Những phương pháp để lắng nghe hiêu quả

Khi muốn thay đổi một điều gì đó thì cần phải có thời gian, ở đây cũng vậy, bạn không cần phải trở thành người biết lắng nghe ngay tức thì, kiên nhẫn là đức tính cần được phát huy tối đa ngay lúc này. Chỉ cần nỗ lực hết sức mình thì kết quả bạn đạt được sẽ là những "trái ngọt" xứng đáng. Sau đây là những chiến lược để bạn rèn luyện:

Khi một người nào đó nói, bạn có thực sự nghe được những gì họ nói không, hoặc bạn có nhắc lại bạn sẽ trả lời như thế nào chưa? Điều đầu tiên là hãy cố gắng để đầu óc cởi mở đón nhận thông tin mới dựa trên tinh thần hiểu biết và tôn trọng nhau.

Những phương pháp lắng nghe hiệu quả:

- Đừng chú trọng phong cách của người nói bằng cách hãy tự hỏi rằng diễn giả biết được điều gì mà bạn không biết.

- Hãy khách quan khi lắng nghe để bạn giảm được ảnh hưởng của cảm xúc khi nghe và kiên nhẫn cho đến khi bạn nghe được toàn bộ thông tin. 

- Hãy tránh lo ra bằng cách đóng cửa lại, tắt điện thoại di động, và tiến gần tới người nói chuyện hơn.

- Hãy đi trước người nói bằng cách đoán trước những gì họ sẽ nói và suy nghĩ về những gì họ đã nói.

- Hãy tìm kiếm thông tin không lời. Thường thì giọng nói hoặc cách diễn tả của diễn giả sẽ bộc lộ thông tin nhiều hơn là bằng lời.

 - Hãy cởi mở bằng cách nêu các câu hỏi làm sáng tỏ sự hiểu biết của bạn; hãy khoan phán đoán phê bình cho đến khi diễn giả kết thúc phần trình bày.

 - Đừng ngắt lời, bởi vì việc ngắt lời có thể gây lo ra trong khi bạn đang nỗ lực đạt tới trọng điểm của vấn đề.

- Hãy phán đoán và phê bình nội dung chứ không phải phê bình người nói.

 - Hãy đưa ra ý kiến phản hồi và ghi nội dung một cách ngắn gọn.

 ... Và cuối cùng, hãy lắng nghe bằng cả con tim và khối óc.

Những điều nên tránh để có được một kỹ năng tốt

Thận trọng với những điều sau, chúng có thể tác động xấu đến kỹ năng lắng nghe của bạn:

• Có định kiến hoặc cố chấp không đồng tình với lý lẽ của người nói.

• Ngôn ngữ và cử chỉ không phù hợp.

• Gây ồn ào.

• Trạng thái tình cảm quá mức bình thường như: Lo lắng, khiếp sợ, giận dữ…

• Tỏ ra không nhiệt tình.

Vậy thế nào là lắng nghe?

Để hiểu rõ khái niệm, bạn hãy làm bài tập sau đây: Nhắm mắt lại 1 phút. Bạn nghe được gì? Những gì bạn nghe được là đó gọi là nghe thấy. Nghe thấy là quá trình sóng âm đập vào màng nhĩ và chuyển lên não. Nghe thấy là quá trình hoàn toàn tự nhiên từ khi bạn sinh ra đã như vậy rồi. Lúc bạn ngủ thì quá trình đó vẫn xảy ra.

Bây giờ bạn hãy làm bài tập thứ hai: Nhắm mắt lại và cố nghe xem người ở phòng bên cạnh đang nói gì? Đây chính là quá trình lắng nghe. Quá trình này nối tiếp ngay sau quá trình nghe thấy. Nó biến đổi sóng âm thanh thành ngữ nghĩa. Quá trình này cần sự tập trung và chú ý rất cao.

Như vậy lắng nghe là quá trình tập trung chú ý để giải mã sóng âm thanh thành ngữ nghĩa.

