TÀI LIỆU TRÊN CLOUD
Lưu trữ tài liệu trên đám mây có một lợi ích rất lớn là có thể xử lý được các tệp lơn không thể gửi được dưới dạng tệp đính kèm hoặc khi nhiều bên liên quan cần truy cập cùng một lúc. Trái ngược với Email, các tài liệu được lưu trữ trên đám mây được tạo, sửa đổi và có thể bị xóa tại nguồn.
Sau khi tải lên, phải đảm bảo các tệp của bạn được tự động lưu trữ riêng tư cho đến khi quản trị viên gửi một liên kết truy cập an toàn đến những người nhận đã được chọn. Quyền truy cập và quyền chỉnh sửa có thể được quản lý trên cơ sở cá nhân, do đó một số người dùng có thể sửa đổi tài liệu trong những khi những người khác chỉ có thể xem nó ở chế độ “read-only”. Đó là lý do tại sao các nền tảng dựa trên đám mây rất phù hợp để quản lý tài liệu liên quan đến pháp lý, vì chúng hạn chế được bị xâm nhập, giả mạo hoăc sao chép.
Bảo vệ bằng mật khẩu nên thông qua các giải páp chữ ký sô như Adobe Sign bản quyền. Những thứ này không chỉ thay thế giấy tờ và giúp việc ký hiệu quả hơn mà còn cho phép bạn kiểm soát quyền truy cập tài liệu dựa trên địa chỉ email của mọi người hoặc một số nhận dạng kỹ thuật khác. Khi ký tài liệu bằng chữ ký dựa trên chứng chỉ, danh tính của người ký được xác thực bởi một dịch vụ đáng tin cậy và chữ ký được liên kết mật mã với tài liệu bằng công nghệ cơ sở hạ tầng khóa công khai (PKI).
Tuy nhiên, ngay cả các thư viện tài liệu dựa trên đám mây cũng cần được quản lý thường xuyên. Đảm bảo xóa thông tin và tài liệu mà bạn không sử dụng nữa.