
Sắp chỗ cho các nhiệm vụ quan trọng nhất trước, các nhiệm vụ nhỏ sau.
Bạn có thể chia nhỏ lịch làm việc thành các khung thời gian 15 phút, 30 phút hoặc 1 tiếng tùy theo mức độ phức tạp của mỗi nhiệm vụ. Đối với các tác vụ phức tạp, bạn có thể cần lên lịch rải ra thành nhiều khung thời gian trong tuần.
Ví dụ: nếu bạn phải thuyết trình vào thứ Bảy, bạn phân bổ công việc này thành nhiều khung thời gian từ thứ Tư đến thứ Sáu để thực hiện quá trình làm chỉnh sửa bản word, làm slides, luyện thuyết trình, và ấn định thêm một khung thời gian vào thứ Bảy để chính thức thực hiện bài thuyết trình đó.
Bạn cũng nên phân bổ cả thời gian cho những việc như ăn trưa, trả lời email, kiểm tra mạng xã hội…
Đừng quên chừa lại một vài khoảng trống trong lịch mỗi ngày để dự trù cho các nhiệm vụ khẩn cấp có thể xảy ra chẳng hạn như bài kiểm tra đột xuất, cuộc họp clb gấp hoặc chỉ đơn giản là để nghỉ giải lao. Cuộc sống không phải là một cuộc đua, vì vậy hãy chủ động dành cho mình một khoảng thời gian để nạp năng lượng hoặc làm những việc bạn thích.
Bạn không cần phải tính toán thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ một cách hoàn hảo ngay lập tức mà chỉ cần ước tính sơ bộ là được. Khi bạn tiếp cận Time Blocking một cách linh hoạt, thì bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc theo sát lịch trình đề ra, hãy cân nhắc đặt báo thức hàng ngày để đảm bảo bạn đi đúng hướng.
Bước 4: Chủ động chiêm nghiệm và sẵn sàng điều chỉnh lại kế hoạch khi cần thiết
Cho dù bạn có lên kế hoạch tỉ mỉ đến đầu thì cũng khó tránh khỏi sự sai sót. Việc đánh giá lại lịch trình Time Blocking nên được nên thực hiện hằng ngày vì nó có tác động rất lớn đến năng suất của bạn. Bạn có thể dành cuối ngày để nhìn nhận và sửa đổi lại kế hoạch Time Blocking ngày mai sao cho chuẩn xác. Bằng cách này, bạn cũng tránh việc gặp phải “ngụy biện lập kế hoạch” (planning fallacy).
Mặc dù Time Blocking không phải giải pháp hiệu quả với tất cả mọi người, nhưng nếu được thực hiện đúng cách theo những bước ở trên, nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và tăng năng suất học tập một cách đáng kể.
Cảm ơn bạn đã đọc, chúc bạn học và làm việc hiệu quả!
Cre: The Organizeaholic