Tư duy tinh gọn được xuất bản lần đầu năm 1996 và hàng trăm nghìn bản sách đã được bán và dịch ra nhiều thứ tiếng. Độc giả khắp thế giới đã chia sẻ về thành công của họ khi áp dụng những nguyên tắc trong cuốn sách này. Cuốn sách đưa ra rất nhiều ví dụ về các công ty ở khắp nơi trên thế giới áp dụng các nguyên tắc tư duy tinh gọn để vượt qua cuộc suy thoái năm 1991 để cân nhắc lại chiến lược và tiến bước theo con đường mới.

Phần I Những nguyên tắc tinh gọn

Tư duy tinh gọn hay muda

Muda là một từ tiếng Nhật nghĩa là lãng phí, dùng để chỉ bất cứ hoạt động tiêu tốn tài nguyên nhưng không tạo ra giá trị nào, những sai lầm cần sửa, sản xuất ra những sản phẩm không ai cần đến vì thế trở thành hàng tồn hàng ế, việc thuyên chuyển nhân công và lưu chuyển hàng hóa không có mục đích, những nhóm nhân công ở công đoạn sau tốn thời gian vật vờ chờ đợi vì công đoạn trước không hoàn thành đúng thời hạn, rồi hàng hóa hoặc dịch vụ không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Thứ đối đẳng với muda là tư duy tinh gọn, tư duy tinh gọn đưa ra một phương cách giúp xác định các giá trị, sắp xếp những hoạt động tạo ra giá trị theo trình tự tối ưu, thực hiện những hoạt động đó một cách suôn sẻ khi có yêu cầu và hoàn thành công việc với hiệu quả cao, đưa ra phương cách để đạt được kết quả tối đa với điều kiện tối thiểu, ít sức người, ít công cụ, ít thời gian, ít mặt bằng nhưng lại tiến gần đến mục tiêu cung cấp cho khách hàng đúng với những gì họ muốn.

Bước đầu tiên của quá trình áp dụng tư duy tinh gọn là xác định giá trị. Chỉ có người tiêu dùng mới có thể định nghĩa thế nào là giá trị, nghĩa là một hàng hóa cụ thể (1 sản phẩm hay 1 dịch vụ, hoặc cả 2) đáp ứng được yêu cầu của khách hàng với một mức giá cụ thể tại một thời điểm cụ thể.

Nhưng có một thực tế là nhiều nhà sản xuất định nghĩa không chính xác về giá trị. Nhiều kĩ sư ở các công ty ở Đức sau thế chiến II cho rằng thiết kế càng phức tạp và được sản xuất bằng những máy móc phức tạp là những gì khách hàng mong muốn. Đẩy mạnh sự phức tạp mà chẳng ai quan tâm ngoài các chuyên gia và giải thích cho sự thất bại của các sản phẩm theo kiểu khách hàng chưa đủ tầm để nắm được cái hồn của sản phẩm tạo ra 1 lượng lớn muda khi tiêu tốn tài nguyên nhưng không được khách hàng chấp nhận.

Ở Nhật Bản, sự lệch lạc khi xác định giá trị là quan niệm về nơi tạo ra giá trị, về cách tạo ra sản phẩm ở trong nước như thế nào trong khi đa số khách hàng lại muốn sản phẩm mới được thiết kế theo hướng chú trọng đến yêu cầu của địa phương chứ không định nghĩa giá trị của sản phẩm theo nơi thiết kế và sản xuất ra chúng.

Qua nghiên cứu, các tác giá nhận thấy các kiểu định nghĩa về giá trị bị bóp méo ở hết nơi này tới nơi khác. Đúng ra, việc các tổ chức cần làm là đặt mình vào đúng vị trí của khách hàng để xem xét lại về giá trị

Tư duy tinh gọn cần phải bắt đầu bằng một nỗ lực tỉnh táo nhằm định nghĩa chính xác giá trị của một loại hàng hóa cùng những tính năng cụ thể ở mức giá nhất định thông qua tương tác với khách hàng, xác định chính xác về giá trị là bước khởi đầu thiết yếu trong tư duy tinh gọn

Xác định chuỗi giá trị: là tập hợp những hành động cụ thể cần thiết để đưa 1 sản phẩm nào đó đi qua 3 nhiệm vụ quản trị thiết yếu của bất kì 1 doanh nghiệp nào: nhiệm vụ giải quyết vấn đề bắt đầu từ ý tưởng cho đến thiết kế chi tiết và công nghệ sản xuất, nhiệm vụ quản lí thông tin bắt đầu từ nhận đơn hàng cho đến lập thời gian biểu giao hàng chi tiết và nhiệm vụ chuyển hóa vật chất bắt đầu từ nguyên liệu thô cho đến sản phẩm hoàn thiện tới tay khách hàng

Tư duy tinh gọn phải vượt qua ranh giới công ty, đơn vị kinh doanh để có cái nhìn toàn cảnh về toàn bộ những hoạt động liên quan tới việc sáng tạo và sản xuất ra 1 sản phẩm, cần có sự chia sẻ thông tin giữa các bên liên quan để tạo ra 1 hướng đi cho toàn bộ chuỗi giá trị, loại bỏ hết các muda.

