Để chủ trì một cuộc họp thành công, bạn cần tuân thủ những hạn chế về thời gian và chương trình nghị sự, và cũng nhanh chóng nắm bắt cảm xúc của mọi người và làm rõ hoặc tóm tắt khi cần thiết. Đó là người chỉ đạo cuộc họp, xử lý các thủ tục cuộc họp và đảm bảo các điểm trong chương trình nghị sự được bao hàm. Các chủ tọa là "trung lập", và chỉ bỏ phiếu khi có một "ràng buộc". Trong những trường hợp này, họ nắm lá phiếu quyết định.

ü       Đầu tiên, với vai trò là chủ tọa, chắc chắn bạn sẽ muốn chào đón mọi người đến cuộc họp, hỏi xem họ đã có bản tóm tắt chương trình nghị sự chưa, sau đó bắt đầu vào công việc. Bạn có thể dùng các cụm từ hữu dụng sau:

Thank you everyone for coming today.
Xin cảm ơn quý vị đã đến đây ngày hôm nay.

I've called a meeting to discuss…
Tôi triệu tập cuộc họp để thảo luận...

The purpose of this meeting is to…
Mục đích của cuộc họp này là để...

Has everyone received a copy of the agenda?
Mọi người đã nhận được bản sao chương trình nghị sự chưa ạ?

Let's get started.

Vậy chúng ta bắt đầu thôi.

ü       Sau đó chủ tọa dẫn dắt những người tham gia thông qua các vấn đề trong chương trình nghị sự, gồm những phần sau:

1. Đưa ra lời xin lỗi vì vắng mặt (lời xin lỗi từ những người được mời họp nhưng không thể tham dự)

I've received the following apologies for absence from….

Tôi đã nhận được những lời xin lỗi sau đây vì sự vắng mặt từ....

2. Biên bản cuộc họp trước đó (mọi người kiểm tra xem các ghi chú từ cuộc họp cuối cùng có chính xác hay không)

Can we take the minutes as read?

Chúng tôi có thể xem biên bản không?

3. Các vấn đề phát sinh (mọi người báo cáo về những gì họ đã làm được sau cuộc họp vừa qua)

Are there any matters arising from the last meeting?

Có bất kỳ vấn đề nào phát sinh sau cuộc họp vừa qua không?

4. Các điểm hành động (các điểm chính được thảo luận)

I'd like to go to point one on the agenda.

Tôi muốn đề cập đến một điểm trên chương trình nghị sự.

5. AOB (Những vấn đề cần bàn khác: mọi người có thể đưa ra bất kỳ điểm bổ sung nào trước khi cuộc họp kết thúc)

Is there any other business?

Còn vấn đề cần bàn khác nào nữa không?

6. Ngày giờ của cuộc họp tiếp theo

I'd like to propose that we meet again on…
Tôi muốn đề xuất chúng ta sẽ có một cuộc họp khác vào...

I think that just about wraps it up for today…

Tôi nghĩ rằng hôm nay đã kết thúc tốt đẹp…

Thank you everyone for coming.

Xin cảm ơn quý vị đã đến.

ü       Là chủ tọa, bạn nên thông qua các phần trong chương trình nghị sự, đảm bảo mọi người bám vào vấn đề, và có đủ những đóng góp để đưa ra các quyết định hoặc các hành động sẽ được thực hiện. Tuy nhiên, nếu cuộc họp đang có vẻ nằm trong vòng luẩn quẩn, bạn cũng nên làm cuộc thảo luận đi tiếp và trì hoãn hành động đến khi thu thập được thêm thông tin.

ü       Để duy trì cuộc họp tập trung vào các mục tiêu, bạn có thể dùng các mẫu sau:

We're getting a little sidetracked here. Can we stick to the main points?

Ở đây chúng ta đang hơi đi sai hướng một chút. Chúng ta có thể bám vào các vấn đề chính được không?

Let's not get off the subject.

Chúng ta không nên đi lạc đề.

Can we get back to the agenda?

Chúng ta có thể quay lại với chương trình nghị sự không?

ü       Để chuyển sang một điểm khác, bạn sẽ dùng:

Could we move on to item 2 on the agenda?
Chúng ta có thể chuyển sang mục 2 chương trình nghị sự được chưa?

If nobody has anything else to add, perhaps we could look at the next point.

Nếu không ai có vấn đề gì khác, có lẽ chúng ta có thể xem xét vấn đề tiếp theo.

ü       Khi cần phải trì hoãn hành động, chủ tọa của cuộc họp có thể dùng:

I think we should leave this for now.
Tôi nghĩ chúng ta nên tạm thời để vấn đề này lại.

Can we come back to this point later?

Chúng ta có thể trở lại vấn đề này sau được không?

ü       Xin ý kiến mọi người, người chủ tọa có thể nói:

I'd like to give the floor to…

Tôi muốn xin ý kiến về…

Does anyone have anything else to add?
What are your views on this?

ü       Đề nghị thỏa thuận hoặc bỏ phiếu

Can we have a show of hands?
Chúng ta có thể giơ tay biểu quyết?

Can we put this to the vote?

Chúng ta có thể giải quyết chuyện này bằng cách bỏ phiếu?

Are we in agreement on this?

Chúng ta sẽ thoả thuận về việc này chứ?

ü       Làm rõ hoặc tóm tắt lời phát biểu của ai đó

So, in a nutshell, you're saying…

Vậy tóm tắt ngắn gọn lại, anh đang nói...

Could I just clarify something here…

Tôi có thể làm rõ mấy điều ở đây không...

I'd just like to summarise the key points.

Tôi chỉ muốn tóm tắt những điểm chính.

So, to summarise…

Vì vậy, để tóm tắt...

ST