Xin chào tất cả mọi người!

Hầu như những gì không mang lại hiệu quả thì nó không cần thiết. Những điều đó chỉ mang lại ảo giác về sự tiến bộ, trong khi, chẳng có công việc nào được hoàn thành cả.

Hầu hết, trong các cuộc họp …

- Người tham gia không chuẩn bị trước bởi vì họ có thể lẩn trốn trong cuộc họp một cách dễ dàng.

- Người tham gia không tập trung bởi vì họ biết họ không tận dụng được thời gian.

- Người tham gia không quan tâm vì phần lớn thời gian chỉ để chia sẻ về những cập nhật mà họ đã được biết trước hoặc chẳng liên quan gì tới họ.

Nhưng có một giải pháp để giải thoát mọi người khỏi cái cảnh này. Đó chính là email.

Nếu email được sử dụng một cách chiến lược thì nó có thể loại bỏ hầu hết tất cả các cuộc họp và tiết kiệm thời gian lên đến 50%.

Email hiệu quả cao hơn các cuộc họp bởi thay vì tạo ra cuộc đối thoại ngẫu hứng và chuyện linh tinh ngoài chủ đề, email buộc người viết phải đưa ra những quyết định đã được suy nghĩ thấu đáo và thúc đẩy nhanh tiến độ.

Nhưng nó chỉ có hiệu quả khi bạn dùng đúng cách. Dưới đây là ví dụ để bạn tham khảo:

Mẫu email bạn có thể dùng để các cuộc họp hiệu quả hơn

Để giúp bạn biết cách sử dụng email như thế nào mới cải thiện được chất lượng các cuộc họp, hãy đọc một tình huống giả thuyết sau.

Đầu tiên, tôi sẽ nói cho bạn nghe một điều hiển nhiên này. Các cuộc họp chỉ nên được tiến hành để giải quyết một vấn đề. Nếu một cuộc họp mà không có mục đích cụ thể nào thì đó không phải là một cuộc họp.

Đối với giả thuyết của chúng tôi, hãy giả sử rằng bạn đang làm việc cho Công ty Tiện ích Acme và cần tìm ra cách ra mắt một sản phẩm mới.

Thay vì nhồi nhét mọi người trong phòng họp để thảo luận không có mục tiêu về tình huống đó, hãy gửi một email cho nhóm như sau.

1. Nêu vấn đề/ thách thức bao gồm khung thời gian và deadline đưa ra quyết định.

Ví dụ:

"Chúng ta sẽ phát hành sản phẩm mới vào ngày 17 tháng 3 và cần phải chốt kế hoạch ra mắt, bao gồm chiến lược quảng cáo và sự kiện. Kế hoạch này phải được chốt trong vòng 30 ngày kể từ hôm nay."

2. Đặt một câu hỏi cụ thể (hoặc loạt câu hỏi) cho nhóm.

Ví dụ:

"Chúng tôi muốn nghe phản hồi của bạn về 2 vấn đề sau:

- Bạn nghĩ cách tốt nhất để chúng ta sử dụng hiệu quả ngân sách quảng cáo trị giá 50k đô?

- Bạn có đề xuất gì cho sự kiện trực tiếp ra mắt sản phẩm không?"

3. Đề xuất câu trả lời và/ hoặc nêu ra các tùy chọn để tiến hành (do bạn hoặc một số người có liên quan khác tạo ra cho dự án đưa ra)

Ví dụ:

"Sau khi nói chuyện với nhóm marketing, chúng tôi đã đưa ra 3 chiến lược tiềm năng.

Chúng ta có những lựa chọn chiến lược quảng cáo sau: đầu tư vào chiến dịch quảng cáo trên Facebook, nhờ những người có ảnh hưởng để quảng bá sản phẩm hoặc thực hiện chiến dịch gửi thư trực tiếp.