Biết cách nói lời từ chối lịch sự tại nơi làm việc là một kỹ năng quan trọng để duy trì mối quan hệ và duy trì năng suất.

Nếu bạn đang đọc bài viết này, rất có thể hộp thư đến của bạn đã chứa đầy tin nhắn của các đồng nghiệp nhờ bạn đóng góp ý kiến cho công việc của họ, các thành viên trong nhóm muốn bạn hỗ trợ trong dự án mới nhất hoặc lời chào mời từ các đối tác.

Nói lời từ chối thẳng thừng là không nên vì điều này sẽ làm tổn hại đến uy tín và triển vọng nghề nghiệp của bạn. Không ai muốn trở thành một người đồng nghiệp khó tính, không đáng tin cậy hoặc khó gần. Bạn cần học cách thể hiện sự khéo léo trong giọng điệu của mình để tạo ấn tượng tốt, ngay cả khi phải làm ai đó thất vọng.

Khi nào thì nên nói không?

Trước khi đi sâu hơn vào các cách nói lời từ chối khéo léo, hãy tìm hiểu khi nào thì nên từ chối. 

Khi bạn quá bận rộn

Nếu việc đồng ý với một cơ hội mới sẽ cản trở khả năng hoàn thành nhiệm vụ mà bạn đã cam kết, hãy nói không. Điều này có thể khó khăn, đặc biệt là khi bạn muốn làm hài lòng tất cả mọi người, nhưng ôm đồm nhiều hơn không phải lúc nào cũng tốt hơn. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc thực hiện tốt những cam kết hiện tại của bạn.

Khi bạn đang bao che cho một đồng nghiệp lười biếng

Nếu bạn liên tục làm thay việc của người khác, thì bạn cho họ thấy rằng bạn không bận tâm về việc họ đang chểnh mảng và họ có thể tiếp tục chểnh mảng vì bạn sẽ hoàn thành những gì họ không làm. Trong trường hợp này, bạn đang làm cho bản thân và người khác trở thành kẻ phá bĩnh. 

Khi đó là một yêu cầu vào phút cuối và bạn đã có các nhiệm vụ khác

Tất cả chúng ta đều có những việc đột xuất khiến bản thân cảm thấy lo lắng, khó chịu và thất vọng cho dù đó là một sự kiện sau giờ làm hay cuộc họp vào phút chót. Đôi khi bạn có thể đồng ý nhưng cũng có thể từ chối nếu nó cản trở các nhiệm vụ khác.

Nếu yêu cầu đó khiến bạn không thoải mái (về mặt đạo đức hoặc thể chất)

Đánh giá mức độ ảnh hưởng của lời yêu cầu là điều cần thiết để biết liệu công việc đó có mang lại lợi ích tốt nhất cho bạn hay không. Nếu điều gì đó khiến bạn không thoải mái, về mặt đạo đức hay thể chất, chỉ cần nói lời từ chối.

“Sự khác biệt giữa người bình thường và người thành công là những người thành công biết cách nói lời từ chối đúng việc và đúng cách.”

Cách nói lời từ chối lịch sự không để lại “sẹo”

Xin lỗi trước

Đây có vẻ như là một lời khuyên kỳ quặc bởi bạn không hề làm gì sai. Tuy nhiên, nói lời xin lỗi trước khi từ chối có một số lợi ích nhất định. Đầu tiên, bạn cho đối phương biết rằng sắp có tin xấu. Thứ hai, bạn đang thể hiện sự đồng cảm, điều này có thể làm dịu đi ngay sự thất vọng và buồn bã. Đó là cách đơn giản để từ chối một cách lịch sự.

Rõ ràng và tử tế

Nếu bạn phải nói không, hãy ngắn gọn và rõ ràng. Bạn không nên khiến đối phương phải phân vân, đặc biệt nếu nhiệm vụ trước mắt rất cấp bách. Nhưng có sự khác biệt giữa ngắn gọn và thô lỗ.

Với hai cách trả lời “Xin lỗi, tôi không thể làm điều này” và “Xin lỗi, hiện tại tôi không có thời gian để giúp bạn thực hiện công việc này. Tôi hy vọng bạn sẽ tìm được người khác để hỗ trợ”.

Bạn có thấy sự khác biệt? Chỉ cần thêm một vài từ, bạn đã cho thấy được sự tử tế trong khi vẫn đưa ra một từ “không” rõ ràng.

Nói lý do nhưng đừng mở ra cơ hội

Bạn có thể muốn giải thích cho đối phương lý do tại sao bạn không thể hỗ trợ họ. Khi đó hãy nói ngắn gọn và cho thấy đó không phải là sự hờ hững mà chỉ là bạn không có thời gian. Tuy nhiên, bạn không cần cảm thấy bắt buộc phải đưa ra lý do nếu đó là người hay nhờ vả. Bạn nên giữ lời từ chối càng đơn giản càng tốt và không tạo cơ hội để họ có thể tranh luận về lý do của bạn.

Thay vì trả lời “Thật không may, tuần này tôi có quá nhiều việc”, hãy sử dụng “Với khối lượng công việc hiện tại, tôi nghĩ rằng mình không thể hoàn thành tốt công việc của bạn và nhiệm vụ của tôi cũng sẽ bị ảnh hưởng. Rất cảm ơn vì bạn đã hiểu”.

Với cách nói lời từ chối đầu tiên, bạn đang tạo cơ hội để người khác cố gắng đề nghị bạn giúp đỡ bằng mọi cách như “Nếu tuần này không được thì chúng ta có thể làm vào tuần sau”. Ngược lại, cách thứ hai rõ ràng là “chốt hạ”.

Giới thiệu phương án thay thế

Một lời đề xuất đơn giản có thể giúp ích rất nhiều cho người nhờ bạn giúp đỡ. Giới thiệu họ với người có khả năng đảm nhận công việc hoặc thậm chí phù hợp hơn với nhiệm vụ đó là điều rất đáng làm, đặc biệt là với những người bạn đã làm việc lâu dài. Ngay cả việc đề xuất một thời điểm khác cũng là thỏa hiệp mà bạn có thể đồng ý.

Nếu thường xuyên nhận được những lời yêu cầu giống nhau lặp đi lặp lại, bạn cũng có thể tạo danh sách những lời giới thiệu phổ biến như sách, người trợ giúp hoặc khóa học… để việc hỗ trợ trở nên dễ dàng hơn.

Thực tế là mọi người nói có thường xuyên hơn từ chối, vì không muốn bị coi là không có khả năng hoặc là người không có tinh thần đồng đội. Tuy nhiên, thỉnh thoảng nói không và từ chối đúng cách sẽ giúp bạn làm việc năng suất, hiệu quả và tinh thần thoải mái hơn về lâu dài. Bằng cách nói lời từ chối phù hợp, bạn cũng sẽ nhận được sự tôn trọng của người khác, tự tin mạnh mẽ hơn và cảm thấy hài lòng hơn trong công việc.

Hà Phương

Nguồn: careerlink.vn