“Ba tuổi đủ để học nói nhưng cả cuộc đời không đủ để biết lắng nghe”. Có miệng không có nghĩa là biết nói. Có mắt không có nghĩa là biết đọc. Có tay không có nghĩa là biết viết. Vậy có tai đâu có nghĩa là biết lắng nghe. Ta được học nói, học đọc, học viết rất nhiều. Vậy ta học lắng nghe ở đâu và ai dạy ta? Một kỹ năng mà chiếm đến 53% thờigian giao tiếp lại không được dạy. Từ bé ta được dạy nói, dạy đọc, dạy viết rất nhiều. Nhưng lắng nghe ta chỉ được dạy vẻn vẹn có vài câu: “Con phải biết nghe lời bố mẹ!”, “Có nghe không thì bảo?!” Nhưng làm thế nào để nghe hiệu quả thì không bao giờ được dạy.

Thiên nhiên cho ta 2 tai chỉ để dùng mỗi một việc là lắng nghe. Đôi khi ta dùng vào việc phụ như đeo khuyên tai, hay để cho người khác kéo tai. Còn chỉ có mỗi một cái miệng để nói, để ăn và rất nhiều việc phụ khác nữa. Phải chăng ta nên nói ít và nghe nhiều gấp đôi. Khi ta có kỹ năng lắng nghe tốt thì công việc sẽ thuận lợi hơn, cuộc sống gia đình vui vẻ hơn, giải quyết xung đột dễ dàng hơn.

“Nói là gieo, nghe là gặt”. Nhưng một thực tế đáng buồn là ta dùng hơn một nửa thời gian giao tiếp cho lắng nghe mà hiệu quả chỉ đạt 25 – 30%. Nếu ta thực tế ta đi gặt mà như vậy thì chắc là… chết đói. Vậy ta còn 75% tiềm năng nữa chưa khai thác. Nếu bạn là nhà đầu tư khôn ngoan thì tôi tin chắc bạn sẽ đầu tư vào mảnh đất tiềm năng 75% này.

Vậy điều gì làm cho ta nghe không hiệu quả?

Thái độ lắng nghe chưa tốt: Điếc hơn người điếc là người không muốn nghe. Ta thường hay ngộ nhận là ta biết rồi nên không muốn nghe hoặc chỉ nghe một phần, nhưng đến khi cần nhắc lại thì ta lại không nhớ. Tệ hại hơn nữa là ta chỉ nghe xem đối tác có gì sai, xấu để phản ứng lại.

Không chuẩn bị: Để nói một điều gì ta chuẩn bị rất kỹ tất cả các phương án. vậy mà trong giao tiếp ta chưa bao giờ chuẩn bị lắng nghe cả. Không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại. Đó chính là nguyên nhân làm ta nghe kém hiệu quả.

Lắng nghe như thế nào?

 “Cuộc hành trình ngàn dặm bắt đầu từ một bước nhỏ”. Để nghe hiệu quả bước đầu chúng ta cần thay đổi một số thói quen nhỏ:

Thay đổi thái độ: Muốn lắng nghe hiệu quả thì đầu tiên phải Muốn. Nếu không muốn lắng nghe thì mọi kỹ năng đều vô ích.

Thay đổi cử chỉ: Thay vì nhìn lơ đãng thì hãy chú ý vào người nói thể hiện sự mong muốn lắng nghe. Gật đầu hòa nhịp cùng người nói. Vẻ mặt thể hiện sự hào hứng lắng nghe. Đơn giản ta có thể tổng kết bằng một câu: “Mắt chớp chớp, mồm đớp đớp, mặt hóng hớt, đầu gật như lạy phật”.

Thay đổi lời nói: Thay vì ngồi im thì hãy thể hiện cho người nói biết mình đang lắng nghe họ bằng những tiếng đế: “Tuyệt! Hay quá! Ối giời ơi!…”; tiếng đệm: “Dạ! Vâng!…”; hoặc câu hỏi: “Vậy à? Thế á? Cái gì cơ? Thật không? Gì nữa?…”. Đơn giản hóa ta có thể tổng kết bằng một câu: “Thế á! Thật không? Ối giời ơi!”.