Tạo lập doanh nghiệp tinh gọn đòi hỏi cách nghĩ mới về quan hệ giữa công ty với công ty, 1 số quy tắc để quy định hành vi giữa các công ty và tính minh bạch khi thực hiện các công đoạn trong chuổi giá trị để mỗi bên tham gia có thể kiểm chứng các bên còn lại có làm đúng theo những nguyên tắc đã thỏa thuận hay không

Dòng chảy, quy trình: thiết lập nên quy trình để hiện thực hóa công đoạn tạo ra giá trị còn lại

Kéo: nhờ khả năng thiết kế và lập kế hoạch và sản xuất chính xác những gì khách hàng cần vào đúng lúc họ muốn để khách hàng kéo những sản phẩm họ cần chứ không phải đẩy những sản phẩm không ai muốn vào tay họ

Hoàn thiện giá trị: việc buộc dòng chảy nhanh hơn luôn làm lộ ra những muda trong chuỗi giá trị và do đó có thể loại bỏ được chúng

Việc chuyển đổi từ hệ thống sản xuất đợi đến lượt sang dòng chảy công việc không ngừng với sức kéo hiệu quả từ khách hàng sẽ làm tăng năng suất lao động trong mọi công đoạn của hệ thống, giảm sản phẩm lỗi và sai sót, giảm thời gian đưa sản phẩm mới ra thị trường, cần ít vốn đầu tư

Chương 1: Giá trị

Bắt đầu bằng cách thách thức những định nghĩa truyền thống về giá, trị, các nhà sản xuất cần suy xét kĩ lưỡng yếu tố giá trị theo quan niệm của khách hàng và xem xét tổng thể sản phẩm dưới con mắt của khách hàng. Bởi vì việc tạo ra giá trị thường lưu chuyển qua nhiều công ty, mỗi công ty lại xác định giá trị theo cách phù hợp với yêu cầu của họ, nên các nhà sản xuất buộc phải nói chuyện với khách hàng theo những cách thức mới và các công ty trong chuỗi giá trị cũng cần thương thảo với nhau theo cách khác.

Các công ty cần quyết định chi phí mục tiêu dựa trên nguồn lực cần thiết để tạo ra sản phẩm với thông số kỹ thuật và công dụng nhất định nếu loại bỏ được tất cả những muda. Chi phí không có muda của sản phẩm là bao nhiêu và vì nó thấp hơn nhiều so với chi phí của các đối thủ nên các công ty tinh gọn sẽ có nhiều lựa chọn như giảm giá bán, bổ sung công dụng và tính năng cho sản phẩm, mở rộng mạng lưới phân phối và dịch vụ hoặc lấy lợi nhuận để phát triển sản phẩm mới.

Chương 2: chuỗi giá trị

Tác giả phân tích toàn bộ quá trình sản xuất vỏ lon coca của các công ty của Anh và chỉ ra những muda tồn tại trong từng công đoạn sản xuất như muda chờ đợi, muda vận chuyển, muda tồn hàng và xử lý thừa và muda lỗi sản phẩm, chỉ ra các nguyên nhân gây ra các muda

Chương 3: Dòng chảy

Khi chúng ta bắt đầu nghĩ cách để sắp xếp tất cả các công đoạn cần thiết để hoàn thành công việc theo 1 dòng chảy liên tục không có hoạt động thừa, không gián đoạn, không chờ đợi và không phải xếp hàng, chúng ta sẽ tìm cách để phối hợp, phát minh ra các công cụ hỗ trợ công việc, bản chất của các doanh nghiệp và mối quan hệ giữa họ với nhau

Những kĩ thuật xây dựng dòng chảy

Bước thứ nhất: được thực hiện ngay sau khi giá trị được định nghĩa và toàn bộ chuỗi giá trị được xác định là tập trung vào những công việc thực tế như các thiết kế và các đơn hàng cụ thể, cũng như chính bản thân sản phẩm, không bao giờ để chúng nằm ngoài tầm kiểm soát kể từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành công việc

Bước thứ hai: bỏ qua những ranh giới truyền thống về nghề nghiệp, công việc, chức năng và công ty để tạo lập doanh nghiệp tinh gọn để loại bỏ tất cả những trở ngại đối với dòng chảy liên tục của 1 sản phẩm hay 1 dòng sản phẩm cụ thể

Bước thứ ba: xem xét lại các thói quen trong công việc và các công cụ cần thiết để loại bỏ những đình trệ

Chương 4: Kéo

Tác giả trình bày ví dụ phân tích cách loại bỏ thời gian chờ và hàng tồn kho để cung cấp cho mọi người những gì họ muốn khi họ muốn của ngành sản xuất ô tô