Các kỹ năng thuyết trình  tốt là điều cần thiết để trở thành một người thuyết trình thành công. Nếu một ai đó khi sinh ra không cócác kỹ năng này, họ có thể yêu cầu được dạy và đào tạo.

Tạo ra một bài thuyết trình là một nghệ thuật. Thậm chí hầu hết những người thành đạt đều phải trải qua sự sợ hãi trong quá trình thuyết trình. Họ không biết cách thực hiện một buổi thuyết trình một cách chuyên nghiệp như thế nào cả. Để tránh được sự sợ hãi này, họ cần phải c các kỹ năng thuyết trình. Bạn có thể có đượ các kỹ năng này thông qua các khoá đào tạo và trở thành những người thuyết trình thành công nhất.

Đó là khả năng của những người thuyết trình trong quá trình truyền đạt thông tin một cách hấp dẫn và cách dẫn dắt nội dung thông tin nhằm thu hút nhiều người nghe hơn và trình bày thông tin đấy trong một khoảng thời gian dài. Người thuyết trình chuyên nghiệp sử dụng các kỹ năng thuyết trình để trình bày các thông tin phức tạp một cách kỹ lưỡng trong một khoảng thời gian ngắn và cách trình bày chính xác.

Nếu bạn quá bận rộn để theo đổi một khóa học, bạn có thể theo các gợi ý sau cho các bài trình bày tới đây của các bạn:

Chuẩn bị nội dung trình bày đồng thời đặt mình dưới góc độ người nghe.
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và xúc tích.

Giọng trình bày của bạn cần phải đủ truyền đạt tới toàn bộ người nghe.
Ngôn ngữ cơ thể của bạn sẽ làm cho ban trở nên tự tin hơn và thể hiện bạn có kiến thức về nội dung trình bày.

Bạn nên biết cách để dẫn dắt mọi người.

Mô tả tỷ mỉ nội dung bằng các ví dụ, nếu cần thiết.

Bạn nên ăn mặc theo cách ăn mặc phù hợp với công ty/tổ chức của bạn. Bạn nên mặc trang trọng, tránh ăn mặc quá bình thường.

Luôn luôn luyện tập bài trình bày của bạn một vài ngày trước đấy.

Sử dụng các hỗ trợ nghe nhìn để bổ sung cho các thông tin của bạn.
Hỗ trợ về hình ảnh sẽ giúp các bạn thuyết phục được người nghe.

Trình bày bằng Powerpoint sử dụng text, đồ họa và các biểu đồ dạnh bánh, đồ họa để tạo các thông tin tổng hợp đơn giản. Bằng cách sử dụng các phương pháp này bạn có thể tăng được sự quan tâm của người nghe lên tới gấp 5 lần.

Nếu bạn sử dụng công cụ Powerpoint, đừng quên giữ bản in.

Điều chỉnh giọng điều thích hợp là công cụ trình bày hiệu quả nhất.

Sử dụng sự khác nhau, các phông chữ và màu bắt mắt.

Người trình bày nên tìm hiểu căn phòng nơi người đấy sẽ trình bày ở đó.

Nhìn người nghe để khuyến khích họ.

Để thuyết phục người nghe, bạn cần phát triển các kỹ năng trên.Các kỹ năng  này được dạy một cách chi tiết trong các khóa đà tạo kỹ năng thuyết trình tổ chức tại các trường, các viện. Bạn có thể sử dụng phương pháp đào tạo tại lớp hoặc trực tuyến. Họ sẽ đào tạo cho bạn nhiều khía cạnh khác nhau để có một bài thuyết trình thành công.

Nếu bạn muốn tạo một buổi thuyết trình buồn tẻ thành lý thú thì hãy luôn nhớ các kỹ năng trình bày này. Phần thưởng cho nó sẽ là rất nhiều và bạn sẽ trở thành một người thuyết trình thành công.