Phần II Từ tư duy đến hành động

Ngay cả khi bạn bắt đầu nhìn thấy tầm quan trọng của 5 nguyên tắc tinh gọn thì cũng rất khó để có thể tưởng tượng ra cách thiết lập chúng trong tổ chức của bạn mà không có 1 ví dụ rõ ràng về thành công trong thực tiễn để theo đuổi, 1 khuôn mẫu cho hành động. Các tác giả đã đưa ra 1 loạt các ví dụ dựa trên quy mô cùng độ phức tạp và mang tầm cỡ quốc gia. Bao gồm 3 ví dụ về 3 công ty của Mỹ, quá trình từ 1 công ty gia đình nhỏ với 1 dòng sản phẩm đơn giản, những hạn chế cần phải vượt qua để trở thành 1 tổ chức lớn, với quy trình sản phẩm công nghệ đa dạng, chuỗi cung ứng và phân phối phức tạp, 3 hệ thống ngành công nghiệp lớn của các quốc gia bằng cách so sánh việc thiết lập các nguyên tắc tinh gọn trong 1 công ty hàng đầu của Đức và 2 công ty Nhật Bản

Tổ chức của bạn có thể khác với các công ty trên ở 1 số phương pháp và đòi hỏi những đặc thù riêng nhưng các ví dụ đã đủ bao quát để bạn có cái nhìn tổng quát về cách áp dụng 5 nguyên tắc tinh gọn để tạo ra những kết quả đáng kinh ngạc trong tổ chức của mình

Bí quyết là tìm ra những nhà lãnh đạo tài năng có kiến thức chuyên môn và bắt đầu với chuỗi giá trị, nhanh chóng tạo ra sự thay đổi lớn ngay từ cách thực hiện những công việc hàng ngày. Sau đó, phạm vi của sự thay đổi phải được mở rộng liên tục trong toàn bộ công ty và tất cả các quy trình kinh doanh của nó

Quá trình bạn áp dụng tư duy tinh gọn vào tổ chức của mình bao gồm các bước sau:

Bước đầu tiên khó khăn nhất của quá trình chuyển đổi trong các công ty kiểu cũ là phải vượt qua được sự trì trệ cố hữu . Bạn sẽ cần 1 tác nhân thay đổi cộng với kiến thức cốt lõi về mô hình tinh gọn, 1 số loại khủng hoảng được xem là đòn bẩy cho sự thay đổi, 1 sơ đồ chuỗi giá trị và các hoạt động tương ứng, hãy bắt đầu càng sớm càng tốt với một hoạt động quan trọng và hữu hình, có thể là 1 hoạt động đang được thực hiện rất kém nhưng lại rất quan trọng đối với doanh nghiệp.

Mục đích đúng đắn của 1 tổ chức kinh doanh là xác định và chuyển tải chuỗi giá trị cho từng dòng sản phẩm để giá trị được chảy một cách thuận lợi đến khách hàng.

Cách tốt nhất để duy trì thành tích của bạn là tái tổ chức dòng sản phẩm và chuỗi giá trị, có nghĩa là bạn phải xác định dòng sản phẩm và xem xét chức năng của mình để tổ chức lại hoạt động tiếp thị, bán hàng, phát triển sản phẩm, lập kế hoạch, sản xuất và mua bán

Phần III Doanh nghiệp tinh gọn

Mục tiêu của doanh nghiệp tinh gọn rất đơn giản: chỉ rõ các giá trị chính xác cho khách hàng, sau đó xác định tất cả các hoạt động cần thiết để đưa 1 sản phẩm từ khái niệm sang sản xuất, từ đơn hàng sang vận chuyển, từ nguyên liệu thô đến thành phẩm trên tay khách hàng và bắt đầu cuộc sống hữu ích của nó. Kế đó, hãy loại bỏ bất cứ hành động nào không tạo ra giá trị và sắp xếp những hoạt động tạo ra giá trị vào dòng chảy liên tục được kéo tới khách hàng. Cuối cùng, phân tích kết quả và bắt đầu quá trình đánh giá lại một lần nữa, tiếp tục chu trình này trong suốt dòng đời của sản phẩm hoặc tổ hợp sản phẩm.

Tất cả các doanh nghiệp tham gia hợp tác cần tuân thủ các nguyên tắc hướng dẫn hành vi chung và một cơ chế cho việc kiểm chứng lần nhau để mỗi người đều tuân thủ theo các nguyên tắc

Tóm lại, đây là một cuốn sách vô cùng hữu ích để loại bỏ sức ì, sự trì trệ, thói quen suy nghĩ và hành động theo lối mòn trong các doanh nghiệp, tạo ra một luồng gió mới từ việc các doanh nghiệp tập trung suy nghĩ nghiêm túc về điều mà khách hàng của họ thực sự cần, thiết lập một quy tắc và quá trình thực hiện các hoạt động sản xuất để tạo ra dòng chảy giá trị liên tục, loại bỏ sự dư thừa lãng phí các tài nguyên, nhân công, máy móc và sự chờ đợi để đạt tới sự hoàn thiện. Hãy đọc cuốn sách này để nắm rõ các nguyên tắc tư duy tinh gọn và áp dụng chúng để bạn có thể thấy kết quả của quá trình sản xuất tinh giản, loại bỏ lãng phí đến tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động đáng kinh ngạc chỉ sau 1 thời gian ngắn.

Tác giả: Thu Hương - Bookademy